張瑤

（南京市博物館，江蘇南京，210004）

博物館展覽工作形成檔案的收集與管理

張瑤

（南京市博物館，江蘇南京，210004）

展覽陳列是博物館職能中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，隨著文博事業(yè)的蓬勃發(fā)展，近年來(lái)各地博物館對(duì)展覽陳列工作越來(lái)越重視。無(wú)論是國(guó)家級(jí)、省級(jí)的大型博物館，還是市、縣、區(qū)級(jí)的中小型博物館，每年都會(huì)策劃舉辦各種題材豐富、立意鮮明的展覽。當(dāng)然，各個(gè)博物館在藏品數(shù)量、可支配經(jīng)費(fèi)、策展人員素質(zhì)等方面都存在著較大差距，所辦展覽的規(guī)模、質(zhì)量、影響力也參差不齊，但總的趨勢(shì)是整體水準(zhǔn)在逐年提高，展陳工作也走向了更加規(guī)范化的道路。優(yōu)秀的展覽項(xiàng)目成為各博物館的寶貴資源和無(wú)形資產(chǎn)，異地巡展和展覽交流的頻繁也吸引了更多的觀眾和社會(huì)關(guān)注。但另一方面，博物館展覽資料的檔案管理工作還很不健全，并未受到足夠的重視，其規(guī)范和完備程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及藏品檔案。近兩年來(lái)，隨著可移動(dòng)文物普查工作的全面開(kāi)展，博物館藏品檔案的規(guī)范化、數(shù)字化取得了令人矚目的成果。相比之下，博物館展覽檔案的歸納整理工作相形見(jiàn)絀。由于缺乏這方面的自覺(jué)意識(shí)，在策展過(guò)程中往往將主要精力投放在展覽本身，而對(duì)展覽檔案資料的保存歸檔不夠留心，很多珍貴的展覽資料在展期結(jié)束后就漸漸消散流失，令人惋惜。

筆者從事博物館展覽陳列工作多年，對(duì)展覽檔案資料的重要性感受頗深，在近些年的工作中也比較重視這個(gè)問(wèn)題，謹(jǐn)以此文對(duì)博物館工作中展覽檔案的保存管理略作總結(jié)。

由于展覽陳列工作的特殊性，博物館展覽檔案與平時(shí)我們所說(shuō)的檔案概念有所不同。博物館展覽陳列是一種對(duì)專業(yè)性要求很高的文化活動(dòng)，同時(shí)又具有面向大眾、宣傳教育等開(kāi)放性社會(huì)功能。根據(jù)展覽的性質(zhì)、規(guī)模、延續(xù)時(shí)間等要素的不同，形成的展覽檔案也各有豐儉。中國(guó)文博界的著名策展人姚安博士曾提出展覽策劃的“八個(gè)‘一’”理論，對(duì)博物館展覽檔案的建設(shè)完善頗具參考意義。所謂“八個(gè)‘一’”，即：力爭(zhēng)做到每個(gè)展覽都有一本策劃書(shū)、一套專業(yè)圖錄、一套設(shè)計(jì)方案、一系列宣傳策劃方案、一套動(dòng)態(tài)展示影像片、一系列有影響的社交活動(dòng)、一系列紀(jì)念品開(kāi)發(fā)、一套開(kāi)放方案。當(dāng)然，普通的市縣級(jí)博物館囿于級(jí)別和規(guī)模的限制，可利用的資源和經(jīng)費(fèi)都相當(dāng)有限，雖然有著美好的愿望，但必須承認(rèn)客觀條件的不足，實(shí)際操作中很難向?qū)嵙π酆竦拇箴^看齊。盡管如此，我們?nèi)匀豢梢詮男√幾銎?，在策展過(guò)程中做有心人，把展陳工作的各個(gè)步驟、諸多細(xì)節(jié)以文字、圖片甚至視頻的形式保存下來(lái)，在力所能及的范圍內(nèi)建立起一套較為完整、系統(tǒng)的展覽檔案。這不僅將為日后查找資料提供便利，對(duì)于展覽結(jié)束后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、在潛移默化中提高策展水平也大有裨益。

一般說(shuō)來(lái)，博物館展覽分為基本陳列、專題展覽、臨時(shí)展覽、巡展等幾類，不同類型的展覽在資料檔案內(nèi)容上也有著各自不同的特點(diǎn)。本文以展覽存續(xù)時(shí)間長(zhǎng)短為區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)，分別對(duì)常設(shè)固定陳列和臨時(shí)展覽的檔案內(nèi)容和管理辦法進(jìn)行闡述。

