戴曉嵐

(上海船舶工藝研究所，上海 200032)

船舶科研項(xiàng)目檔案管理面臨的問題及對(duì)策

戴曉嵐

(上海船舶工藝研究所，上海 200032)

隨著國(guó)際船舶與海洋工程市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，中船集團(tuán)深化科技投入，科研項(xiàng)目的規(guī)模和數(shù)量也隨之發(fā)生了新的變化，作為科研項(xiàng)目記載實(shí)體的船舶科研項(xiàng)目檔案管理工作要適應(yīng)當(dāng)今船舶科技發(fā)展，必須在實(shí)際工作中不斷探索。針對(duì)檔案材料收集不全、過程歸檔無從著手、聯(lián)合歸檔難以落實(shí)和人員素質(zhì)有待提高等現(xiàn)階段船舶科研檔案管理中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的解決方案。

船舶；檔案管理；問題；對(duì)策

0 引 言

船舶科研項(xiàng)目檔案是中船集團(tuán)科研管理的工作內(nèi)容，是中船集團(tuán)檔案管理工作的重要組成部分。它記載了船舶集團(tuán)科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料，是科技工作人員進(jìn)行項(xiàng)目研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是儲(chǔ)備科研項(xiàng)目信息和科技成果的主要載體，是科技創(chuàng)新及成果轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)和依據(jù)，也是中船集團(tuán)寶貴的技術(shù)資源。

在我國(guó)全面建設(shè)世界造船強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略目標(biāo)的指引下，科技創(chuàng)新作為產(chǎn)業(yè)發(fā)展的主要驅(qū)動(dòng)力和國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的決定性因素，在轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、提高國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力等方面都發(fā)揮著關(guān)鍵支撐和重要引領(lǐng)的作用。我國(guó)船舶工業(yè)在重點(diǎn)科技領(lǐng)域已取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，科研項(xiàng)目不僅在數(shù)量上逐年增加，而且在研究范圍、內(nèi)容和形式上也發(fā)生了重大的變革，使船舶科研項(xiàng)目檔案的管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。

1 船舶科研項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案材料易缺失

科研項(xiàng)目研制過程中，某些科研人員及相關(guān)管理人員檔案觀念薄弱，不注意收集積累科研項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文件材料，只注重結(jié)論性、成果性材料的積累，致使部分檔案資料流失，造成檔案資料收集不全，無法反映項(xiàng)目研究的全貌。近年來我國(guó)逐年加大對(duì)科技創(chuàng)新的扶持力度，大幅度增加每年的科技計(jì)劃項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)投入。項(xiàng)目研究經(jīng)費(fèi)中通常會(huì)出現(xiàn)輔助科研工作開展的資金，例如：外協(xié)費(fèi)，是用于支付項(xiàng)目以外單位的檢測(cè)、加工、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)的費(fèi)用；專用費(fèi)，是用于自制或購(gòu)置研究工作需要的專用儀器設(shè)備、工藝裝備、軟件。這些外協(xié)工作、購(gòu)置專用設(shè)備、軟件等產(chǎn)生的文件材料也未能很好地歸入項(xiàng)目檔案。

1.2過程歸檔工作無從著手

中船集團(tuán)不僅承研國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目，還承研省市級(jí)、集團(tuán)內(nèi)部、企業(yè)團(tuán)體等出資開展的研究項(xiàng)目。由于項(xiàng)目來源不同，科研項(xiàng)目管理部門對(duì)項(xiàng)目歸檔的要求也各不相同。近年來，隨著對(duì)科研項(xiàng)目投入的加大，科研項(xiàng)目的管理要求也越來越嚴(yán)格。例如，工信部的高技術(shù)船舶科研項(xiàng)目在實(shí)施過程中會(huì)采取不定期的檢查，由工信部組織技術(shù)專家、財(cái)務(wù)專家、檔案專家對(duì)科研進(jìn)展情況、經(jīng)費(fèi)使用情況、項(xiàng)目過程歸檔情況進(jìn)行檢查。如何做好科研項(xiàng)目全過程歸檔，是當(dāng)下科研項(xiàng)目檔案管理工作中面臨的新問題。

1.3聯(lián)合歸檔工作難以落實(shí)

