文/湖北省襄陽(yáng)市南漳縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 張盛超

基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理實(shí)習(xí)路徑探討

文/湖北省襄陽(yáng)市南漳縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 張盛超

隨著社會(huì)信息化的進(jìn)步，以及各種信息化辦公系統(tǒng)和軟件在工作中的應(yīng)用，對(duì)于基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理提出了更高的要求。作為基層黨政機(jī)關(guān)的重要組成部分，檔案管理的信息化對(duì)于提高基層黨政機(jī)關(guān)在檔案管理方面的效率有著積極意義。本文通過(guò)對(duì)基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)加以探討，提供有益的借鑒和指導(dǎo)。

黨政機(jī)關(guān)；檔案；信息化管理

檔案管理作為基層黨政機(jī)關(guān)中重要的組成部分，對(duì)于提高機(jī)關(guān)部門(mén)的總體管理水平有著積極的意義，所以對(duì)此展開(kāi)一系列探討很有必要。

一、基層黨政機(jī)關(guān)信息化管理的基本要件

檔案信息化管理是基層黨政機(jī)關(guān)的一個(gè)有機(jī)組成部分，只有建立和保證各體系組成部分的有序運(yùn)行，才能保證基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的效率。其體系通常由以下幾個(gè)基本要件構(gòu)成：

首先是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理方面基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這是基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的前提和保障，只有完善了基礎(chǔ)設(shè)施之后，才能在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理的信息化。如在基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理中建立必需的庫(kù)房、購(gòu)置一定數(shù)量的電腦，此外，還要用能夠采集圖文聲像等信息的錄音設(shè)備、拍照設(shè)備和錄像設(shè)備。

其次是有關(guān)信息化管理檔案的相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)和利用，在此基礎(chǔ)上建立完善的電子檔案。相關(guān)軟件是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的核心和技術(shù)支撐，也是實(shí)現(xiàn)電子檔案轉(zhuǎn)換和閱讀的媒介。而在此基礎(chǔ)上形成的電子檔案則是檔案信息化管理的主要內(nèi)容。

再次還要建立完善的辦公局域網(wǎng)。在黨政機(jī)關(guān)的內(nèi)部建立完善和高速的局域網(wǎng)是十分必要的，因?yàn)辄h政機(jī)關(guān)內(nèi)部相關(guān)電子檔案的傳輸和信息地發(fā)布都需要這么一個(gè)平臺(tái)，對(duì)于政府及時(shí)、便捷、快速地利用檔案，提供了一個(gè)重要的途徑，并且提供了一個(gè)可以共享檔案資源的方法。

二、基層黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的意義

首先，基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化可以提高檔案管理的效率。由于基層黨政機(jī)關(guān)檔案多，工作量大，紙質(zhì)檔案和人工檔案的管理效率較低。在經(jīng)過(guò)信息化管理建設(shè)之后，直接用電腦客戶端查詢就能及時(shí)地獲得想要的資料，無(wú)論是對(duì)于打印還是調(diào)入、調(diào)出檔案都能節(jié)省大量的人力、物力和時(shí)間。從這方面來(lái)說(shuō)，基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提高了檔案管理的效率。

其次，基層檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了檔案資料檢索和查詢的即時(shí)化和類(lèi)別化?；鶎狱h政機(jī)關(guān)的檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理之后，檔案工作人員在關(guān)鍵詞和模糊搜索的情況下就可以調(diào)出所要查詢的資料。而且檔案通過(guò)電子計(jì)算機(jī)的歸類(lèi)和整理，可以很好地提高檔案的管理質(zhì)量，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案之后，可以直接在電腦客戶端上瞬時(shí)調(diào)出，實(shí)現(xiàn)資料的查詢和閱覽，而無(wú)須進(jìn)入資料室查詢閱覽。

再次，基層檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)還進(jìn)一步加強(qiáng)了機(jī)關(guān)對(duì)檔案資料的控制。計(jì)算機(jī)軟件和系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，可以使檔案的借閱和歸還實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，如資料的查詢可以自助完成，對(duì)于重要的文件設(shè)置密碼，對(duì)沒(méi)有訪問(wèn)權(quán)限的人拒絕閱覽。對(duì)于到期應(yīng)當(dāng)歸還的檔案，可以利用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)催還。

與此同時(shí)，檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化也是基層檔案管理信息化的一大優(yōu)勢(shì)。機(jī)關(guān)單位檔案的日益增加，對(duì)檔案的規(guī)范管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，大量信息處理不及時(shí)，容易造成檔案管理的混亂，這對(duì)于檔案的借閱和查詢都會(huì)有很大的影響。而檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，可以把檔案都按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為電子檔案，避免在檔案管理中容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

檔案管理安全性的提高也是實(shí)現(xiàn)基層檔案管理信息化的一個(gè)積極影響，保密性和敏感性是多數(shù)黨政機(jī)關(guān)檔案管理的重要特性，因此對(duì)這類(lèi)檔案的管理在安全性方面的要求更高。我們?cè)趯?duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理的時(shí)候，可利用最新的加密技術(shù)，對(duì)處理過(guò)后的電子檔案進(jìn)行加密，對(duì)于沒(méi)有訪問(wèn)權(quán)限的人來(lái)說(shuō)很難對(duì)這類(lèi)檔案進(jìn)行閱覽。這種技術(shù)上的限制，是以往傳統(tǒng)檔案管理中無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。

