姚君

摘要：隨著科技發(fā)展，信息化時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)對(duì)檔案資源信息化的要求越來(lái)越高。而檔案工作部門在檔案管理過(guò)程中要勇于迎接信息化過(guò)程中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，準(zhǔn)確把握科技信息化提供的機(jī)遇，再造檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理的過(guò)渡。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；改革

1 檔案信息化的概念及其對(duì)檔案管理的意義

檔案信息化是在檔案管理活動(dòng)中充分利用現(xiàn)代化的信息收集和處理技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理和分析。實(shí)質(zhì)上就是將檔案管理模式由傳統(tǒng)的實(shí)物保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)化為檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與分析處理，并為社會(huì)提供服務(wù)。檔案信息化的意義在于推動(dòng)檔案管理模式，以滿足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享和有效利用，深層次挖掘檔案信息資源中的價(jià)值。

2 檔案信息化對(duì)檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1 對(duì)檔案管理理念帶來(lái)的挑戰(zhàn)

檔案信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式帶來(lái)的諸多挑戰(zhàn)中，最為激烈的當(dāng)屬對(duì)檔案管理理念的挑戰(zhàn)。檔案管理理念是檔案工作者開展工作的基礎(chǔ)和指引。但是新時(shí)代和新形勢(shì)下的檔案信息化工作，需要打破原有的理念，例如檔案“來(lái)源原則”講究不同來(lái)源的檔案不能相互混淆。但是信息時(shí)代，檔案信息來(lái)源和類屬增加幅度巨大，難以準(zhǔn)確分辨歸屬。同時(shí)對(duì)檔案的“周期原則”也存在挑戰(zhàn)，實(shí)物檔案的保存周期與電子檔案的生命周期是完全不同的，那么也應(yīng)該重新劃分管理周期。

2.2 對(duì)檔案管理制度帶來(lái)的挑戰(zhàn)

檔案信息化對(duì)檔案管理制度帶來(lái)的挑戰(zhàn)主要存在于實(shí)物檔案與電子檔案的各自不同的特點(diǎn)上。相對(duì)于實(shí)物檔案，電子檔案有著“流動(dòng)性、易改性、易逝性”等特點(diǎn)。在檔案信息化過(guò)程中，電子檔案的管理數(shù)量和比例都顯著提升，以往的管理流程并不能完全適用于電子檔案。例如電子檔案在歸檔、鑒定以及著錄環(huán)節(jié)都提前了。著錄貫穿在電子檔案的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個(gè)文件的生命周期中。而且電子檔案由于分析利用等不同需求，在管理過(guò)程中還會(huì)存在大量的數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換工作，如何在這個(gè)過(guò)程中包裝檔案的正確性、連續(xù)性和可讀性也需要在管理制度上進(jìn)行變革。

2.3 對(duì)檔案服務(wù)模式帶來(lái)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式有兩個(gè)顯著的特點(diǎn)，即單向的和被動(dòng)的。所謂單向的是指檔案服務(wù)工作只是對(duì)上不對(duì)下，普通社會(huì)公眾和一般組織無(wú)法獲取檔案信息。而被動(dòng)的特點(diǎn)則是指檔案部門只是被動(dòng)的接受檔案信息的查詢服務(wù)。但是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新的要求：社會(huì)需要開放的、便捷的檔案信息服務(wù)。而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也賦予社會(huì)行為主體更多的多元化與個(gè)性化的自由。服務(wù)對(duì)象的變更讓檔案管理工作的服務(wù)理念不斷拓寬和轉(zhuǎn)變。

2.4 對(duì)檔案安全帶來(lái)的挑戰(zhàn)

檔案信息化在不斷提高檔案信息資源的公開程度和利用率的同時(shí)，也為數(shù)字化檔案的安全管理問(wèn)題帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。電子檔案與實(shí)體檔案最大的不同就是易改性。實(shí)物檔案的修改需要較高的技術(shù)要求，而且容易進(jìn)行鑒定。但是電子檔案容易修改，且修改后鑒定困難。這就要求加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理工作，保證檔案真實(shí)性。另外檔案信息管理系統(tǒng)也容易遭受來(lái)自技術(shù)層面的挑戰(zhàn)，例如電腦病毒、黑客攻擊等等，讓檔案信息安全遭受威脅。

