王鴻鵠，王豪駿

(山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013)

醫(yī)院·信息·管理

淺談醫(yī)院物資采購的風(fēng)險管理

王鴻鵠，王豪駿

(山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013)

醫(yī)院的風(fēng)險管理是指通過一系列方法研究醫(yī)院所包含的風(fēng)險以及發(fā)生的規(guī)律，進(jìn)而進(jìn)行風(fēng)險控制的一門科學(xué)。醫(yī)院風(fēng)險管理的核心是把醫(yī)院經(jīng)營過程中有可能發(fā)生在未來的事項所產(chǎn)生的影響最小化。與其他組織一樣，醫(yī)院所面臨的風(fēng)險也是客觀存在的，對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)來說，如何建立風(fēng)險管理體系，努力把醫(yī)院的潛在損失降到最低是醫(yī)院風(fēng)險管理的目標(biāo)。醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)作為關(guān)系到人民群眾生命健康的民生行業(yè)，有著其特殊的責(zé)任與義務(wù)。醫(yī)療行業(yè)的特殊性也決定了醫(yī)院風(fēng)險管理必須狠抓嚴(yán)抓，容不得半點懈怠。結(jié)合全面風(fēng)險管理的理論知識體系，構(gòu)建全員參與的風(fēng)險管理制度流程，明確風(fēng)險管理權(quán)責(zé)范圍，合理界定風(fēng)險種類，恰當(dāng)?shù)卦u估風(fēng)險危害程度，適當(dāng)?shù)剡x擇風(fēng)險應(yīng)對措施是醫(yī)院經(jīng)營管理的關(guān)鍵領(lǐng)域。提升風(fēng)險管理水平可以更好地實現(xiàn)醫(yī)療資源的合理配置，更好地緩解醫(yī)療矛盾，維護(hù)社會穩(wěn)定發(fā)展，提升醫(yī)療管理效率，推進(jìn)醫(yī)療體制改革逐步深入。

1 公立醫(yī)院風(fēng)險管理的必要性

雖然公立醫(yī)院為公益性質(zhì)的非盈利性醫(yī)院，但由于處在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，醫(yī)院管理的風(fēng)險也在不斷擴(kuò)大。2013年，央視報道的葛蘭素史克商業(yè)賄賂問題，2016年報道的北京醫(yī)院號販子天價掛號費問題都暴露出醫(yī)院內(nèi)部控制與風(fēng)險管理方面所存在的漏洞與問題。公立醫(yī)院目標(biāo)是追求社會醫(yī)療福利的最大化，一旦醫(yī)院出現(xiàn)偏離目標(biāo)的行為，就意味著風(fēng)險已經(jīng)產(chǎn)生，作為醫(yī)院的管理者就要提高警惕，對這些風(fēng)險嚴(yán)加控制。

近幾年來醫(yī)療行業(yè)風(fēng)險逐漸受到社會大眾的關(guān)注，公立醫(yī)院內(nèi)部各個臨床、醫(yī)技、行政、后勤等科室工作人員的風(fēng)險管理概念有所加強(qiáng)。但對風(fēng)險的理解比較簡單，不能將個體風(fēng)險或者單個層面的風(fēng)險與醫(yī)院整體聯(lián)系起來，醫(yī)院的風(fēng)險管理框架也不夠完整，只在一部分臨床科室中開展了針對醫(yī)療領(lǐng)域的風(fēng)險管理，對行政后勤科室則沒有相關(guān)的風(fēng)險控制與管理制度。缺少風(fēng)險管理的氛圍，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)大都是醫(yī)療領(lǐng)域的專家，在經(jīng)濟(jì)管理方面尤其是支出管理方面，對于風(fēng)險管理的整體認(rèn)識不足。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的管理知識、相關(guān)法律法規(guī)的了解程度都不足以支持開展全面風(fēng)險管理體系構(gòu)建。公立醫(yī)院尤其對醫(yī)院輔助業(yè)務(wù)方面的風(fēng)險管理缺乏重視，輔助業(yè)務(wù)的風(fēng)險管理主要是對醫(yī)院非直接醫(yī)療業(yè)務(wù)的管理活動中存在的風(fēng)險點進(jìn)行控制和甄別，并在此基礎(chǔ)上建立一套行之有效的醫(yī)院內(nèi)部控制體系。由于醫(yī)院開支大部分是由輔助業(yè)務(wù)支出的，所以輔助業(yè)務(wù)的風(fēng)險管理是醫(yī)院內(nèi)部控制的重中之重。醫(yī)院風(fēng)險管理的范圍很廣，本文所指的風(fēng)險管理主要是指醫(yī)院物資采購領(lǐng)域的風(fēng)險管理。

