文/安徽大學管理學院 高元昕

論“互聯(lián)網(wǎng)+”時代我國檔案利用的特點

文/安徽大學管理學院 高元昕

本文著眼于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”六大特征的認識，分析出這一時代我國檔案利用具有高共享、高效率和高互動的特點，具體表現(xiàn)為數(shù)字化資源高度整合、檔案利用服務高效便捷、社會化網(wǎng)絡平臺應用廣泛、檔案服務外包部門增添助力這四個方面。結合這些特點，本文還預測“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用必將向更加開放化、智能化和人性化的趨勢發(fā)展。

互聯(lián)網(wǎng)+；檔案利用

2015年7月，國務院印發(fā)了《關于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導意見》，至此，“互聯(lián)網(wǎng)+”引起了社會各界的高度關注?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是利用互聯(lián)網(wǎng)平臺和信息技術，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在生產(chǎn)要素配置中的優(yōu)化和集成作用，將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)各行各業(yè)進行深度融合，帶動業(yè)務的變革和升級，創(chuàng)造出一個富有創(chuàng)新力和生命力的社會新形態(tài)。

十二屆全國人大三次會議上，李克強總理在政府工作報告中提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”的行動計劃。但早在這之前，社會生活實際就已經(jīng)潛移默化地受到了“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響，人們的生活也因此產(chǎn)生極大的變化。以大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)為代表的新型信息技術不斷促使檔案工作產(chǎn)生變革，為響應“大眾創(chuàng)新”的口號，檔案利用工作與這些新興智慧型科技手段進行了有機結合，更是融入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的創(chuàng)新思維。一系列檔案利用活動中的新現(xiàn)象表明，我國的檔案利用工作已經(jīng)進入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。本文總結并分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的特點和具體表現(xiàn)，并就這些現(xiàn)狀特點預測了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的發(fā)展趨勢。

一、傳統(tǒng)檔案利用方式的不足之處

當社會進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，隨之而來的便是海量激增的數(shù)據(jù)信息。傳統(tǒng)檔案利用方式以實體檔案為基礎，以基本的計算機技術為管理手段。一面是“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的日益劇增的數(shù)據(jù)，另一面是檔案數(shù)字化建設產(chǎn)生的巨量數(shù)字化檔案信息成果，檔案部門不僅需要對這些檔案信息做好管理，更要考慮的是如何高效提供檔案信息利用。然而，傳統(tǒng)的檔案利用方式不足以適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，其不足之處主要體現(xiàn)為以下幾點。

（一）檔案提供利用較為被動。傳統(tǒng)的檔案提供利用基于檔案部門實地，以某單位或個人為服務對象，按需提供檔案借閱和檔案信息咨詢服務，或開展檔案編研和檔案展覽。這種服務方式較為封閉和被動，通常是利用者表達出需求，檔案館才提供利用，主動性不強。

（二）檔案提供利用效率較低。檔案利用者如要獲得檔案復制件、編研產(chǎn)品等檔案利用服務成果，往往需要利用者提前預約，或親自到館說明利用意圖，再經(jīng)過一系列人工服務，十分費時費力。雖然傳統(tǒng)的檔案利用也是按照規(guī)定的程序提供服務，但也在一定程度上降低了檔案提供利用的效率。

（三）無法實現(xiàn)一站式查詢。社會公眾由于層次不同，對于檔案的需求等級不同，需求內容也是多變的。如果檔案利用者在不同類型不同層級的檔案館都分別有所需求，那么他們就需要分別提出檔案利用需求，無法實現(xiàn)一站式獲取到所有需要的檔案信息。

“互聯(lián)網(wǎng)+”具有六大特征，即跨界融合、創(chuàng)新驅動、重塑結構、尊重人性、開放生態(tài)、連接一切。以檔案人的眼光來看，“互聯(lián)網(wǎng)+”對于檔案利用工作來說意味著信息技術的創(chuàng)新、檔案數(shù)字化資源的整合、檔案信息的智能獲取、各部門更深層次的互動與協(xié)作。在如今這個信息繁雜、瞬息萬變的時代，要滿足各層次利用者的檔案利用需求，提供檔案利用更貴在做到高效率、高質量。如此一來，傳統(tǒng)的檔案提供利用方式明顯表現(xiàn)出效率低下、質量不高的缺陷，已經(jīng)不能滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的需要。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的特點

