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試論軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)

2016-11-26 16:13中國北方車輛研究所姚從光王洪梅楊淑梅崔立紅
辦公室業(yè)務(wù) 2016年20期
關(guān)鍵詞:軍工研究所部門

文/中國北方車輛研究所 姚從光 王洪梅 楊淑梅 崔立紅

試論軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)

文/中國北方車輛研究所姚從光王洪梅楊淑梅崔立紅

本文分析目前軍工研究所項目檔案面臨的挑戰(zhàn),提出項目檔案管理體系建設(shè)的指導(dǎo)原則,并進一步探討項目檔案管理體系建設(shè)的內(nèi)容。

項目檔案;檔案信息化;組織機構(gòu)

隨著國家對軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大,對項目竣工驗收的要求也越來越嚴(yán)格,固定資產(chǎn)投資項目檔案(以下簡稱項目檔案)驗收作為項目竣工驗收的重要組成部分,其管理體系日益受到關(guān)注,如何有效地提高項目檔案管理水平,順利完成項目竣工驗收任務(wù),是理論與實踐亟待解決的問題。

一、 軍工研究所項目檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

(一)上級機關(guān)對項目檔案管理的嚴(yán)格要求。早在2007年國防科工局就下發(fā)《固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》,對項目檔案的驗收組織、驗收申請、驗收要求提出了具體指導(dǎo)意見。隨著國家對軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大,對項目檔案的管理和驗收要求也越來越嚴(yán)格。2013年國防科工局下發(fā)《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目竣工驗收實施細(xì)則》,明確規(guī)定“項目進行竣工驗收應(yīng)完成項目檔案單項驗收”,并指定項目主管部門負(fù)責(zé)其所屬單位項目檔案單項驗收工作。隨后各軍工集團也出臺相應(yīng)規(guī)定,進一步規(guī)范項目檔案的驗收工作。如中國兵器工業(yè)集團于2014年印發(fā)《中國兵器工業(yè)集團公司固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收評分細(xì)則》,作為項目檔案歸檔與驗收量化標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù),該細(xì)則從項目檔案基礎(chǔ)管理、項目檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、項目檔案的保管與利用和檔案驗收工作6個方面提出了量化評分標(biāo)準(zhǔn)。

(二) 軍工研究所傳統(tǒng)項目檔案管理模式已經(jīng)落后。軍工研究所固定資產(chǎn)投資項目具有建設(shè)周期長、投資金額大、涉及單位多、參與人員廣、專業(yè)技術(shù)跨度大等特點,批復(fù)周期之長可達48個月,項目從資金計劃下達到竣工,需要完成數(shù)百套國內(nèi)外設(shè)備及軟件的訂購與安裝,同時也需要完成大量的基建工程建設(shè),涉及部門往往包括軍工研究所所有技術(shù)部門、信息安全部門及若干機關(guān)單位部門。此外,隨著軍工研究所信息化水平的提高,OA辦公系統(tǒng)、固定資產(chǎn)投資系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等一批管理軟件陸續(xù)建立,項目檔案的信息化管理水平也亟待提高。

(三)傳統(tǒng)項目檔案管理體系已不適應(yīng)軍工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多軍工研究所正進入向精益化、信息化轉(zhuǎn)型升級階段,項目檔案的管理體系建設(shè)也要及時跟上軍工研究所的發(fā)展步伐。項目檔案的管理需要大多數(shù)部門的參與,項目檔案管理部門需要通過實用高效的管理體系,明確每個人在項目檔案管理中的責(zé)任、工作內(nèi)容及目標(biāo),變靜態(tài)管理為動態(tài)管理,逐步推進項目檔案精細(xì)化管理的建設(shè)步伐。軍工研究所很多項業(yè)務(wù),都或多或少與項目檔案業(yè)務(wù)有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián),因此改進項目檔案管理體系,實現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成,才能更好地服務(wù)于軍工研究所主營業(yè)務(wù)。

二、軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)的指導(dǎo)原則

軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)的最終目標(biāo)為高質(zhì)量通過國防科工局項目檔案驗收。要實現(xiàn)這一目標(biāo),必須保證項目檔案管理的高效有序,并通過信息化技術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)設(shè)置、制度約束、激勵評價、溝通交流等手段,對項目檔案管理全過程進行有效控制。具體指導(dǎo)原則是:

(一)加強各部門協(xié)調(diào)。項目檔案管理涉及到方方面面,是一項系統(tǒng)工程,必須各層級各部門集成推進,成立項目檔案領(lǐng)導(dǎo)組織機構(gòu),建立項目檔案管理團隊,統(tǒng)籌協(xié)調(diào),實現(xiàn)聯(lián)動,共同建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新體系。

(二)完善相應(yīng)的制度建設(shè)。要緊密結(jié)合研究所機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工,制定相應(yīng)的規(guī)章制度,全方位、多角度對項目檔案管理形成約束機制,有力保障項目檔案管理體系的作用。