2 采購活動的風(fēng)險點

物資采購是一項風(fēng)險高發(fā)的活動，它包括物資采購計劃的編制，采購計劃的審批，供應(yīng)商的選擇，采購價格的確定，采購合同的簽訂與執(zhí)行，貨物的驗收與入庫，物資款項的結(jié)算等環(huán)節(jié)。由于內(nèi)部與外部存在著各種不確定的因素，對采購活動的每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生消極或積極的影響，這就是采購活動中的潛在風(fēng)險。采購方必須對這些風(fēng)險加強(qiáng)重視，有效開展控制措施，否則采購活動會出現(xiàn)暗箱操作、以權(quán)謀私、弄虛作假、以次充好、收受回扣等現(xiàn)象。

2.1 編制需求計劃和采購計劃

編制需求計劃與采購計劃是采購業(yè)務(wù)的第一個環(huán)節(jié)，也是直接影響采購活動質(zhì)量的首要環(huán)節(jié)。主要風(fēng)險為編制需求計劃不準(zhǔn)確。由于相關(guān)人員主觀估計的誤差或者客觀信息溝通的問題造成編制的采購計劃與實際需求相差甚遠(yuǎn)。

2.2 請購

請購是在計劃編制完成后，根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限審核批準(zhǔn)采購計劃的環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要有審批權(quán)限不清晰，造成采購計劃審批不足或者重復(fù)審批；審批流程不完善，造成采購計劃審批拖沓，延誤采購時間與效率，增加采購成本。

2.3 選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商是在采購計劃批準(zhǔn)后，實際開始執(zhí)行時非常重要的一個環(huán)節(jié)，供應(yīng)商的選擇對采購后續(xù)環(huán)節(jié)甚至整個采購活動的質(zhì)量都起著確定性的作用。主要風(fēng)險包括供應(yīng)商選擇缺乏標(biāo)準(zhǔn)與參考，造成采購人員執(zhí)行沒有依據(jù)，主觀判斷成為選擇的主導(dǎo)因素，容易判斷失誤；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，造成采購的物資不能滿足需求或采購的物資價格偏高，甚至有可能出現(xiàn)徇私舞弊、收受回扣的現(xiàn)象。

2.4 確定采購價格

確定采購價格是與選擇供應(yīng)商相互聯(lián)系的一個環(huán)節(jié)，有時兩者同時進(jìn)行，有時會先選擇供應(yīng)商之后再確定采購價格。這個環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險包括采購價格的確定缺乏細(xì)致調(diào)查，對于供應(yīng)商的報價缺乏比較與核實，采購價格過高造成采購方利益受損，采購價格過低會影響到采購物資的質(zhì)量保證或相關(guān)服務(wù)保障；缺乏采購價格追溯與跟蹤機(jī)制。由于采購貨物價格變動而造成在長時間的采購過程中出現(xiàn)采購方利益受損的問題。