在近幾年來，檔案利用工作已經(jīng)開始順應潮流發(fā)生改變。“互聯(lián)網(wǎng)+”本身具有重塑融合、開放生態(tài)、創(chuàng)新求變、以人為本的特征，在與“互聯(lián)網(wǎng)+”有機結合的過程中，檔案利用也相應地逐漸呈現(xiàn)出了高共享、高效率、高互動的新特點，主要表現(xiàn)為數(shù)字化資源的高度整合、檔案利用服務更加高效便捷、對社會化網(wǎng)絡平臺靈活運用。此外，不少檔案部門借助與檔案服務外包機構的合作，也使檔案利用工作更有效率地開展。把握住檔案利用在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代體現(xiàn)出的新特征，有利于我們掌握檔案利用的發(fā)展動向，研究相應對策，實現(xiàn)后續(xù)的穩(wěn)步發(fā)展。

（一）數(shù)字化資源高度整合。資源建設工作是檔案利用工作的基礎。要將檔案利用與互聯(lián)網(wǎng)緊密結合起來，做好檔案信息數(shù)字化是前提。各個檔案部門為了做好“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用工作，第一步就是完成館藏的全面數(shù)字化。但是“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案利用并不是與互聯(lián)網(wǎng)的簡單結合，僅僅做到數(shù)字化也只不過是一盤散沙，遠遠不足以作為新時代檔案利用的基礎。要做好“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案利用工作，需求的是高度整合的、富有生命力的數(shù)字化檔案資源。在全面完成檔案數(shù)字化的基礎上，建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，各個檔案信息數(shù)據(jù)庫再通過網(wǎng)絡平臺進行聯(lián)結實現(xiàn)檔案信息資源的整合，使檔案數(shù)據(jù)可被管理和利用，各個檔案信息數(shù)據(jù)庫可以互聯(lián)互通，從而提供高效便捷的檔案利用服務。

目前，我國一些城市地區(qū)檔案館已率先完成了館藏檔案信息資源的全面數(shù)字化，數(shù)字檔案館建設也初見規(guī)模。安徽省內已有蚌埠市檔案館和望江縣檔案館率先建成了數(shù)字檔案館，其管理系統(tǒng)中還包含虛擬檔案室、電子文件中心、現(xiàn)行文件中心和檔案網(wǎng)站等子系統(tǒng)，還可以實現(xiàn)縣區(qū)檔案館與市檔案館、綜合檔案館與專業(yè)檔案館、檔案室與檔案館的資源共享。再如南京棲霞區(qū)檔案館已經(jīng)建成了面向局域網(wǎng)、政務網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，整合了區(qū)檔案館和各部門街道檔案室的所有檔案信息，擁有可向基層站所檔案室延伸的三級檔案信息聯(lián)動機制與交流通道。這種由檔案行政部門或者檔案館牽頭，將不同物理位置的多個館藏機構的檔案信息通過網(wǎng)絡高度整合到一起并實現(xiàn)信息共享、提供利用的縱向檔案信息資源整合方式目前在我國已較為常見，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的顯著特征之一。

（二）檔案利用服務更加便捷高效。“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新思維和創(chuàng)新技術的融入，使檔案利用服務一改傳統(tǒng)的封閉式、單一式服務，變得更加便捷和高效，這是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的又一大特點。檔案信息資源數(shù)量龐大錯綜復雜，面對人們日益增長的信息需求，檔案館運用新技術和新思維，挖掘、共享寶貴的檔案信息資源，以實現(xiàn)開放式、個性化的檔案提供利用服務，同時以人為本，實現(xiàn)了遠程利用和主動服務，一改往日利用者自己到館說明需求、按需提供利用的服務方式，把便民放在了首要的位置。

1.通過遠程服務終端實現(xiàn)遠程利用。國際檔案理事會東亞地區(qū)分會2014年研討會開幕式上，前國家檔案局局長楊冬權曾在致辭中提出，檔案利用需要有創(chuàng)新的互聯(lián)網(wǎng)思維，要開展檔案的遠程利用，無限擴大檔案利用的領域，放大檔案利用的效應。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的今天，部分地區(qū)的檔案館已經(jīng)能夠做到提供檔案遠程利用，檔案提供利用水平走在了全國的前列。

