文 / 戈妍妍

檔案副本的起源及功能探究

文 / 戈妍妍

檔案副本的概念最早可以在西周的儒家經(jīng)典《周禮》中發(fā)現(xiàn)蹤跡。古代的檔案副本更多的是采用文書(shū)形式。在生產(chǎn)力低下的年代，人們不惜成本制作數(shù)量眾多的副本，真正原因是為了加強(qiáng)行政管理，而不僅僅是為了保護(hù)原始檔案。檔案副本的功能較多，除了正規(guī)功能之外，還有圖書(shū)、文件等衍生功能。自古以來(lái)，檔案副本就有著突出的社會(huì)治理優(yōu)勢(shì)，對(duì)人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展起著積極的作用。

檔案副本；《周禮》；文書(shū)

檔案副本制度在我國(guó)起源較早，可以追溯到西周時(shí)期，《周禮》就多處提及檔案副本情況。根據(jù)近現(xiàn)代檔案界的觀點(diǎn)，檔案應(yīng)具備較強(qiáng)的原始性，所以在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，“孤本制”被檔案界所推崇，即檔案的正本只有一個(gè)，妥善保存好正本就行了[1]。隨著現(xiàn)代印刷技術(shù)尤其是電子檔案的快速發(fā)展，副本制重新引起了學(xué)界的重視。檔案副本具備較多的功能，古代的檔案副本不只是為了保護(hù)原始檔案，還起到了行政管理作用。

一、檔案副本的起源

在檔案學(xué)的相關(guān)研究中，《周禮》關(guān)于副本的描述被認(rèn)為是檔案副本的起源。周王跟諸侯所簽訂的盟約，由天府進(jìn)行收藏，而副本則交給內(nèi)史、六官、司會(huì)、大史保存。這是較早出現(xiàn)的檔案正副本概念，保管者有嚴(yán)格的區(qū)分。但檔案副本起源的問(wèn)題依然存在著一些爭(zhēng)議。

（一）檔案與文書(shū)的形成先后問(wèn)題

文書(shū)是古代非常重要的行政產(chǎn)物，《史記·李斯列傳》有云：“明法度，定律令，皆以始皇起。同文書(shū)。治離宮別館，周徧天下。”從《周禮》推出檔案正副本概念來(lái)看，當(dāng)時(shí)的盟約條例是由周王跟諸侯共同商定的，完成的盟書(shū)收藏進(jìn)天府之中。這個(gè)天府就相當(dāng)于今天的中央檔案館，同時(shí)復(fù)制成一定數(shù)量的盟書(shū)副本交給六官、司會(huì)等保管，以滿(mǎn)足日常工作所需。從這一過(guò)程可以看出，檔案形成要早于文書(shū)，前者是正本，后者是副本。許多學(xué)者認(rèn)為，古代檔案副本的制作主要是運(yùn)轉(zhuǎn)公文，例如，西周的司會(huì)等官員掌管著大部分的文書(shū)，這些都是檔案副本的雛形，主要目的是對(duì)各邦國(guó)以及郡府的社會(huì)治理進(jìn)行考核，以此衡量各地官員的政績(jī)[2-4]。值得注意的是，大多數(shù)人的解讀都沒(méi)有提到文書(shū)究竟是怎樣變成檔案副本的，因?yàn)檎静厝胩旄?，并未發(fā)揮出文書(shū)應(yīng)有的行政管理作用，也未體現(xiàn)出實(shí)際效果，即游離在行政辦事流程之外。在這里只有一種解釋?zhuān)簷n案正本是直接生成的，并成為所有文書(shū)的源本，而文書(shū)只能作為檔案副本繼續(xù)發(fā)揮行政效用。從這一點(diǎn)也可以考證，檔案形成要早于文書(shū)，正副本之爭(zhēng)不存在疑問(wèn)。而在手工制作的條件下，也可能會(huì)出現(xiàn)只有正本而不制作副本的情況，這種正本可以看作是檔案和文書(shū)的合二為一，即正本兼具了兩者的功能。而隨著印刷技術(shù)的發(fā)展，許多文書(shū)脫離了手工制作范疇，越來(lái)越多地采用印刷技術(shù)，這時(shí)就出現(xiàn)了文書(shū)正本的概念，特別是在現(xiàn)代社會(huì)，文書(shū)以文件的形式得到了延續(xù)，使得文件正本從形式上開(kāi)始與檔案分離，而且文件正本與副本的區(qū)別越來(lái)越小。但從檔案副本起源上看，檔案是早于文書(shū)的。