2.5 訂立框架協(xié)議或采購合同

簽訂合同或框架性協(xié)議是在采購方確定供應(yīng)商之后，雙方簽訂具有法律效力的書面文件的環(huán)節(jié)。其中框架性協(xié)議可以不確定采購價格，而采購合同則必須對采購活動的每個細(xì)節(jié)作出詳細(xì)規(guī)定，并指出違約責(zé)任。這個環(huán)節(jié)的風(fēng)險主要有采購合同不嚴(yán)謹(jǐn)，造成雙方履行時出現(xiàn)矛盾；合同存在欺詐導(dǎo)致其中一方利益受損；未經(jīng)合理授權(quán)擅自對外簽訂采購合同，造成采購方權(quán)益受損。

2.6 管理供應(yīng)過程

這個環(huán)節(jié)主要是指采購方在執(zhí)行采購合同時，對采購物資進(jìn)行追蹤，對供應(yīng)商履行合同的情況與附加服務(wù)履行的情況進(jìn)行追蹤的環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險缺乏有效的監(jiān)督與對合同執(zhí)行情況的追蹤，忽視附加服務(wù)的執(zhí)行，由于合同執(zhí)行不及時而造成采購方損失。

2.7 驗收

驗收是指采購方對采購回來的物資依據(jù)采購合同或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核實確定，確保物資質(zhì)量合乎要求。這個環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險有驗收的標(biāo)準(zhǔn)不明確、相關(guān)人員對驗收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位、對驗收過程中的意外情況沒有合理的處理方式。

2.8 付款

付款是采購流程中的最后一個環(huán)節(jié)，是指采購方在之前的所有環(huán)節(jié)中對供應(yīng)商提供的貨物與服務(wù)等均無異議，按照采購合同進(jìn)行款項支付的環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險包括付款審批流程不規(guī)范、付款方式選擇不恰當(dāng)、付款時間沒有按照合同執(zhí)行造成糾紛等。

3 采購風(fēng)險管理措施

3.1 利用信息系統(tǒng)合理制訂采購計劃

升級庫存物資信息管理，例如可以使用HRP(Hospital Resource Planning)相關(guān)軟件，利用歷史庫房發(fā)放物資數(shù)據(jù)，分析出每月各種物資應(yīng)該儲備的數(shù)量，設(shè)定安全庫存，合理推算庫房補(bǔ)貨計劃。利用物資管理信息系統(tǒng)所提供的歷史數(shù)據(jù)分析出季節(jié)性物資需求波動，有針對性地對特定種類物資實施特定采購。這樣保管員在編制庫房需求計劃時有數(shù)據(jù)查閱，依照歷史數(shù)據(jù)與個人經(jīng)驗更加準(zhǔn)確地確定庫房物資需求量。

在物資管理信息系統(tǒng)中設(shè)立二級庫房，采購部門庫房為一級庫房，各使用科室設(shè)立二級庫房，對庫房保管員實施績效考核，將庫存管理水平納入績效考核當(dāng)中，若出現(xiàn)庫存不足、貨庫存積壓等情況將影響保管員收入水平；將二級庫房管理水平納入到使用科室績效考核當(dāng)中去。這樣可以保證采購部門保管員與使用科室有準(zhǔn)確的編制物資需求計劃。

3.2 明確審批權(quán)限

合理進(jìn)行后勤物資分類，明確常規(guī)物資目錄，確定物資名稱、規(guī)格、參數(shù)、使用要求等；常規(guī)物資是指平時常用、庫房常備或應(yīng)急情況下不能耽擱的物資，對于常規(guī)物資，只要在控制費用范圍內(nèi)，使用科室直接向采購部門申請，無需院領(lǐng)導(dǎo)審批，采購部門每月末統(tǒng)一編制采購計劃報批，應(yīng)急情況下可以不經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批直接購買，事后補(bǔ)到下月物資需求計劃中，辦理審批手續(xù)；非常規(guī)物資是指常規(guī)物資目錄以外的物資。

