葛菁

國際展覽業(yè)協(xié)會（UFI）第83屆年會作為展覽行業(yè)重要的會議于11月9-12日在滬舉行，這也是UFI年會時隔十年之后第二次在中國舉辦，第一次是2006年在北京舉辦的。今年大會由上海市會展行業(yè)協(xié)會承辦，在國家會展中心上海洲際酒店及國家會展中心場館舉行，延續(xù)了往年的傳統(tǒng)，本屆年會的活動和議程依然豐富，如UFI董事會會議、UFI年度會員大會、UFI CEO會議、UFI區(qū)域分部會議、UFI協(xié)會委員會會議和UFI營銷委員會會議等都在此次大會上一一舉行。

權(quán)衡多方才能執(zhí)行到位

想要呈現(xiàn)一場高質(zhì)量的盛會，需要得到各方面的支持，而會議的細節(jié)往往決定著會議的成敗?，F(xiàn)場搭建、公關(guān)、翻譯、搭臺、AV設(shè)備等都是會議承辦的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。上海市會展行業(yè)協(xié)會會長陳先進審時度勢地引入“外援”來提升本次大會會務(wù)工作的專業(yè)性，把此次大會的會務(wù)策劃工作交給了上海匯展信息科技有限公司（以下簡稱“上海匯展”）來完成。

據(jù)了解，上海匯展信息科技有限公司雖然是以數(shù)據(jù)和門禁系統(tǒng)和服務(wù)起家的會展服務(wù)公司，但發(fā)展至今業(yè)務(wù)已經(jīng)基本涵蓋了會展行業(yè)全產(chǎn)業(yè)鏈，內(nèi)容包括搭建、公關(guān)、路演、會務(wù)、咨詢、獵頭服務(wù)等，正好覆蓋了本屆年會所需要的各細分領(lǐng)域的人才，因此，上海匯展被正式任命為本次UFI年會的“Official Host PCO”，即 UFI年會官方會議組織者。擔任本次會務(wù)工作現(xiàn)場總指揮的上海匯展合伙人鄭路逸告訴記者，此次任務(wù)是不以盈利為目的來執(zhí)行的，作為會展行業(yè)的一份子，他們愿意接受這個任務(wù)，也想通過此次大會在國際舞臺上亮相，來展示下上海匯展人的專業(yè)能力。

雖然拿下UFI年會的PCO對上海匯展來說是個歡呼雀躍的事，但事實上服務(wù)起來并不輕松，考慮到UFI和上海市會展行業(yè)協(xié)會的非盈利屬性，要用有限的經(jīng)費完成一場高質(zhì)量的國際會議，這給鄭路逸的團隊出了很大的難題。此外，本次服務(wù)工作也肩負著“政治任務(wù)”，團隊在執(zhí)行工作時不得不面面俱到，既要考慮到市政府和中外雙方的要求，也要兼顧到各贊助商的需求，以此平衡各方的利益。并且UFI和上海市會展行業(yè)協(xié)會實則又等同于兩個甲方，所以溝通和協(xié)調(diào)是所有匯展員工每天做的最多的事。因為大會的要求每一天都會有新變化，而作為PCO團隊的任務(wù)就是事無巨細地去滿足這種變化，以此呈現(xiàn)最佳的會議效果。

四方借力才能解決難題

為了有效率地執(zhí)行工作，整個團隊進行了系統(tǒng)的分工，共分為志愿者組，負責學生志愿者的調(diào)配和排班； 旅游組，負責與會嘉賓的會前和會后的旅游；技術(shù)組，負責現(xiàn)場所有的搭建和AV音響設(shè)備的調(diào)控；會務(wù)組，負責會議室的布置和物料準備；以及負責整體協(xié)調(diào)的總務(wù)組和協(xié)調(diào)組。

鄭路逸告訴記者，UFI對大會提出了許多在國內(nèi)看來是很高的要求，尤其是對會議細節(jié)的追求非常執(zhí)著，比如有些單元為了確保演講的質(zhì)量和互動性，考慮到全體參加者都是全球展覽業(yè)的大佬，每兩個與會嘉賓就要求配有一個鵝頸話筒，這就給會務(wù)組增大了很多支出，不僅如此，許多問題發(fā)生時，往往是“時間急任務(wù)重”，短時間要湊齊這么多的AV設(shè)備，除了話筒還要進行布線和音響設(shè)置，這給團隊造成了非常大的壓力，最后往往是動用了各方面人力物力，大家齊心協(xié)力才把問題順利解決。

