陳燕

（丹陽市衛(wèi)生計生委，江蘇丹陽，212300）

把握契機 找準(zhǔn)抓手切實推進醫(yī)院檔案工作

陳燕

（丹陽市衛(wèi)生計生委，江蘇丹陽，212300）

對基層單位進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

檔案管理是醫(yī)院工作的重要組成部分，守護著醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的歷史，對于提高醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用。隨著我國新醫(yī)改方案及配套政策的陸續(xù)出臺，醫(yī)療改革日益深化，對醫(yī)院臨床及管理工作提出了新要求。但是由于多方面的原因，當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理水平還不能滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的需要。檔案管理等級評審是檔案主管部門按照檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，對醫(yī)院檔案管理工作進行全面考核和評價。這對于規(guī)范醫(yī)院檔案管理，提升醫(yī)院檔案管理水平具有十分重要的意義，是推進醫(yī)院檔案工作的重要抓手。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不夠

個別醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案工作可有可無，經(jīng)常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”。在醫(yī)院長期規(guī)劃和短期計劃中，一般只涉及規(guī)模效益、科學(xué)技術(shù)、人才隊伍和儀器設(shè)備等，而對檔案的科學(xué)管理、設(shè)備投入和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等涉及較少或未納入規(guī)劃計劃中，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏頂層設(shè)計，檔案管理制度不夠完善，軟硬件設(shè)施經(jīng)費投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展水平。

2.檔案多頭管理，缺乏統(tǒng)一的管理機構(gòu)

醫(yī)院檔案管理一般是由辦公室下設(shè)的綜合檔案室負(fù)責(zé)，但是由于整體檔案意識欠缺和部門各自為政等原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案、人事檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應(yīng)的職能部門管理，從而形成多部門多頭管理檔案的格局，影響了醫(yī)院檔案管理的總體效能。

3.檔案專業(yè)人員整體水平不高，難以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新要求

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化、信息化以及檔案資源的編研和開發(fā)利用都離不開一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍。醫(yī)院從事檔案工作的人員大部分是從醫(yī)護人員轉(zhuǎn)崗而來，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)知識缺乏，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案人員不會整理與立卷、不懂檔案編研的現(xiàn)象。除專職檔案管理員外，兼職檔案員常身兼數(shù)職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作，以及參加檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

二、丹陽市醫(yī)療機構(gòu)檔案管理等級評審工作開展情況

2012年，丹陽市衛(wèi)生計生委按照上級下發(fā)的衛(wèi)生檔案工作要點和檔案管理各項考核內(nèi)容，堅持高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案室等級評審工作列入議事日程，力爭分三年全部通過，使全系統(tǒng)檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。近幾年來，通過檔案管理等級評審，全市25家醫(yī)療衛(wèi)生單位中有江蘇省二星級綜合檔案室14家，省三星級檔案室5家，全市檔案管理水平不斷提高，對醫(yī)教研等主要業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮著越來越重要的作用，也得到了大家的充分肯定。實踐證明，開展檔案管理等級評審不失為一種推動醫(yī)院檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)行之有效的辦法。

三、以檔案管理等級評審為抓手，促進醫(yī)院檔案管理工作上臺階

1.檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)進一步加強

丹陽市各醫(yī)療單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入議事日程，納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入職能科室質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)，與重點工作同部署、同檢查、同考核、同落實，使全系統(tǒng)上下進一步統(tǒng)一了思想，保證了檔案管理各項工作落實到位。各單位還成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管院領(lǐng)導(dǎo)任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領(lǐng)導(dǎo)親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫(yī)技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實地檢查指導(dǎo)工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實解決了檔案工作中出現(xiàn)的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實的基礎(chǔ)。根據(jù)《檔案法實施辦法》《江蘇省檔案管理條例》等相關(guān)法律法規(guī)，各單位進一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規(guī)章制度，做到制度上墻、工作上心。

2.檔案隊伍建設(shè)進一步增強

目前，全系統(tǒng)有專職檔案員4人、兼職檔案員150余人，建立了檔案人員崗位責(zé)任制，做到檔案工作層層有人抓、有人管，有效地保證了全系統(tǒng)檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學(xué)歷的達100%，檔案管理人員都是正式職工，同樣可以參加職稱、職務(wù)晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業(yè)技術(shù)人員同等待遇。為增強專兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時期檔案工作的需要，堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，加強專兼職檔案員隊伍的培養(yǎng)和培訓(xùn)。一是集中組織學(xué)。在堅持自學(xué)為主的基礎(chǔ)上，舉辦培訓(xùn)班，宣講有關(guān)檔案管理的政策、法規(guī)，統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識。二是走出去學(xué)。組織參加檔案工作現(xiàn)場會，取長補短，進一步提高各單位檔案管理工作水平。三是請進來講。采取邀請市檔案局檔案管理專家現(xiàn)場指導(dǎo)或舉辦講座等方式，有針對性地改進全系統(tǒng)檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質(zhì)。

3.綜合檔案室的軟硬件條件進一步改善

在財力、物力都比較緊張的情況下，各單位為確保檔案管理等級評審工作有效開展，加大了資金投入，引入現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，改善辦公條件，實現(xiàn)了庫房、閱檔室、辦公室三分開。檔案室新配置了檔案柜、溫濕度記錄儀、除濕機、微機、打印機、空調(diào)，新安裝了防盜門窗等硬件設(shè)施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件，極大地改善了檔案室的庫房環(huán)境和辦公條件。根據(jù)加快檔案管理信息化、規(guī)范化建設(shè)步伐的要求，各單位還統(tǒng)一安裝了檔案管理軟件，為加強電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎(chǔ)。

4.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)進一步規(guī)范化

按照檔案管理考核的要求，各醫(yī)院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴(yán)格按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件材料的目錄與編號規(guī)范、清晰。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標(biāo)題簡明、準(zhǔn)確，案卷排列規(guī)范、有序。建立了檔案管理基本情況統(tǒng)計臺賬和檔案利用及反饋情況統(tǒng)計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發(fā)生。

5.檔案資源開發(fā)利用工作進一步強化

近年來，隨著衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的日益加快，建設(shè)規(guī)模不斷擴大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為各單位的建設(shè)發(fā)展提供了優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。能夠隨時向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復(fù)等文件查閱。檔案人員熟悉檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確，查全率、查準(zhǔn)率達100%。有的單位堅持把加強檔案資源開發(fā)，提高利用效益作為進一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研工作，將現(xiàn)行的規(guī)章制度、崗位職責(zé)進行了整理匯編，促進了醫(yī)院管理水平的提升。

檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中發(fā)揮著不可替代的作用。因此，我們將以檔案管理等級評審為契機，按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，從組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、隊伍建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案開發(fā)利用等方面著力，進一步推進醫(yī)院檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，努力使醫(yī)院檔案管理工作再上新臺階，更好地為醫(yī)院管理工作保駕護航。