李凱潤(rùn)

摘要：運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及通信業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理流程的可估性已經(jīng)成為數(shù)字化時(shí)代的標(biāo)志，本文意在探討現(xiàn)代信息建設(shè)在高校財(cái)務(wù)精細(xì)化管理中的作用及如何促進(jìn)信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理超越時(shí)間，空間的精細(xì)化管理模式。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；精細(xì)化管理

一、信息化建設(shè)下推行高校財(cái)務(wù)制度精細(xì)化管理的必要性

（一）高校財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)是一種推行細(xì)化的管理文化，相對(duì)粗放的管理模式，它強(qiáng)調(diào)借用一系列大數(shù)據(jù)的分析保證管理流程的可評(píng)估性和量化性。這種管理模式不僅要求財(cái)務(wù)管理的責(zé)任細(xì)化和具體化而且規(guī)定財(cái)務(wù)工作應(yīng)保證各環(huán)節(jié)資金的使用和流向，它促使財(cái)務(wù)工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)需要從細(xì)節(jié)入手。高校的財(cái)務(wù)管理精細(xì)化是高校改革發(fā)展的產(chǎn)物，其根本目的在于提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和決策的正確性，保障財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，推動(dòng)高等教育的科學(xué)發(fā)展。

（二）高校財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢(shì)

財(cái)務(wù)的信息化指財(cái)務(wù)部門科學(xué)運(yùn)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)通信設(shè)備實(shí)現(xiàn)工作流程的優(yōu)化重組并向內(nèi)外部信息使用者提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范和透明的服務(wù)。隨著政府對(duì)電子政務(wù)的推行，電子政務(wù)的視角也為高校電子財(cái)務(wù)的信息化建設(shè)提供新思路。高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)包含辦公自動(dòng)化、財(cái)務(wù)科室間的信息共建共享、財(cái)務(wù)監(jiān)督公正透明公開等多方面的內(nèi)容，它的特點(diǎn)在于財(cái)務(wù)辦公的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、精細(xì)化、透明化和協(xié)同辦公的交互性。這一方面提高高校財(cái)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，另一方面積極貫徹政府所倡導(dǎo)的行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)公開透明的原則。

（三）信息化建設(shè)下要求財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的必要性

首先，雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有利于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集和分析，但是也給財(cái)務(wù)預(yù)算提出更加精細(xì)化的要求，財(cái)務(wù)人員需要利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)科學(xué)結(jié)合零基預(yù)算和滾動(dòng)預(yù)算，根據(jù)收入和支出的經(jīng)濟(jì)功能詳細(xì)分類使預(yù)算能夠在技術(shù)層面上對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行全面控制。其次，在電子發(fā)票逐步代替紙質(zhì)發(fā)票和營(yíng)改增之后一部分行業(yè)的繳費(fèi)憑證可以替換發(fā)票的背景下，財(cái)務(wù)審核制度也應(yīng)適應(yīng)電子商務(wù)的變化不斷創(chuàng)新，接受新事物的同時(shí)更需細(xì)化對(duì)電子發(fā)票類原始憑證的審核管理。第三，精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)不同崗位間分工明確，管理細(xì)化，尤其在信息化建設(shè)逐步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部和其它部門如人事、外事、教務(wù)之間資源共享的新形勢(shì)下，高效無障礙的溝通渠道有利于財(cái)務(wù)監(jiān)督的施行。

二、高校信息化建設(shè)在財(cái)務(wù)精細(xì)化管理中的作用

（一）信息化建設(shè)促進(jìn)財(cái)務(wù)審批流程的優(yōu)化

高校財(cái)務(wù)審批制度一般模式按照前臺(tái)受理-審批-制單-復(fù)核的流程實(shí)施，這一過程雖然減少報(bào)銷人員排隊(duì)等候的時(shí)間但是由于前臺(tái)受理不能全完取代后臺(tái)審核人員的工作導(dǎo)致后期存在退單的問題?；谪?cái)務(wù)人員的人手不足等原因，出現(xiàn)退單的傳統(tǒng)解決途徑是電話通知和當(dāng)面退單，這種途徑的弊端是退單流程的低效和信息的滯后性。財(cái)務(wù)的信息化建設(shè)可構(gòu)建一站式服務(wù)以減少預(yù)約單在財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員間的重復(fù)傳遞，例如，第一設(shè)立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)退單短信的自動(dòng)批量發(fā)送，財(cái)務(wù)人員能依靠平臺(tái)及時(shí)把退單原因通知報(bào)銷人；第二，開通微信公眾號(hào)定期把退單的預(yù)約號(hào)和經(jīng)辦人電話對(duì)用戶公布，只要安裝軟件客戶端，報(bào)銷人員可以登錄我的報(bào)銷單系統(tǒng)隨時(shí)自查報(bào)銷單處理結(jié)果并預(yù)約領(lǐng)取退單的時(shí)間。這種一站式服務(wù)不僅避免傳統(tǒng)退單耗時(shí)耗力的流程而且可及時(shí)把處理結(jié)果反饋給報(bào)銷人，保證了財(cái)務(wù)流程追蹤的有據(jù)可尋也促進(jìn)了財(cái)務(wù)審核人員的辦事效率，優(yōu)化了財(cái)務(wù)審批的過程。

