文·胡大啟 張立君

一起干部保健檔案丟失案的查處及啟示

文·胡大啟 張立君

2015年5月，山東省檔案局得知淄博市檔案館從文化市場收購一批干部保健檔案105袋，經(jīng)初步檢查，確認為濟南某醫(yī)院形成的檔案。省檔案局領(lǐng)導立即指示法規(guī)和經(jīng)濟科技業(yè)務(wù)處進行立案調(diào)查，法規(guī)經(jīng)科處接到任務(wù)后，馬上研究案件，制定查處方案，分步實施，把握重點，及時妥善地查處了此案并從中得到一些啟示。

一、查處步驟

第一步，組織執(zhí)法人員到該醫(yī)院進行常規(guī)執(zhí)法檢查。對該單位檔案管理，特別是干部保健檔案管理進行摸底調(diào)查，查看檔案管理的實際情況，搜集有關(guān)線索。初步證實了該醫(yī)院干部保健檔案管理存在一定漏洞。

第二步，調(diào)取物證。到淄博市檔案館對涉案檔案拍照留存證據(jù)，并提取部分檔案帶回濟南，直接與該醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導和部門負責人見面，開門見山說明情況，告知對方發(fā)現(xiàn)遺失干部保健檔案，請對方當場查看拍攝的照片和提取的部分檔案，要求對方做出解釋。對方在看到檔案實物后，看到檔案所記載的內(nèi)容、醫(yī)生簽字和單位公章后，承認檔案為本醫(yī)院所形成，但對如何流入社會沒有說明。

第三步，查實檔案流失的途徑和責任人。按照檔案提供的線索，順藤摸瓜，找有關(guān)責任部門和責任人，分別做好調(diào)查筆錄和檢查記錄，提取有關(guān)書證、物證、證人證言、視頻證據(jù)等，確定了檔案為保健檔案室由于過失而丟失。

第四步，法規(guī)經(jīng)科處將調(diào)查完結(jié)的情況和依法處理的初步意見按程序向省檔案局黨組進行匯報。在得到局黨組同意給予行政處罰的批示后，依法向?qū)Ψ疆斒氯怂瓦_了《行政處罰聽證告知書》《行政處罰決定書》和《責令整改通知書》。對方當事人對處罰決定表示認可，及時繳納了罰款，按要求對丟失檔案進行了回購，并對本單位檔案管理存在的問題認真進行了整改落實。

二、辦案重點

回顧案件過程，為查清事實，獲取證據(jù)，以便合法處理，關(guān)鍵有幾個辦案重點要注意和把握。

一是落實案件的客體。即本案所涉及的105袋干部保健檔案的歸屬關(guān)系，是否屬于依法監(jiān)管的檔案，是否具有保存價值及其所有權(quán)歸屬。通過查看檔案目錄、內(nèi)容、形成日期等信息，調(diào)查問訊有關(guān)單位，最后定性為該部分檔案為仍有保存價值，屬于需要保管的檔案。

二是確認檔案違法的責任者。通過查看有關(guān)材料，赴涉案單位調(diào)查取證，確定了檔案違法的責任者。

三是查清檔案流失途徑。通過走訪調(diào)查證人、當事人，得知檔案是從醫(yī)院檔案室流失到社會上，再輾轉(zhuǎn)流失到淄博文化交易市場，最后由淄博市檔案館購得。

四是對本案的違法行為進行定性。檔案的流失主要有以下幾種情況：偷盜；買賣；不負責任，當作廢文件材料處理掉；意外遺失等。在本案中，涉案單位開始說是被盜，在我們要查看報案記錄或準備到當?shù)嘏沙鏊榭从嘘P(guān)出警記錄時，涉案單位又改口說是搬家過程中，因為混亂導致檔案流失。通過檔案執(zhí)法人員仔細走訪、調(diào)查取證，在無其它有力佐證的情況下，排除了買賣和當廢品處理的情況，最后按一般丟失定性。

