文/國(guó)網(wǎng)浙江杭州市余杭區(qū)供電公司 陳菊芬

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論新時(shí)期供電企業(yè)檔案安全管理

文/國(guó)網(wǎng)浙江杭州市余杭區(qū)供電公司 陳菊芬

【摘要】檔案安全管理是檔案事業(yè)發(fā)展的重大戰(zhàn)略，是電力記憶得以實(shí)現(xiàn)的保證。只有擁有了安全的企業(yè)檔案，企業(yè)的歷史記憶才能傳承，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作才能得以順利開(kāi)展，企業(yè)的利益才能得以很好維護(hù)。而要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的安全，首先要樹(shù)立企業(yè)全體員工強(qiáng)烈的企業(yè)責(zé)任感和檔案意識(shí)，其次要有行之有效、切實(shí)可行的管理制度，同時(shí)，要積極開(kāi)展現(xiàn)代化建設(shè)并科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化建設(shè)成果，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的安全。本文在分析新時(shí)期供電企業(yè)檔案安全管理內(nèi)涵與特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了加強(qiáng)檔案安全管理的對(duì)策建議，對(duì)相關(guān)理論研究和實(shí)踐工作具有重要參考意義。

【關(guān)鍵詞】檔案；安全；內(nèi)涵；對(duì)策

改革開(kāi)放幾十年，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)讓人們深深感知了檔案是寶貴的信息財(cái)富，它為人們的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，為人們的維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益做出了巨大貢獻(xiàn)。作為經(jīng)濟(jì)命脈的供電企業(yè)，如何搞好企業(yè)檔案管理，確保檔案的安全，顯得尤為重要，應(yīng)作為企業(yè)一項(xiàng)極其重要工作，必須抓緊抓好。

一、新時(shí)期檔案安全的內(nèi)涵及特點(diǎn)

（一）檔案安全的內(nèi)涵。檔案安全是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。從具體內(nèi)容上來(lái)看，檔案安全應(yīng)該包含檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、檔案內(nèi)容安全以及檔案載體安全等方面。檔案安全應(yīng)該多層次多方面的，從所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上看，檔案安全必須從管理和技術(shù)上保證安全策略得以完整準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)，安全需求得以全面準(zhǔn)確地滿足，這就需要針對(duì)檔案安全目的進(jìn)行條件創(chuàng)造、氛圍營(yíng)造的一系列制度安排，主要包括思想觀念和安全理念的更新，規(guī)章制度、保護(hù)技術(shù)手段等的統(tǒng)籌安排。

（二）新時(shí)期檔案安全的特點(diǎn)。從檔案管理工作實(shí)踐來(lái)看，檔案安全問(wèn)題貫穿整個(gè)檔案收集、整理、保管與利用，貫穿于檔案工作的方方面面。同時(shí)，隨著新設(shè)備的應(yīng)用，信息技術(shù)在檔案工作中的快速發(fā)展，檔案保護(hù)的特點(diǎn)也越來(lái)越多：

1.涉及方方面面。檔案保護(hù)不僅表現(xiàn)在文件從形成、歸檔到利用整個(gè)過(guò)程之中，還表現(xiàn)在基礎(chǔ)建設(shè)、紙質(zhì)文件數(shù)字化、電子文件系統(tǒng)，突發(fā)性自然災(zāi)害等各種情況，這一系列過(guò)程及突發(fā)狀況都會(huì)給檔案保護(hù)工作帶來(lái)威脅，給檔案安全造成隱患。

2.載體形式越來(lái)越多?，F(xiàn)在的檔案載體種類(lèi)很多，有文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案（包括照片檔案、多媒體檔案、實(shí)物檔案）、數(shù)字檔案、移動(dòng)硬盤(pán)等各種各樣檔案，而每一種載體又各自不同，所涉及的保護(hù)手段也各不相同。