(三)融入信息化建設(shè)。只有以信息化為手段,使目標(biāo)管理與過程控制相結(jié)合,加強階段性檢查,才能確保目標(biāo)實現(xiàn)。

(四)創(chuàng)建激勵機制。應(yīng)該充分調(diào)動研究所各技術(shù)部門、機關(guān)人員的積極性和創(chuàng)造力,多方面促進項目檔案管理。

(五)打通溝通交流通道。通過參加項目主管部門例會,參加項目設(shè)備到貨驗收、終驗收會議,不定期走訪項目實施部門,增進項目了解,掌握項目資料情況。

三、軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)的內(nèi)容

軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)主要內(nèi)容可概括為:組織機構(gòu)建設(shè)、信息化建設(shè)、管理機制建設(shè)、激勵評價體系建設(shè)、協(xié)調(diào)交流機制建設(shè)。

(一)組織機構(gòu)建設(shè)。為建立健全軍工研究所項目檔案管理體系,形成“統(tǒng)一管理,分工負(fù)責(zé)”的檔案管理體制,維護項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全,軍工研究所應(yīng)該成立項目檔案工作組織機構(gòu),由分管檔案工作的副所長擔(dān)任檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組主任,各部門領(lǐng)導(dǎo)作為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員,主要職責(zé)是貫徹國家和上級部門有關(guān)項目檔案工作的制度和規(guī)范,負(fù)責(zé)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)以及重要問題的決策,負(fù)責(zé)對各單位項目檔案工作日常管理、整改落實情況進行評審、評比和獎勵。這樣項目檔案管理工作有了強有力的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu),保障軍工研究所項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力以及資金、人員、管理等順利落實。

(二)信息化建設(shè)。以信息化手段為支撐,規(guī)范項目檔案管理及歸檔流程。加強項目檔案的過程管理與控制,必須在管理手段上有所創(chuàng)新,為此應(yīng)將項目檔案的管理納入軍工研究所檔案管理軟件中,并和項目主管部門的管理軟件深度融合,以實現(xiàn)項目檔案信息資源的全周期管控。以某軍工研究所為例,該研究所項目檔案的管理融入新上線的數(shù)字檔案館軟件中,并與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)做了接口,實現(xiàn)了項目檔案資料的在線歸檔。通過該接口,各類項目文檔簽署完成后,即可發(fā)起歸檔申請。同時在即將上線的檔案門戶網(wǎng)站上預(yù)置了項目檔案入口,通過創(chuàng)建項目檔案門戶的方式,為項目參與各方提供一個高效率信息交流和共同工作的環(huán)境。

(三)管理機制建設(shè)。將項目檔案工作要求納入項目建設(shè)實施計劃,與項目建設(shè)實行同步管理。各部門在簽訂項目建設(shè)合同時,必須將項目文件材料的收集、整理和歸檔要求納入合同條款,以明確責(zé)任。簽訂基建項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時,應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款,明確需要提交的項目文件材料范圍、份數(shù),以及整理要求和歸檔責(zé)任。簽訂設(shè)備儀器研制或外購合同、協(xié)議時,應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款,明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。設(shè)立專(兼)職項目檔案人員,負(fù)責(zé)項目竣工驗收前管理類、基建類、設(shè)備儀器前期文件材料等項目文件材料的收集、整理和歸檔,負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項目勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。

(四)激勵評價體系建設(shè)。成立考核機構(gòu),制定考核標(biāo)準(zhǔn),對項目團隊及個人的檔案資料移交情況進行定期化、制度化考核,執(zhí)行激勵與處罰??己藰?biāo)準(zhǔn)主要包括項目檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)情況、歸檔項目檔案的完整性、規(guī)范性、及時性,對項目檔案情況的熟悉程度等,同時給兼職檔案員發(fā)放一定津貼,提高各實施部門和個人參與項目檔案工作的積極性。建立短期激勵體制和長期激勵體制,短期激勵是在每年年底評選出優(yōu)秀兼職檔案員、優(yōu)秀固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目先進單位和個人,長期激勵體制是在項目驗收通過后,組織評選項目先進單位與個人,以激發(fā)項目檔案工作參與者的積極性與主動性。

(五)協(xié)調(diào)交流機制建設(shè)。項目檔案管理部門積極參加軍工固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目例會。及時掌握各實施部門的工作進度,并將近期項目檔案工作中出現(xiàn)的問題進行探討,參會人員集思廣益,對項目檔案的管理提合理意見或建議。在參加項目例會的同時,綜合檔案館常以走訪形式或開驗收會的方式到各實施部門溝通交流,召開部門工作會議,了解項目檔案工作中遇到的問題,并根據(jù)各部門遇到的具體問題具體分析,為項目實施部門排憂解難,共同促進項目檔案管理工作的進步。

[1]王海靜.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理存在的問題及應(yīng)對措施[J].機電兵船檔案,2016(1):42-43.

[2]吳朝霞.淺議實驗室儀器設(shè)備檔案的管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(2):148-150.

[3]劉守華.用檔案規(guī)范助推工作規(guī)范[J].中國檔案,2015(1):30-31.

[4]馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京:中國人民大學(xué)出版社,2006:5.

[5]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué)(修訂本)附1.北京:中國人民大學(xué)出版社,1998:3.

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