圓桌趣談

國家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》的出臺(tái)和全國檔案安全工作會(huì)議的召開，將檔案安全工作提到了一個(gè)前所未有的高度。本期邀約的三位領(lǐng)導(dǎo)、專家分別從提高檔案安全意識、健全檔案安全工作制度、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)及檔案館建設(shè)等方面，對檔案安全工作的強(qiáng)化進(jìn)行了全面解讀，希望能對全省檔案安全工作機(jī)制和檔案安全體系的建立有一些幫助。

閆佳敏淄博市檔案局局長

確保館藏檔案的安全保管是“五位一體”國家綜合檔案館的首要任務(wù)和最基本要求。作為檔案安全保管基地的國家綜合檔案館，要主動(dòng)作為，“軟硬兼施”，將構(gòu)建檔案安全保障體系之重?fù)?dān)牢牢扛在肩上。

加強(qiáng)檔案館庫硬件建設(shè)，夯實(shí)檔案安全第一道防線。符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案館庫是檔案安全最重要的保證。就當(dāng)前而言，縣級檔案行政部門要緊緊抓住省“兩辦”出臺(tái)《關(guān)于加快推進(jìn)縣級國家綜合檔案館建設(shè)的意見》這一政策利好，不等不靠、積極爭取，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，全面推動(dòng)檔案館舍的新建、擴(kuò)建和改建，把縣級國家綜合檔案館建成能夠滿足未來若干年需求的堅(jiān)固、安全、符合檔案保管要求的現(xiàn)代化檔案館，為檔案安全打造第一道防線。而完善的檔案館庫安全設(shè)施，則是保證館藏檔案安全的最有效防護(hù)網(wǎng)。重點(diǎn)是安防系統(tǒng)、業(yè)務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)滅火系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)和門禁系統(tǒng)等安全設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的自動(dòng)化和可控化。

健全檔案安全工作制度，提升檔案安全管理軟實(shí)力。檔案安全既涉及檔案實(shí)體，又涉及檔案信息，具體體現(xiàn)在檔案工作的接收、保管、整理、鑒定、利用和數(shù)字化等各環(huán)節(jié)中。要針對不同的工作環(huán)節(jié)，制定務(wù)實(shí)管用的檔案安全工作制度。要統(tǒng)籌兼顧，突出重點(diǎn)，針對不同的檔案載體、不同的保存狀況、不同存儲(chǔ)環(huán)境等因素，明確檔案安全防范重點(diǎn)，制定行之有效的檔案安全保障方案，打造切實(shí)可行的檔案安全保障體系。同時(shí)，要積極開展檔案安全文化建設(shè)，將安全思想貫穿于檔案工作各個(gè)崗位、環(huán)節(jié)中，把確保檔案安全時(shí)刻放在優(yōu)先位置，讓維護(hù)檔案安全成為行為自覺。

察檔案安全之“未病”，將安全風(fēng)險(xiǎn)消弭于無形?！吧厢t(yī)治未病”。個(gè)人以為，檔案館安全保障體系建設(shè)其關(guān)鍵之處在于兩點(diǎn)，其一是能及時(shí)發(fā)現(xiàn)室溫高、濕度大、安全設(shè)施運(yùn)行異常等各種潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患苗頭，及時(shí)加以消除，切實(shí)做到禁于未萌、止于未發(fā)；其二是在人為不可控的災(zāi)害發(fā)生后，能將損失降到最低點(diǎn)?；诖酥剂?，一是定期開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查治理工作，并逐步實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，力爭把風(fēng)險(xiǎn)控制在隱患形成之前、把隱患消滅在事故發(fā)生之前；二是定期開展檔案館應(yīng)急預(yù)案演練，提高工作人員的安全意識、風(fēng)險(xiǎn)防范意識和突發(fā)事件應(yīng)對能力，真正建立起檔案館快速應(yīng)急反應(yīng)體系；三是定期開展電子檔案異地容災(zāi)備份工作，逐步實(shí)現(xiàn)市、縣（區(qū)）兩級全部館藏電子檔案數(shù)據(jù)的異地容災(zāi)備份，切實(shí)做到重要電子檔案數(shù)據(jù)“有備份、可恢復(fù)”。

