文/山東省濱州市博興縣博昌街道辦事處 曹紅梅

提高檔案管理科學(xué)化水平路徑探索

文/山東省濱州市博興縣博昌街道辦事處 曹紅梅

檔案管理是檔案事業(yè)中十分重要的組成部分，近年來(lái)隨著信息科技的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理手段和方法已經(jīng)得到了很大的提升。提高檔案管理科學(xué)化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平成了當(dāng)前檔案管理應(yīng)該研究的方向。在實(shí)際的工作中如何切實(shí)提高檔案管理的科學(xué)化水平仍是一個(gè)重點(diǎn)，也是一個(gè)難點(diǎn)。

檔案管理；科學(xué)化水平；提高路徑

當(dāng)前，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)改變了人們管理信息的傳統(tǒng)方式。以往的檔案管理方式不僅效率低下、十分耗時(shí)，工作的準(zhǔn)確性也有較大的問(wèn)題。因此，面對(duì)新的社會(huì)形勢(shì)，檔案管理工作也必須做出相應(yīng)的改變，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)提高自身的工作水平，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需要。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理是指對(duì)各類檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一有序的存放和管理，以便提供方便快捷的檔案服務(wù)。不管是在高校還是在社會(huì)企業(yè)中，檔案管理工作都十分重要。因?yàn)闄n案信息能夠?yàn)閱挝坏臎Q策以及行為提供必要的參考信息，提高各單位的管理效率，從而促進(jìn)單位的發(fā)展與進(jìn)步。檔案管理在我國(guó)由來(lái)已久，經(jīng)過(guò)不斷的發(fā)展與完善，也初步建立起了檔案管理的層級(jí)制度。但是在實(shí)際的工作中，檔案管理仍然面臨著很多問(wèn)題，阻礙了檔案管理科學(xué)化的進(jìn)程。下面本文將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析：

（一）缺乏正確的認(rèn)識(shí)。檔案管理作為管理重要信息資源的工作，并不是可有可無(wú)的。而當(dāng)前一些單位在發(fā)展中往往忽視了對(duì)檔案的管理。檔案管理的目的并不單純?cè)谟趯⑿畔⒋鏅n歸放，更重要的是檔案管理是一種提供訊息，服務(wù)于單位整體發(fā)展的一個(gè)組成部分。因此，工作人員不能忽視對(duì)檔案的管理工作，更應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的實(shí)質(zhì)和作用，才能夠發(fā)揮檔案信息的最大用處。而當(dāng)前一些檔案管理人員自身不僅缺乏深刻的認(rèn)識(shí)和端正的工作態(tài)度，在檔案管理的專業(yè)能力上也有很大的欠缺，導(dǎo)致管理工作一直保持在落后的水平上。

（二）檔案管理方法落后。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)化的工作，管理方法的有效性直接決定了管理的最終效果。受制于工作條件和外部環(huán)境，檔案管理工作的管理方法還停留在十分傳統(tǒng)的舊方法上。這主要是因?yàn)橄嚓P(guān)人員沒有及時(shí)學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理技術(shù)，同時(shí)各單位由于重視不夠，在這方面的投入花費(fèi)都嚴(yán)重不足。人工化的管理模式不僅管理效率低下，而且很容易出現(xiàn)管理混亂。嚴(yán)重時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)檔案泄露或者遺失的情況，對(duì)于信息的安全構(gòu)成極大的威脅。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

針對(duì)以上問(wèn)題，檔案管理工作必須借用先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式的改革與升級(jí)。全面提高檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化水平，使檔案管理真正發(fā)揮信息源的積極作用。以下措施能夠切實(shí)促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程：

（一）樹立正確的管理理念。正確的管理理念是指導(dǎo)實(shí)踐的必要基礎(chǔ)。對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)應(yīng)該是全方位、多層次的。首先各單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，給予足夠的資金支持和人才支持，挖掘檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的促進(jìn)作用。同時(shí)要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作不能只依靠人工式的管理，現(xiàn)代社會(huì)的信息管理?xiàng)l件下對(duì)檔案管理工作已經(jīng)提出了全新的要求。其次是檔案管理的工作人員應(yīng)該樹立正確的認(rèn)識(shí)，以認(rèn)真積極的工作態(tài)度不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)能力，熟練掌握信息技術(shù)的使用，將之運(yùn)用于檔案管理的工作實(shí)踐中去。為了適應(yīng)檔案管理的新形勢(shì)，必須樹立服務(wù)型的管理理念，以實(shí)際的客戶需求為導(dǎo)向。

（二）建設(shè)完善的管理體系。檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，必須依靠完善的管理體系才能實(shí)現(xiàn)有效的管理。盡管當(dāng)前各單位在構(gòu)建管理體系方面已經(jīng)做出了不少努力，但仍有很大的進(jìn)步空間。在檔案管理的制度建設(shè)上，必須以科學(xué)化為指導(dǎo)思想，制定一系列有效的管理制度。對(duì)于制度建設(shè)中不足的地方，要根據(jù)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)及時(shí)予以糾正和補(bǔ)充；不斷完善運(yùn)行機(jī)制中空白的地方。這就需要將日常的檔案管理行為上升到理論化、制度化的高度，依靠制度的客觀性和穩(wěn)定性來(lái)維持管理工作的有效性。而制度化的管理也更有利于管理工作人員的行為，激發(fā)工作人員的工作熱情。檔案管理制度的實(shí)施也需要進(jìn)行監(jiān)督，而監(jiān)督又需要新的監(jiān)督制度，也需要工作人員的廣泛參與。

不管是制度建設(shè)還是先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，最終都是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。當(dāng)然，科學(xué)化并不是一成不變的，而是隨著社會(huì)和時(shí)代不斷進(jìn)步的。因此，檔案管理體系也應(yīng)該是動(dòng)態(tài)向上的，通過(guò)不斷的探索來(lái)調(diào)整管理機(jī)制，大膽進(jìn)行改革創(chuàng)新，努力保持與檔案事業(yè)一致的步調(diào)。

（三）優(yōu)化檔案管理方式。優(yōu)化檔案管理的方法是提高科學(xué)化水平的直接途徑。一方面，管理手段的優(yōu)化是至關(guān)重要的部分。由人工管理到電子化信息管理的過(guò)渡就是朝著科學(xué)化水平前進(jìn)的必要步驟，因?yàn)殡娮踊芾砟軌蛞怨陀^補(bǔ)足傳統(tǒng)檔案管理方式中的不足，也是信息時(shí)代的今天對(duì)檔案管理提出的必然要求。先進(jìn)的管理方法在歸檔信息、存檔備份工作上更注重系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)性，能夠?qū)崿F(xiàn)更多信息源之間的結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的核心價(jià)值。另一方面，檔案管理方式的革新往往意味著檔案不僅可以以紙質(zhì)形式保存，還可以以電子信息的方式保存。兩種保存方式提高了檔案管理的安全性和可靠性。但是在實(shí)際的管理工作中，信息的安全問(wèn)題不容忽視。紙質(zhì)檔案必須防范遺漏、自然條件的侵蝕等問(wèn)題，而電子檔案也必須防范電腦病毒、黑客等風(fēng)險(xiǎn)。

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