醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

章馨

目的歸納總結(jié)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，并提出相關(guān)的創(chuàng)新措施。方法以“醫(yī)院、檔案管理、問題”等為關(guān)鍵詞在中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方、維普等數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行搜索，搜集近3年相關(guān)文獻(xiàn)，對(duì)文獻(xiàn)的有效性及可靠性進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)相關(guān)的文獻(xiàn)資料進(jìn)行整理，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行整理分析。結(jié)果醫(yī)院檔案管理工作主要存在制度不健全、專業(yè)管理人員缺乏、缺乏先進(jìn)管理技術(shù)與設(shè)備等問題。結(jié)論為解決醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，必須結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況及相關(guān)政策對(duì)其實(shí)施創(chuàng)新管理干預(yù)。

醫(yī)院；檔案管理；工作；問題；創(chuàng)新

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑證，是各種圖表、文字、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，亦是醫(yī)院開展醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、管理、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，檔案一旦損毀或消失，將無法復(fù)原再生，給醫(yī)院造成了無法估量的損失，因此，結(jié)合新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，有必要對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行干預(yù)[1]。本文將對(duì)醫(yī)院檔案管理工作中的問題進(jìn)行分析和綜述，并提出關(guān)于創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的干預(yù)措施。

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 相關(guān)制度不健全

較多研究顯示[2]，大部分醫(yī)院均是結(jié)合我國(guó)衛(wèi)生部制定的相關(guān)要求以及醫(yī)院的實(shí)際情況制定醫(yī)院的相關(guān)管理制度，而對(duì)檔案管理涉及的制度以及職責(zé)較少，醫(yī)院檔案管理制度不健全。同時(shí)，研究發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)院開展檔案管理工作基本都由各個(gè)科室對(duì)其實(shí)施分散管理，檔案缺乏安全性以及完整性，因此，易出現(xiàn)檔案分類不明確、檔案保存重復(fù)等現(xiàn)象，極大程度降低了檔案的利用率。此外，有研究顯示，由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，易導(dǎo)致部分珍貴材料未能及時(shí)收集和管理，導(dǎo)致信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，這十分不利于檔案管理工作的開展以及醫(yī)院信息資源的整合。

1.2 缺乏專業(yè)管理人員

隨著科技信息時(shí)代的來臨，為符合時(shí)代發(fā)展需要，對(duì)開展檔案管理工作的人員提出了更高的要求，其不僅需要掌握專業(yè)的醫(yī)院檔案管理知識(shí)，還需要掌握相關(guān)的技術(shù)知識(shí)[3]。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)[4]，大部分醫(yī)院都只注重對(duì)醫(yī)療技術(shù)人員的專業(yè)技能及素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，對(duì)檔案管理人員的管理能力以及素質(zhì)關(guān)注和重視程度不夠，且研究顯示，部分醫(yī)院的檔案管理人員并非專業(yè)出身，學(xué)歷相對(duì)較低，對(duì)醫(yī)院檔案管理知識(shí)認(rèn)知程度不夠，此外，有研究報(bào)道稱[5]，醫(yī)院檔案管理人員的系統(tǒng)化相關(guān)培訓(xùn)以及進(jìn)修機(jī)會(huì)較少，從而易導(dǎo)致大部分檔案管理人員的管理能力及水平較低，職業(yè)素養(yǎng)不能有效滿足時(shí)代發(fā)展的需要。

1.3 先進(jìn)管理技術(shù)與設(shè)備匱乏

為符合當(dāng)今信息時(shí)代的需求，有必要對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，但研究顯示[6]，當(dāng)今，大部分醫(yī)院的檔案管理設(shè)施過于陳舊，例如較多醫(yī)院的計(jì)算機(jī)、 復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、防磁柜、加濕機(jī)、空調(diào)及滅火器等均較陳舊，尤其是中小型醫(yī)院，這十分不符合當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求。為保證檔案存放科學(xué)合理，離不開硬件設(shè)施的支持，例如計(jì)算機(jī)、防磁柜及滅火器等。同時(shí)，研究顯示[7]，較多醫(yī)院存在檔案用房不足以及管理技術(shù)較落后等問題，甚至有部分醫(yī)院還在使用手工開展檔案收集以及檢索工作，這十分不利于檔案收集工作的開展，對(duì)醫(yī)院開展醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、管理、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作非常不利。

