文/大唐陜西發(fā)電有限公司延安熱電廠　白芝梅

企業(yè)人事檔案的現(xiàn)狀與對(duì)策

文/大唐陜西發(fā)電有限公司延安熱電廠白芝梅

隨著“以人為本”的人力資源要義深入企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，人事制度不斷優(yōu)化完善，人事檔案管理制度在企業(yè)發(fā)展中的重要性日益凸顯。然而，當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理狀況不容樂觀，本文基于企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀的分析，探析人事檔案管理面臨的問題，并提出針對(duì)性的改進(jìn)措施。

企業(yè)人事檔案；現(xiàn)狀；措施

企業(yè)人事檔案是關(guān)于企業(yè)員工個(gè)人信息的記載，是個(gè)人學(xué)歷、資歷、經(jīng)歷等方面的證據(jù)，為企業(yè)決策者開發(fā)和管理人力資源、作出人事決策提供科學(xué)依據(jù)，企業(yè)人事檔案管理工作的開展情況會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理狀況產(chǎn)生一定的影響。就目前企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀而言，仍有許多棘手的問題亟待解決。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)性管理工作的問題。當(dāng)前企業(yè)人事檔案的基礎(chǔ)性管理工作呈現(xiàn)出一些漏洞和弊端，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.認(rèn)識(shí)誤區(qū)，重視不足。一方面，企業(yè)管理者對(duì)人力資源的認(rèn)知，決定了人事檔案管理工作的開展力度，如果企業(yè)管理者只是著眼于企業(yè)與員工的雇傭關(guān)系，而不貫徹以人為本的用人理念、開發(fā)和利用人力資源，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)人事檔案管理工作流于形式，而非投入實(shí)際的支持。長(zhǎng)此以往，人事檔案管理工作處于被忽視、被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，造成人事檔案管理制度不健全，難以發(fā)揮為人力資源管理工作服務(wù)的效能。另一方面，經(jīng)濟(jì)效益是衡量企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的重要價(jià)值尺度，一些企業(yè)目光短淺，只著眼于短期的經(jīng)濟(jì)效益，忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，認(rèn)為人事檔案對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)小，因此不予重視，導(dǎo)致檔案散亂、丟失、篡改等違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.缺乏監(jiān)督機(jī)制。定期的檢查、監(jiān)督對(duì)人事檔案管理工作的順利開展大有裨益，否則就會(huì)造成人事檔案管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生不必要的漏洞，如檔案資料收集不齊全、缺乏連續(xù)性，甚至造成遺失檔案等嚴(yán)重后果。而在人事檔案管理實(shí)踐中，由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案的混亂、無人問責(zé)，給后續(xù)工作的開展設(shè)置了不必要的麻煩，人事檔案的價(jià)值未能得到充分利用。

3.檔案管理人員素質(zhì)、能力有限。一方面，受客觀因素的影響，如崗位變動(dòng)、崗位輪換，一些人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)、尚未積累足夠的工作經(jīng)驗(yàn)、也未經(jīng)歷系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不明確檔案管理工作的基本要求，沒有達(dá)到檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員是具體檔案管理工作的實(shí)施者，其專業(yè)能力的高低直接影響日常檔案管理工作的進(jìn)展?fàn)顩r；另一方面，檔案管理人員的素質(zhì)，包含敬業(yè)態(tài)度、責(zé)任感、人格品質(zhì)等，一些檔案管理人員對(duì)工作的重視度不夠、投入精力不足、態(tài)度不端正、缺乏責(zé)任感，只是在被動(dòng)應(yīng)付差事，檔案管理人員的素質(zhì)制約了檔案管理水平的提升。

（二）企業(yè)人事檔案質(zhì)量差，參考價(jià)值低。企業(yè)人事檔案在質(zhì)量方面存在不足之處，主要體現(xiàn)在：

1.收集歸檔工作制度不健全，收集的內(nèi)容不翔實(shí)，執(zhí)行力度不足，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)；

2.人事檔案資料缺乏真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性；

3.企業(yè)檔案管理人員在進(jìn)行具體操作時(shí)，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，隨意性大，甚至出現(xiàn)修改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象。

人事檔案是人力資源管理過程中用于選人、用人、開發(fā)人力資源的重要依據(jù)，關(guān)系到員工的晉升、薪酬以及職業(yè)發(fā)展，如果企業(yè)人事檔案本身在質(zhì)量上出現(xiàn)問題，就會(huì)降低其參考價(jià)值，影響企業(yè)在人力資源方面的決策效率。