3 檔案信息化對(duì)檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

3.1 檔案信息化提高了檔案的更新與共享

經(jīng)濟(jì)全球化和信息化是社會(huì)發(fā)展的總趨勢(shì)，作為衡量一個(gè)國(guó)家和地區(qū)綜合實(shí)力的重要標(biāo)志，信息化水平成為國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展的重要組織部分。在檔案管理范圍內(nèi)，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作的信息化水平。傳統(tǒng)檔案管理一方面讓檔案管理部門處于“信息孤島”模式，造成信息資源的擱置浪費(fèi)，另一方面又處于“信息匱乏”模式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高效率的信息資源共享和傳輸體系正在逐漸成為主流。檔案用戶渴望得到全方位的信息服務(wù)。而檔案部門借助信息技術(shù)，整合本部門的檔案資源，一方面節(jié)約用戶的查找信息的時(shí)間和精力，另一方面提升資源的利用效率。而且整合以后的信息資源能夠形成規(guī)?；男畔⒓?，有利于信息資源的開發(fā)和預(yù)測(cè)，而預(yù)測(cè)正是大數(shù)據(jù)的精髓。

3.2 檔案信息化更新了檔案管理的理念和制度

檔案信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的理念和制度提出挑戰(zhàn)，但是這種挑戰(zhàn)也為檔案管理工作更新管理模式，創(chuàng)建適合信息化社會(huì)的管理制度提供了良好的機(jī)遇。借助檔案系統(tǒng)的信息化進(jìn)程，構(gòu)建與完善科學(xué)有效的檔案管理工作體系，有效提升信息化檔案管理的效率。在管理理念和制度方案要加強(qiáng)數(shù)字化電子文件的監(jiān)控與管理，提升電子檔案的比例。同時(shí)要針對(duì)新的檔案管理模式，完善相關(guān)的檔案法律法規(guī)制度。盡可能地建立合理的管理和分配機(jī)制，開展檔案信息的管理工作。

3.3 檔案信息化創(chuàng)造了檔案服務(wù)新模式，提高了檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案信息的管理理念在于“重保管輕利用”，但是信息化社會(huì)則有著更高的要求。檔案管理人員要把傳統(tǒng)的檔案服務(wù)進(jìn)行拓展，由定時(shí)或限時(shí)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案用戶的隨時(shí)自助服務(wù)。利用電子檔案可與載體分離的特點(diǎn)以及資源的可復(fù)制性和共享性等特點(diǎn)，由傳統(tǒng)的提供實(shí)體檔案到電子數(shù)據(jù)和實(shí)體檔案并用服務(wù)，由平面的服務(wù)轉(zhuǎn)化為與網(wǎng)絡(luò)空間結(jié)合的立體化服務(wù)。這種服務(wù)模式的創(chuàng)新進(jìn)一步推動(dòng)了檔案資源的主動(dòng)性、針對(duì)性、廣泛性和開放性，樹立了以檔案用戶為核心的服務(wù)理念，為用戶提供信息咨詢與分析一體化的服務(wù)。

3.4 檔案信息化挖掘了檔案信息的深層次數(shù)據(jù)

檔案的信息化建設(shè)不僅讓傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行信息化存儲(chǔ)，還增加了網(wǎng)頁(yè)檔案、圖片資料、聲像資料、多媒體資料等內(nèi)容。而現(xiàn)代的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以把大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識(shí)。這些數(shù)據(jù)可以是數(shù)據(jù)庫(kù)中結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，也可以是分布在網(wǎng)絡(luò)上的零散數(shù)據(jù)。檔案管理部門拓展自身數(shù)據(jù)挖掘能力并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，開展數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)一個(gè)檔案與其他檔案間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。數(shù)據(jù)挖掘自動(dòng)在大型數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分類和預(yù)測(cè)，尋找預(yù)測(cè)性信息，自動(dòng)地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型，或者是預(yù)測(cè)未來(lái)數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)。這些數(shù)據(jù)挖掘行為大大地開發(fā)了現(xiàn)有檔案資料的價(jià)值，為用戶提供更多選擇和可能。

