王江宇/文水縣民政局雙擁辦

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電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

王江宇/文水縣民政局雙擁辦

【摘 要】隨著時代的不斷發(fā)展與變遷，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再合適于時代時代發(fā)展的潮流，因此，當前社會更傾向于電子文件檔案化管理的模式。電子文件檔案花管理是在信息化社會大背景下產(chǎn)生的，也是檔案專業(yè)融入現(xiàn)代社會的必然選擇的新型管理模式。電子文件檔案管理已逐漸成為大眾普遍喜愛的方式之一。電子文件檔案化管理具有便捷性、實效性、快速性、永久性等優(yōu)點。本文通過一是分析電子文件檔案花管理的內涵及特點，二是著重探討了電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，突出電子文件檔案化管理的優(yōu)越性。

【關鍵詞】電子文件檔案化管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別

引言

現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展使得自動化辦公管理系統(tǒng)模式越來越受到大眾的喜愛，并逐漸的走入人們的生活之中，使得更多的工作人群習慣并喜歡用計算機和網(wǎng)絡進行辦工。相對于傳統(tǒng)的檔案管理，電子文件檔案化管理就有很多的優(yōu)勢。面對時代的告訴發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理在各方面都是更新不上，因而必須借助電子文件檔案化管理進行工作。

1.電子文件檔案化管理概述

1.1電子文件檔案化管理

電子文件檔案化管理并不是完全新式的管理模式，它是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上發(fā)展起來的，結合了兩者的優(yōu)點，是一種利用計算機與網(wǎng)絡為管理載體的信息管理模式。電子文件檔案化管理特色包含了涉取文件時的針對性虛擬立卷；電子檔案的文件級管理；個別部門與地區(qū)內電子文件的社會化、網(wǎng)絡化與自動化；檔案管理的快捷新與高效性等。在具體的操作中，可以建立電子文件專用的中心設施或是檔案部門集中的儲存管理，充分發(fā)揮檔案管理部門工作人員的工作優(yōu)勢。電子文件的檔案管理多采用技術與理念先進的現(xiàn)代信息技術。一是檔案部門通過網(wǎng)絡等資源收集電子文件。二是將這些電子文件檔案信息按照部門要求保管和儲存。三是還要防止不法分子進行網(wǎng)絡資源竊取。

1.2電子文件檔案化管理存在的問題

第一，電子文件在保存過程中，原始性、真實性容易被破壞。以目前的有關技術，在保障電子文件的原始性、真實性上比較薄弱。很容易被居心不良的人利用，一次改變電子文件的真實性，制造假的電子文件，而在此過程中又不易被發(fā)現(xiàn)。

第二，電子文件檔案信息安全問題日益突出。隨著信息技術的不斷發(fā)展，地區(qū)之間的距離越來越小，電子文件可以遠程傳輸，但是在這個過程中容易被黑客入侵，造成電子文件失效或是中毒。目前，很多國家或是地區(qū)都不同程度的遭受到黑客的入侵，而這些人往往電腦技術較強，一般檔案管理部門的工作人員時應付不了的。因此，電子文件的安全相對來說受到了影響。

第三，電子文件的保存問題。電子文件在社會生形成的時間較短，在儲存方面任然是有很多缺點的。是否長期有效的保存電子文件是放在檔案部門每一個工作人員面前的重要問題，也是值得他們去研究，去深思的。在社會上往往會看到一系列的電影、電視劇被盜的情況，這都是由于電子文件在保存的過程中存在的問題而導致的。

第四，軟件沒有信息管理功能，部門之間卻反通用性。目前，各檔案部門的使用的計算機軟件是不通用的，也沒有一個統(tǒng)一的檢索軟件。也就是說，查詢資料時，需要注冊每一個地方或是每一家的會員，才能分享其中的資料。相對來說也是比較麻煩，需要在不用的網(wǎng)頁上裝換才能找到自己想要的資料。