3.保護(hù)技術(shù)越來(lái)越高。由于檔案載體的多樣性，檔案保護(hù)技術(shù)需要更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有物理、化學(xué)、生物等要求，也有檔案管理軟件的要求，還有信息技術(shù)及維護(hù)的要求、各種各樣的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，不論是哪種載體，要保護(hù)好檔案不被損壞，就必須提高技術(shù)要求，使檔案完整安全。

二、供電企業(yè)檔案安全管理的現(xiàn)狀

供電企業(yè)科技檔案占了整個(gè)企業(yè)檔案的絕大部分，一個(gè)工程的建設(shè)，它從開(kāi)始到結(jié)束會(huì)涉及許多單位部門(mén)及人員，其中有設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位，而這些單位的資料不可能在同一人手中，這樣檔案資料的安全就存在一定的隱患。特別是10千伏及以下的工程資料，因?yàn)槊磕旯こ塘看?，涉及人員較多，有些資料形成不規(guī)范、保存比較隨意，等歸檔時(shí)，有些資料遺失找不到，檔案員就要幾番上下補(bǔ)充整改歸檔資料卻難達(dá)理想效果，使企業(yè)檔案安全事倍而功半。另外，隨著辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越深入，電子文件數(shù)量越來(lái)越多，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)，這都給檔案安全管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。那么，我們?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的安全呢？

三、新時(shí)期加強(qiáng)供電企業(yè)檔案安全管理的建議

面對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)，針對(duì)檔案安全面臨的新問(wèn)題，應(yīng)該從提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)監(jiān)管、完善體制、強(qiáng)化教育、培養(yǎng)人才等方面下功夫求突破，全面推進(jìn)企業(yè)檔案安全管理，確保檔案的絕對(duì)安全。檔案安全在檔案工作中處于極其重要的位置，是檔案工作的生命線，各檔案部門(mén)必須時(shí)刻牢記，常抓常新。不僅要保證檔案在保管環(huán)節(jié)的安全，而且要保證檔案在利用環(huán)節(jié)的安全；不僅要保證檔案實(shí)體的安全，而且要保證檔案信息的安全。

（一）健全檔案機(jī)制 。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心下，我公司綜合檔案室組建于1986年，1996年通過(guò)省級(jí)認(rèn)定，1997年12月份通過(guò)國(guó)家二級(jí)驗(yàn)收。歷屆領(lǐng)導(dǎo)都非常重視檔案建設(shè)，專(zhuān)門(mén)下文建立公司檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由總經(jīng)理親自分管，辦公室具體負(fù)責(zé)對(duì)全公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、提供利用等工作，下屬各單位、部門(mén)均配備了專(zhuān)、兼職檔案員。將檔案工作納入全公司工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，根據(jù)形勢(shì)發(fā)展和工作需要，及時(shí)研究、部署、檢查檔案工作，解決工作中的困難和重要問(wèn)題，落實(shí)工作經(jīng)費(fèi)，組織和督促檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和管理，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，為檔案安全工作做好有力保障。

（二）提高檔案意識(shí)。“加強(qiáng)責(zé)任感，提高檔案意識(shí)”，這是不論企業(yè)檔案發(fā)展到哪一階段都應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的主題?！捌髽I(yè)責(zé)任感”是前提，“檔案意識(shí)”為保障，因?yàn)橹挥芯哂休^強(qiáng)企業(yè)責(zé)任感的職員，才會(huì)對(duì)所做的工作瞻前顧后，才會(huì)自覺(jué)地形成并保存工作中的重要資料。在這一前提下，再同時(shí)具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，就能把他形成并保存的重要資料安全移交歸檔。在工作中，每個(gè)生產(chǎn)、管理人員都要樹(shù)立“我是為企業(yè)辦事”的觀念，我今天完成的工作（工程），要考慮以后該項(xiàng)工作（工程）的檢查、驗(yàn)證、審核、檢修、管理等工作的可開(kāi)展性，即要形成完整、規(guī)范、合乎事實(shí)的檔案資料，并且，在我手里形成的資料，不但要自己找得到，而且要他人找得到，后人找得到，更不能將資料散失，應(yīng)把安全歸檔工作作為本職

