文·張慶美

基層工作

高校檔案數(shù)字化問(wèn)題與對(duì)策

文·張慶美

一、高校檔案數(shù)字化的意義

高校檔案是高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新等活動(dòng)中直接形成的對(duì)師生、學(xué)校、社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案是高等教育事業(yè)發(fā)展的歷史記錄，承載著各種科技文化成果，凝聚著歷代師生們的精神信念，有重要的行政參考作用、憑證作用、科研作用以及教育作用。面對(duì)全社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的信息需求急速上漲，高校檔案工作者必須充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性，認(rèn)清檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展新要求，也是促進(jìn)檔案館得以進(jìn)一步發(fā)展的重要舉措之一。

（一）高校檔案數(shù)字化可以便于檢索利用

隨著高校的擴(kuò)招以及學(xué)科的不斷發(fā)展，高校檔案數(shù)量正在呈現(xiàn)指數(shù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，這給高校檔案管理工作帶來(lái)了極大的壓力與困難。要想在諸多目錄中快速到所需信息，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)輸入關(guān)鍵詞檢索已成為常用方法，傳統(tǒng)的手工式目錄檢索方法已顯落后。通過(guò)將傳統(tǒng)載體檔案及相應(yīng)檔案目錄信息數(shù)字化，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，可以提高檔案信息的檢索速度和準(zhǔn)確性，提升高校檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和水平。數(shù)字化檔案不僅可以方便查找，同時(shí)還可以提供電子版檔案內(nèi)容的利用，擴(kuò)大檔案的傳播范圍，提高檔案的利用效果。

（二）高校檔案數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)資源共享

將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案轉(zhuǎn)化為以光盤、磁盤、硬盤及網(wǎng)絡(luò)空間為載體的數(shù)字格式檔案，使得高校檔案呈現(xiàn)形式上多樣化，最大限度地滿足檔案查閱者，特別是年輕查閱群體的查閱習(xí)慣和查閱要求。一份數(shù)字化加工后的“孤本”檔案，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢利用平臺(tái)，同時(shí)提供給所有需要它的人共享，“孤本”不再是限制；數(shù)字化后的檔案信息資源通過(guò)鑒定，分類、分期逐步公開(kāi)充實(shí)到檔案館網(wǎng)站，這樣所有利用者就可以隨時(shí)上網(wǎng)利用檔案信息資源，可以突破時(shí)空的限制，不在局限于規(guī)定時(shí)間在檔案館才能查找有用信息資源，從而提供檔案信息資源的共享率，使異地調(diào)閱利用成為可能，擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來(lái)了解檔案，利用檔案，免去了利用者過(guò)去異地查檔的奔波之苦。

（三）高校檔案數(shù)字化可以優(yōu)化檔案管理

數(shù)字化的檔案信息資源通過(guò)專用管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理，可以提高檔案信息資源的查快率和查準(zhǔn)率，提高檔案館的管理效率和現(xiàn)代化水平。將具有唯一性和不可替代性的原始檔案以數(shù)字格式進(jìn)行保存，可以減少原始檔案的損壞或遺失，確保檔案的安全。同時(shí)形成的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)可以反復(fù)利用，查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、高校檔案數(shù)字化過(guò)程中面臨的問(wèn)題

（一）高校檔案數(shù)字化制度規(guī)范有待完善

檔案數(shù)字化涉及信息的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳播等全過(guò)程，必須重視數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及對(duì)電子檔案管理制度的制定。高校檔案部門要注意與高校其他系統(tǒng)的互聯(lián)和兼容，避免高校內(nèi)部教學(xué)科研部門和行政管理機(jī)構(gòu)日常工作中形成的檔案信息存儲(chǔ)格式各異，兼容性差，給檔案的后期處理和傳輸造成困難。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，凡國(guó)家出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，首先執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，若國(guó)家沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，執(zhí)行地方檔案部門檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。只有執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)各機(jī)構(gòu)之間檔案信息資源內(nèi)容的互操作與交換、長(zhǎng)期管理與使用，才能提高資源庫(kù)的制作質(zhì)量與用戶服務(wù)效果，最大程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，避免重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)人力物力財(cái)力。同時(shí)，還必須制定并遵守嚴(yán)格的安全保密制度，提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識(shí)，避免檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無(wú)法挽回的損失，確保數(shù)字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。必須建立嚴(yán)格的檔案監(jiān)控機(jī)制，引入切實(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段對(duì)“病毒”和 “黑客”等行為進(jìn)行預(yù)防和監(jiān)控，確保高校檔案數(shù)字信息的安全可靠。

