文·高善環(huán)

加強婚姻登記檔案管理之我見

文·高善環(huán)

婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的記錄。隨著社會的進步與人們法律意識的提高，婚姻檔案應用的范圍越來越來越廣，它可在辦理出國探親、經(jīng)濟索賠、遺產(chǎn)繼承、異地落戶、房產(chǎn)買賣、公證、計劃生育、旅游觀光等事項中起重要憑證作用。加強婚姻檔案的規(guī)范化管理，維護好婚姻檔案本質(zhì)特性，方便群眾查閱利用。這不僅拉近老百姓與檔案館的距離，也可以改變檔案館只為黨政機關服務的舊格局，拓展了檔案館的社會服務功能。榮成市檔案館現(xiàn)接收管理婚姻登記檔案3051卷，150828件，僅2015年通過查詢檔案出具證明的就有498件，足見婚姻登記檔案的利用率之高，與公民切身利益相關之切。筆者就婚姻登記檔案特點、現(xiàn)狀、管理措施談幾點粗淺的認識。

一、婚姻登記檔案的特點

（一）婚姻登記檔案建檔對象具有特殊性

婚姻登記檔案是由具有辦理婚姻登記職能的登記機關在辦理婚姻登記的過程中形成的。其建檔的對象是有婚姻關系的人，或者是曾經(jīng)有過婚姻關系，其涉及的主體是一對，而不可能是單個的主體。這樣的現(xiàn)象，不論是辦理結(jié)婚、補發(fā)婚姻登記還是辦理離婚登記、撤銷登記關系的都普遍存在，不論是當事人自己提供的資料，還是婚姻登記機構(gòu)形成的材料，都是針對一對當事人的婚姻狀況形成的，所以，婚姻登記檔案與普通的人事檔案不同，其建檔對象特殊，不能為每一個人建檔，而是為一對主體建檔。

（二）婚姻登記檔案具有保密性

婚姻登記檔案記載了當事人的許多個人信息，如姓名、出生日期、身份證號碼、婚姻狀況等，而這些信息內(nèi)容都是當事人的隱私，具有保密性，不能隨意公開檔案內(nèi)容，僅供登記機關及婚姻當事人使用。在查詢內(nèi)容上既要做到限制委托查詢的查詢內(nèi)容，又不影響婚姻檔案的利用效果。如果由于某些特殊情況，需要對檔案進行利用，必須嚴格遵守有關的規(guī)章制度，防止當事人的個人隱私受到侵犯，確保當事人的合法權(quán)益。

（三）婚姻登記檔案具有廣范性

社會中每個公民結(jié)婚都是婚姻關系建立的過程，而離異則是婚姻關系解散的過程，這種關系是由法律程序來維護的，婚姻登記檔案則是書面憑證。結(jié)婚基本涉及到社會中的每個公民，所以婚姻登記檔案涉及范圍廣泛，應該說目前它是涉及面最廣的檔案，因此，婚姻檔案形成量較大，增加了管理工作的難度。

二、婚姻登記檔案的現(xiàn)狀

（一）檔案資料保存不完整

一是婚姻登記檔案缺失。由于以前機制、體制的問題，婚姻登記檔案是在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦理和保存的，后來各鄉(xiāng)鎮(zhèn)撤銷了登記處或人事變動的原因，造成在移交過程中，很多檔案材料不完整，個別檔案缺失現(xiàn)象十分普遍。二是立檔材料不符合要求。主要表現(xiàn)為婚姻登記檔案的核心材料用紙、筆墨不規(guī)范，部分證件復印件模糊不清等，不利于檔案的長期保存。究其原因，客觀上是管理機制不健全，主觀上是管理人員素質(zhì)不高，檔案人員責任心不強，對檔案工作認識不深，忽視了婚姻登記檔案對于構(gòu)建和諧社會的重大作用，導致立歸移交不及時，不完整，或不移交，人為造成損毀遺失。

（二）檔案利用工作不規(guī)范

據(jù)調(diào)查，婚姻登記檔案管理部門多數(shù)沒有建立檔案利用制度，沒有明確責任分工和工作流程，對利用者審查不明，保密措施不健全，利用情況不做登計，利用效果不做統(tǒng)計分析，造成在利用過程中對檔案內(nèi)容泄密，甚至造成原件遺失。這些問題既損害了婚姻登記當事人的利益，又可能造成不良的社會影響，此種現(xiàn)象的存在，主要原因是沒有健全的管理制度，沒有相應的評定標準、獎懲措施及約束機制，即使建立了相關制度，也不能照章辦事，形同虛設。

