袁亮+張曉露

現(xiàn)在隨著政府職能角色的轉(zhuǎn)變，機關(guān)單位的工作面臨日常工作任務量大且繁雜、人力不足的問題。如何提高機關(guān)工作效率、緩解人力資源短缺成為當下機關(guān)工作的難點。本文從碎片化時間管理的角度出發(fā)，對某機關(guān)崗位的日常事務的時間分布進行分析，建立了年度工作任務完成情況Y的簡要模型，并提出了減少碎片化時間的建議，對未來移動互聯(lián)網(wǎng)在減少碎片化時間發(fā)揮的作用進行展望。

管理碎片時間建議

1序言

隨著我國政府職能由管理型向服務型轉(zhuǎn)變，機關(guān)單位工作人員的工作內(nèi)容較以往發(fā)生了較大變化，工作壓力越來越大。越來越多的工作人員“白+黑、5+2”地工作，卻仍然無法完成工作任務。時間管理作為一種企業(yè)管理中較為成熟的方法，在實現(xiàn)優(yōu)化時間資源分配、提升團隊效率、避免組織浪費等方面有明顯的效果。在機關(guān)單位的工作中引入科學有效的時間管理方法，可以為單位、部門提升工作效率，緩解人手不足的現(xiàn)狀。

2機關(guān)單位人員工作現(xiàn)狀分析

目前機關(guān)單位人員日常事務工作主要分為五類：一是年度任務目標，通常以項目完成為工作目的，需要調(diào)研、分析、規(guī)劃等，工作時間較短的1個月，有的工作完成時間長達2至3年。二是固定的季度、年度考核，業(yè)務信息報表，總結(jié)和任務布置會等，以總結(jié)歸納上一階段的工作為主。三是上級部門臨時任務報表，以匯報特定工作、統(tǒng)計特定數(shù)據(jù)、預測特定的需求為主。四是平級單位部門需要配合的工作，如聯(lián)合考察、共同起草文件、提供本部門掌握的信息數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等。五是下級部門來訪，主要是反應工作中的問題、匯報工作，另外窗口單位還有接待辦事群眾、辦事單位等任務。

機關(guān)單位人員除以上事務工作外，還有參加臨時性會議，流轉(zhuǎn)公文，新聞宣傳報道，完成在線、脫產(chǎn)培訓學時等要求，黨員干部還應按期進行支部學習、思想?yún)R報、年度黨風廉政總結(jié)等任務。工作人員全年基本都處于滿負荷、高強度的工作狀態(tài)。如果大量臨時性工作插入到已規(guī)劃好的工作計劃進程中，就會產(chǎn)生大量碎片化時間，造成原有工作計劃無法按期完成，對其他工作，尤其是年度工作任務的完成產(chǎn)生很大影響，而年度工作任務涉及到人員及所在部門的各項考核指標，也會對單位的整體工作產(chǎn)生重要影響，本文從碎片化時間的影響角度出發(fā)對年度工作任務的完成情況進行分析。

3實驗

筆者從事機關(guān)人事工作，記錄了1周內(nèi)普通機關(guān)人事崗位的工作時間分布，如下圖：

圖1：一周工作時間分布圖

從采集的數(shù)據(jù)得出，在日常八小時的工作時間內(nèi)，長期性（年度）工作被大量臨時性工作打斷，工作狀態(tài)大量呈現(xiàn)出時間碎片化。在周二、周五出現(xiàn)的3個較長的連續(xù)工作時間段，其中2個為參加會議、1個為年度工作。經(jīng)數(shù)據(jù)分析可得，臨時性任務是由領(lǐng)導指派、職工電話咨詢、部門工作配合等計劃外工作構(gòu)成，具有時間分布不可控、任務緊（立即回復）、占用資源高（需統(tǒng)計分析完成）的特點。年度任務是每年計劃按期完成的規(guī)定工作，具有時間跨度長、工作量大、工作涉及面廣的特點。實際工作中，需要按期完成的年度任務經(jīng)常被臨時性任務穿插，臨時性任務的優(yōu)先級、時限性均比年度任務要高，因此年度任務在執(zhí)行當中遇到臨時性任務必須回避，待臨時性任務完成后才能繼續(xù)進行。另一方面年度任務由于其工作涉及面廣的因素，連續(xù)工作時間越長工作效率越高，可見碎片化的工作時間是與年度任務的完成進度負相關(guān)。

4模型分析

假設碎片化時間的產(chǎn)生S與上級指派臨時性任務A的數(shù)量正相關(guān)，與其他臨時性工作B的數(shù)量正相關(guān)，與年度任務完成情況Y負相關(guān)?？梢缘贸觯篩=XS=X（αA）2×βB

（其中上級指派任務的優(yōu)先級應大于其他臨時性任務的優(yōu)先級；1≤β<α≤2 表示具體工作的完成難易程度，X表示年度任務自身的影響因子）

全部年度工作中∑ni = 1Yi = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1Si = ∑ni = 1Xi ∑ni = 1（αi Ai ）2×∑ni = 1βi Bi = ∑ni = 1Xi α2β×∑ni = 1A2i Bi

其中在全年所有工作中α、β的近似相等，由工作人員的工作能力決定。因此全部年度工作一般只與上級指派任務和其他臨時性任務負相關(guān)。

年度工作是機關(guān)工作的重要考核指標，臨時性工作主要影響機關(guān)形象、單位口碑。由于上級指派任務的優(yōu)先級較高且與年度任務完成情況Y顯著負相關(guān)，為了盡量減少對年度任務的影響，應提早規(guī)劃準備材料，盡快完成?？赏ㄟ^規(guī)范工作數(shù)據(jù)、分工合作處理等方式加快工作進度。臨時性工作B與Y非顯著負相關(guān)，非緊急、工作量不大的情況下可以通過固定時間受理、集中時間辦理、同類合并處理等方式，盡量減少同一時間段內(nèi)的臨時性工作，減少碎片化時間S，將臨時性工作安排在年度工作Y之間的時間，提高年度工作完成效率。

5結(jié)論

機關(guān)人員處理上級指派任務應優(yōu)先進行、處理臨時性任務應統(tǒng)一處理，避免增長碎片化時間，影響年度任務的完成。實際工作中除緊急突發(fā)事宜外，通過郵件咨詢、固定時間咨詢、制定專人咨詢解釋等方法均可達到這個目的。作為上級領(lǐng)導指派臨時性任務時，充分考慮一般業(yè)務人員的工作狀態(tài)，提早安排，統(tǒng)一部署，為具體辦事人員留出工作時間調(diào)整的余地。

6未來研究方向

機關(guān)工作中各部門、各領(lǐng)導簽批文件也增加了日常工作時間碎片化的增加。隨著手機終端和其他移動設備的普及，尤其是領(lǐng)導干部隨時處理公務的需求可能得到增長，數(shù)字簽名、在線編輯、視頻會議等應用的普及會極大地提高辦公效率，有效解決機關(guān)單位公文流轉(zhuǎn)問題。不論相關(guān)負責人在哪里，只要能夠連接網(wǎng)絡，就可以通過移動終端完成文件的審簽、修改、批注，甚至可以通過召開視頻會議等方式實施進行討論，避免了文件積壓導致任務無法及時完成。未來研究可通過移動辦公因素對碎片化時間管理進一步研究，充分挖掘通過移動互聯(lián)網(wǎng)提高機關(guān)工作效率的潛力。

參考文獻：

[1]朱艷艷.我國公務員工作壓力及管理研究[D].內(nèi)蒙古大學，2010.

[2]黃貴生.時間管理的三個技巧[J].決策，2014.