文/淄博市中心醫(yī)院北院區(qū)　高麗

加強醫(yī)療機構(gòu)聲像檔案的采集整理開發(fā)利用

文/淄博市中心醫(yī)院北院區(qū)高麗

本文結(jié)合工作實際，分析了醫(yī)療機構(gòu)聲像檔案管理現(xiàn)狀，提出要重視醫(yī)療機構(gòu)聲像檔案的采集、整理和開發(fā)利用。

醫(yī)療機構(gòu)；聲像檔案；采集整理；開發(fā)利用

隨著多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，聲像資料因其傳輸速度快、形象直觀的特點，在醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)教研的應(yīng)用上日趨廣泛，醫(yī)院對聲像檔案載體也越來越重視。加強聲像檔案的管理成了醫(yī)療機構(gòu)信息管理中非常重要的一環(huán)，但目前醫(yī)療機構(gòu)聲像檔案管理工作中存在著歸檔不完整、管理混亂、不重視開發(fā)利用等問題，嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，因此必須看清現(xiàn)狀，對癥下藥，加強聲像檔案的采集、整理和開發(fā)利用。

一、了解醫(yī)療機構(gòu)聲像檔案管理現(xiàn)狀方能對癥下藥

（一）思想上不重視，及時完整歸檔成難題。隨著照相機的更新?lián)Q代，照片檔案已經(jīng)很少涉及到底片的歸檔。因為對底片的管理有很特殊的要求，這無形之中減少了很多工作量。但是聲像檔案的時效性和特殊的歸檔要求還是馬虎不得。照片及電子版需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。積存照片不能及時歸檔，且多數(shù)照片及電子版早已分家，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，就失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。錄音、錄像帶的歸檔情況也不容樂觀，不少單位都是直接反復(fù)用原始錄音（像），沒有復(fù)制應(yīng)用。另外部分珍貴的聲像檔案保存在部門或個人手里，檔案部門去收集時不愿交出，對聲像檔案的集中管理缺乏根本認(rèn)識。

（二）制度不健全，聲像檔案管理混亂。很多單位根本沒有聲像檔案的管理制度，或有的單位有明確的管理制度，但是在落實上缺乏監(jiān)督和治理措施，導(dǎo)致實際執(zhí)行起來大打折扣。那些聲像檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交的單位在應(yīng)用時就顯出得心應(yīng)手的優(yōu)勢了；那些由科室分散保管或個人保存的聲像檔案，有時候隨著科室的變遷或人員的變動大部分遺失了，一旦單位需要某一會議或事件的聲像資料，那真是大海撈針。

（三）收集渠道狹窄，不嚴(yán)格遵守保管和借還制度。醫(yī)療機構(gòu)的聲像檔案管理一般由宣傳科負(fù)責(zé)，這就為聲像資料的及時完整歸檔創(chuàng)造了有利條件。但是很多科室內(nèi)部活動或個人外出開會進修學(xué)習(xí)的資料歸檔存在一定困難。目前很多單位存在著征集措施不得力、渠道不暢的問題，這部分資料散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理，致使單位聲像檔案不齊全，造成應(yīng)用上的短板和尷尬。另外，聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。由于思想上不重視，大部分單位將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不符合保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。另外，有部分專業(yè)檔案人員意識不強，存在形成的檔案不及時歸檔，借出的檔案不及時追回等問題。

二、重視醫(yī)療機構(gòu)聲像檔案的采集、整理和開發(fā)利用

近幾年，在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，聲像檔案的使用可謂廣泛至極。那么如何采集、整理、開發(fā)利用好這些特殊的載體，使之發(fā)揮到最大效益呢？

（一）各級人員都要重視聲像檔案的采集。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好聲像檔案工作的重要保證。重要會議及場景及時通知醫(yī)院專職攝像人員，這就為聲像檔案的專業(yè)采集創(chuàng)造了有利條件，為醫(yī)院很多重要而又不能復(fù)制的寶貴瞬間留下精彩而又生動的影像記錄。很多單位是攝像人員和聲像檔案人員一肩挑，這就更有利于影像檔案的歸檔。文字資料可以再創(chuàng)作，但是影像資料卻不能 “無中生有”；各級人員的重視也是把影像資料補充完善的一個重要途徑。重要會議、學(xué)術(shù)講座、業(yè)務(wù)演練、典型手術(shù)、溫馨護理瞬間，這些資料需要各級人員及時上交到醫(yī)院聲像檔案人員手中，只有這樣才能更規(guī)范地管理，更科學(xué)地分類，更大范圍更長時間地開發(fā)利用，發(fā)揮最大效益。

（二）聲像檔案的形成和歸檔需要動手，更需要動腦。積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)專業(yè)知識和技能，為聲像檔案的規(guī)范整理和保管奠定基礎(chǔ)。聲像檔案的實物載體形成是一個花費時間和精力的工作，從數(shù)以百計、千計的照片中選取一張或幾張最具有代表性的照片，用一組照片像講故事一樣講述一件事情，題名、編寫文字說明，細(xì)致、繁雜，但是也充滿樂趣。實物載體的保管要在恒濕、恒溫等很多方面有科學(xué)規(guī)范的數(shù)據(jù)參考，要依據(jù)當(dāng)?shù)貦n案局的要求嚴(yán)格執(zhí)行。但是當(dāng)今電子時代，在日常工作中發(fā)揮更大作用的還是電子版的聲像資料。一個單位隨著電子資料的積累，一年、二年、十年甚至二十年，數(shù)量是驚人的。那么從“大海撈針”到“隨心所用”，就需要動腦了。什么內(nèi)容按什么分類就成了至關(guān)重要的事情，方法不是一成不變的?；虬磧?nèi)容分，或按科室分，或按姓名分，或按時間分，復(fù)雜的類別中可能又分多級科目，一級套一級，都需要命名一個準(zhǔn)確的題目，以便于查找搜索。比如說業(yè)務(wù)培訓(xùn)，二級科目是醫(yī)療、護理、醫(yī)技和行政后勤，三級科目是科室，四級科目可能是重要人名，五級科目是時間。在人們傳統(tǒng)觀念中的時間分類是最不好查詢的分類方法，因為具體時間在短時間內(nèi)能記住，如果年數(shù)多了卻是最容易遺忘的，所以最好放在低級科目中。更要避免內(nèi)容重復(fù)放置占用內(nèi)存，而且一定要加以備份，以免丟失。

（三）要在聲像檔案的開發(fā)利用上下工夫。聲像檔案員既要動腦，也要具有不怕麻煩的思想，聲像檔案員大都兼職，還有很多其他的工作需要去處理，隨時有醫(yī)護人員打斷你的工作來查詢聲像資料，可能要半天甚至一天的時間來幫他們準(zhǔn)備幻燈片的照片以及鏈接，一個文件夾的照片就有很多張，要根據(jù)幻燈片的內(nèi)容去選取角度和人物，同樣的場景還需要反復(fù)比較神態(tài)和色彩，一旦選取后還要逐張修復(fù)力求最好，最后要配上文字介紹，這是一項非常繁雜的案頭工作，也是一個彈性的工作，你用心與否就會關(guān)系到幻燈片的質(zhì)量，甚至?xí)P(guān)系到一場學(xué)術(shù)匯報的力度和反響，所以責(zé)任感非常重要。但是把一張張照片生動形象地展示出去，把一段段錄像真實貼切地放映出來，讓人去欣賞、去思考，這就是聲像檔案的最大魅力和貢獻了。