3.3 合理確定采購方式

根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》《政府采購法實施條例》《山西省政府集中采購目錄及采購限額標(biāo)準(zhǔn)》確定公開招標(biāo)范圍，細(xì)化公開招標(biāo)物資目錄，合理劃分標(biāo)段。招標(biāo)物資目錄應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、參數(shù)、質(zhì)量保修及使用要求、建議品牌、附加服務(wù)要求等，每年度進(jìn)行一次公開招標(biāo)，確定中標(biāo)或入圍供應(yīng)商。

對于不適合于公開招標(biāo)的物資，根據(jù)《政府采購非招標(biāo)采購方式管理辦法》《山西省政府集中采購目錄及采購限額標(biāo)準(zhǔn)》，采用競爭性談判、單一來源采購或詢價采購方式進(jìn)行采購。醫(yī)院根據(jù)實際工作情況選擇合適的非招標(biāo)采購方式。

對于只能從唯一供應(yīng)商采購的物資，采用單一來源采購方式采購，醫(yī)院在官方網(wǎng)站上進(jìn)行公示，公示期不少于5 個工作日。采購部門采購員編寫協(xié)商情況記錄，包括公示情況說明，協(xié)商日期和地點，合同主要條款及價格商定情況。協(xié)商情況記錄應(yīng)當(dāng)由相關(guān)科室人員簽字認(rèn)可。

對于適合于采用競爭性談判方法采購的物資，首先在醫(yī)院官網(wǎng)上公示通知，符合要求的供應(yīng)商在一定期限內(nèi)報名參加。醫(yī)院成立競爭性談判小組，由采購部門科長、采購員、使用科室人員、聘請的相關(guān)評審專家等人員組成，競爭性談判小組通過對不同供應(yīng)商統(tǒng)一談判的方式確定供應(yīng)商，最終結(jié)果應(yīng)當(dāng)由談判小組全體人員簽字認(rèn)可。

對于適合于詢價方法采購的物資，采購部門成立詢價小組，在招標(biāo)入圍的供應(yīng)商范圍內(nèi)向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出書面或電子詢價通知，并作相關(guān)記錄。詢價通知發(fā)出之日起至供應(yīng)商響應(yīng)截止之日不少于3 個工作日。供應(yīng)商根據(jù)要求報價，該報價不可更改，且只有一次機(jī)會。詢價小組匯總供應(yīng)商報價后，開會討論決定，相關(guān)人員做好記錄工作。

3.4 嚴(yán)格執(zhí)行驗收標(biāo)準(zhǔn)

對于單價較高或單次采購批量較大的物資，要向供應(yīng)商索要物資質(zhì)檢合格證明，嚴(yán)格按照采購合同與采購物資要求驗收物資；對于沒有達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)的物資一律退回。

對于下送物資的驗收，不能為了簡化手續(xù)而放棄必要的內(nèi)部控制方法，下送物資必須由供應(yīng)商、采購員、保管員、使用科室資產(chǎn)管理員四方共同在場的情況下驗收，從流程上杜絕舞弊的可能性。

3.5 建立采購價格與供應(yīng)商追蹤體系

對于采購回醫(yī)院的物資，要建立采購價格數(shù)據(jù)庫，對任何一種物資，要明確不同供應(yīng)商在不同時間的采購價格，對于物資價格的變動與季節(jié)性波動要嚴(yán)格分析，杜絕采購人員擅自變動采購價格，分析采購價格變動的原因，定期撰寫分析報告。同時建立供應(yīng)商考核追蹤系統(tǒng)，對不同供應(yīng)商的貨物與服務(wù)水平由采購部門、使用部門聯(lián)合打分，對供應(yīng)商實行動態(tài)排名與末尾淘汰制，并將排名結(jié)果考慮到下一年度公開招標(biāo)工作中。

2016-11-10

(本文編輯：張紅)

王鴻鵠(1970— )，男，山西省運城市人，高級經(jīng)濟(jì)師，主要從事醫(yī)院管理工作。