還有一個小故事，有一場UFI會議要求半個小時內(nèi)顛覆式調(diào)整幾百人的會場形式，給場館方提出了極大的“翻桌”要求。要在短短的半小時之內(nèi)從U字或者回字型翻臺成“課桌式”或者劇院式等形式，用鄭路逸的話來說，場館已經(jīng)使用了“洪荒之力”來支持這個活動，一有翻臺任務(wù)，就緊急調(diào)動了各個館所有的保安來一起翻臺，這也創(chuàng)造了上海國家會展中心最快的翻臺記錄。

特別值得一提的是，本次大會籌辦過程中，現(xiàn)場志愿者方面預算有限，卻得到了上海對外經(jīng)貿(mào)大學會展系師生的大力支持，特別是王春雷老師團隊的幫助，他們組織了學校共26名學生一起服務(wù)了本次大會，充分展現(xiàn)了上海會展教育者和學生的風貌。匯展志愿者組的同事安排好了每位志愿者的工作細節(jié)，精確到每天的接送班車、伙食、工時，減少不必要的支出，最后，王春雷老師還十分慷慨地自行解決了部分學生志愿者的支出，為大會的順利進行提供了有力保障。

不斷調(diào)整才能有最佳效果

“做會議不同于做展覽，做會議就是要面面俱到，死摳細節(jié)?！编嵚芬萦懈卸l(fā)。

他透露，在UFI第一天的新聞發(fā)布會上，團隊自認為很完善地完成了把發(fā)布現(xiàn)場的布置工作，然而在臺上發(fā)言人侃侃而談后才發(fā)現(xiàn)講臺上并沒有放置礦泉水，好在現(xiàn)場人員及時發(fā)現(xiàn)并進行了補救，這時大家才松了一口氣。這就是一個會議人對細節(jié)應(yīng)有的把控和追求，包括什么時候有桌花，什么時候桌花和演講臺應(yīng)該移走，都十分有講究。尤其是很多細節(jié)要經(jīng)過反復推敲反復調(diào)整才能達到最佳效果。比如：第一天發(fā)現(xiàn)茶歇處的咖啡機少了，那么第二天就增加了咖啡機，但現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)現(xiàn)磨的咖啡機效率太低，第三天又改成了水龍頭式的可直接飲用的咖啡桶，這就是現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)問題不斷提升改良的過程。

就像UFI年會中的TED演講環(huán)節(jié)，也處處彰顯細節(jié)的要求，為了呈現(xiàn)極佳的交流氛圍，會務(wù)團隊現(xiàn)場將舞臺墊高，現(xiàn)場擺放了帶有“X-change”的logo布置，為每位嘉賓提供提詞器等，包括某些論壇上的小組討論摒棄了沉重的沙發(fā)，而改成輕松的吧臺式的座椅，都是為了實現(xiàn)更好的效果而在現(xiàn)場所做的調(diào)整。

晚宴的安排也是經(jīng)過了幾方的考量，包括主桌席卡的設(shè)計和用料，主桌用臺布的顏色來加以區(qū)分，以及不打印桌簽，不嚴格限定好每個人的具體座位，都是權(quán)衡了各方所做的最佳選擇。此外，晚宴上助興的節(jié)目也起到了高質(zhì)量的效果，節(jié)目充分地體現(xiàn)了中西合璧，既有《今夜無人入眠》，也有《茉莉花》， 包括使用頗具口碑的小螢星歌舞藝術(shù)團開場，小朋友演出結(jié)束后還給主桌的每位嘉賓送上禮物，這些細節(jié)也體現(xiàn)了中國會展人的辦會水平，真正起到了為晚宴畫龍點睛的作用，并沒有出現(xiàn)大家飯吃到一半就互相敬酒凌亂的場面。

走出去才能有所收獲

談起本次大會的收獲，鄭路逸說：“當初考慮接受這個挑戰(zhàn)，就考慮到上海匯展要走國際化、集團化的路線，想要有提升和收獲必須要走出去，必須找到志同道合和可靠的合作伙伴。在這次大會上，我們遇到了潛在的戰(zhàn)略合作伙伴達成了良好的共識，從戰(zhàn)略層面上來說，這對公司是很大的收獲?！?/p>

他表示，這次是集團下屬多個團隊第一次整合在一起做同一件事，如何把這些團隊整合到一起，以一個“PCO的形象”露出，把公司全方位整合營銷一站式的服務(wù)理念執(zhí)行起來，是一次很好的鍛煉。

此外，從公司的業(yè)務(wù)發(fā)展來說，本次大會是會展業(yè)超過600人的國際大會，必定會有國內(nèi)和國際的潛在客戶，尤其是國際伙伴的尋找?！白叱鋈ァ笔瞧髽I(yè)做大做強的必經(jīng)環(huán)節(jié)，積極走出去，不盲目，只有目標明確才能有收獲。