劉方瑜

摘 要 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化的發(fā)展，檔案管理模式也由傳統(tǒng)化向數(shù)字化發(fā)展，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是廣大檔案工作者刻不容緩和義不容辭的重要任務(wù)，本文結(jié)合當(dāng)前檔案信息化建設(shè)遇到的困難提出加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)資金和和設(shè)備，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?；?guī)范管理機(jī)制，保障檔案數(shù)據(jù)安全運(yùn)行；建立復(fù)合型隊(duì)伍，提高檔案管理人員信息化意識(shí)等措施保障檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行，檔案信息化建設(shè)有利于保護(hù)原始檔案、提高檔案管理工作效率并能有效為科研生產(chǎn)服務(wù)。

關(guān)鍵詞 檔案；信息化；措施；意義

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）172-0154-02

據(jù)《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的組織和規(guī)劃下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理利用。換句話說，檔案信息化是運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，用現(xiàn)代管理學(xué)理念，提高檔案現(xiàn)代化水平，服務(wù)于社會(huì)的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉的新型工作模式[ 1 ]。

1 檔案信息化建設(shè)措施

1.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)資金和設(shè)備，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

就目前而言，許多檔案館的館藏資料都年代久遠(yuǎn)，利用率低，檔案管理僅僅就是保管，案卷不丟失即可，檔案管理人員手工進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，不僅效率低，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，由此可見配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理顯得尤為重要，檔案數(shù)據(jù)信息采集方式如圖1所示。

各基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案工作，著力解決檔案信息化建設(shè)方面遇到的困難，并將此檔案信息化建設(shè)工作納入年終工作考核和評(píng)估。按照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《中華人民共和國檔案法》，將檔案信息化建設(shè)納入單位發(fā)展規(guī)劃，確保檔案信息建設(shè)所需的資金。現(xiàn)階段我國大部分檔案資料都是紙介質(zhì)，有些可能破損嚴(yán)重，需配備掃描儀等設(shè)備將這些資料電子化錄入計(jì)算機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行檢索、編目、統(tǒng)計(jì)等，提高檔案利用效率，將檔案實(shí)體管理變?yōu)閿?shù)據(jù)信息管理，檔案信息只需一次錄入可以多次利用，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的工作模式如圖2所示。

1.2 為檔案數(shù)據(jù)安全運(yùn)行提供規(guī)范的管理機(jī)制

檔案信息化首先是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸依賴于完善的檔案局域網(wǎng)，目前，我國數(shù)據(jù)運(yùn)行安全主要依賴設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是運(yùn)用防火墻技術(shù)保障檔案信息安全只是確保檔案信息在一個(gè)相對(duì)封閉的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)中正常運(yùn)行，而不能全面有效地保障數(shù)據(jù)運(yùn)行安全。

只有建立規(guī)范的管理機(jī)制，如檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)查借閱制度等，制定必要的安全措施，如對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)設(shè)置用戶口令并安裝殺毒軟件、重要數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行加密、設(shè)置不同用戶數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)、嚴(yán)禁在工作機(jī)上運(yùn)行來歷不明的軟件等，通過規(guī)范的管理機(jī)制和一系列措施保障檔案數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。

1.3 建立復(fù)合型的管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的信息化意識(shí)

現(xiàn)階段檔案管理者普遍存在的問題是老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案管理的理論、技術(shù)與方法都已牢牢掌握，但是卻對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)知之甚少，年輕的檔案管理者僅僅懂得計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，對(duì)檔案管理的原則、方法卻懂的不多，許多單位的檔案管理人員僅僅是計(jì)算機(jī)操作人員，對(duì)電子文件如何形成，數(shù)據(jù)如何存儲(chǔ)、利用不清楚，計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題也只能等技術(shù)人員解決，這些問題的存在制約了檔案信息化的進(jìn)程。

針對(duì)目前存在的問題，應(yīng)積極組織開展檔案信息化建設(shè)相關(guān)理論的研討會(huì)、技術(shù)交流會(huì)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化意識(shí)，建立一批高素質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍，培養(yǎng)一批既懂得檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又能運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)合型管理人才。

