文 | 本刊記者 石菲

檔案管理開拓新藍(lán)海

文 | 本刊記者 石菲

上海東方明珠廣播電視塔是上海的標(biāo)志性文化景觀之一，塔高約468米。該建筑于1991年7月興建，1995年5月投入使用，承擔(dān)上海6套無線電視發(fā)射業(yè)務(wù)，地區(qū)覆蓋半徑80公里。這座上海第一幢超高層建筑在設(shè)計(jì)之初對(duì)于建設(shè)高度一致存在爭(zhēng)論，在調(diào)閱了大量氣象檔案，仔細(xì)判斷了風(fēng)級(jí)等因素后，最終確定了468米的建設(shè)高度。

除了提供數(shù)據(jù)參考，檔案還能發(fā)揮其他作用。

2009年6月27日清晨5時(shí)30分左右，上海閔行區(qū)蓮花南路、羅陽路口西側(cè)“蓮花河畔景苑”小區(qū)內(nèi)一棟在建的13層住宅樓全部倒塌。事故發(fā)生后，輿論普遍認(rèn)為是施工方偷工減料造成了此次事故。在聯(lián)合調(diào)查組對(duì)建筑商進(jìn)行的審計(jì)中，根據(jù)建筑商提供的檔案資料，證明了其進(jìn)貨材料和渠道的合法，排除了責(zé)任。

檔案一直存在于人們生活之中，但是似乎檔案只存在于老舊的檔案室里，離人們的生活比較遙遠(yuǎn)。近年來，隨著國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的相繼出臺(tái)，大數(shù)據(jù)的價(jià)值也讓人們對(duì)檔案的挖掘越來越重視，越來越多的人將目光投注到檔案管理市場(chǎng)。

用檔案創(chuàng)造價(jià)值

在國(guó)內(nèi)綜合檔案管理系統(tǒng)領(lǐng)域，歷時(shí)25周年，投資3個(gè)億，東軟一直處于先行者及領(lǐng)導(dǎo)者地位。

東軟集團(tuán)副總裁兼軟件產(chǎn)品事業(yè)部總經(jīng)理祖凌宇博士非?？春脵n案管理市場(chǎng)。他表示，隨著2011年國(guó)家檔案局發(fā)布《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（9號(hào)令），2013年發(fā)布《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（10號(hào)令），標(biāo)志著國(guó)家對(duì)檔案管理的要求進(jìn)一步提高。不管是省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)的檔案館都要滿足檔案系統(tǒng)的合規(guī)性要求。另一方面，檔案變得越來越有價(jià)值，不少城市的限購(gòu)政策需要在買房、買車前查閱檔案確保購(gòu)買者符合資格，人們生活中對(duì)檔案的需求越來越大。而隨著大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的進(jìn)一步加強(qiáng)，從檔案中發(fā)掘新價(jià)值也成為很多企業(yè)的新需求。

自上世紀(jì)80年代以來，我國(guó)的檔案信息化事業(yè)經(jīng)歷了最初的計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段、雙套制下的檔案信息管理階段以及如今的電子文件管理階段，但無論是哪個(gè)階段的發(fā)展，檔案信息化事業(yè)都離不開管理軟件的開發(fā)與建設(shè)，數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與進(jìn)步。檔案信息資源管理軟件作為檔案信息化建設(shè)的鏈條，串聯(lián)起了檔案信息化建設(shè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)，成為檔案管理信息化的軸心。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)“十一五”末館藏檔案已達(dá)到39264萬卷（件）。隨著社會(huì)活動(dòng)快速加強(qiáng)、信息化日益普遍，移動(dòng)互聯(lián)、社交網(wǎng)絡(luò)、電子商務(wù)大大拓展了網(wǎng)絡(luò)的疆界和應(yīng)用領(lǐng)域。我國(guó)的檔案數(shù)據(jù)廣泛存在于政府、企業(yè)的各行各業(yè)。檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來。

檔案管理分為三個(gè)階段，第一階段是在2005年前后的數(shù)據(jù)檔案時(shí)代，2015年的信息檔案時(shí)代，現(xiàn)在則迎來了知識(shí)檔案時(shí)代。

為此，東軟特地提出了檔案管理系統(tǒng)的“大檔案”概念，其內(nèi)涵包括各種業(yè)務(wù)來源的數(shù)據(jù)和各種類型的電子文件，將這些檔案縱向進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，橫向進(jìn)行應(yīng)用集成。并將其與資產(chǎn)管理等其他信息系統(tǒng)相結(jié)合，形成多渠道知識(shí)利用，讓檔案大數(shù)據(jù)產(chǎn)生價(jià)值。