（二）西周檔案副本的真正作用問(wèn)題

相對(duì)于現(xiàn)代先進(jìn)的印刷技術(shù)來(lái)說(shuō)，西周的記錄技術(shù)較為原始，當(dāng)時(shí)既沒(méi)有紙張，也沒(méi)有印刷術(shù)，只有在竹簡(jiǎn)上抄錄副本。根據(jù)《周禮》的相關(guān)記載，西周的內(nèi)史、司會(huì)、大史至少各擁有一份檔案副本，此外六官也各有一份[5]。六官也叫六卿，相當(dāng)于后世的六部尚書(shū)，在朝廷中掌管著重要事務(wù)。西周的檔案副本至少有九套。以當(dāng)時(shí)的記錄條件來(lái)看，這種數(shù)量較為反常，難道僅僅是為了長(zhǎng)期保存檔案？有學(xué)者認(rèn)為，西周非常重視檔案，包括實(shí)時(shí)歸檔、定時(shí)歸檔，將檔案提升到一個(gè)很高的層次，有一定的合理性[6]。但并不能就此認(rèn)為西周的檔案保護(hù)意識(shí)強(qiáng)于現(xiàn)代，所以西周檔案副本的真正作用是值得深思的問(wèn)題。西周的復(fù)制條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代，需要人工抄寫(xiě)在竹簡(jiǎn)上，要花費(fèi)大量的時(shí)間。而現(xiàn)代檔案副本有著先進(jìn)的制作技術(shù)，許多檔案館采取的也只是三套制。就算西周比現(xiàn)代更重視檔案管理，這種九套制的檔案副本模式依然留有疑點(diǎn)，何況西周的檔案副本制作成本非常高，朝廷應(yīng)該考慮到是否合算的問(wèn)題。從文書(shū)的角度看，西周制作這么多檔案副本，并不只是為了保護(hù)檔案副本，而是為了更多地發(fā)揮出文書(shū)的作用，即這些副本就是文書(shū)，主要是為了行政管理而不惜代價(jià)制作出來(lái)的。由此可見(jiàn)，文書(shū)是檔案的副本有一定歷史依據(jù)，當(dāng)然演化到現(xiàn)代的文件又另當(dāng)別論。

（三）西周檔案副本制作的成本問(wèn)題

從西周的制作條件看，檔案副本制作有著極高的成本，制作人員、管理人員、檔案庫(kù)房等都需要大量的人力、物力、財(cái)力支撐。根據(jù)《周禮》記載的九套副本之說(shuō)，檔案副本的管理人員至少有九人或者更多，而且檔案庫(kù)房也不會(huì)少于九個(gè)。這是一個(gè)較為龐大的人才隊(duì)伍和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，再加上檔案副本制作成本，必然產(chǎn)生一筆非常大的開(kāi)支，就算放在今天也可能讓財(cái)政承擔(dān)不起。西周的生產(chǎn)力低下，如果只是為了保護(hù)檔案正本而花如此大的成本，其動(dòng)機(jī)值得商酌。從歷史角度看，西周的少數(shù)民族與部落眾多，盡管朝廷加大各民族的融合力度，但社會(huì)矛盾包括統(tǒng)治集團(tuán)的內(nèi)部矛盾也日益激化，國(guó)力水平跟唐宋相比有較大差距[7]。西周為什么要花大成本制作檔案副本，其出發(fā)點(diǎn)只有一種可能性，即行政管理的需要。西周在滅商后大分封的過(guò)程中，對(duì)全國(guó)各地主要實(shí)行軍事統(tǒng)治，行政管理手段變得越來(lái)越重要，用以區(qū)分統(tǒng)治者和被統(tǒng)治者，身份辨別制度較為突出，這也是朝廷制定統(tǒng)治政策與剝削方法的依據(jù)。在這種情況下，內(nèi)史、六官、司會(huì)、大史等都是行政管理人員，并非是檔案管理者，所以檔案副本制作和管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該更為龐大。而西周所做的這一切，有很大的可能就是將檔案副本作為文書(shū)形式，主要為行政管理服務(wù)。