馬奎國山東省檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)處副處長

檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。2010年國家檔案局在成都召開了全國檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議，今年6月又在天津召開了全國檔案安全工作會(huì)議，充分說明了國家檔案局對檔案安全工作的高度重視。去年4月國家檔案局還印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的通知》，對各部門各單位扎實(shí)做好新形勢下檔案安全工作提出了明確要求，并對檔案安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了梳理。結(jié)合我省實(shí)際，筆者認(rèn)為目前影響我省檔案安全的問題和風(fēng)險(xiǎn)還一定程度存在著，我們應(yīng)從以下三個(gè)方面開展工作，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。

一是檔案安全意識有待加強(qiáng)。檔案安全的最大危險(xiǎn)是人的疏忽，認(rèn)識不到風(fēng)險(xiǎn)才是最大的風(fēng)險(xiǎn)。許多檔案安全事故的發(fā)生，就源自于人的認(rèn)識不到位、思想不重視，從而沒有采取必要的防范措施。相比其他行業(yè)和部門，檔案部門出的安全事故較少，這是我們檔案部門努力的成果，但這也容易導(dǎo)致我們對檔案安全的警惕性不夠。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境日趨復(fù)雜，危及檔案安全的傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)與非傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)日益增多，特別是檔案安全事故近幾年仍有發(fā)生，像我省就曾發(fā)生過因管理不善造成檔案被變賣丟失問題，甚至發(fā)生了監(jiān)守自盜的嚴(yán)重事件，性質(zhì)極其惡劣、危害十分嚴(yán)重。這些情況警示我們，檔案安全意識必須加強(qiáng)。各部門各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，必須要樹立“檔案安全事關(guān)黨和國家根本利益”的思想，必須要樹立“安全第一”的思想，必須要樹立“安全問題無所不在”的思想，必須要樹立“安全問題人人有責(zé)”的思想。要時(shí)刻把檔案安全放在心上、抓在手上。要把檔案安全作為首要目標(biāo)，謀劃和推進(jìn)工作必須首先考慮是否影響檔案安全、能否確保檔案安全，凡可能影響檔案安全的必須慎重考慮，凡無法確保檔案安全的必須堅(jiān)決停止，任何時(shí)候都不能以犧牲檔案安全為代價(jià)。要把檔案安全融入各項(xiàng)工作，無論是傳統(tǒng)的檔案收集、保管、利用，還是檔案數(shù)字化與檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)維、使用，無論是制定規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，還是開展執(zhí)法檢查、業(yè)務(wù)考核，都要增強(qiáng)檔案安全意識，把確保檔案安全、維護(hù)檔案安全的要求貫穿其中。當(dāng)檔案安全與其他事項(xiàng)無法兼顧時(shí)必須優(yōu)先保證檔案安全，當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)緊缺、用房緊張等實(shí)際困難時(shí)必須優(yōu)先滿足檔案安全需要，任何時(shí)候都不能擠占、挪用檔案安全經(jīng)費(fèi)以及檔案庫房等設(shè)施。

二是安全制度建設(shè)和執(zhí)行有待完善。安全規(guī)章制度是一切安全工作的保證。近年來，我省各級檔案部門在完善檔案安全制度方面做了大量工作，制定了一系列規(guī)章制度，初步形成了比較完善的制度體系。但在制度的務(wù)實(shí)管理和制度執(zhí)行方面還存在一些問題。比如，各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位都制訂了文件材料歸檔范圍和保管期限表，但大家是否真正吃透了國家檔案局8號令，真正結(jié)合了本部門本單位實(shí)際覆蓋了單位的每一個(gè)處（科）室？是不是存在著簡單照抄照搬，“復(fù)制”其他單位的問題？在執(zhí)度的執(zhí)行上，我們每一家綜合檔案館進(jìn)出庫房制度中都規(guī)定“雙人進(jìn)庫制”，但大家是否都認(rèn)真執(zhí)行了呢？所以，各部門各單位今后還要進(jìn)一步強(qiáng)化制度建設(shè)。一是要抓好制度的廢改立。要對現(xiàn)有制度加以全面梳理，該廢止的廢止，該修訂的修訂，對現(xiàn)實(shí)工作急需但還沒有建立的制度要抓緊研究制定。各項(xiàng)制度之間要確保相互銜接、成龍配套，切實(shí)避免“制度空白”和交叉重復(fù)。二是要抓好制度的執(zhí)行。制度的生命力在于執(zhí)行，決不能“制度如林、落實(shí)無人”，讓制度成為形同虛設(shè)的“紙老虎”“稻草人”。執(zhí)行制度必須持之以恒、杜絕例外，決不能管一陣放一陣、嚴(yán)一陣松一陣，更不能因人而異、因事而異，高度警惕“破窗效應(yīng)”對制度公信力和約束力的嚴(yán)重?fù)p害。

