李維娜/中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司天津市分公司

論檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案館的發(fā)展

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隨著社會發(fā)展，科技的發(fā)展，信息化、數(shù)字化，已經(jīng)成了大眾人群生活的一部分，且現(xiàn)在全社會都在重視大數(shù)據(jù)的發(fā)展，只要掌握了大數(shù)據(jù)，可以了解過去，發(fā)展過程，通過集中這些數(shù)據(jù)并分析，來預(yù)知末來，就像是電影中可以預(yù)測未來的情節(jié)，不同的是電影是虛幻的，而現(xiàn)實(shí)中我們是通過現(xiàn)代化的手段。

檔案館；檔案數(shù)字化；檔案管理

隨著社會發(fā)展，科技的發(fā)展，信息化、數(shù)字化，已經(jīng)成了大眾人群生活的一部分，且現(xiàn)在全社會都在重視大數(shù)據(jù)的發(fā)展，只要掌握了大數(shù)據(jù)，可以了解過去，發(fā)展過程，通過集中這些數(shù)據(jù)并分析，來預(yù)知末來，就像是電影中可以預(yù)測未來的情節(jié)，不同的是電影是虛幻的，而現(xiàn)實(shí)中我們是通過現(xiàn)代化的手段。而且我們存儲的檔案文件 ，不在是單一的紙質(zhì)文件，而是有圖像、多媒體、聲音等多樣化的檔案，使檔案更加完整。

我們的檔案也是如此，歷史上檔案給人們的印象就是一個(gè)大大的屋子做為庫房，里面一排排的架子，按一定順序或索引方式排列著各代各年各類的檔案，而查詢也是需要依靠厚厚的目錄，需要很長的時(shí)間才可以查詢到所需要檔案所在庫屋里的位置，當(dāng)然前提是要有人去周而復(fù)始的詳細(xì)記錄，保存完好并完整的目錄臺賬，否則你什么都無未能查詢到。

當(dāng)前社會，科技發(fā)展，信息發(fā)展，我們的檔案事業(yè)也融入了檔案數(shù)字化的隊(duì)伍中，檔案從收集到最后歸檔上架都可以通過電子數(shù)字化完成，通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編號、裝盒、上架進(jìn)庫等工作，也同樣方便日后查詢及調(diào)取。

檔案的收集工作：通過與合同相關(guān)電子系統(tǒng)對接按一定條件讀取數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)，可以保證數(shù)據(jù)的完整與齊全，完全避免了合同丟失的問題。對與讀入檔案系統(tǒng)的合同可以設(shè)置自動(dòng)篩選條件，可以大大降低無用工作，如一些沒有生效履行的合同等按電子的篩選條件不會被讀入數(shù)字檔案館的記錄中，不會對后面的一系統(tǒng)歸檔工作產(chǎn)生影響。

檔案的整理工作，目前因?yàn)闄n案數(shù)字化剛剛開如，大家還心存疑慮，故而紙質(zhì)合同無法完全放棄，會雙向存儲，既保留紙質(zhì)也保存電子，即使這樣，紙質(zhì)合同也可以做到有證可查，可以歸檔一份完整的內(nèi)容，檔案沒實(shí)現(xiàn)數(shù)字化前我們是無法確定歸檔時(shí)紙質(zhì)合同是否與審批時(shí)完全完整。當(dāng)然，隨著科技及電子的成熟及發(fā)展，及人們對檔案數(shù)字化信任度的改變，檔案的整理過程可以完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、自動(dòng)化。

檔案編號工作，過去的檔案都是通過檔案人員手寫編號，會造成很多客觀錯(cuò)誤，比如重號、漏號等，但實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后就不出會現(xiàn)這種問題，因?yàn)殡娮酉到y(tǒng)會按檔案管理人員預(yù)設(shè)的條件將檔案分類進(jìn)行編號，也就是大家常數(shù)的二維數(shù)，每份檔案的二維碼都是單一不重復(fù)的，二維碼會自動(dòng)顯示在相關(guān)電子檔案的首面相關(guān)位置中，一切的操作均由電子自動(dòng)完成，用時(shí)幾分鐘而已。由于是上述操作都是系統(tǒng)自動(dòng)完成，大大減少因?yàn)槿藶橐蛩卦斐傻腻e(cuò)誤，為檔案的查詢工作做好基礎(chǔ)保證。當(dāng)然目前有些單位是紙質(zhì)與電子雙路保存，那么電子的編號已經(jīng)完成，紙質(zhì)可以按照電子系統(tǒng)中的順序進(jìn)行整理排序，最后在每份經(jīng)質(zhì)檔案上打印系統(tǒng)顯示的編號，或打印出二維碼粘在紙質(zhì)檔案上，方便查詢紙質(zhì)文檔。