一、常設(shè)固定陳列的展覽檔案

博物館的固定陳列主要包括該館的基本陳列和專題展覽，從某種意義上來(lái)說(shuō)是一個(gè)館的門面，是該館藏品水準(zhǔn)和專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)水平的客觀體現(xiàn)，代表著這個(gè)博物館的形象。博物館對(duì)此類固定陳列的制作要求更高，投入資金更大，策展過(guò)程較長(zhǎng)，在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的展覽檔案資料也較為豐富。

南京市博物館基本陳列“龍?bào)椿⒕帷暇┏鞘惺贰闭箯d內(nèi)景

1.內(nèi)容設(shè)計(jì)階段的展覽檔案

在展覽策劃前期，主要檔案資料包括展陳策劃書(shū)、可行性方案、展覽內(nèi)容大綱及相關(guān)討論記錄、專家論證會(huì)紀(jì)要、上報(bào)審批文件等等。其中，牽涉到內(nèi)容大綱的資料最多，也最為復(fù)雜。在內(nèi)容設(shè)計(jì)階段，展覽大綱的完善是一個(gè)不斷充實(shí)和修訂的過(guò)程，一個(gè)基本陳列的內(nèi)容大綱從起草到最后定稿，往往要經(jīng)歷十幾稿甚至二十幾稿之多的修改，每一版的內(nèi)容大綱都應(yīng)標(biāo)注修改時(shí)間并及時(shí)存檔，這對(duì)回溯策展過(guò)程，厘清展覽內(nèi)容線索有著相當(dāng)重要的意義。在展覽內(nèi)容設(shè)計(jì)階段，要進(jìn)行文物展品的甄選，展品清單也會(huì)隨著展陳大綱的修改而不斷調(diào)整，相應(yīng)產(chǎn)生的文物清單同樣應(yīng)標(biāo)明日期并作為該版內(nèi)容大綱的附件隨之存檔。文物展品清單應(yīng)至少包含以下要素：序號(hào)、藏品號(hào)、文物名稱、件（套）數(shù)、級(jí)別、時(shí)代、尺寸、現(xiàn)狀、來(lái)源（出土地點(diǎn)）、圖片。其中，清單中的文物圖片可用縮略圖，主要起辨識(shí)作用，但每件文物展品必須另外以電子文件夾的形式單獨(dú)建立圖片檔案，文件夾內(nèi)包含這件文物的正式高清圖片和各角度的現(xiàn)狀照片，其中像素較高、觀賞性較強(qiáng)的高清圖片可用于展板的設(shè)計(jì)制作和展覽圖冊(cè)的印刷，而多角度、局部特寫的現(xiàn)狀照片可以全面反映該文物的完殘程度，這將為布展前的文物點(diǎn)交提供極大的便利。

2.形式設(shè)計(jì)階段的展覽檔案

基本陳列及專題陳列由于其長(zhǎng)期固定的性質(zhì)，對(duì)形式設(shè)計(jì)的要求普遍較高，在經(jīng)費(fèi)較充裕的條件下，往往會(huì)延請(qǐng)專業(yè)設(shè)計(jì)公司負(fù)責(zé)這一項(xiàng)工作。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，形式設(shè)計(jì)公司和展陳施工單位的確定必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的招標(biāo)程序，在這個(gè)不短的時(shí)間段內(nèi)產(chǎn)生的文件種類繁多，數(shù)量巨大，包括公開(kāi)招標(biāo)文件、參加競(jìng)標(biāo)的各設(shè)計(jì)公司提供的展廳設(shè)計(jì)效果圖、招標(biāo)會(huì)專家論證紀(jì)要，以及展陳各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)文件等等，這些都是大型展覽項(xiàng)目中不可或缺的重要檔案。