三是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)有待強(qiáng)化。抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，對于確保檔案安全至關(guān)重要，可以說是檔案安全的第一道防線。從我省情況看，需要加強(qiáng)的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)還很多，目前首要重點(diǎn)是抓好縣級國家綜合檔案館建設(shè)，這是寫入今年《政府工作報(bào)告》的。從近期省局赴17市開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)隱患排查治理調(diào)研指導(dǎo)的情況來看，已經(jīng)列入今年建設(shè)計(jì)劃的不少縣目前仍未開工。檔案館建設(shè)是檔案安全最基本的保障，各級各部門一定要不折不扣貫徹落實(shí)省委省政府部署要求，從講政治的高度全力推進(jìn)檔案館建設(shè)。今年已經(jīng)列入建設(shè)計(jì)劃尚未開工的縣級檔案館，要采取有力措施，加快工作進(jìn)度，確保年底前開工建設(shè)；計(jì)劃明年開工的要提前行動(dòng)，做好開工前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。要按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，努力爭取把新檔案館建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、信息化程度高、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保，滿足“五位一體”功能要求的現(xiàn)代化檔案館。另外還要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，這也是寫入了今年《政府工作報(bào)告》的。其他還有，如認(rèn)真貫徹國家檔案局8、9、10號令加強(qiáng)檔案資源建設(shè)；做好國家重點(diǎn)檔案保護(hù)與開發(fā)工作；開展檔案解密和開放鑒定工作等。以上都是事關(guān)我省檔案事業(yè)發(fā)展的核心工作、基礎(chǔ)工作，一定要扭住不放，堅(jiān)持不懈抓實(shí)抓好。

梁輝濟(jì)寧市檔案局副局長

國家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》是現(xiàn)在與今后一個(gè)時(shí)期關(guān)于檔案安全建設(shè)的重要指導(dǎo)性文件。該文件的出臺(tái)將檔案安全要求融入到檔案業(yè)務(wù)工作的全環(huán)節(jié)、全流程，檔案安全的內(nèi)涵與外延也都有了創(chuàng)新性的深化與拓展，構(gòu)建起全新的檔案安全觀。目前，全省檔案館建設(shè)正在全面鋪開，檔案館是檔案安全的基本保障，檔案館建設(shè)一定要貫徹落實(shí)國家檔案局提出的全新的檔案安全理念。

一要妥善解決檔案館行政屬性與文化屬性之間的平衡問題。檔案館的選址與設(shè)計(jì)一直在行政定位與文化定位之間徘徊，體現(xiàn)為兩種傾向，一是與地方行政中心建設(shè)相融合，二是與文化中心相集中。按照“構(gòu)建國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源”安全觀的要求，個(gè)人認(rèn)為檔案館的基礎(chǔ)定位是“保管黨和國家的珍貴檔案資源”，要以服務(wù)黨委、政府中心工作為重點(diǎn)，檔案館建設(shè)選址應(yīng)盡量與地方行政中心相近，方便檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，方便檔案移交與利用，方便“館室一體化”建設(shè)。但在設(shè)計(jì)上，要力戒把檔案館建設(shè)成絕對封閉安全的倉庫類建筑，同時(shí)，檔案館應(yīng)為相對獨(dú)立的建筑，要杜絕與行政中心構(gòu)建為融合式、一體化的建筑，因?yàn)闄n案館要兼顧開放與社會(huì)服務(wù)。

