楊玉明

【摘要】數(shù)字化程度隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展不斷加深，并促使我國檔案管理工作也開始向數(shù)字化方向改革。數(shù)字化檔案管理不僅方便，還能在一定程度上可以減少檔案損毀的問題，

和傳統(tǒng)管理相比具有顯著的優(yōu)勢，但存在的一些安全問題，尤其是信息安全問題也必須引起我們的注意。本文就數(shù)字化檔案及存在意義做了分析，提出了改善信息安全問題的可行性措施，以促進我國數(shù)字化檔案管理整體水平的提升。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 檔案管理 信息安全管理 策略

檔案管理是社會發(fā)展中的一項重要工作，對各領(lǐng)域發(fā)展起著不容忽視的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化程度不斷加深，檔案管理工作要取得發(fā)展也必須對管理方法進行創(chuàng)新，采用數(shù)字化檔案管理方法，來全面提高了檔案管理的效率。但與此同時，信息安全是其中的一個關(guān)鍵點，必須加以重視，并開展有效研究和改善，才能保證我國數(shù)字化檔案管理得到更好的發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案

隨著科技的發(fā)展，計算機逐漸進入到各行各業(yè)的工作中，可以說現(xiàn)在人們的工作與生活離不開計算機。有了計算機的幫助，現(xiàn)今人們的工作更加的方便，就管理檔案而言，原有的紙質(zhì)版的檔案雖可以完好的保存信息，但是，其存在難以保存，難以查找，占用空間等等問題，所以為了改善這種狀況，現(xiàn)今的檔案管理多向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案的管理方式可以說是在現(xiàn)有技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)將原有的紙質(zhì)版的檔案進行保存，不可否認(rèn)數(shù)字化檔案是存在一定的優(yōu)勢的，因為現(xiàn)在的數(shù)字化檔案更加容易保存，更加節(jié)省空間，也更加容易保管。數(shù)字化檔案是一種新型的檔案信息形態(tài)，它運用諸多技術(shù)，如計算機技術(shù)，掃描技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)等等，將檔案信息進行存檔處理與保存。但是數(shù)字化檔案技術(shù)雖然方便，仍然存在著一定的安全問題，尚需改善這些問題。

二、實施數(shù)字化檔案信息安全管理的意義

在我國現(xiàn)代社會科技技術(shù)手段不斷發(fā)展的過程中，對檔案信息管理也不再拘泥于傳統(tǒng)的管理模式，而是隨著社會需求對檔案信息管理做出了合理的更新。目前數(shù)字化檔案管理在我國社會上也取得非常廣泛的應(yīng)用，其自身不僅僅能夠為檔案管理人員帶來很大便利，而且對檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性提升也起到非常重要的作用。但是在數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展過程中還存在一定信息安全問題，針對于此就需要對整個檔案信息管理的安全性進行深入研究，對其中存在的問題提出有效的解決策略，從根本的角度上促使數(shù)字化檔案管理得到更好的發(fā)展。

在對數(shù)字化檔案實施信息安全管理的過程中，不僅僅需要對管理手段起到高度重視，還需要對在管理過程中涉及的技術(shù)手段有一個全面的了解，只有這樣才能更好的實現(xiàn)信息檔案安全管理。在實施管理之前還需要制定合理的保障體系，這樣對有效提升檔案管理各個環(huán)節(jié)的合理性起到不可忽視的作用。在信息保障體制實施的時候還需要對各個環(huán)節(jié)涉及的安全信息有一個全面的了解，更好的實現(xiàn)信息安全運行。在進行數(shù)字化檔案信息安全管理的過程中，需要技術(shù)人員的參與，因此還需要對整個過程中技術(shù)人員自身職業(yè)素養(yǎng)做出合理提升，從而提升技術(shù)人員自身工作效率，有效促使數(shù)字化檔案信息安全管理得到更好的發(fā)展。