在形式設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)公司與博物館展陳人員將圍繞內(nèi)容大綱不斷充實(shí)、完善形式設(shè)計(jì)方案。設(shè)計(jì)公司提交的各種設(shè)計(jì)圖涵蓋了展陳項(xiàng)目實(shí)施的方方面面，包括平面設(shè)計(jì)圖、立面設(shè)計(jì)圖、觀眾走線圖、空間軸測(cè)圖、照明設(shè)計(jì)及施工線路圖、展示設(shè)備設(shè)計(jì)圖（包括展柜、展臺(tái)、展具、支架等）、展品組合效果圖、圖文版面設(shè)計(jì)圖、輔助展品小樣或效果圖（包括場(chǎng)景、模型、沙盤、雕塑、創(chuàng)作畫等），上述種種分門別類的設(shè)計(jì)方案隨著策展團(tuán)隊(duì)的討論進(jìn)程不斷修改、細(xì)化，這些文件也應(yīng)以電子文件的形式按時(shí)段分類存檔。此外，還應(yīng)特別關(guān)注展廳多媒體設(shè)備展示內(nèi)容的保存與管理。隨著日新月異的科技進(jìn)步，多媒體技術(shù)在博物館展陳中的運(yùn)用越來(lái)越普遍。尤其是大型基本陳列，作為輔助內(nèi)容的多媒體展項(xiàng)比比皆是，包括視頻故事短片、觸摸屏查詢系統(tǒng)、幻影成像技術(shù)、大屏幕投影、觀眾互動(dòng)項(xiàng)目等，由于多媒體設(shè)備的精密性，使用壽命長(zhǎng)短不一，需要長(zhǎng)期維護(hù)保養(yǎng)，這一類的電子文件應(yīng)由專業(yè)人員單獨(dú)存檔管理，以備不時(shí)之需。

3.展陳施工階段的檔案

博物館展陳工程不同于普通的房屋裝修施工，涉及范圍廣，技術(shù)要求高。這一階段應(yīng)及時(shí)留存的檔案文件包括各類施工圖、施工進(jìn)度表、各種進(jìn)場(chǎng)材料的合格證或質(zhì)保書(shū)、施工監(jiān)理報(bào)告、安防及消防系統(tǒng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、展覽項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等。施工階段的文件專業(yè)性強(qiáng)，法律意義尤其重大，博物館展覽團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)安排專人與施工方、監(jiān)理方進(jìn)行對(duì)接，妥善保存相關(guān)文件或副本。

4.布展階段的檔案

在設(shè)計(jì)和施工進(jìn)行到一定程度的時(shí)候，策展團(tuán)隊(duì)要確定最終的布展方案。布展方案需條理明晰，詳細(xì)具體，有較強(qiáng)的可操作性和指導(dǎo)意義，內(nèi)容包括計(jì)劃日程表、布展人員各自的具體職責(zé)、現(xiàn)場(chǎng)安保方案等等。

進(jìn)入布展階段后，所有參與人員各司其職，嚴(yán)格按照布展方案執(zhí)行自己的工作，在文物出庫(kù)、現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)交、展品進(jìn)柜、燈光調(diào)試等一系列進(jìn)程中，應(yīng)安排專人全程拍攝現(xiàn)場(chǎng)工作照及視頻資料，以影像的形式真實(shí)記錄布展過(guò)程。布展工作照和布展方案同樣是布展階段檔案中不可或缺的重要部分。

在布展全部結(jié)束后，應(yīng)盡快拍攝展廳現(xiàn)場(chǎng)效果照片，此時(shí)展廳尚未對(duì)觀眾開(kāi)放，可以獲取比較整潔的畫面和全面的角度，拍攝的同時(shí)兼顧藝術(shù)性和紀(jì)實(shí)性。照片分為兩類存檔，一類是觀賞角度獨(dú)特、視覺(jué)效果較好的展廳照片，可用作展覽的對(duì)外宣傳；另一類照片是專門記錄各展柜中的文物情況，畫面不追求藝術(shù)性，但要清晰明了，這類紀(jì)實(shí)性照片可提供一份給博物館保衛(wèi)部門留存，這也為安保人員提供了展廳文物狀況的最原始記錄。

大學(xué)生志愿者為觀眾講解

5.展覽開(kāi)放初期的檔案

（1）影像資料

基本陳列、專題陳列等大型展覽在制作完成后通常會(huì)舉行隆重的開(kāi)幕式，受邀的地方行政領(lǐng)導(dǎo)等重要人士出席開(kāi)幕式、參觀展覽、題詞留言等場(chǎng)景也將匯集成一套獨(dú)立的照片資料，存入展覽檔案中。

在展覽正式對(duì)外開(kāi)放后，還需要再進(jìn)行幾次展廳照片的拍攝，不再是布展剛結(jié)束時(shí)空無(wú)一人的展廳場(chǎng)景，而是特意選取觀眾參觀的鏡頭，兼顧各種觀眾類型，如普通零散觀眾參觀、未成年人集體參觀、團(tuán)隊(duì)跟隨導(dǎo)覽人員參觀等等。這幾類觀眾參觀展廳的現(xiàn)場(chǎng)即時(shí)記錄也是博物館展覽檔案中影像資料的重要組成部分。