（二）對(duì)高校檔案數(shù)字化工作重視不夠

數(shù)字檔案館是20世紀(jì)90年代中期提出的概念，時(shí)值今日，高校中完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館功能的不多，部分高校中那些利用率較高的檔案也沒(méi)有全部完成數(shù)字化。究其原因，一方面是由于檔案數(shù)字化一項(xiàng)復(fù)雜的工程，需要分期分批推進(jìn)，另一方面與高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化工作重視不夠，投入檔案數(shù)字化的經(jīng)費(fèi)不足有關(guān)。檔案信息資源數(shù)字化工作的開(kāi)展要具備具有良好性能的軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件設(shè)施建設(shè)、軟件設(shè)施建設(shè)，這些都需要大量的資金投入。只有配備了高速運(yùn)行、簡(jiǎn)單方便、安全性高的軟硬件設(shè)施，才能檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展，更好的整合開(kāi)發(fā)和管理利用檔案信息資源。

（三）對(duì)現(xiàn)行電子文件的歸檔管理重視不夠

檔案信息資源建設(shè)包含館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)行電子文件的歸檔管理兩個(gè)方面的內(nèi)容，即存量檔案的數(shù)字化和增量檔案的數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的普遍應(yīng)用，高校內(nèi)部各機(jī)構(gòu)都產(chǎn)生大量的電子文件，現(xiàn)實(shí)中并沒(méi)有對(duì)這些電子文件實(shí)行從收集、管理到利用的全程管理，這樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)字過(guò)程中出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象。

三、高校檔案數(shù)字化的應(yīng)對(duì)策略

（一）提高對(duì)高校檔案數(shù)字化工作的重視

高校檔案信息資源數(shù)字化工作的發(fā)展程度源于高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者對(duì)數(shù)字化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)程度的深淺。一方面，只有當(dāng)高校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息資源數(shù)字化的必要性，意識(shí)到檔案數(shù)字化可以便于檢索和利用，可以更好的整合資源，提高檔案管理水平，才能在人力物力財(cái)力方面給與大力支持。另一方面，在檔案信息資源數(shù)字化工作這一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程中，實(shí)踐在高校檔案工作一線的工作者只有發(fā)自真心的認(rèn)可數(shù)字化，理解數(shù)字化的積極意義，才能勇于面對(duì)數(shù)字化進(jìn)程中的困難和挑戰(zhàn)，積極分析新形勢(shì)，解決新問(wèn)題，推動(dòng)高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)更快更好地發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)

推進(jìn)高校檔案信息資源數(shù)字化工作的進(jìn)程不僅要解決相關(guān)設(shè)備的問(wèn)題，還有考慮人員配備的問(wèn)題。無(wú)論多么先進(jìn)的設(shè)備和管理模式，離開(kāi)了高素質(zhì)的實(shí)踐者都將失去價(jià)值。高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)需要大量既有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，又掌握以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)多媒體為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。這就要求高?，F(xiàn)有檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的潮流，自覺(jué)主動(dòng)地學(xué)習(xí)掌握更多的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)信息資源管理等知識(shí)，促進(jìn)自身檔案管理的觀念、知識(shí)和技能更新。只有這樣，才能更好地參與到檔案數(shù)字化的建設(shè)中，為檔案數(shù)字化建設(shè)出謀劃策。除了檔案工作者加強(qiáng)自學(xué)外，單位也應(yīng)該為專兼職檔案工作人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)及外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)行增量電子文件的歸檔管理

要正確理解檔案信息資源數(shù)字化的含義。檔案信息資源數(shù)字化不僅是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，還包括對(duì)日常產(chǎn)生的電子文件（載體）進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)換歸檔。為避免陷入無(wú)休無(wú)止、數(shù)量越來(lái)越驚人的掃描轉(zhuǎn)換漩渦之中，節(jié)約人力、財(cái)力成本，應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立電子文件管理系統(tǒng)，建立起檔案館與各業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，以保證電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，可利用性。

檔案信息數(shù)字化處理是高校檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的一項(xiàng)最重要工作，其建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的情況直接影響到檔案工作的發(fā)展前景。因此，檔案管理者必須主動(dòng)把握高校檔案數(shù)字化發(fā)展的態(tài)勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，順應(yīng)人們的工作方式和生活方式，提高檔案工作的社會(huì)影響力，加快推進(jìn)檔案數(shù)化進(jìn)程。

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（作者單位：山東大學(xué)檔案館）