隨著船舶科研項(xiàng)目研究領(lǐng)域和深度的不斷擴(kuò)展，產(chǎn)、學(xué)、研一體化研究項(xiàng)目增多，導(dǎo)致多家單位聯(lián)合承研的科研項(xiàng)目越來越多，歸檔單位不只局限于一家。根據(jù)GB/T 3495.13-1997《船舶工業(yè)檔案管理規(guī)則 科研》4.3.2.4中規(guī)定“幾個(gè)單位協(xié)作的課題，一般要求參研單位除保存與自己承諾任務(wù)有關(guān)的原件外，將復(fù)制件交送主研單位保存，并在任務(wù)書、合同、協(xié)議中明確文件材料的歸檔和歸屬?！比欢趯?shí)際操作中很難做到。原因如下：一是如果項(xiàng)目規(guī)模大、承研內(nèi)容多，復(fù)制全部案卷工作量很大；二是主研單位組卷不合理?？蒲许?xiàng)目組卷，是按科研工作程序分階段整理的，需遵循項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，并不是按承研單位分類排列組卷的；三是過多項(xiàng)目文件材料會(huì)造成主研單位的庫房壓力；四是項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有涉密，操作過程更復(fù)雜。

1.4檔案管理人員水平參差不齊

首先，科研項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限，對(duì)科研課題研究過程欠熟悉，崗位人員變動(dòng)頻繁，這都易導(dǎo)致項(xiàng)目歸檔的質(zhì)量不高。其次，有的單位科研項(xiàng)目檔案是由科研人員兼職完成歸檔工作的，由于缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，直接影響檔案的整理和歸檔的質(zhì)量。

2 船舶科研項(xiàng)目檔案管理問題的改善

2.1加強(qiáng)制度建設(shè)，做好檔案收集工作

建章立制是科研項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)。制度的制定應(yīng)從科研項(xiàng)目開始至結(jié)題的全過程文件材料管理著手，明確各節(jié)點(diǎn)歸檔的要求，把科研項(xiàng)目檔案的形成、積累、歸檔工作納入到科研管理的各個(gè)階段中去，使項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、歸檔時(shí)間和要求等各環(huán)節(jié)都有章可循，才能保證項(xiàng)目研究全過程文件材料的完整性。

另外，針對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)認(rèn)定此項(xiàng)目研究工作需要外協(xié)和購(gòu)置專用設(shè)備的項(xiàng)目，也應(yīng)修訂相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，擴(kuò)大歸檔范圍和增加歸檔要求，將其產(chǎn)生的文件材料納入科研項(xiàng)目檔案。

對(duì)于外協(xié)工作產(chǎn)生的文件材料，諸如檢測(cè)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告等，本都屬于歸檔范圍中需要?dú)w檔的材料，可按原要求組卷。但如設(shè)計(jì)工作、加工制作產(chǎn)生的設(shè)計(jì)文件、研究報(bào)告、制作的零件、樣機(jī)等，應(yīng)按質(zhì)量管理體系工作的要求，先由甲方對(duì)其最終的成果進(jìn)行驗(yàn)收合格后，才能將文件、報(bào)告隨其合格證明記錄一同歸檔。

對(duì)于購(gòu)置專用設(shè)備產(chǎn)生的文件材料，可以參照設(shè)備儀器檔案管理辦法進(jìn)行歸檔。由于科研項(xiàng)目檔案和設(shè)備儀器檔案在分類大綱中分屬不同的兩類，會(huì)產(chǎn)生兩類檔案號(hào)，因此作為一個(gè)整體項(xiàng)目，在它既有科研項(xiàng)目檔案，又有設(shè)備儀器檔案時(shí)，可在科研項(xiàng)目檔案目錄和設(shè)備儀器檔案目錄中做參見，把這兩部分檔案有機(jī)聯(lián)系起來，以體現(xiàn)此類項(xiàng)目檔案的整體性。

2.2科研項(xiàng)目全過程管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程歸檔

當(dāng)前科研項(xiàng)目檔案編制工作中，普遍存在只注重結(jié)論性、成果性材料的收集，而忽視對(duì)科研項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的材料進(jìn)行收集積累。工信部科研管理部門提出的過程歸檔，正是針對(duì)科研項(xiàng)目檔案編制工作中的這種漏洞。過程歸檔要求科研項(xiàng)目研究工作和歸檔工作同步開展，做好過程文件材料的收集，并形成預(yù)立卷。