（2）講解詞及導(dǎo)覽內(nèi)容資料

宣傳教育是博物館的重要社會(huì)功能，為幫助觀眾更好地理解展覽內(nèi)容，提高參觀質(zhì)量，博物館會(huì)針對(duì)不同受眾人群提供各種導(dǎo)覽講解服務(wù)。導(dǎo)覽服務(wù)一般分為人工講解和語(yǔ)音導(dǎo)覽器兩種，現(xiàn)在隨著智能手機(jī)應(yīng)用的普及，一些博物館還增加了微信語(yǔ)音導(dǎo)覽服務(wù)，觀眾們可以根據(jù)自身的需求選擇不同的導(dǎo)覽方式。講解員一般使用根據(jù)展覽內(nèi)容編寫的講解詞，獨(dú)立成文，講解內(nèi)容可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)觀眾的類型、參觀時(shí)間和參觀意向靈活增減；語(yǔ)音導(dǎo)覽系統(tǒng)則更偏重對(duì)重點(diǎn)文物的介紹，觀眾可以用智能手機(jī)在博物館的微信平臺(tái)上輸入展品的語(yǔ)音編號(hào)收聽(tīng)講解。講解詞和語(yǔ)音導(dǎo)覽文本也是展覽檔案的一部分，在幫助觀眾了解展覽內(nèi)容的同時(shí)體現(xiàn)了博物館的社會(huì)教育價(jià)值。

（3）對(duì)外宣傳資料

要擴(kuò)大展覽的影響，吸引更多的觀眾，獲得更大的社會(huì)反響，對(duì)外宣傳必不可少。除了電視、報(bào)紙等傳統(tǒng)媒體，博物館還與時(shí)俱進(jìn)地利用網(wǎng)絡(luò)媒體廣泛傳播展覽的資訊?，F(xiàn)在，嶄新的自媒體時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，很多博物館已不再完全依賴傳統(tǒng)媒體的宣傳方式，而是通過(guò)自己的官方網(wǎng)站、官方微博和微信平臺(tái)大力自我宣傳。從策展、布展、到展覽正式開(kāi)幕，分時(shí)段、高頻次地進(jìn)行宣傳造勢(shì)，以活潑多變的形式吸引廣大觀眾，特別是年輕觀眾對(duì)博物館展覽的關(guān)注。在此類展覽檔案的管理上，不僅要注意收集相關(guān)紙媒對(duì)展覽的報(bào)道文字，也不能忽略網(wǎng)絡(luò)媒體的相關(guān)內(nèi)容，比如各大網(wǎng)站的展覽報(bào)道、微博、微信的展覽宣傳文字、圖片，以及觀眾有價(jià)值的反饋意見(jiàn)都是值得留存的檔案資料。

（4）評(píng)獎(jiǎng)資料

一些有影響的高質(zhì)量展覽在對(duì)外開(kāi)放后，會(huì)根據(jù)展覽的自身?xiàng)l件，申報(bào)參評(píng)相應(yīng)年度的“全國(guó)博物館十大陳列展覽精品評(píng)選”或文博方面的相關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)。申報(bào)過(guò)程中的全部文件，如申報(bào)書(shū)、各類附件（策劃案、展覽大綱、專家論證意見(jiàn)、全套形式設(shè)計(jì)圖、展覽驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安防消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、相關(guān)學(xué)術(shù)論文、展覽圖錄、觀眾調(diào)查報(bào)告、展覽介紹視頻短片等）、終評(píng)會(huì)匯報(bào)PPT，以及最終的獲獎(jiǎng)證書(shū)、相關(guān)新聞報(bào)道等，這些與評(píng)獎(jiǎng)有關(guān)的資料，應(yīng)專門建立一套檔案單獨(dú)留存。

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6.固定陳列存續(xù)期間的展覽檔案

基本陳列等常設(shè)展覽在時(shí)間延續(xù)性上比較長(zhǎng)久，短則五六年，長(zhǎng)則十余年，與之相應(yīng)的，展覽檔案的充實(shí)也是一個(gè)長(zhǎng)期性、成長(zhǎng)性的工作。每年的參觀人數(shù)統(tǒng)計(jì)、觀眾問(wèn)卷抽樣調(diào)查、結(jié)合展覽組織中小學(xué)生開(kāi)展的愛(ài)國(guó)主義教育基地活動(dòng)、展廳設(shè)備的維保記錄、因文物外展或文物保護(hù)而產(chǎn)生的展品調(diào)整進(jìn)出展廳動(dòng)態(tài)記錄等等，都屬于不斷更新、持續(xù)充實(shí)的展覽檔案內(nèi)容。