工作的一個(gè)重要組成部分。

（三）完善管理辦法和制度。開(kāi)展檔案法規(guī)、制度宣傳教育活動(dòng)，提高全員檔案意識(shí)。宣傳貫徹落實(shí)上級(jí)檔案管理部門(mén)已制定的檔案管理辦法和各項(xiàng)制度，加大檔案工作考核力度，在強(qiáng)化執(zhí)行力，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化方面下功夫。并根據(jù)各單位實(shí)際情況進(jìn)一步修訂完善有關(guān)檔案管理辦法、制度、細(xì)則等。特別要注重安全措施的組織實(shí)施，安全標(biāo)準(zhǔn)及安全制度的制訂等。在制度的實(shí)施過(guò)程中要注意以下兩點(diǎn)：

1.保障實(shí)體安全。 一個(gè)工程等該形成的具有憑據(jù)、參考價(jià)值資料所涉及的單位部門(mén)人員及其完整正確與否，最清楚的是該工程的主管。所以，如果工程等的資料歸檔工作不納入工程主管的工作職責(zé)，那么檔案管理員的工作會(huì)非常被動(dòng)，并且該企業(yè)檔案的安全會(huì)較差。并且，就幾個(gè)檔案員（基層單位的話就個(gè)把人），對(duì)付接收移交資料、歸檔整理、利用服務(wù)、安全維護(hù)已忙得不可開(kāi)交，況且工程很多，更別說(shuō)要面對(duì)全企業(yè)的重要事項(xiàng)與工程，要從根本上解決問(wèn)題，就得做到：各崗位專(zhuān)職規(guī)范形成資料，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、工程主管審核其資料的完整并督促安全歸檔，并將這項(xiàng)工作納入崗位職責(zé)與經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核，甚至職責(zé)跟蹤負(fù)責(zé)。使各崗位專(zhuān)職尤其是各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、工程主管將資料完整、安全歸檔工作落實(shí)于職責(zé)、落實(shí)于計(jì)劃、落實(shí)于日常工作中。

2.保障信息安全。保障檔案信息安全是企業(yè)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的有力支撐。檔案信息安全保障有兩個(gè)基本方面：檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)和用戶(hù)信息保護(hù)。要確保檔案信息不泄漏給非授權(quán)的用戶(hù)、實(shí)體，在應(yīng)用數(shù)據(jù)加密的基礎(chǔ)上，還要運(yùn)用故障應(yīng)急方案和多種預(yù)防性技術(shù)，做好數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份。電子文件是一種易被改動(dòng)、易被竊取、易于傳播、易于消失的信息，特別是它還是一種不能直接識(shí)讀而必須依賴(lài)于特定的設(shè)備和軟件才能被讀取的信息，必須在不斷攻克相關(guān)關(guān)鍵技術(shù)的同時(shí)，建立完善的管理制度和規(guī)程，解決好電子文件的保真、保密、保存、保讀取等巨大難題。根據(jù)本公司實(shí)際情況制定周密細(xì)致、便于操作、切實(shí)可行的突發(fā)性災(zāi)害事故應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)火警、防臺(tái)防汛、地震、信息管理系統(tǒng)受侵害、意外事故等。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)安全設(shè)施。加強(qiáng)檔案室及檔案庫(kù)房基礎(chǔ)安全設(shè)施建設(shè)，做好密集架、溫濕度自動(dòng)設(shè)備的規(guī)范裝置工作，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，把綜合檔案室（館）建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保的檔案保管基地。切實(shí)改善檔案保管保密條件。嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加快改造或新建、擴(kuò)建檔案庫(kù)房，進(jìn)一步提高檔案庫(kù)房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)的安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全。

時(shí)代在不斷地進(jìn)步，科技在不斷地發(fā)展，我們供電企業(yè)的檔案安全管理工作任重而道遠(yuǎn)。我們要充分應(yīng)用新時(shí)期的科技條件，不斷探索安全管理的新途徑，讓電力記憶安全可靠地傳承下去，為供電企業(yè)的發(fā)展作出最大的貢獻(xiàn)。

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