安全是重中之重

祖凌宇表示，在檔案管理中安全是重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉(zhuǎn)手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴(yán)重的威脅，管理工作也會(huì)陷入空前嚴(yán)峻的狀態(tài)。

而安全也是東軟綜合檔案管理系統(tǒng)最重視的方面。每當(dāng)檔案被瀏覽、打印、下載時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)不同時(shí)間、登錄的不同ID，為所查閱的圖片、文檔等添加動(dòng)態(tài)水印，如果檔案發(fā)生泄密，可以很容易追溯到泄密的源頭。

此外，東軟綜合檔案管理系統(tǒng)還采用了OFD標(biāo)準(zhǔn)格式。OFD是由工業(yè)和信息化部軟件司牽頭中國(guó)電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院成立的版式編寫組制定的版式文檔國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，屬于中國(guó)的一種自主格式。

祖凌宇表示，東軟在檔案領(lǐng)域多年來在安全、規(guī)范方面做了很多的工作，并且通過先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化和轉(zhuǎn)型，引領(lǐng)檔案管理信息化的發(fā)展。未來，還將通過不斷的融合和跨越，為用戶量身打造適合企業(yè)自身檔案業(yè)務(wù)特點(diǎn)及未來業(yè)務(wù)擴(kuò)展需要的卓越檔案管理軟件產(chǎn)品，堅(jiān)持用軟件為客戶創(chuàng)造價(jià)值。

東軟綜合檔案管理系統(tǒng)最新版本SEAS8.0是凝聚東軟二十多年檔案信息資源管理研究與實(shí)踐成果的新一代檔案管理平臺(tái)，集安全、規(guī)范、智能與可擴(kuò)展性等優(yōu)點(diǎn)于一身，擁有強(qiáng)大的跨平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，不僅對(duì)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全生命周期進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，而且全面支撐檔案監(jiān)督指導(dǎo)評(píng)價(jià)等檔案管理工作；不僅支持所有主流的瀏覽器、中間件、數(shù)據(jù)庫,而且支持全面國(guó)產(chǎn)化的軟硬件；不僅可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字檔案館的核心功能并建設(shè)檔案門戶，滿足檔案“收集、管理、保存、利用”的主線業(yè)務(wù)，而且保證檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，為日常檔案管理工作的質(zhì)量效率提升提供數(shù)字檔案一體化平臺(tái)支撐。

二十多年來，東軟在檔案信息化領(lǐng)域?qū)Ｗ⒏?，積極參與國(guó)家檔案局組織的“智慧檔案研討”、“數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南研討”、“電子檔案管理系統(tǒng)通用功能需求研討”等，研制了國(guó)家檔案局“國(guó)家電子文件支撐系統(tǒng)平臺(tái)”（一、二、三期），承擔(dān)了核高基課題“基于國(guó)產(chǎn)CPU/ OS的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用研究及示范工程”，協(xié)助編制了多個(gè)國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度，為檔案管理的安全性、規(guī)范化作出了重大的貢獻(xiàn)。

東軟在檔案領(lǐng)域的客戶遍布政府（檔案局館、社保、財(cái)稅、公檢法等）、央企國(guó)企、大型企業(yè)、能源電力、金融、軍工等多個(gè)領(lǐng)域，已經(jīng)累計(jì)為數(shù)千家客戶提供檔案信息化及咨詢類服務(wù)。東軟在國(guó)內(nèi)首家推出完全BS架構(gòu)的檔案管理產(chǎn)品，采用純JAVA技術(shù)開發(fā)，引領(lǐng)了檔案管理軟件的發(fā)展進(jìn)步潮流。SEAS8.0作為主打產(chǎn)品，更是一經(jīng)推出就快速在中國(guó)市場(chǎng)及廣大客戶群中取得積極的反饋和高度的行業(yè)認(rèn)可，為北京檔案局、華潤(rùn)集團(tuán)、國(guó)藥集團(tuán)、南方電網(wǎng)、民生銀行等提供覆蓋全國(guó)的集中式、強(qiáng)管控檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，管理數(shù)百萬冊(cè)、數(shù)千萬頁的檔案。

此外，東軟的全智能檔案管理系統(tǒng)還加入了智能化元素，如可根據(jù)監(jiān)控自動(dòng)調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，以及根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)、管理員、員工的不同興趣點(diǎn)和不同權(quán)限進(jìn)行定制推送等。