二、檔案副本的功能分析

檔案副本在古代就得到了廣泛應(yīng)用，特別在行政管理領(lǐng)域發(fā)揮了重要作用，促進(jìn)了人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展。檔案副本具備多種功能優(yōu)勢(shì)，包括信息傳播、使用范圍、社會(huì)治理等方面，都極大地延伸了檔案正本的功能。此外，圖書(shū)、文件等作為檔案的衍生物，也具備了檔案副本的一些功能。

（一）正規(guī)檔案副本的功能

副本是正本的復(fù)制品，通常是原樣抄錄正本的內(nèi)容信息，使正本有另一種保存方式。根據(jù)《周禮》解釋?zhuān)骸案保E也。”這里的貳是指第二本或者更多，但正本僅有一份[8]。檔案是人類(lèi)最早的記錄形式，在歷史發(fā)展及社會(huì)變遷下，還派生出文書(shū)（現(xiàn)在叫文件）、圖書(shū)等其它形式。正規(guī)檔案副本是對(duì)原始檔案的復(fù)制，兩者的內(nèi)容信息沒(méi)有區(qū)別，而從檔案資源保護(hù)的角度來(lái)看，正規(guī)檔案副本具備了更多的功能，如可以提高信息傳播效果、拓展檔案使用范圍、使多方持有共同信息、備忘等，促進(jìn)已有檔案的長(zhǎng)期保存。由此可見(jiàn)，檔案正副本的內(nèi)容信息相同，但功能是有差異的。檔案正本是一種原始的文本，目的是記數(shù)、記事等，延伸了人類(lèi)的記憶[9]。而在社會(huì)的不斷發(fā)展下，出于信息管理和傳播的需要，賦予了檔案更多的功能，于是產(chǎn)生了副本這一形式。相對(duì)來(lái)說(shuō)，副本已經(jīng)脫離了記數(shù)和記事的范疇，延長(zhǎng)了檔案正本的使用壽命。

（二）圖書(shū)、文件的副本功能

圖書(shū)是印刷術(shù)發(fā)明之后出現(xiàn)的一種信息載體，對(duì)人類(lèi)文化傳播起到了重大作用。圖書(shū)的功能主要是為了傳播信息，在內(nèi)容展現(xiàn)方面是以復(fù)制原始書(shū)稿為手段，能夠多方持有共同信息，保存地可以有多個(gè)場(chǎng)所。這與檔案副本的性質(zhì)基本相同。文件的功能除了傳播信息之外，還方便行政辦事和政策傳達(dá)，同樣也是以復(fù)制原始記錄為主，可以多方持有及保存，這符合檔案副本的基本特性。在現(xiàn)代印刷技術(shù)的快速發(fā)展下，文件在行政管理中發(fā)揮出越來(lái)越大的作用，人們對(duì)復(fù)制文件的認(rèn)可度日益提高，使得檔案正本的權(quán)威性不復(fù)存在[10]。但文件不具備唯一性，所有傳播的文件都是復(fù)制品，因而文件在實(shí)質(zhì)上沒(méi)有檔案正本的“合法”地位。為了取長(zhǎng)補(bǔ)短，我們可以將文件和檔案正本統(tǒng)一歸檔，即實(shí)行“雙軌制”。而圖書(shū)的歸檔也經(jīng)常采用“雙軌制”，因?yàn)閳D書(shū)只有具備統(tǒng)一書(shū)號(hào)才能出版，并且要通過(guò)正規(guī)的出版機(jī)構(gòu)發(fā)行，才具備“合法”地位。但作為檔案正本的“書(shū)稿”并沒(méi)有這些特性，只能作為原始記錄保存，受眾真正認(rèn)可的是圖書(shū)本身，所以檔案正本的權(quán)威性受到了一定挑戰(zhàn)。在這種情況下，圖書(shū)歸檔只有采用“雙軌制”的方式，才能將圖書(shū)的合法性“移植”到書(shū)稿上面，以提高檔案正本的權(quán)威性。