（二）信息化建設(shè)提升財(cái)務(wù)預(yù)算的精準(zhǔn)性

在計(jì)算機(jī)云計(jì)算及存儲(chǔ)儲(chǔ)備功能大力發(fā)展的財(cái)務(wù)領(lǐng)域，依靠信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算的精準(zhǔn)和細(xì)化已是共識(shí)。第一，通過對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的支出、工程量和項(xiàng)目期合理安排，財(cái)務(wù)人員可以通過應(yīng)用信息技術(shù)最大限度的減少例外性支出。第二，預(yù)算編制、執(zhí)行和調(diào)整通過不同業(yè)務(wù)模塊和會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容整合，通過這種緊密聯(lián)系建立預(yù)算超支的預(yù)警機(jī)制。第三，財(cái)務(wù)預(yù)算在大數(shù)據(jù)匯總的基礎(chǔ)上科學(xué)分析下屬學(xué)院的預(yù)算執(zhí)行力度，防止某些學(xué)院資金使用率不高的情況，避免資源的浪費(fèi)。第四，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)通過數(shù)據(jù)篩選工具、轉(zhuǎn)換工具、查詢工具構(gòu)建出標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格、偏差極小的財(cái)務(wù)預(yù)算，這種預(yù)算可形成可靠的考評(píng)依據(jù)，其量化分析可為管理層提供決策支持。

（三）信息化建設(shè)提高財(cái)務(wù)管理職能的互動(dòng)性

在移動(dòng)通訊便捷的時(shí)代，報(bào)銷人對(duì)財(cái)務(wù)部門的服務(wù)期望值不斷提升，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)各科室埋頭苦干缺乏溝通的情況已不適應(yīng)報(bào)銷人員的要求，所以信息化建設(shè)需要通過協(xié)同辦公平臺(tái)的變革模式，將“互聯(lián)網(wǎng)+服務(wù)”的理念融入財(cái)務(wù)管理中。例如，各科室可以通過內(nèi)部即時(shí)通訊系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相互合作，利用網(wǎng)絡(luò)視頻電話等方式打破信息孤島的壁壘，將已確認(rèn)的事項(xiàng)及時(shí)傳達(dá)到其他科室。此外，在涉及到需要財(cái)務(wù)部門和其他部門的多項(xiàng)審批的事項(xiàng)上，可以通過協(xié)同平臺(tái)進(jìn)行聯(lián)合審批，實(shí)現(xiàn)跨部門的合作，例如某經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)從發(fā)生之初就被放入待處理界面，根據(jù)系統(tǒng)提示通過各部門歸口的電子化審批，審批人只需使用計(jì)算機(jī)對(duì)自動(dòng)生成的審批表和掃描文本進(jìn)行審核并使用電子簽名通過即可。

三、促進(jìn)信息化建設(shè)加強(qiáng)精細(xì)化管理的措施

（一）充裕管理精細(xì)化的過程

精細(xì)化管理的理念要求財(cái)務(wù)人員熟練掌握信息化下的財(cái)務(wù)辦公軟件和網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷平臺(tái)流程，隨著電子貨幣和電子單據(jù)被逐漸認(rèn)可為會(huì)計(jì)原始憑證，財(cái)務(wù)部門的工作方式也會(huì)逐步改變，財(cái)務(wù)人員應(yīng)提高審核效率，充分利用信息化系統(tǒng)處理憑證以節(jié)省時(shí)間促使財(cái)務(wù)預(yù)算和分析的細(xì)化。這個(gè)過程一方面要求財(cái)務(wù)審核人員的績(jī)效考核和處理憑證的效率及難易程度相掛鉤，規(guī)范各類憑證在不同科室之間流轉(zhuǎn)的時(shí)間，另一方面要求費(fèi)用報(bào)銷模塊應(yīng)緊密聯(lián)系預(yù)算模塊，利用預(yù)警機(jī)制及時(shí)查明不符合預(yù)算的財(cái)務(wù)支出并在限制的時(shí)間內(nèi)做出更正。

（二）樹立財(cái)務(wù)人員服務(wù)與管理并重的意識(shí)

財(cái)務(wù)人員應(yīng)樹立服務(wù)與管理并重的意識(shí)，崗位出發(fā)點(diǎn)以高校教師學(xué)生的利益為基礎(chǔ)，真正推行契合師生利益的信息化建設(shè)而不僅僅從技術(shù)角度純粹改良財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。一旦片面注重信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)管理會(huì)陷入機(jī)械化的僵局。因此，首先財(cái)務(wù)人員應(yīng)細(xì)化的崗位職責(zé)，整理屬于自己職責(zé)的工作內(nèi)容，制作說明視頻或者電子詞典，當(dāng)師生遇到問題時(shí)可以通過查看視頻或輸入關(guān)鍵字等方式明確需要咨詢的對(duì)象。其次，財(cái)務(wù)人員需要總結(jié)工作上的知識(shí)點(diǎn)和歸納相關(guān)應(yīng)用技巧并把它們整合成共享資源庫(kù)，例如，當(dāng)某位審核人員被詢問到為何設(shè)置某項(xiàng)目的支出限制，即便這種問題超過他的崗位范圍，他也可以利用資源庫(kù)搜索相關(guān)信息及時(shí)解答，因此，共享資源庫(kù)的存在可減少各崗位相互推諉責(zé)任不履行義務(wù)的情況。

四、結(jié)語(yǔ)

高校財(cái)務(wù)精細(xì)化管理依托于信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)助力于財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的不斷完善，這兩者是相輔相成相互促進(jìn)的過程。作為高校財(cái)務(wù)管理層應(yīng)重視財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)技能培養(yǎng)，提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)并結(jié)合高校自身特點(diǎn)進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，借此實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)在數(shù)字化時(shí)代下的科學(xué)改革。

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（作者單位：江南大學(xué)財(cái)務(wù)處）