劉廣鋒 周海泉 馬 勇◆

對高校會計(jì)業(yè)務(wù)引入SOP概念的思考

劉廣鋒 周海泉 馬 勇◆

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)操作程序（簡稱SOP）能夠使企業(yè)提高生產(chǎn)效率和管理運(yùn)營能力，使企業(yè)獲得更大的效益，高等學(xué)校會計(jì)業(yè)務(wù)引入SOP也一定能夠促進(jìn)高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理水平，提升服務(wù)師生的能力。本文從高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)點(diǎn)，如何進(jìn)行流程標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)注意哪些問題等幾個角度對高校會計(jì)業(yè)務(wù)引入SOP進(jìn)行說明，對高校財(cái)務(wù)管理提出嶄新的思路。

高等學(xué)校；會計(jì)業(yè)務(wù)；流程標(biāo)準(zhǔn)化

本文是黑龍江省會計(jì)學(xué)會2016年會計(jì)科研課題“高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化研究”階段性成果。

在企業(yè)管理中有一種標(biāo)準(zhǔn)操作程序，英文稱之為SOP（Standard Operating Procedure），就是找出某一事件的規(guī)范操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來，用來作為日常生產(chǎn)和管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。高校會計(jì)業(yè)務(wù)從管理學(xué)角度，與企業(yè)財(cái)務(wù)管理有很多相通之處，因此我們完全可以借鑒企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn)，在高校會計(jì)業(yè)務(wù)中引入SOP概念，重新對高校會計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，優(yōu)化操作流程，確定執(zhí)行步驟，編制業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊，形成一整套的高校會計(jì)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程，我們稱之為高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。

一、高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化概述

SOP的思想就是最優(yōu)化，高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化是對會計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行的流程再造，在分析制度的基礎(chǔ)上，對每一項(xiàng)業(yè)務(wù)重新確定流程，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)劃分步驟，在每一步驟中對環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化、優(yōu)化，用統(tǒng)一格式進(jìn)行描述，形成操作手冊，用于指導(dǎo)日常工作與管理，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理效率和服務(wù)水平的提升。標(biāo)準(zhǔn)化流程包括規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、操作手冊和表格單據(jù)等。

流程標(biāo)準(zhǔn)化要對每一環(huán)節(jié)進(jìn)行量化、優(yōu)化，量化的程度就是要讓一般人在正常情況下能夠理解而不產(chǎn)生歧義，能夠按照操作手冊獨(dú)立完成操作。高等學(xué)校會計(jì)流程標(biāo)準(zhǔn)化有別于內(nèi)控建設(shè)的流程再造，因?yàn)镾OP所要求的程度更細(xì)，是具有操作指導(dǎo)意義的，流程中的每一個步驟都會詳細(xì)描述過程，參與人、審批人，過程先后順序，需提交的材料，材料格式、樣式等，而內(nèi)控的流程描述則是概略描述，重點(diǎn)是描述流程的參與部門與節(jié)點(diǎn)，不會對細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)闡述。

二、高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)點(diǎn)

1.有利于服務(wù)師生。有了標(biāo)準(zhǔn)化流程就可以把流程圖示和流程說明制成宣傳材料，向通過網(wǎng)站、微信平臺等向廣大師生等服務(wù)對象宣傳，使要申請辦理業(yè)務(wù)的人員對業(yè)務(wù)有詳細(xì)的了解，做到心中有數(shù)，提前做好準(zhǔn)備。師生了解政策后能夠避免發(fā)生會計(jì)違規(guī)行為，同時師生按流程辦理業(yè)務(wù)會更順暢，提高服務(wù)滿意度。

2.有利于統(tǒng)一規(guī)范。制定標(biāo)準(zhǔn)化流程可以使每一項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)都有一個統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不論哪一個人來執(zhí)行，掌握的尺度是一樣的，不會因?yàn)槿藛T輪換而出現(xiàn)前后不一致的問題。有了統(tǒng)一規(guī)范還有利于在實(shí)踐中不斷探索完善標(biāo)準(zhǔn)，使流程沿著循序漸進(jìn)的優(yōu)化過程逐漸達(dá)到最優(yōu)。

3.有利于提高效率。有了統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，在處理會計(jì)業(yè)務(wù)時就會有制度可依，知道先做什么，后做什么，每一步驟需要審核什么材料，需要履行哪些手續(xù)。嚴(yán)格按一個標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行就會提高操作的熟練度，而且流程的標(biāo)準(zhǔn)化還有利于流水化作業(yè)，或者借助科技手段進(jìn)行自動化處理，從而提高工作效率，比如引進(jìn)自動識別技術(shù)提高錄入和信息采集速度，引入網(wǎng)絡(luò)和信息加密技術(shù)進(jìn)行移動簽批，引入人工智能自動處理憑證等等，這些都需要以標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)。