三、數(shù)字化檔案的信息安全管理策略

（一）構(gòu)建完善的管理制度

想要解決數(shù)字化檔案管理中存在的信息安全問題，首先要做的就是構(gòu)建完善的管理制度，在構(gòu)建制度過程中，應(yīng)該綜合考慮所有的因素，并建立相應(yīng)的崗位安全考核制度以及培訓(xùn)制度等；其次，應(yīng)該對已經(jīng)保存的數(shù)字信息進行加密處理，將一些重要的信息進行加密處理，并通過脫機的方式進行保存。這樣可以提高數(shù)字信息的安全等級，防止數(shù)字信息被不法分子竊取；再次，應(yīng)該從系統(tǒng)運行方面入手，對機房的出入人員進行控制，對機房環(huán)境進行有效的管理，同時還應(yīng)該做好電磁波防護等相應(yīng)工作；最后，應(yīng)該設(shè)置管理權(quán)限、操作權(quán)限等相關(guān)的權(quán)限管理系統(tǒng)，這樣只能是由規(guī)定的人員進行管理工作，同時還可以從中查看到進行管理的人員，這樣一方面可以降低數(shù)字信息被竊取的危險，另一方面若是出現(xiàn)問題可以在第一時間內(nèi)找到負(fù)責(zé)人員，從而降低工作人員篡改數(shù)據(jù)信息這一情況出現(xiàn)的概率。

（二）加強數(shù)字化檔案宏觀管理

想要提高數(shù)字化檔案管理的信息安全，就應(yīng)該加強宏觀管理。宏觀管理是一項對技術(shù)以及專業(yè)等要求比較高的工作，在開展此工作的過程中，領(lǐng)導(dǎo)的思想應(yīng)該是統(tǒng)一的，而且還應(yīng)該針對宏觀調(diào)控工作設(shè)置相應(yīng)的組織機構(gòu)，通過明確的分工來有效開展宏觀管理，進而發(fā)揮管理工作的作用，提高數(shù)字化檔案信息安全性。

（三）計算機安全管理

數(shù)字化檔案信息管理存在不安全因素和計算機出現(xiàn)故障有著密切的聯(lián)系，所以相關(guān)人員必須保證計算機的正常運行，盡可能減少計算機出現(xiàn)故障的概率。工作人員應(yīng)該針對工作需求來選擇合適的計算機硬件以及軟件，在使用過程中需要按照規(guī)定流程使用，同時還應(yīng)該對硬件的兼容性進行審核，從而避免數(shù)據(jù)信息丟失。與此同時，還應(yīng)該定期地更新軟件，保持軟件與時俱進，這樣才能有效地保證信息安全，進而發(fā)揮數(shù)字化檔案信息管理的優(yōu)勢，為相關(guān)部門的發(fā)展提供有力依據(jù)。

（四）提高數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理的工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，員工的工作水平對于數(shù)字化檔案管理的管理效率有著直接的影響，因此，提高數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)是非常有必要的。想要促使管理人員做好管理工作，應(yīng)該讓管理人員具備以下幾點素質(zhì)：第一，要了解管理方面的專業(yè)知識，對于數(shù)字化檔案管理有一定的認(rèn)知，在工作中能夠具備較強的安全管理意識，這樣將安全管理工作落到實處；第二，管理人員要掌握計算機技術(shù)，能夠熟練地使用計算機，在利用計算機開展數(shù)字化檔案管理的過程中能夠做到得心應(yīng)手，這樣才能用計算機有效的開展安全管理。員工想要更好地開展數(shù)字化檔案信息安全管理工作，就要具有這二方面的能力，只有這樣才能做好安全管理工作，進而發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的作用。

四、結(jié)語

總之，檔案數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢，要充分發(fā)揮檔案管理的作用就要將維護檔案信息安全作為一個重點工作來抓，結(jié)合數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的實際運行特點，通過制度的完善、人員素質(zhì)提升及宏觀管理和計算機安全管理等措施實施，來促進我國檔案數(shù)字化安全性的提升，促進檔案管理工作整體發(fā)展。

參考文獻：

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