三、基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的路徑

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的重視。由于檔案管理信息化在基層黨政機(jī)關(guān)普及的時(shí)間較短，很多地方基層黨政機(jī)關(guān)對(duì)于檔案信息化管理重視程度不高且對(duì)其認(rèn)知不夠，沒(méi)能充分了解其在檔案管理中發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)和積極作用。所以這就需要相關(guān)責(zé)任部門(mén)舉辦相關(guān)的講座和培訓(xùn)，使基層黨政機(jī)關(guān)對(duì)于檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)跟上時(shí)代的進(jìn)步和潮流，才能滿足未來(lái)檔案管理和人才技能的需要。這是基層黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)、提高自身和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的過(guò)程。

（二）建設(shè)一批具有較高素質(zhì)的檔案管理人才。由于檔案信息化管理需要用到最新的管理技術(shù)，尤其是涉及電子計(jì)算機(jī)等電子軟件和系統(tǒng)的應(yīng)用。所以在這方面，對(duì)于基層檔案管理人員來(lái)說(shuō)存在著一定的障礙，因此要加強(qiáng)對(duì)于基層檔案管理人員在電腦知識(shí)方面的培訓(xùn)。同時(shí)還要建立和完善一定的考核制度，以提高管理人員的綜合素質(zhì)。如建立健全考核評(píng)價(jià)制度，完善對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)公平公正地監(jiān)管，提高工作人員的辦事效率和工作積極性。此外還要明確職責(zé)，落實(shí)責(zé)任，對(duì)于檔案管理的任務(wù)落實(shí)到個(gè)人，以提高檔案管理中的安全性。

（三）對(duì)基層黨政機(jī)關(guān)檔案地管理要建立嚴(yán)格遵循的標(biāo)準(zhǔn)制度，以實(shí)現(xiàn)信息化管理的規(guī)范性。基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理往往存在著范圍廣、工作量大的特點(diǎn)，因此，對(duì)于檔案管理信息化而言，建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)制度顯得至關(guān)重要，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全性和兼容性。為保證規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性的確立，政府等有關(guān)部門(mén)要實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的分類(lèi)管理和集中管理。在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)，要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)規(guī)范，除此之外，基層黨政機(jī)關(guān)相關(guān)部門(mén)也要建立起在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下的意見(jiàn)。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的不交叉、不重復(fù)、不混亂的現(xiàn)象。

（四）要提高基層黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理安全性。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)犯罪和非法活動(dòng)也開(kāi)始活躍，而基層黨政機(jī)關(guān)的檔案又具有一定的保密性和敏感性。因此，對(duì)于黨政機(jī)關(guān)相關(guān)檔案保密性的工作一定要給予足夠多的重視，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全方面的建設(shè)，防止非法人員對(duì)于檔案的竊取和損毀。如相關(guān)檔案部門(mén)可以在信息安全部門(mén)的幫助下設(shè)立防火墻，備份信息數(shù)據(jù)和安全審計(jì)等一系列技術(shù)方面的保障；還應(yīng)定期不定期檢測(cè)基層黨政機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)備的安全性以及網(wǎng)絡(luò)的測(cè)試，防止泄露的發(fā)生。

（五）加強(qiáng)基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理對(duì)于新型數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理數(shù)字化地提高對(duì)于電子檔案的優(yōu)越性有著較大的影響，數(shù)字化的建設(shè)能直接影響到電子檔案的使用性能和體現(xiàn)，利用較為先進(jìn)的儀器設(shè)備將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可以增加電子檔案使用的優(yōu)越性和檢索的優(yōu)化，是建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的重要前提。

（六）對(duì)基層檔案管理的步驟進(jìn)行有效整合。檔案信息化的管理是一個(gè)有機(jī)的整體，是一個(gè)完整的系統(tǒng)，任何一個(gè)步驟出現(xiàn)差錯(cuò)或者效率不高，都會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的良好運(yùn)行，甚至導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的失敗。對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的完善，在很大程度上可以提高信息化管理的效率和能力。因此，我們?cè)诖龠M(jìn)基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化的過(guò)程中，要按照規(guī)范的程序步驟，建立必要的基礎(chǔ)設(shè)施，提高對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，培訓(xùn)相關(guān)工作人員的素質(zhì)，嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息化管理的建設(shè)，注意對(duì)檔案信息的分類(lèi)管理和安全性管理，同時(shí)還要提高檔案管理的數(shù)字化程度。這一系列的程序就對(duì)于基層黨政機(jī)關(guān)數(shù)字化管理有著良好的幫助作用。

實(shí)現(xiàn)基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理的信息化，需要各方面參與，雖然基層黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化還有很長(zhǎng)的路要走，也注定會(huì)遇到很多障礙，但是只要我們?nèi)绻蠒r(shí)代的步伐，就一定能達(dá)到目標(biāo)。

［1］常杰宏.如何實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的信息化管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（4）：40-40.

［2］孫露.推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)檔案信息化管理的建議［J］.管理觀察，2014（16）：18-19