4.有利于減少差錯。有了標(biāo)準(zhǔn)化流程，就可以按照程序有序地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，每一步驟、每一細(xì)節(jié)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)都有明確規(guī)定，每一環(huán)節(jié)都有完成標(biāo)準(zhǔn)，只要按照程序進(jìn)行，就不會遺漏管理的關(guān)鍵點(diǎn)，每一環(huán)節(jié)都達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，就不會出現(xiàn)制度偏差，不會因?yàn)閭€人對政策理解能力不同，而導(dǎo)致執(zhí)行結(jié)果不同。

5.有利于人才培養(yǎng)。每個單位的會計(jì)人員都有一個以老帶新，逐漸成熟的過程。對于新入職人員，理論與實(shí)踐畢竟有些差距，他們往往需要2-3年才能達(dá)到熟練處理每一項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)的能力，有了標(biāo)準(zhǔn)化流程，新手完全可以依靠自學(xué)熟悉每一項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容，由新手變?yōu)槌墒诌@個時間周期就會大大縮短。在沒有別人協(xié)助的情況下，按照標(biāo)準(zhǔn)化流程，新人也能獨(dú)立處理全新的會計(jì)業(yè)務(wù)。

三、如何進(jìn)行高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化

與企業(yè)做SOP類似，高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化也要區(qū)別不同的管理模式和管理方式，相同業(yè)務(wù)在不同學(xué)校的標(biāo)準(zhǔn)化流程有可能不同。但從做SOP的角度來看，高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化大體上可以按以下幾個步驟來進(jìn)行：

1．梳理制度。在對高校會計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造之前，需要對現(xiàn)行制度進(jìn)行梳理，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對涉及的管理制度進(jìn)行分類，對照業(yè)務(wù)查找制度缺陷，修訂不適宜的制度或起草新制度，堵塞漏洞，形成全新的制度體系。要對單位的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行充分調(diào)研，特別是一項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及多個部門的，一定要做好研討和征求意見，避免制度出臺之后出現(xiàn)各部門扯皮，制度執(zhí)行難的問題。

2．優(yōu)化流程。按照對高校會計(jì)業(yè)務(wù)的分類，首先將每一項(xiàng)業(yè)務(wù)相應(yīng)的主流程圖做出來，然后根據(jù)主流程圖做出相應(yīng)的子流程圖，并依據(jù)每一子流程做出相應(yīng)的程序。每一項(xiàng)業(yè)務(wù)，都應(yīng)當(dāng)考慮清楚，分清業(yè)務(wù)步驟，涉及部門，相互關(guān)系等，并制定出來具體流程。在制定和優(yōu)化流程過程中要把相應(yīng)的管理制度在具體的流程中體現(xiàn)出來，確定執(zhí)行步驟的關(guān)鍵點(diǎn)，對關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行措施控制。

3．劃分步驟。劃分每一項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行步驟，列示每一步驟的執(zhí)行細(xì)節(jié)，并對細(xì)節(jié)進(jìn)行描述。執(zhí)行步驟的劃分應(yīng)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如按先后順序劃分，或者按部門劃分等。細(xì)節(jié)描述要以可執(zhí)行為標(biāo)準(zhǔn)，每一步驟細(xì)節(jié)要說清需提交的文件、辦理的手續(xù)、符合的標(biāo)準(zhǔn)，能夠達(dá)到按圖索驥的程度。

4．編寫手冊。單位要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程模版，然后對每一項(xiàng)業(yè)務(wù)套用標(biāo)準(zhǔn)模版，編寫標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊。在編寫手冊時，不要改動模版上的格式，以達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范的效果，但可以對相關(guān)細(xì)節(jié)增加文字說明，除了文字描述外，還可以增加圖片或示意圖等，目的是使用手冊的人員能夠很清晰地理解流程中的表述，知道應(yīng)該怎么做，不致有不明白的地方或者引起歧義誤解。

5．評估修正。手冊完成后還要組織人員對操作手冊中的流程逐一測試，檢驗(yàn)按手冊執(zhí)行流程是否能夠完成，評估流程的合理性，環(huán)節(jié)的嚴(yán)密性，修正不科學(xué)不規(guī)范的地方。這一過程是持續(xù)性的，可以定期或不定期評估，只要是影響流程的環(huán)境發(fā)生變化，或出現(xiàn)技術(shù)進(jìn)步等情況，都要對標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行重新評估，修正以使流程達(dá)到最優(yōu)化。