科研項(xiàng)目檔案管理與科研工作管理是一個(gè)有機(jī)的整體。要實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目過程歸檔， 就要實(shí)行科研

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項(xiàng)目全過程管理，只有抓好項(xiàng)目研究的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，落實(shí)節(jié)點(diǎn)成果，才能做好過程歸檔工作。過程歸檔工作應(yīng)與項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)管理結(jié)合起來，每一次項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)檢查也應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目形成的文件材料，把已完成定稿的材料放入預(yù)立卷中，并在卷內(nèi)目錄中著錄，使研究工作的每個(gè)過程材料都不遺漏，保證項(xiàng)目過程歸檔的完整性。

2.3實(shí)體檔案屬地管理，電子檔案統(tǒng)一歸檔

現(xiàn)階段，對(duì)多家單位聯(lián)合承研的科研項(xiàng)目，參研單位應(yīng)向主研單位遞交任務(wù)書、合同，以及協(xié)議中明確規(guī)定的項(xiàng)目研制過程中應(yīng)產(chǎn)生的文件材料原件，對(duì)于項(xiàng)目研制的過程文件形成的實(shí)體檔案可由原始建檔單位屬地化保管，參研方遞交項(xiàng)目的“卷內(nèi)目錄”和“案卷目錄”至主研單位，由主研單位保存。隨著檔案信息化建設(shè)工作的開展，科研項(xiàng)目檔案將全面電子化，并建立了船舶科研項(xiàng)目檔案信息化系統(tǒng)。借助此系統(tǒng)參研單位可實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目電子化歸檔，主研單位統(tǒng)一組卷，實(shí)現(xiàn)在線接收、在線歸檔，克服多家單位各自編制檔案案卷帶來的檢索不便，提高科研項(xiàng)目檔案歸檔的完整性，真正滿足整體項(xiàng)目整體歸檔的要求。

2.4提高檔案管理人員素質(zhì)

首先，科研項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)參加各種檔案專業(yè)的培訓(xùn)，全方位提高業(yè)務(wù)管理水平。其次，科研項(xiàng)目檔案管理人員需熟悉科研工作流程，學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理辦法，拓寬知識(shí)面，增長(zhǎng)技能，提高綜合素質(zhì)。最后，科研項(xiàng)目檔案管理人員需積極配合科研項(xiàng)目管理部門，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高工作責(zé)任心。

3 結(jié) 語

隨著船舶建造技術(shù)的日益發(fā)展，船舶科研項(xiàng)目檔案管理工作將面臨新的要求。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，應(yīng)探索科學(xué)有效的管理辦法來提升船舶科研項(xiàng)目檔案管理的水平。

建立健全工作制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，不僅保證檔案工作的順利開展，也為科學(xué)管理檔案工作提供了依據(jù)。只有做好制度建設(shè)，才能真正落實(shí)檔案工作“三納入”[1]、“四同步”[2]，保證科研項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量。與此同時(shí)，科研項(xiàng)目檔案管理人員努力提高業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)新形勢(shì)下船舶科技的發(fā)展，使科研項(xiàng)目檔案管理更好地服務(wù)于船舶科技工作。

科研項(xiàng)目檔案反映了中船集團(tuán)的科技發(fā)展水平，是集團(tuán)綜合實(shí)力的體現(xiàn)。做好科研項(xiàng)目檔案管理工作，有助于加快中船集團(tuán)科技創(chuàng)新的步伐，為建設(shè)海洋強(qiáng)國(guó)和實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)作出更大貢獻(xiàn)。

注釋：

[1] “三納入”是指檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程、納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程、納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。

[2] “四同步”是指企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。

ProblemsandSolutionstoFileManagementinShipbuildingScientificResearchProject

DAI Xiaolan

(Shanghai Shipbuilding Technology Research Institute, Shanghai 200032, China)

Along with the great development of international shipbuilding and offshore engineering market, China State Shipbuilding Corporation strengthens the investment on science and technology. Due to the new changes of scale and quantities on scientific research projects, file management of scientific research projects must adapt to the development of modern shipbuilding and should be constantly explored in daily work. Currently, there are some key problems of filing, which include incomplete documents, process control, cross department cooperation and the quality of personnel. These problems in file management are analyzed and the corresponding solutions are proposed.

ship; file management; problem; solution

戴曉嵐(1967-)，女，副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理

1000-3878(2017)05-0016-02

U66

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