1.4 選用設(shè)置合理、管理科學(xué)的檔案信息化軟件

市場(chǎng)上的檔案管理軟件五花八門，許多單位的檔案軟件系統(tǒng)開發(fā)缺乏規(guī)劃性，導(dǎo)致檔案信息化軟件沒有通用性和實(shí)用性，以核工業(yè)集團(tuán)為例，同一種軟件系統(tǒng)，由于計(jì)算機(jī)型號(hào)不同，運(yùn)行硬件環(huán)境不同或者檔案信息規(guī)范化的分類編碼不一致，有的單位可以正常運(yùn)行，有的單位卻無法安裝，由于缺少技術(shù)上的支持和系統(tǒng)管理，信息交流的范圍和程度都受到影響，制約著檔案信息化的步伐。

由此可見，檔案管理信息化建設(shè)需要有相配套的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，檔案數(shù)據(jù)一次錄入后可以反復(fù)使用，檔案數(shù)據(jù)信息可以在檔案部門內(nèi)部實(shí)行數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)錄入后，通過檔案管理軟件可以打印案卷目錄、卷內(nèi)目錄、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息形成報(bào)表，通過模糊查詢、組合查詢或者分類查詢的方式從檔案庫中檢索出需要的檔案信息，檔案的查借閱工作也更加方便準(zhǔn)確[3]。

2 檔案信息化建設(shè)意義

2.1 減少紙質(zhì)檔案使用率，保證其完整性

紙質(zhì)檔案特別是科技檔案由于年代久遠(yuǎn)，利用頻繁，許多已經(jīng)頁面破損或者字跡不清，無法正常使用，而這些檔案都是老一輩先人智慧的結(jié)晶，一旦丟失就不可復(fù)制，可以預(yù)見若干年后，檔案庫房里的紙質(zhì)檔案都會(huì)因?yàn)槔妙l繁出現(xiàn)或多或少的磨損，而檔案信息化則很好的解決了這一問題。

檔案信息化建設(shè)除了在信息輸入時(shí)需要使用檔案原件外，其他很少再接觸原件，檔案信息存儲(chǔ)在光盤、硬盤等介質(zhì)上，可以有效減少原始檔案使用率，保證原始檔案完整性，但若按照以前的方式保存為紙質(zhì)檔案，不僅要投入大量的資金擴(kuò)建庫房，而且仍難避免出現(xiàn)氧化、蟲蛀、霉變和鼠類的破壞。

2.2 有效提高檔案管理工作效率

按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案人員要根據(jù)紙質(zhì)目錄從庫房中查找所需檔案，在登記本上進(jìn)行登記，使用人員歸還后還要放回庫房，這樣既費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率還低，在檔案信息化建設(shè)后，只需通過計(jì)算機(jī)檔案管理軟件既可實(shí)現(xiàn)檢索查詢和全文閱讀，所有查借閱資料都可打印審批表并有瀏覽借閱記錄，若有資料超過規(guī)定期限未還，通過檔案管理軟件就可對(duì)過期不還者自動(dòng)催還[4]。

2.3 科技檔案利用率提高，更好地為科研生產(chǎn)服務(wù)

長(zhǎng)期以來，科技檔案管理人員重視資料的收集和保管而輕視開發(fā)利用，且宣傳力度不夠，科技檔案借閱要求單位領(lǐng)導(dǎo)作批示，這便造成科技工作者在認(rèn)識(shí)上進(jìn)入誤區(qū)，認(rèn)為檔案館是保密部門，不能隨意進(jìn)入，對(duì)檔案館的庫藏資料不清楚，且受傳統(tǒng)的查詢利用手段的限制，查全率和查準(zhǔn)率都不理想，這些因素都影響了科技檔案的利用率。

檔案管理的信息化建設(shè)，不僅能有效提高檔案人員的工作效率，許多年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案經(jīng)信息化后，科研人員在內(nèi)部局域網(wǎng)即可完成全文查閱和預(yù)覽，為下一步?jīng)Q策服務(wù)，檔案利用率提高，科研人員能利用現(xiàn)有資料更好的工作。

3 結(jié)論

檔案信息化是一個(gè)過程，要分階段有計(jì)劃實(shí)施，它的基本推動(dòng)力是信息化時(shí)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，提高檔案工作的現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的理論、原則和方法，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，更好的為社會(huì)大眾服務(wù)。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，檔案工作人員不再是目錄的打字員和倉庫的保管者，而是既具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的專業(yè)人才，工作效率有效提高，可以有更多時(shí)間和精力從事檔案編研工作，當(dāng)然，目前檔案信息化只是一個(gè)藍(lán)圖，很大部分檔案館還是傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化的阻力很大，需要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力才能逐步實(shí)現(xiàn)，只有分階段有計(jì)劃實(shí)現(xiàn)才能使檔案管理工作更上一層樓。

參考文獻(xiàn)

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