（三）檔案副本的社會(huì)治理優(yōu)勢(shì)

檔案副本有效地促進(jìn)了信息傳播，拓展了信息使用范圍，在社會(huì)治理方面有著極大的優(yōu)勢(shì)，所以在圖書(shū)出現(xiàn)之前就得到了廣泛應(yīng)用。對(duì)于檔案正本來(lái)說(shuō)，只能在較小的、固定的空間內(nèi)傳播信息，當(dāng)人類(lèi)需要更多的知識(shí)傳播和經(jīng)驗(yàn)交流時(shí)，副本的作用日益凸顯，逐漸被推到社會(huì)治理的前臺(tái)，而檔案正本開(kāi)始“退居幕后”[11]。由于正本存在著唯一性，所以各個(gè)歷史時(shí)期的行政管理主要采用副本形式，保存正本是為了提供官吏的查證備忘，副本則為了方便官府辦事。在漢代，檔案正本的保管地是相府，傳達(dá)給各地方的是手抄類(lèi)型的副本。清朝的檔案副本則由六科負(fù)責(zé)抄發(fā)，通過(guò)批本處理之后發(fā)送到各地的衙門(mén)[12]。盡管隨著印刷技術(shù)的流行，圖書(shū)得到了很大的發(fā)展，但作為古代社會(huì)治理的權(quán)威方式之一，大多數(shù)都延續(xù)著副本抄送的做法，體現(xiàn)出對(duì)正本的尊重。直到現(xiàn)代社會(huì)才開(kāi)始普及副本印刷的模式，而正本通常會(huì)蓋有印章，副本則沒(méi)有，這是兩者最大的區(qū)別。自古至今，檔案副本都一直發(fā)揮著社會(huì)治理優(yōu)勢(shì)，成為國(guó)家治理的重要組成部分。

（四）檔案副本對(duì)中國(guó)社會(huì)發(fā)展的作用

檔案副本可以隨時(shí)隨地保存信息，因而能夠發(fā)揮出重要的社會(huì)管理作用。檔案副本的大量使用，使信息的異地傳播和管理成為可能，有效提高了社會(huì)管理范圍，促進(jìn)了社會(huì)的不斷發(fā)展，進(jìn)而為國(guó)家管理創(chuàng)造了條件。在古代，檔案副本主要是為了輔助公文流轉(zhuǎn)，例如西周的檔案副本一般由司會(huì)等官員掌管，用于考核各地官府的社會(huì)治理，并作為官員政績(jī)的匯報(bào)材料。到了宋朝，檔案副本還在外交領(lǐng)域發(fā)揮出重要作用。《周禮》是我國(guó)的儒家經(jīng)典之一，記錄了古代的許多行政工作方式，多處提到檔案副本的使用情況。當(dāng)時(shí)的檔案副本是一種法令：“凡治者受法令焉?！奔垂倮粼谶M(jìn)行社會(huì)治理之前要領(lǐng)取“法令”，用這些副本從事社會(huì)治理工作[13]。在國(guó)家管理的需求下，檔案副本被大量制作出來(lái)，而當(dāng)時(shí)的印刷術(shù)尚未發(fā)明，朝廷會(huì)安排專(zhuān)門(mén)抄寫(xiě)副本的人。據(jù)《周禮》統(tǒng)計(jì)，負(fù)責(zé)抄寫(xiě)的達(dá)到了120人。由此可見(jiàn)，檔案副本自古以來(lái)就不斷推動(dòng)人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展。

總之，檔案副本在我國(guó)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，種種跡象表明古代的檔案副本更多的是起到文書(shū)的作用，即為了國(guó)家行政管理的需要，不惜成本制作出大量的檔案副本。檔案是社會(huì)治理甚至是國(guó)家治理的重要依據(jù)。在檔案理論的研究中，剖析檔案副本的功能作用，理清檔案副本的起源問(wèn)題，有益于我國(guó)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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1005-9652（2017）02-0139-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

戈妍妍（1985-），女，江蘇睢寧人，徐州醫(yī)科大學(xué)檔案館館員，研究方向：檔案管理。