檔案信息的遠程利用，不僅僅是公民可以足不出戶通過互聯(lián)網(wǎng)查閱到自己所需的檔案，而且可以通過一定行政區(qū)域內共建共享的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)就近查檔或跨館出證。如上海徐匯區(qū)檔案館的遠程利用服務，只要公民通過書面申請即可辦理；南京棲霞區(qū)檔案館也于2014年全面推進了“電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案雙建設雙歸檔”工作后，建立了遠程查檔終端。江蘇太倉市檔案館開展的“民生檔案查閱戶戶通”工程，只需公眾家中有電視聯(lián)網(wǎng)機頂盒便可實現(xiàn)遠程檔案查閱。這種遠程查檔方式大大提升了檔案館的檔案提供利用水平，人民群眾可以方便快捷地獲得所需檔案信息。

2.基于大數(shù)據(jù)技術的個性化檔案信息檢索服務?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代檔案信息不僅數(shù)量龐大，且形式也多種多樣。傳統(tǒng)的檔案信息檢索已經(jīng)無法按需檢索到需求的檔案信息內容，更無法做到個性化的檔案信息服務。同時，人們對于檔案信息的需求已經(jīng)不再局限于一般性的檔案整理材料和顯性知識，而是想了解更多檔案信息之間的關聯(lián)，希望能夠通過分析諸多檔案信息之間的聯(lián)系得出有深度和廣度的知識層面的檔案信息。

大數(shù)據(jù)技術中的數(shù)據(jù)挖掘可以實現(xiàn)這種有針對性的個性化智能檢索。將數(shù)字化的各種形式的檔案信息進一步轉變?yōu)榭梢员蛔R別的數(shù)據(jù)信息，在大數(shù)據(jù)技術的幫助下，可以通過模式識別、數(shù)據(jù)挖掘等手段對海量文本和多媒體檔案信息進行多次開發(fā)，提取出有潛在價值的檔案信息，而不僅僅局限于原始的檔案內容。這是一種智慧型的檔案信息檢索方式，在用戶無法詳細表達出自己的需求時，基于大數(shù)據(jù)的檔案信息檢索服務可以具有預見性地綜合分析出滿足用戶需求，從而為用戶提供滿意的個性化檢索結果，大大提高了檔案利用服務的質量。

3.使用二維碼實現(xiàn)檔案信息獲取。二維碼是物聯(lián)網(wǎng)技術中信息識別技術的一種，目前已經(jīng)廣泛應用在各個行業(yè)領域。它可以在縱橫兩個方向上進行信息存儲，雖然面積小，但信息的存儲量大且容易識別。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案利用中也出現(xiàn)了通過掃描二維碼獲取檔案信息的新型檔案利用方式，因為二維碼不僅可以存儲文字信息，還能夠存儲圖像、音頻、視頻等多元化的信息。

國內已有部分檔案館為每一份庫存檔案都生成了唯一的二維碼標簽。通過掃描二維碼，可以與檔案信息平臺進行連接，調取出所需檔案的全部內容。這種檢索查閱方式簡便易用，極大縮減了查檔的時間。

（三）社會化網(wǎng)絡平臺應用廣泛。傳統(tǒng)檔案利用涉及互聯(lián)網(wǎng)的方面以檔案網(wǎng)站建設為主，檔案部門通過檔案網(wǎng)站發(fā)布一些檔案匯編成果以及檔案在線展覽。進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，為了主動向廣大群眾提供檔案信息，實現(xiàn)多方式多渠道與公眾進行溝通、了解需求，單一的檔案網(wǎng)站已經(jīng)不能滿足檔案利用的發(fā)展。檔案部門對社會化網(wǎng)絡平臺的靈活應用，則成了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用服務的新亮點。從檔案館實體檔案利用服務進化到借助社會化網(wǎng)絡平臺向公眾推送檔案信息，本質上來說是一個化被動服務為主動服務的過程。

所謂社會化網(wǎng)絡平臺，即檔案網(wǎng)站、微博、微信、手機報、應用軟件等互聯(lián)網(wǎng)推廣平臺。我國的一部分圖書館先一步運用過這種社會化網(wǎng)絡平臺，一些圖書館還擁有自己的應用軟件，可以通過二維碼等方式向用戶智能推送書目信息。近年來，我國一些地區(qū)的檔案館也運用起了社會化網(wǎng)絡平臺，部分檔案館同時擁有官方網(wǎng)站、官方微博和微信公眾號，并將這些社會化網(wǎng)絡平臺形成了一個聯(lián)動機制。檔案網(wǎng)站雖能實現(xiàn)檔案館宣傳、館藏介紹以及面向大眾的查詢功能，但其信息更新慢、與群眾互動性差。微博則能彌補檔案網(wǎng)站的這一缺點，較為靈活地實現(xiàn)檔案匯編成果的展覽，而微信平臺靈活性更強，可通過平臺管理對用戶鍵入的關鍵詞進行分析，有選擇地為用戶推送檔案信息，還可以實現(xiàn)一對一的即時查詢和咨詢。