五是合理使用自由裁量權(quán)。在確定處罰額度的時候，我們充分考慮了違法責任人的主觀意思表示，是故意還是過失；違法所侵害的客體的社會危害程度；侵害對象即檔案數(shù)量、價值、涉密等因素；涉案單位的態(tài)度和采取的補救措施。綜合考慮后，決定處以6萬元罰款。

六是嚴格遵守執(zhí)法程序。我們在查處該案過程中，嚴格按執(zhí)法程序開展工作，從案件登記、立案審批、調(diào)查取證中的出示執(zhí)法證件、調(diào)查筆錄中的問詢?nèi)撕捅粏栐內(nèi)说暮炇鸬叫姓幜P前的權(quán)利告知、處罰文書的送達、期間的精準把握等等，絲毫不能大意。

由于準備工作細致具體、籌劃得當，案件查處程序合法、事實充分、證據(jù)確鑿，適用法律法規(guī)正確，處罰的自由裁量把握適當以及與涉案單位溝通及時到位，所以該案處理順利，得到了涉案單位的理解。

三、幾點啟示

該案雖然是眾多檔案違法案件中的一例，但該案暴露的問題具有一定代表性，許多單位也在不同程度上存在，亟待研究解決，從此案的查處中可以得到以下幾點啟示。

（一）目前社會檔案法治意識依舊比較淡薄

有的單位檔案管理存在較大漏洞。有的單位對依法治檔不重視，檔案領(lǐng)導分工責任體制形同虛設(shè)，檔案機構(gòu)人員素質(zhì)不能適應(yīng)工作需要，對檔案工作的日常監(jiān)管指導、制度的落實不到位。檔案工作處于割裂狀態(tài)，檔案安全隱患嚴重。需要進一步提高社會對檔案工作的重視，增強檔案工作人員的事業(yè)心、責任感，激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，強化責任擔當，深入鉆研檔案業(yè)務(wù)，積極履行檔案工作職責。

（二）檔案執(zhí)法人員要提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高辦案技能

依法治國、規(guī)范執(zhí)法的新常態(tài)、新要求，社會法律維權(quán)意識的普遍提高，給我們檔案執(zhí)法提出了更高的要求。檔案執(zhí)法人員自身對法律不熟悉、不理解，對檔案業(yè)務(wù)知識做不到胸有成竹，對案件查處不知道如何入手，不知道如何發(fā)現(xiàn)問題、調(diào)查問題，對當事人的質(zhì)疑、提問不知道如何應(yīng)對，執(zhí)法就會心虛、沒底氣。因此，熟悉法律，研究法律，掌握檔案業(yè)務(wù)知識，提高法律實踐技能水平，是擺在檔案執(zhí)法人員面前的一道緊迫課題。

（三）要樹立檔案執(zhí)法自信、檔案話語權(quán)自信、檔案工作主導權(quán)自信

在許多檔案人眼里，檔案法是弱法，檔案部門是弱勢部門，檔案工作是弱勢工作。長期的弱勢思想慣性，形成了不愿執(zhí)法、畏難執(zhí)法等不好現(xiàn)象。這又導致了惡性循環(huán)，檔案法真的成了弱法，許多人不知道檔案法，不遵守檔案法；檔案部門真的成了弱勢部門，檔案部門的意見在有時候得不到重視，檔案部門的檔案統(tǒng)一管理權(quán)被被分割；檔案工作成了弱勢工作，在許多單位檔案工作得不到重視。要讓檔案工作得到應(yīng)有的重視，必須樹立自信。通過執(zhí)法實踐發(fā)現(xiàn)，要敢于亮劍，被查單位就會重視檔案工作，重視檔案部門依法做出的決定，能夠及時按要求整改落實。

總之，檔案部門要加大執(zhí)法力度，做到有案必查、有責必究。通過查處違法案件，起到打擊一個、震懾一片的效果，從而從根本上提高社會對檔案工作的重視，提高檔案工作的社會話語權(quán)，提高檔案部門在國家檔案事業(yè)中的主導權(quán)，使檔案事業(yè)做到統(tǒng)一管理、科學發(fā)展。

（作者單位：山東建筑大學/山東省檔案局）