4 檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)流程

4.1 檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能適應(yīng)檔案信息化管理的需求，急需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。在信息化社會(huì)的背景下，檔案管理部門與其他組織機(jī)構(gòu)及檔案信息提供部門之間的聯(lián)系和工作銜接變得更加緊密。業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)在移交部門與檔案部門之間、檔案管理工作實(shí)施之間、檔案部門與檔案利用者之間。這些業(yè)務(wù)流程要適應(yīng)檔案信息化管理就必須進(jìn)行重構(gòu)。首先是優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，理清并記錄下數(shù)據(jù)產(chǎn)生的環(huán)節(jié)、數(shù)據(jù)產(chǎn)生并存儲(chǔ)的地址、數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存的方式方法、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的途徑和接口標(biāo)準(zhǔn)等。其次要建立標(biāo)準(zhǔn)和制度，制定數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案信息即時(shí)、長(zhǎng)久、有效地保存。

4.2 檔案信息資源的整合

檔案資源的質(zhì)量直接影響了信息化檔案管理與提供的數(shù)據(jù)服務(wù)的效果。目前各級(jí)政府部門和組織應(yīng)用了各式各樣的信息化系統(tǒng)，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等。這些信息化系統(tǒng)為檔案數(shù)字化提供了必要的信息員，同時(shí)大部分檔案信息也來(lái)自于這些數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)。要建立一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，就必須將檔案部門的信息管理系統(tǒng)納入整個(gè)政府和各級(jí)組織的信息化整體布局中，讓檔案部門的信息化建設(shè)和社會(huì)信息化建設(shè)同步對(duì)接。完成政府和各級(jí)組織實(shí)體檔案數(shù)字化以及存量信息資源的整合，建立同步性有效的數(shù)據(jù)備份。

4.3 檔案服務(wù)能力與范圍拓展

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，組織與部門要想快速發(fā)展，就必須有自身的核心業(yè)務(wù)和核心競(jìng)爭(zhēng)力。而檔案管理部門的價(jià)值就在于為有需要的用戶提供準(zhǔn)確、充足的檔案信息。傳統(tǒng)的檔案管理部門還滿足于檔案的借閱模式，如檔案原件、檔案復(fù)印件、檔案檢索等。但是這些服務(wù)已經(jīng)不能滿足信息化社會(huì)的需求。一是要拓展服務(wù)功能，利用檔案信息的整理、組織和開發(fā)創(chuàng)造更好的信息資源服務(wù)條件，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息集成技術(shù)、全文檢索技術(shù)等信息技術(shù)，極大地提升檔案檢索能力、檢索速度、查全查準(zhǔn)率。二是要拓展服務(wù)范圍。將傳統(tǒng)的查閱服務(wù)向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)化，提供更加精準(zhǔn)的專業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)，研究用戶的信息需求，分析他們利用數(shù)據(jù)解決問(wèn)題的方法以及查詢問(wèn)題的特點(diǎn)和要求，來(lái)拓展服務(wù)范圍。

4.4 檔案管理人力資源建設(shè)

檔案信息化建設(shè)不僅賦予了檔案管理新的內(nèi)涵，也轉(zhuǎn)變了檔案工作人員的工作理念和方式。首先工作對(duì)象由實(shí)體拓展到了數(shù)字代碼，工作方式由傳統(tǒng)模式拓展到了網(wǎng)絡(luò)模式，由被動(dòng)查詢轉(zhuǎn)化為主體提供咨詢服務(wù)。這些轉(zhuǎn)化對(duì)檔案管理的人力資源建設(shè)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)。要立足目前檔案人才儲(chǔ)備特點(diǎn)，盡快提升工作人員的信息素質(zhì)，打造新能力、新知識(shí)、新技術(shù)的復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。要重視人才的培養(yǎng)工作，加強(qiáng)培訓(xùn)和深造。同時(shí)引入人才激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案工作人員的挑戰(zhàn)欲和創(chuàng)造力。還要?jiǎng)?chuàng)新人才管理方法，讓檔案管理信息化建設(shè)達(dá)到質(zhì)的飛躍。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案信息化是全球信息化的必然選擇，也是檔案管理工作今后的發(fā)展趨勢(shì)。檔案管理部門要不斷地借助信息技術(shù)，改變檔案管理理念，完善檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，抓住信息化建設(shè)的機(jī)遇，勇于迎接挑戰(zhàn)，把社會(huì)對(duì)信息的需求和不斷提高自身服務(wù)質(zhì)量作為目標(biāo)，提高檔案部門的工作價(jià)值。