丁靜

摘 要： 高校作為人才培養(yǎng)重要場所，檔案管理質(zhì)量高低直接影響到日常教育活動的開展，關(guān)乎人才培養(yǎng)計劃和高效發(fā)展歷史等眾多內(nèi)容。高校檔案管理工作作為日常管理工作中重要組成部分，新時期伴隨著高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，如何能夠為檔案管理質(zhì)量提供保障，建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系是尤為必要的。這就需要對傳統(tǒng)檔案管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進行創(chuàng)新，結(jié)合實際工作需要，有針對性進行創(chuàng)新和完善。由此，本文主要就高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)展開分析，結(jié)合實際情況，提出合理的改善措施。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 質(zhì)量保障體系

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）10-0028-01

高校檔案記載著高校的發(fā)展歷史、教學(xué)活動、人才培養(yǎng)計劃以及科研成果，由于自身工作的特殊性，這些檔案內(nèi)容具有十分重要的學(xué)術(shù)研究價值，無論是對高校，還是社會發(fā)展都具有重要的促進作用。檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是指檔案管理人員運用科學(xué)手段和專業(yè)技術(shù)，形成完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作質(zhì)量。檔案質(zhì)量管理工作核心內(nèi)容主要是在檔案管理工作基礎(chǔ)上，進一步為高校長遠發(fā)展提供保障。由此看來，加強高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)研究是十分有必要的，對于后續(xù)理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、高校檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀

檔案工作作為高校日常管理工作中重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到高校日常教育事務(wù)的開展，而構(gòu)建完善的檔案質(zhì)量管理體系涉及內(nèi)容較廣，是一項系統(tǒng)性的工程，需要工人員綜合能力、服務(wù)意識、制度完善和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個方面提供保障。但是就當前我國高校檔案管理現(xiàn)狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.檔案管理工作認知存在局限

就檔案管理工作認知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數(shù)人對于檔案管理工作的認知停留在資料整理，是一項十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發(fā)展前途，這就導(dǎo)致很多檔案管理人員對工作的敷衍了事，責任意識欠缺，難以全身心投入工作中，嚴重影響到檔案管理工作質(zhì)量。

2.檔案管理工作不規(guī)范

檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于高校對于檔案管理工作重視程度不高，實際工作開展中未能更加規(guī)范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領(lǐng)導(dǎo)干部的影響尤為嚴重，很多領(lǐng)導(dǎo)說一句話就會影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進行[1]。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

就檔案管理工作現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)無法滿足實際工作需求，迫切的需要對管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進行創(chuàng)新，應(yīng)用更多現(xiàn)代化管理技術(shù)，加強檔案信息化建設(shè)。諸如，在檔案管理工作中計算機、移動存儲設(shè)備和溫度調(diào)控設(shè)備的應(yīng)用，均是當前檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必備品。但是由于高校長期對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作有序開展。

4.檔案管理獎懲體系不完善

檔案管理工作開展中，如何能夠為管理工作質(zhì)量提供更堅實的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。對于表現(xiàn)良好的檔案管理人員予以獎勵，工作敷衍了事的人員則給予嚴厲懲罰，以此來調(diào)動員工工作積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對策

1.強化檔案管理意識，營造良好的工作氛圍

高校檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運用科學(xué)合理的管理方法，充分發(fā)揮檔案管理的作用，有針對性的建立一套完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實到實處，提升管理質(zhì)量?；诖耍紫?，應(yīng)該號召檔案管理部門所有領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員的積極參與，實現(xiàn)全方位的配合，根據(jù)相關(guān)制度和標準對文件資料進行管理，確保檔案資料能夠及時歸檔，提升檔案管理質(zhì)量[3]。其次，對檔案管理全方位監(jiān)控。高校建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，加強工作監(jiān)督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問題，及時有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實到實處。最后，應(yīng)用先進管理技術(shù)手段。通過應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和統(tǒng)計方法，有針對性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。

2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)

為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，促使高校檔案合理利用、規(guī)范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有針對性解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提升檔案管理工作質(zhì)量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責，根據(jù)工作計劃有針對性開展檔案管理工作，更加細致、全面。此外，還應(yīng)該強化檔案質(zhì)量管理意識，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，提升檔案管理效率。

3.強化檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，工作十分枯燥、單調(diào)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和責任意識高低，對檔案管理工作質(zhì)量影響十分深遠。這就需要結(jié)合高校實際情況，有針對性的優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，定期組織培訓(xùn)和考核，強化檔案管理人員綜合素質(zhì)和責任意識，全身心投入工作中，提升工作質(zhì)量。

結(jié)論

綜上所述，高校檔案管理工作質(zhì)量高低直接關(guān)乎到教育工作的正常開展，其中所記載的科研成果和人才培養(yǎng)計劃內(nèi)容十分重要，這就需要建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保工作能夠落實到實處。

參考文獻

[1]張晏如.談高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].北京檔案，2011（1）：37-38.

[2]楊毅.試論高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建[J].卷宗，2015，12（11）：530.

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[4]胡水旺.淺析高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013，11（8）：104-105.