四、高校會計(jì)業(yè)務(wù)核算流程標(biāo)準(zhǔn)化注意的問題

1.標(biāo)準(zhǔn)化流程是一個整體。標(biāo)準(zhǔn)化流程不僅僅是把某一個業(yè)務(wù)的流程標(biāo)準(zhǔn)化，它一定是一個體系，是所有會計(jì)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程的集合，它是一個包含制度、流程、規(guī)范、手冊、表格等等的一個有機(jī)的整體，各個組成部分之間是相輔相成的。只有把所有流程都進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化改造，并且在實(shí)踐中嚴(yán)格執(zhí)行，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)、每一個細(xì)節(jié)的轉(zhuǎn)變，小的效率提升積累在一起，在整體上才能有一個累積效應(yīng)，在管理上才能有一個大的改觀。

2.標(biāo)準(zhǔn)化流程是一個動態(tài)的過程。所謂標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)際上是最優(yōu)化的概念，最優(yōu)化是相對的，是在一定時期，一定環(huán)境下的最優(yōu)化，它還受人的認(rèn)知程度的影響，因此標(biāo)準(zhǔn)化是一個逐步完善的過程，隨著時間的推移，環(huán)境的變化，制度規(guī)范的改變，標(biāo)準(zhǔn)化流程也要隨之修正。高校財(cái)務(wù)管理者應(yīng)該重視并拿出時間和精力，對標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行研究，定期組織人力對標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行評估，剔除不合理因素，補(bǔ)充新增環(huán)節(jié)，在管理與成本之間尋求一個合理地平衡，形成最優(yōu)化流程。

3.標(biāo)準(zhǔn)化流程必須強(qiáng)化執(zhí)行。標(biāo)準(zhǔn)化流程不是制定完之后就萬事大吉了，必須在實(shí)踐中嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，否則制定標(biāo)準(zhǔn)化流程就沒有任何意義。標(biāo)準(zhǔn)化流程形成之后就是制度，必須保證制度的嚴(yán)肅性，不能因?yàn)楣ぷ鬟^程中嫌麻煩而搞變通和打折扣。如果發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化流程有不合理的地方，或者環(huán)境、政策發(fā)生改變等情況，只能通過修改標(biāo)準(zhǔn)化流程的辦法來修正，而不應(yīng)有時執(zhí)行有時不執(zhí)行，尺度不一，既達(dá)不到提高效率的效果，也會造成管理的混亂。

4.標(biāo)準(zhǔn)化流程改造需要借助工具。制定標(biāo)準(zhǔn)化流程的過程中，需要對流程中每一個細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，在需要進(jìn)行資料流轉(zhuǎn)的過程中，有時需要借助甚至重新設(shè)計(jì)一些工具，來實(shí)現(xiàn)自動化傳遞過程，類似于工業(yè)生產(chǎn)的流水線，從而提高執(zhí)行效率。比如借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬，報(bào)賬人員可以把原始單據(jù)信息在網(wǎng)上提交，信息通過網(wǎng)上進(jìn)行流轉(zhuǎn)、審批，然后進(jìn)行報(bào)賬處理。在有些流程中還可以借助自動識別技術(shù)、移動互聯(lián)技術(shù)、智能化設(shè)備等，可以提高流程執(zhí)行的自動化程度。

5.標(biāo)準(zhǔn)化流程要與單位內(nèi)控建設(shè)相結(jié)合。高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化必須符合內(nèi)控的總體要求，否則流程就是不科學(xué)不規(guī)范的，就會有漏洞產(chǎn)生風(fēng)險。流程標(biāo)準(zhǔn)化過程包括梳理制度、優(yōu)化流程、劃分步驟、編寫手冊等過程，這與單位內(nèi)控建設(shè)的過程有很多契合之處，而且進(jìn)行流程標(biāo)準(zhǔn)化的目的之一也是為了加強(qiáng)單位的內(nèi)部控制，防范由于操作人員不熟悉業(yè)務(wù)，不按規(guī)程處理業(yè)務(wù)而出現(xiàn)差錯，從而產(chǎn)生風(fēng)險。內(nèi)控建設(shè)要求業(yè)務(wù)流程化、流程標(biāo)準(zhǔn)化，因此流程標(biāo)準(zhǔn)化做的規(guī)范、科學(xué)，也會促進(jìn)提升內(nèi)控建設(shè)的效果，保證內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化是引入企業(yè)管理SOP思想，對高校會計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造的過程。在這一過程中借助于新技術(shù)、新手段簡化操作步驟，提高業(yè)務(wù)處理的自動化程度，有利于統(tǒng)一規(guī)范，減少人為差錯，提高管理效率，更有利于會計(jì)人才的培養(yǎng)和儲備，對提高高校財(cái)務(wù)管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

[1]胡博洋．淺談標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序[J]．文摘版:經(jīng)濟(jì)管理，2015(8)．

[2]蘇葉．關(guān)于全面推進(jìn)高校內(nèi)控建設(shè)的思考[J]．經(jīng)營管理者，2016(15)．

[3]段海燕．淺談_SOP_在財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用[J]．東方企業(yè)文化，2015(3)．

（作者單位：哈爾濱師范大學(xué) ）