二要妥善處理檔案利用與保管之間的安全關(guān)系。按照傳統(tǒng)的狹義的檔案安全，即保管安全的角度要求，檔案館及庫房一般為相對獨(dú)立的封閉空間，與辦公區(qū)分隔開。雖然保證了保管的安全，但庫區(qū)與檔案利用場所，如檢索工具室、閱覽室、復(fù)印室等距離較遠(yuǎn)，不單增加了出人庫房、調(diào)卷還卷、運(yùn)送的長度，給利用帶來不便；同時(shí)也增加了運(yùn)送過程中檔案安全的不確定性，特別是運(yùn)送通道如果途徑辦公區(qū)域、開放區(qū)域，會(huì)陡增意外和安全隱患。按照利用安全的新理念，檔案館建設(shè)要充分考慮保管安全與利用安全之間的平衡，庫區(qū)既要相對封閉，又要與閱覽區(qū)相貫通。同時(shí)運(yùn)送通道應(yīng)當(dāng)是封閉的，要注重檔案在傳輸中的安全問題。

三要妥善解決開放區(qū)域與館庫、辦公區(qū)域之間的安全問題。這里所說的開放區(qū)是指檔案展覽與陳列區(qū)。按照“五位一體”檔案館功能定位要求，作為愛國主義教育基地的檔案館，建設(shè)一定規(guī)模的展廳必不可少。目前的檔案館建設(shè)規(guī)范中沒有明確展廳的設(shè)計(jì)要求，以往的展廳都是在檔案館中選取一、兩處較大的房間，由于不是專門設(shè)計(jì)，往往與辦公區(qū)、開放區(qū)交織在一起，不利于檔案安全，不方便對社會(huì)、對公眾開放。以此在新檔案館建設(shè)中，既要優(yōu)先保證庫房的安全、辦公的要求，又要最大限度的方便社會(huì)及公眾進(jìn)出參觀，特別是人員較多時(shí)，還要注意人員的疏散與安全。展覽區(qū)與陳列區(qū)的設(shè)計(jì)要符合專門的工程要求，要相對獨(dú)立，有專門的進(jìn)出通道、安全門、疏散路線，做到開放安全。

四要妥善解決信息化管理手段與傳統(tǒng)管理手段之間的安全關(guān)系。數(shù)字檔案館或者智慧檔案館是檔案館建設(shè)的方向，保證數(shù)字檔案館與新館同步規(guī)劃、建設(shè)是現(xiàn)階段檔案館建設(shè)的必然要求。檔案館信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括軟件、硬件和環(huán)境，信息安全比較傳統(tǒng)載體檔案的安全，無論在技術(shù)上、經(jīng)費(fèi)上、人才需求上，都有著更高更復(fù)雜的要求。但本人僅從建筑布局角度，談點(diǎn)管見。檔案館信息化建設(shè)的直接載體是信息中心建設(shè)，信息中心涵蓋的功能用房很多，應(yīng)包括電子庫房、備份中心、機(jī)房、監(jiān)控室、電子閱覽室、數(shù)字化加工場所等，傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)中將其籠統(tǒng)地劃歸技術(shù)用房，沒有進(jìn)行專門規(guī)劃，這是不準(zhǔn)確的。信息中心建設(shè)要在設(shè)計(jì)和建設(shè)中給予充分重視。要相對獨(dú)立，相對集中，方便設(shè)備的管理、使用、維護(hù)。不能過于分散，安置在邊邊角角，各自為戰(zhàn)，不利于管理和安全。要符合電子檔案庫房專用建筑標(biāo)準(zhǔn)要求，做到防雷電、防靜電等。要注意市長加工場所與檔案實(shí)體管理場所之間的安全銜接。

檔案在經(jīng)歷了規(guī)范化管理之后，便開始進(jìn)入科學(xué)化管理的第二個(gè)層次，即精細(xì)化管理。那么，下一期“圓桌趣談”的話題，就是什么是檔案的精細(xì)化管理？如果進(jìn)行檔案的精細(xì)化管理？有意參與討論者，請將稿件發(fā)到sddajy66@sina.com郵箱。