2.電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

2.1電子文件檔案化管理的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件檔案的歸檔時間相對傳統(tǒng)檔案比較自由，其可以在文件生成以后便可以存檔，會是文件自動設置的一段內都是可以自動存檔的。在文件形成過程中，再通過網(wǎng)絡傳送到有關部門，但是在傳輸過程中必須使用工作單位特定的數(shù)碼簽名進行封簽認證，以保證在傳輸過程中的安全性。檔案部門工作人員在接受后并進行統(tǒng)計，按照檔案部門的歸檔原則進行分類并設定分類號和檔案實踐、歸檔時間和檔案查閱的限制級別。這相對于傳統(tǒng)檔案缺失、缺歸、漏歸的現(xiàn)象來說，電子文件檔案化管理就避免了這些問題的產(chǎn)生。

2.2電子文件檔案化管理的歸檔方式和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件的關鍵技術就是是電子編碼技術，因此，在今后的修改中是不留下痕跡的。相對傳統(tǒng)文件來說，電子文件很難確保原始文件的樣本，加之文件載體不固定，更難區(qū)別出原始文件了。所以在電子文件檔案化管理中要解決這一問題，使得電子文件具有真實性。因此，在電子文件歸檔時，經(jīng)手人需要在電子文件上簽名、后息認真、身份認真、指紋認證、加密保護等驗證手段，使得電子文件在傳輸過程中不受到外界的干擾，確保電子文件的真實性、原始性、準備性，法律性。

2.3電子文件檔案化管理的保存方式和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件的載體容易老化，這相對于傳統(tǒng)檔案管理來說是一個弱點。其次，現(xiàn)代社會的現(xiàn)代信息技術發(fā)展速度極快，信息媒體和信息的儲存介質的更新速度也是很快速的，這也是電子文件檔案管理的一點缺點。這可能會導致電子文件真實性和可讀性收到破壞。檔案管理部門可以在接受檔案后，按照規(guī)定可以將電子文件打印下來，封存。這種只是一種暫時的做法，相對來說耗時，成本高。最好還是運用現(xiàn)代信息技術來保存資料。檔案部門對電子類的內容要大于下位類的內容，也就是說類目之間橫向是平行關系，其次要做好相對穩(wěn)定性，要保持類目名詞不變。最后對不確定屬于哪一類目的檔案要做出規(guī)定，在確定不確定屬于類的歸目。類目的標識通常都是用數(shù)字或是英文字母，數(shù)字多組合可以采用“八分制”“雙位制”。

2.4電子文件檔案化管理的分類、編目等和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件具有一定的特殊性，因而在管理過程中也是有所不同的。文件到達一級管理時，檔案部門在接收電子文件的同時，應給每份文件編制一個屬于此文件的唯一電子文件號，并給出相應的檔案號和分類號，再依據(jù)上下文之間的關系，給文件編號，在歸檔的同時進行主題詞標引。在條件允許的情況下，編制多角度、全方位的檢索工具，以便檢查信息。用戶只需要輸入名字或是關鍵字就可以查到資料，從而大大的減少了檔案工作人員的勞動力度。

2.5電子文件檔案化管理的查詢方式和傳統(tǒng)檔案管理不同

電子文件保存相對來說，不像傳統(tǒng)的檔案管理一樣多以紙質檔的為主，查詢相對簡單許多，而電子文件屬于虛擬內容，必須要輸入文字才能查詢到。只有符合一定的條件，查詢者才能注冊、登記成為電子文件中心的會員，會員方能通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認登錄者的身份并獲取權限，才有權利查詢有關的資料及有關的查詢方式。電子文件檔案化的查詢方式相對來說更加的方便，查詢者不用到檔案管理中心進行查詢，通過無線遠程便能查詢自己想要的資料。這不僅減輕了檔案工作人員的工作量，而且也節(jié)約了查詢者到處奔走的時間。

3.結語

總而言之，電子文件檔案化管理為辦事人群提供了很多有用的幫助，使得人們的工作更加的方便、快捷。而且電子文件檔案化管理模式也適應的時代發(fā)展的潮流，更新時代發(fā)展的腳步。相對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，有著文件保存簡單方便，儲存內存大、查找方便、資料清晰等優(yōu)點。當然，電子文件檔案化管理也需要眾多的部分相互協(xié)作，增加各界人士對電子文件檔案化管理的了解，避免一些違法的現(xiàn)象發(fā)生，使得電子文件檔案化管理更加的科學、有效、安全，為人們提供更多的利處。

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