2 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 健全檔案管理制度

為確保醫(yī)院檔案工作的順利開展，醫(yī)院的相關(guān)管理部門應(yīng)結(jié)合相關(guān)的法律、法規(guī)以及醫(yī)院的實(shí)際情況健全醫(yī)院檔案管理制度，同時(shí)，為保證管理工作貫徹落實(shí)，應(yīng)建立相關(guān)的監(jiān)督制度以及檔案管理工作定期考核制度，定期對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行考核，以此增加檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及責(zé)任心，提高工作效率。

2.2 增加對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視度

傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)不能有效滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要，尤其是新醫(yī)改措施提出以后，創(chuàng)新管理理念對(duì)保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)持續(xù)發(fā)展十分重要[8]。相應(yīng)地，為提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，有必要對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，醫(yī)院的相關(guān)管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視度，定期組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理的知識(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳，使醫(yī)院檔案管理人員充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性及必要性，增強(qiáng)其管理意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)，便于其及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常工作中的問題，從而有效提高工作效率，并可在一定程度上提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑證，尤其是病史檔案，當(dāng)存在醫(yī)療糾紛時(shí)，病史檔案可作為法律文書，具有絕對(duì)權(quán)威性，所以對(duì)醫(yī)院檔案（尤其是病史檔案）實(shí)施管理尤為必要，醫(yī)院的相關(guān)管理部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)病史檔案的整理、歸檔、借閱工作，嚴(yán)防篡改、損壞、丟失等情況的發(fā)生。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

為科學(xué)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，檔案管理人員應(yīng)掌握相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專業(yè)技能，尤其是計(jì)算機(jī)操作技能，例如學(xué)會(huì)建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、著錄、檢索、傳輸?shù)?，因此，?duì)管理人員實(shí)施相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)十分重要[9]。

2.4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理投入

為提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，保證檔案管理工作有序開展，在條件允許的條件下，醫(yī)院應(yīng)積極引進(jìn)新型現(xiàn)代化設(shè)備，例如現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)、刻錄機(jī)、掃描儀、防磁柜、加濕機(jī)、空調(diào)及滅火器等。同時(shí)，醫(yī)院的相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)構(gòu)建檔案信息資料管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與管理系統(tǒng)以及檔案信息資料共享技術(shù)支撐平臺(tái)，通過應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等技術(shù)手段建立各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。此外，為提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，增加患者的滿意度，可適當(dāng)調(diào)整醫(yī)院檔案管理的服務(wù)方式，完善醫(yī)院病例、檔案、圖書資料等一體化管理模式，為醫(yī)院管理者及職能部門提供準(zhǔn)確的信息[10]。

3 小結(jié)

目前，檔案管理工作屬于大部分醫(yī)院發(fā)展中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，常存在管理制度不健全、專業(yè)管理人員缺乏、缺乏先進(jìn)管理技術(shù)與設(shè)備等問題，為符合新醫(yī)改理念，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)施創(chuàng)新管理干預(yù)十分重要，例如健全檔案管理制度、增加對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視度、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理投入等。

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Discussion on Innovation of Hospital Archives Management

ZHANG Xin Archives, Shanghai Third Rehabilitation Hospital, Shanghai 200436, China

ObjectiveTo summarize the problems in the management of hospital archives and put forward relevant innovative measures.MethodsThe results of “hospital, archives management, problem” and so on weresearched in the database of Chinese knowledge, Wanfang and Weipu. The relevant literatures were collected for the past three years, and the validity and reliability of the literature were evaluated. Literature review, the hospital archives management work in the problems of finishing analysis.ResultsThe main situation of hospital archives management system is not perfect, lack of professional management personnel, lack of advanced management technology and equipment and other issues.ConclusionIn order to solve the problems in the management of hospital archives, it is necessary to implement the innovative management intervention in combination with the actual situation of the hospital and the related policies.

hospital; archives management; work; problem; innovation

R197．3

A

1674-9316（2017）11-0036-03

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．11．019

上海市第三康復(fù)醫(yī)院檔案室，上海 200436