（三）婚姻登記檔案的利用率高

目前我國的法律法規(guī)建立全面，法制社會不斷完善，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會生活也出現(xiàn)一些新情況，社會流動人口增加，對外交流增多，人民群眾對婚姻登記檔案的利用需求不斷增長，如辦理調(diào)轉(zhuǎn)工作、居民動遷、房屋買賣、異地落戶、子女上學、出國、貸款、結(jié)婚證丟失要補辦結(jié)婚證等方面都需要婚姻登記檔案出具證明，婚姻登記檔案的利用率日益上升，婚姻登記檔案已成為社會建設和管理中不可缺少的基礎信息。

三、加強婚姻登記檔案管理的措施

（一）思想重視，加強領導

婚姻登記檔案是一項重要的民生檔案，婚姻檔案工作是一項基礎的管理工作，民政部門和檔案部門，要加強對婚姻登記檔案管理工作的協(xié)調(diào)溝通，將婚姻登記檔案管理工作作為落實十八大精神的重要內(nèi)容，不斷提高認識，強化組織領導。各婚姻登記部門，要認真學習和嚴格執(zhí)行《婚姻登記檔案管理辦法》，檔案行政管理部門，應該跟進監(jiān)督指導，切實將婚姻登記檔案管理工作納入規(guī)范化、制度化、科學化管理軌道。

（二）健全制度，狠抓落實

切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，嚴格依法辦事，為促進婚姻登記檔案的接收工作，充分發(fā)揮婚姻登記檔案資源在和諧社會建設中的作用，特別是根據(jù)婚姻登記檔案目前利用率高的現(xiàn)狀，檔案部門必需根據(jù)《辦法》要求，結(jié)合本地實際，盡快制定出較為健全的婚姻登記檔案管理制度，加強業(yè)務指導，嚴格履行監(jiān)督職能，用制度管人，按程序辦事，確?；橐龅怯洸牧蠚w檔的時效性、完整性；管理的規(guī)范性、科學性；利用的便捷性，實用性。

（三）科學歸檔，分級管理

在整理檔案過程中，應當講究科學，簡化整理過程，便于工作人員操作，提高工作效率。結(jié)合婚姻登記檔案的特點及相關規(guī)定，婚姻登記檔案可以以年度和登記性質(zhì)為依據(jù)，以這兩個層次分類歸檔。按登記性質(zhì)可分為結(jié)婚登記、離婚登記、補發(fā)婚姻登記以及撤銷婚姻。一對當事人的材料應編為一卷，省去傳統(tǒng)的卷皮和卷內(nèi)目錄，取而代之的是在每卷的首頁蓋上歸檔章，使整理工作科學簡單。在管理方式上采取分級管理。根據(jù)相關婚姻登記條例的規(guī)定，只有在縣級以上的政府民政部門和有登記婚姻關系的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府才能形成婚姻登記材料，經(jīng)法院審判無效的婚姻或被撤銷的婚姻判決副本也交給婚姻登記機關管理，所以，對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)兩級政府形成的婚姻登記檔案，應該按照分級管理的方式管理好，保證各自形成的檔案妥善管理，避免出現(xiàn)保管不當?shù)膯栴}，侵害當事人的合法權(quán)益。

（四）推進婚姻登記信息化建設

打造符合時代要求的數(shù)字登記體系，信息化建設是提高婚姻登記機關辦事效率和質(zhì)量，滿足公眾婚姻出證需求的重要依據(jù)，是推動婚姻管理和服務改革的技術(shù)支撐，也是有效預防重婚騙婚等違法行為的重要屏障。各級管理人員要高度重視婚姻檔案的信息化建設，加大信息化軟硬件的投入力度，建立和完善檔案信息管理體系，盡快建立省級婚姻登記工作平臺和數(shù)據(jù)中心，盡早實現(xiàn)全國婚姻登記數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，信息共享，并逐步充實婚姻登記數(shù)據(jù)庫量。同時要加強婚姻登記信息化安全管理，增強安全意識，提高防范能力，防止失密、泄密事件發(fā)生，逐步完善信息安全管理體制。面對高速發(fā)展的經(jīng)濟社會形勢，我們應當在規(guī)范原有基礎檔案的同時，積極打造符合時代發(fā)展需要的數(shù)字化登記體系，以滿足全國信息資源共享的需求，為和諧社會建設提供高效優(yōu)質(zhì)服務。

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[1]張巧露． 論進一步加強和完善婚姻登記檔案管理工作． 《大科技，科技天地》 2011（6）

[2]許春霞． 婚姻檔案管理工作淺談．《黑龍江檔案》2014（2）

（作者單位：榮成市檔案館）