（四）檔案服務外包機構增添助力。部分檔案部門的檔案信息管理平臺、檔案信息集成管理系統(tǒng)等的設計和維護，往往不是檔案部門本身能夠做到的。實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案高效利用的終端、軟件、信息系統(tǒng)，有很大一部分是由社會上的檔案服務外包機構來協(xié)助檔案部門完成的。例如安徽寶葫蘆信息科技集團，為全國諸多檔案館提供了數(shù)字檔案館建設、檔案信息化服務、數(shù)據(jù)挖掘服務等多項工作內容的解決方案，為實現(xiàn)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案增值服務出謀劃策。由此可見，檔案利用工作的開展，不僅憑借檔案部門自身的努力，還有這些檔案服務機構的參與，這也是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用工作中不可忽視的一點。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的發(fā)展趨勢

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代新形式的檔案利用可謂是“小荷才露尖尖角”，在社會各界都爭相與“互聯(lián)網(wǎng)+”緊密結合的今天，我們有理由相信未來的檔案利用必定走向成熟。結合現(xiàn)今檔案利用的特點，筆者預測未來將建成全國覆蓋的數(shù)字檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)全國范圍的檔案信息整合，成熟的檔案利用需求感知機制也將建立起來，檔案利用更加開放化、智能化和人性化。

（一）建成全國覆蓋的數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡。目前雖然已有部分地區(qū)做到了檔案信息數(shù)據(jù)庫的聯(lián)結，形成了區(qū)域性檔案信息網(wǎng)絡，但這尚不足以完全體現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”開放生態(tài)、跨界融合的高度互聯(lián)融合的特點。通過引入檔案外包服務機構的幫助，未來全國范圍內會有越來越多的檔案部門完成數(shù)字檔案館建設，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息資源跨館、跨部門甚至跨地域的整合與無障礙共享都將輕而易舉，也將有望建成一個覆蓋全國范圍的數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡。這樣一來，在檔案利用上將會實現(xiàn)真正意義上的協(xié)同互通，檔案信息的調取與交換將會十分便利，也可以有效消除“信息孤島”問題。

（二）建立成熟的檔案利用需求感知機制。現(xiàn)階段已經(jīng)可以通過大數(shù)據(jù)技術做到基本的個性化檔案信息檢索，然而要真正做到以人為本，服務廣大群眾的檔案利用需求，就必須在“互聯(lián)網(wǎng)+”的動態(tài)環(huán)境下時刻掌握不同檔案利用人群的利用需求。因此，在個性化檔案信息檢索的基礎上，還需輔以檔案利用需求感知。一個成熟的檔案利用需求感知機制，可以對檔案用戶和他們所利用的檔案信息進行數(shù)據(jù)采集，也能對用戶在檔案利用中的行為進行評價和判斷，通過綜合分析得出一個準確的檔案利用群體范圍，對相應群體所需求的檔案信息做出聚類匹配。運用這種成熟的檔案利用需求感知機制，未來將可以提供更加智能化和人性化的檔案利用服務，也使得檔案利用更加符合“互聯(lián)網(wǎng)+”尊重人性的特征。

四、結束語

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案利用呈現(xiàn)出了共享性、高效性、互動性的特征，發(fā)展形勢喜人。然而要真正實現(xiàn)成熟的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用”模式，我們仍需立足于當下，牢牢把握住“互聯(lián)網(wǎng)+”國家戰(zhàn)略的契機，優(yōu)先完善相關法規(guī)政策，讓“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案利用工作時刻走在法制化、規(guī)范化的發(fā)展道路上。由于國內各地區(qū)發(fā)展的不平衡，各地區(qū)檔案利用工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展水平也參差不齊，所以較為落后地區(qū)的檔案部門依舊要以資源建設為本，學習發(fā)達地區(qū)檔案部門的檔案利用工作實踐經(jīng)驗，科學發(fā)展，不斷提高自身“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案利用工作的水平，相信在不久的將來，我國的檔案利用工作也將在“互聯(lián)網(wǎng)+”領域創(chuàng)下豐厚的業(yè)績。

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