（三）人事檔案管理方式陳舊。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理采用手工編輯、檢索等方式，這種管理方式耗時(shí)、費(fèi)力、效率低、準(zhǔn)確度低。人事檔案管理的陳舊方式，難免出現(xiàn)紕漏，給一些人以可乘之機(jī)，偽造檔案資料，弄虛作假、隱瞞實(shí)情等，致使人事檔案權(quán)威性大打折扣。隨著檔案管理技術(shù)手段的革新，人事檔案管理軟件在技術(shù)上已經(jīng)比較成熟，并得到一定范圍的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在日常生活中的普及程度已相當(dāng)高，但尚未在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用，相關(guān)的技術(shù)手段還沒得到全面挖掘和充分利用，制約了人事檔案管理朝著科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展。

二、人事檔案管理措施

上述企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀所呈現(xiàn)出的問題不容忽視，必須采取相應(yīng)的措施，提高人事檔案管理效率，使其發(fā)揮最大效能，人事檔案管理措施需從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)：

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。提高人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，根據(jù)主體不同，分為四個(gè)方面：1.人事檔案管理工作人員，做到人盡其責(zé)、加強(qiáng)工作的責(zé)任感，嚴(yán)守規(guī)章制度、轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，重視人事檔案管理工作，明確其重要性，踏實(shí)認(rèn)真地服務(wù)于本職工作。2.其他相關(guān)部門，積極配合人事檔案管理工作，提供切實(shí)的幫助，明確人事檔案管理工作與本部門工作之間的聯(lián)系與影響，相互協(xié)調(diào)、優(yōu)化業(yè)務(wù)往來。3.企業(yè)員工，人事檔案與企業(yè)員工的利益息息相關(guān)，員工應(yīng)該作為檔案監(jiān)督系統(tǒng)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，建立檔案保護(hù)意識(shí)，及時(shí)向有關(guān)部門和人員反映情況，監(jiān)督人事檔案的真實(shí)性、客觀性、有效性。4.企業(yè)管理者，明確人事檔案管理工作影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，不應(yīng)忽視人事檔案管理工作的重要性，建立并逐步完善人事檔案監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)人事檔案管理工作開展檢查、指導(dǎo)、督促，并及時(shí)解決問題。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力。企業(yè)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，對(duì)人事檔案管理人員提出了新的要求：1.企業(yè)需為檔案管理人員制定針對(duì)性的培訓(xùn)方案，通過系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，檔案管理人員需掌握過硬的專業(yè)知識(shí)、實(shí)踐操作技能，提升綜合文化素養(yǎng)。2.培育和引導(dǎo)檔案管理人員的素質(zhì)，如敬業(yè)奉獻(xiàn)、忠誠(chéng)協(xié)作、踏實(shí)務(wù)實(shí)、好學(xué)精進(jìn)等。良好的個(gè)人素質(zhì)與過硬的專業(yè)能力形成合力，才能塑造出優(yōu)秀的檔案管理人員。3.引入考核機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和能力進(jìn)行考核與評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并采取切實(shí)有效的措施予以改進(jìn)。

（三）規(guī)范人事檔案管理制度。每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、發(fā)展戰(zhàn)略都有所不同，企業(yè)應(yīng)依據(jù)自身的實(shí)際情況來開展人事檔案管理工作，同時(shí)要以檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的科學(xué)理論與方法為指引，規(guī)范人事檔案管理制度，如檔案保管制度、企業(yè)人事檔案管理?xiàng)l例、檔案管理部門職責(zé)等，人事檔案管理制度是開展人事檔案管理工作的規(guī)范性說明、操作依據(jù)，完備且科學(xué)的人事檔案管理制度，規(guī)范了人事檔案管理的收集、整理、歸檔、查閱等工作環(huán)節(jié)，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性，促使人事檔案在人力資源管理與企業(yè)發(fā)展中實(shí)現(xiàn)效用最大化。

（四）人事檔案管理現(xiàn)代化與信息化。1.傳統(tǒng)的人事檔案管理手段已不能適應(yīng)當(dāng)下的實(shí)際需求，借助計(jì)算與現(xiàn)代通信設(shè)備等現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，提高檔案信息傳遞的速率，減少工作人員處理信息的時(shí)間和工作負(fù)荷，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、人事檔案信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)建動(dòng)態(tài)的、完備的、準(zhǔn)確的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的高效整合，確保人事檔案資源的合理配置和高效利用。

三、結(jié)語

企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)出諸多問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)、有效地予以解決，從思想認(rèn)識(shí)、管理人員素質(zhì)、監(jiān)督體系、制度規(guī)范性、管理方式現(xiàn)代化等方面循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。從而使企業(yè)人事檔案更具適應(yīng)性、科學(xué)性和靈活性，更好地服務(wù)于企業(yè)管理、人力資源管理以及整體發(fā)展戰(zhàn)略。

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