二、臨時(shí)展覽的展覽檔案

與基本陳列等常設(shè)固定展覽相比，博物館臨時(shí)展覽因持續(xù)時(shí)間較短、規(guī)模較小，所產(chǎn)生的檔案資料也較為簡(jiǎn)單。在臨時(shí)展覽的范疇中，包括建立在館藏基礎(chǔ)上的本館自辦展覽、從其他博物館引進(jìn)的交流展、輸出到其他博物館的外出巡展等。其中，自辦展覽的展覽檔案主要包括內(nèi)容大綱、文物清單、文物照片、展覽版面形式設(shè)計(jì)圖、文物說(shuō)明牌、展覽海報(bào)、展覽宣傳冊(cè)（頁(yè)）、多媒體觸摸屏導(dǎo)覽資料、布展方案、工作照、展廳照片、講解詞、媒體宣傳報(bào)道、開(kāi)幕式照片、參觀人數(shù)統(tǒng)計(jì)、觀眾調(diào)查等。如果有與展覽配套的講座、社教活動(dòng)等，還應(yīng)在展覽檔案中補(bǔ)充相關(guān)圖片及文字資料。引進(jìn)的交流展和對(duì)外巡展因?yàn)闋可娴絻杉疑踔炼嗉覇挝?，整個(gè)策展過(guò)程比自辦館藏臨展復(fù)雜得多，程序嚴(yán)格，頭緒繁雜，除以上所述的文件種類，此類展覽檔案中還包含了雙方（或多方）的展覽合同、展廳安防方案、運(yùn)輸合同、運(yùn)輸安防方案、一整套向上級(jí)主管部門的報(bào)批文件等。

以往很長(zhǎng)一段時(shí)間里，我們對(duì)中小型的臨展不夠重視，資料散失情況較為嚴(yán)重。上世紀(jì)90年代舉辦過(guò)的一些臨展距今時(shí)間并不久遠(yuǎn)，但除了少量照片得以留存，更多的有價(jià)值的展覽資料已無(wú)跡可尋。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及和計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，近年來(lái)，部分博物館對(duì)臨展檔案的重視程度在逐漸提高，一些省級(jí)大館對(duì)展覽資料進(jìn)行了系統(tǒng)的梳理和總結(jié)，結(jié)集出版，成為供行業(yè)內(nèi)學(xué)習(xí)探討的教材。比如上海博物館的《寧?kù)o的輝煌——上海博物館新館陳列設(shè)計(jì)解析》（文物出版社2005年8月版）、南京博物院近十年來(lái)陸續(xù)推出的數(shù)輯《陳列藝術(shù)》，都成為博物館展陳同仁們業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的重要參考書(shū)。市縣級(jí)博物館受制于經(jīng)費(fèi)和資源的不足，一時(shí)還無(wú)法向省級(jí)館看齊，但在展覽檔案資料的管理和利用上，可以對(duì)自己提出更加高標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的要求。比如，每年年底可以將本館當(dāng)年舉辦的臨展檔案整理出來(lái)，除展覽相關(guān)資料外，還可將策展人員的策展心得體會(huì)整理成文，結(jié)集成冊(cè)，不論豐儉，每年一本。這不僅是對(duì)一年臨展工作的回顧和總結(jié)，也活化了展覽檔案資料，有助于提高展陳從業(yè)人員的專業(yè)技術(shù)水平。

綜上所述，博物館展覽檔案的收集、管理和完善需要展陳人員的共同努力，健全展覽檔案第一重要的是形成自覺(jué)意識(shí)，在展覽項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，要養(yǎng)成隨時(shí)將相關(guān)資料歸檔的習(xí)慣。一個(gè)展覽完成后，策展負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)撰寫展覽總結(jié)報(bào)告，盡快整理出該項(xiàng)目的展覽檔案，做到分門別類，條理清晰，檢索便捷。豐富而全面的展覽檔案是博物館展陳工作的真實(shí)記錄，也是展覽陳列研究的寶貴資料。隨著中國(guó)博物館事業(yè)的繁榮，在策劃舉辦優(yōu)秀展覽的同時(shí)，也應(yīng)更重視展覽檔案的收集和管理。期待在不久的將來(lái)，博物館展覽檔案工作能以藏品檔案管理為榜樣，早日走上制度化、規(guī)范化的道路。