檔案的裝盒工作，傳統(tǒng)檔案工作時(shí)期，裝盒工作量十分巨大，需要估算盒的可裝容量，手動(dòng)錄入打印盒內(nèi)目錄、備考表、盒脊內(nèi)容，需要將檔案按順序放入，并放入相關(guān)目錄備考，再盒面上蓋上相關(guān)年份等印章，并粘貼盒脊。但檔案數(shù)字化以后，這些問題都十分輕松的解決，我們通過電子管理界面只需要設(shè)定一盒的電子容量，將電子系統(tǒng)已經(jīng)排好順序的檔案按預(yù)設(shè)盒的容量選中放入電子盒中，完成裝盒工作，在點(diǎn)擊相應(yīng)報(bào)表選項(xiàng)，自動(dòng)生成所有盒的盒內(nèi)目錄及備考，這些工作最多一個(gè)多小時(shí)，而傳統(tǒng)時(shí)期這項(xiàng)工作的完成少說需要一個(gè)月或更久，而且還是一個(gè)最大的好處，就是省去了買實(shí)物檔案盒的成本，為企業(yè)的運(yùn)營成本節(jié)省了一大批開支。針對目前雙路保管過渡的單位，則需要將紙質(zhì)合同與電子記錄相對應(yīng)并裝入與電子相對應(yīng)的盒號的盒中，盒內(nèi)目錄及備考表都是系統(tǒng)自動(dòng)生成，需要打印出來后，分別裝入相應(yīng)盒中。

檔案的上架進(jìn)庫工作，傳統(tǒng)時(shí)期的上架工作可是就考驗(yàn)檔案人員體力的工作，需要檔案人員將檔案按順序依次移到庫房，中途要保證檔案安全完整，到庫房后需定位庫架，粘貼相關(guān)標(biāo)簽后，人工將每盒檔案按層依次擺放。檔案數(shù)字化，這些工作完全不用體力，因?yàn)樵陔娮酉到y(tǒng)中，可以建立電子庫房，用時(shí)幾分鐘將電子庫房的庫架進(jìn)行設(shè)定，一層電子層可以放多少盒，一個(gè)架的層數(shù)等，然后將已經(jīng)裝盒的檔案依次點(diǎn)擊裝電子架，檔案的一個(gè)完整歸檔工作結(jié)束，整個(gè)上架工作用時(shí)不會超過20分鐘，如果檔案量少幾許幾分鐘就完成了，傳統(tǒng)時(shí)期的這項(xiàng)工作最少用時(shí)也要幾天。當(dāng)然傳統(tǒng)時(shí)期存放檔案還需要實(shí)物庫房，需要投入很多人力及物力，但檔案數(shù)字化后，庫房完成電子化，所以完成可以不再設(shè)立實(shí)物庫房，而且也節(jié)省的配置檔案管理人員的投入。雙路保存過渡的單位則還需要將已經(jīng)裝好檔案的盒按順序般運(yùn)到庫房，按電子庫的架號順序?qū)⑽臋n盒上架，以后查詢檔案就十分方便了。

前面分別介紹了檔案歸檔工作的各環(huán)節(jié)的操作，但最終是為方便查詢而做的前期工作，檔案數(shù)字化后可以通過近期及遠(yuǎn)程調(diào)用查詢檔案，可以開發(fā)軟件直接連接到檔案管理人員處，提出查詢需求，或如果有保存電子檔案的二維碼，可以直接發(fā)送二維碼給檔案管理人員，檔案人員在電子臺賬中可以直接搜索，查到相應(yīng)電子架號后可以能過電腦調(diào)出電子內(nèi)容提供閱覽，這樣不管查詢的人是在本地，還是在外地，只要通過網(wǎng)絡(luò)與企業(yè)內(nèi)部的電子檔案館聯(lián)接，就可以即時(shí)的查詢到所需要的資料，大大提高了工作效率。當(dāng)然，雙路保管的企業(yè)，可以實(shí)現(xiàn)上述的電子查找，也可以通過檔案人員查詢到電子庫架號后前往實(shí)物庫房，調(diào)取紙質(zhì)檔案，提供給查閱者實(shí)場閱讀。但是隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，最終要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是查詢電子化、閱覽電子化。

當(dāng)然檔案數(shù)字化的優(yōu)缺點(diǎn)。首先，我們總結(jié)一下數(shù)案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)：（1）于部門及公司立卷歸檔制度的落實(shí)，檔案不會出現(xiàn)缺失。（2）檔案管理、調(diào)用不再受時(shí)間及工作環(huán)境及地點(diǎn)的限制，大大提高了工作效率。傳統(tǒng)時(shí)期，我們查詢檔案可能需要在工作時(shí)間，而且需要前往在檔案館所在地方查詢，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后，我們可以通過電腦、網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)終端等都可以連接到公司的數(shù)字檔案館，需要檔案管理人員授權(quán)或批準(zhǔn)后在一定時(shí)間段內(nèi)可以進(jìn)行查閱，這樣就可以快速的得到你所需要的資料。（3）檔案數(shù)字化管理提高了檔案利用率及檔案內(nèi)容的信息開發(fā)。傳統(tǒng)時(shí)期我們查詢檔案，可能只能查詢到一份檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后，我們可以通過數(shù)字檔案館中的檢索條件或工具，找到所有符合或相關(guān)的文件，這樣可以不僅可以實(shí)現(xiàn)單份文件的查詢，也可以查詢到同一事件的若干歷史性的電子文件。

綜上所述，隨著社會的進(jìn)步，科技的發(fā)展，效率要求的提高，檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館是必須的趨勢，使我們的檔案不再只是一堆厚重的紙張，而是變成了多元化的電子數(shù)據(jù)檔案，所以，我們需要努力的去推動(dòng)數(shù)字檔案館及檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，從而將它變成一個(gè)強(qiáng)有力的巨大數(shù)據(jù)庫，為我們的大數(shù)據(jù)分析提供能量。