文/福建省婦幼保健院　陳靜

試論辦公室秘書工作的“五心”要求

文/福建省婦幼保健院陳靜

辦公室秘書在日常工作中主要承擔(dān)單位信息傳遞、文件收發(fā)、文稿起草、會議布置、事務(wù)安排等“三辦”工作，俗稱辦文、辦會、辦事，是領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手，其工作素質(zhì)和能力與部門的整體發(fā)展緊密聯(lián)系。本文為作者在十幾年的秘書工作經(jīng)歷中，總結(jié)出有關(guān)秘書工作需要具備的“五心”要求。

辦公室；秘書；工作；要求

秘書工作是一個小到燒水、倒茶、復(fù)印，中到辦文、辦會、辦事，大到收集調(diào)研素材、提交文章報告、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的全面型、多面手的工作。秘書職責(zé)的履行好壞，與一個部門、一個單位行政事務(wù)的有序開展息息相關(guān)，是一個表面上看似“微不足道”，實際上發(fā)揮“不可或缺”作用的兼具技術(shù)性和專業(yè)性的重要崗位。我認(rèn)為，作為一個合格的秘書，應(yīng)當(dāng)具有“五心”標(biāo)準(zhǔn)：

一是“關(guān)心”。秘書要有“身在兵位，胸為帥謀”的準(zhǔn)確定位，要認(rèn)真收集、過濾、整理在日常工作中接收的文件、資料和信息，做到去偽存真，去粗取精，了解行業(yè)在一定時期內(nèi)的工作熱點、重點和要點，以此作為衡量“三辦”事務(wù)的輕重緩急標(biāo)準(zhǔn)。秘書要做領(lǐng)導(dǎo)身邊的“隱形人”，在陪同領(lǐng)導(dǎo)參會、聽取領(lǐng)導(dǎo)講話、接待上級來訪的過程中，了解有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)工作的看法、想法與思路，要定期整理、總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)在會議中的講話內(nèi)容，作為今后有關(guān)工作匯報的原始素材和資料，這樣寫出來的報告，就帶有領(lǐng)導(dǎo)自身的“思想”，更能貼合領(lǐng)導(dǎo)的需求，而不是簡單從網(wǎng)上摘抄、復(fù)制或者從與之不相關(guān)的工作材料中剪切出來，顯得文不對題、詞不達意。

二是“用心”。秘書要用“心”做事，這里體現(xiàn)在把領(lǐng)導(dǎo)的事當(dāng)作自己的事，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，把被動工作轉(zhuǎn)化成為主動服務(wù)，要做領(lǐng)導(dǎo)的好幫手、好助手。譬如在什么時間內(nèi)該完成什么樣的工作，細化分解到什么程度，落實進展到哪個步驟，達到何種目標(biāo)效果等等，都應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報、反饋，讓領(lǐng)導(dǎo)通過你這扇“窗口”，掌握到工作有關(guān)的關(guān)鍵信息，提前做好問題預(yù)判分析，運籌帷幄全局。同時，還要通過對外溝通協(xié)調(diào)事務(wù)，掌握了解有關(guān)部門的工作重點，記錄有實際意義的線索和信息，既有利于學(xué)習(xí)積累專業(yè)以外的知識，也能夠在組織相關(guān)材料時，融入更專業(yè)的術(shù)語和表達，是日常不斷學(xué)習(xí)、積累、完善的過程。

三是“細心”。作為秘書，要對領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣、愛好和工作風(fēng)格有所區(qū)分和記錄，要因人而異，要依據(jù)情勢的變化而變化，不要出現(xiàn)服務(wù)工作中丟三落四、張冠李戴等低級錯誤。而在文稿書寫、校核以及PPT制作過程中，小至一個字、一個標(biāo)點，都要細心推敲，都要反復(fù)瀏覽，絕不能抱有僥幸，更不能自我滿足，要把體現(xiàn)秘書崗位嚴(yán)謹(jǐn)性的“細心”兩字時刻放在心上，不要因為微小的關(guān)鍵錯誤而導(dǎo)致功虧一簣。

四是“耐心”。秘書應(yīng)該要具備能動能靜的素質(zhì)，既要會外聯(lián)協(xié)調(diào)，也要能夠沉下心來，在看似一成不變的日常工作中，及時總結(jié)、回顧、發(fā)現(xiàn)工作中的亮點和創(chuàng)新點，并定期收集、歸納、匯總，以便在今后的材料書寫時，可以從信息收集的“籃子”中將有用的信息拾起來、用起來，讓文章活起來。還有一種耐心，指的是能夠靜下心來，認(rèn)真學(xué)習(xí)，用平靜平常的心態(tài)去面對工作中的困難也好、挑戰(zhàn)也罷，不能輕言放棄，更不能急功急利、患得患失，要厚積薄發(fā)。

五是“愛心”。秘書應(yīng)當(dāng)具有博愛之心，要敬愛領(lǐng)導(dǎo)、互愛同事、關(guān)愛下屬。對于醫(yī)院、學(xué)校等服務(wù)性行業(yè)來說，還要從內(nèi)心去愛我們的服務(wù)對象：患者、學(xué)生等等。通過秘書服務(wù)的一個點，與各部門各單位形成多個點、多條線，從而織成一面網(wǎng)將工作輻射到各個服務(wù)對象中，實現(xiàn)面面俱到，傳遞對他們的愛。

總之，秘書工作是一項看似局部，卻影響整體的全面性工作，在工作中要多聞、多問、多思、多寫、多做、少說，要有甘于人后、默默無聞、耐得住寂寞的職業(yè)特質(zhì)，要有不畏困難、敢于擔(dān)當(dāng)、不計較得失的職業(yè)精神，要在崗位中處理好局部和全局、當(dāng)前和長遠、重點和非重點的關(guān)系，要做好領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，用“五心”標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)好工作大局。