◆魏奇慧

用友U8供應鏈模塊業(yè)務處理

◆魏奇慧

供應鏈模塊是用友U8系列財務軟件的重要組成部分。主要分為采購業(yè)務、銷售業(yè)庫存業(yè)務、存貨業(yè)務。本文通過總結供應鏈中特殊的業(yè)務操作方法，希望能夠幫助軟件使用者解決實際工作中的問題。

采購管理；銷售管理；特殊業(yè)務

供應鏈系統(tǒng)主要是解決企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)的傳遞問題，如何幫助企業(yè)將業(yè)務數(shù)據(jù)按照業(yè)務本身發(fā)展的順序和速度同步傳遞，在此期間順便梳理和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部業(yè)務展開的工作程序，最終幫助企業(yè)實現(xiàn)降低成本、提高管理效率的目的。它是財務工作的重要依據(jù)，也是整個企業(yè)管理的重點。

一、供應鏈模塊普通業(yè)務流程

采購業(yè)務和銷售業(yè)務是供應鏈管理業(yè)務中常見的業(yè)務形式。因為涉及的部門較多，業(yè)務流程復雜以及多種特殊業(yè)務的處理，所以操作起來難免會遇到一些問題。筆者認為想要熟練操作采購業(yè)務和銷售業(yè)務流程，對于普通采購業(yè)務和普通銷售業(yè)務的基本業(yè)務邏輯一定要爛熟于心。

采購業(yè)務一般會涉及到采購管理模塊、應付管理模塊、庫存管理模塊、存貨核算模塊。業(yè)務流程為：采購請購單（在采購管理模塊中完成）——采購訂單（在采購管理模塊中完成）——采購到貨單（在采購管理模塊中完成）——采購入庫單（在庫存管理模塊中完成）——采購發(fā)票（在采購管理模塊中完成）——采購結算（在采購管理模塊中完成）——確認應付賬款（在應付管理模塊中完成）和存貨成本（在存貨核算模塊中完成）——確認付款（在應付管理模塊中完成），共8個步驟。如企業(yè)內(nèi)控沒有特殊要求，前三個步驟可以省略。這里需要強調的是，采購管理模塊中有采購入庫單功能，庫存管理模塊中也有采購入庫單功能。前者是用來錄入采購期初數(shù)據(jù)的，錄入完畢后必須要做采購期初記賬處理；后者是用來錄入采購日常業(yè)務的入庫單數(shù)據(jù)的，錄入完畢后作為采購結算的前置數(shù)據(jù)。采購結算是整個采購業(yè)務中最關鍵的一步，采購結算就是采購報賬，是指采購人員根據(jù)采購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成本。采購結算生成采購結算單，它是記載采購入庫單記錄與采購發(fā)票記錄對應關系的結算對照表。采購結算分為自動結算和手工結算。如果前期缺少采購入庫單或者采購發(fā)票數(shù)據(jù)，采購結算都無法完成。我們將缺少采購發(fā)票的業(yè)務稱為暫估業(yè)務。確認應付賬款后會在應付管理系統(tǒng)中生成一張憑證；確認存貨成本后會在存貨核算系統(tǒng)中生成一張憑證；最后確認付款會在應付管理系統(tǒng)中生成一張憑證。生成會計憑證也是企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)流轉到財務部門，形成財務數(shù)據(jù)的關鍵步驟。

銷售業(yè)務一般會涉及到銷售管理模塊、應收管理模塊、庫存管理模塊、存貨核算模塊。業(yè)務流程為：銷售報價單（在銷售管理模塊中完成）——銷售訂單（在銷售管理模塊中完成）——銷售發(fā)貨單（在銷售管理模塊中完成）——銷售出庫單（在庫存管理模塊中完成）——銷售發(fā)票（在銷售管理模塊中完成）——確認應收賬款（在應收管理模塊中完成）和存貨成本（在存貨核算模塊中完成）——確認收款（在應收管理模塊中完成），共7個步驟。如企業(yè)內(nèi)控沒有特殊要求，前二個步驟可以省略（前提是銷售自動生成出庫單）。銷售業(yè)務涉及到銷售發(fā)票開具，由于增值稅是價外稅，所以銷售專用發(fā)票上的報價都是無稅報價。確認應收賬款后會在應收管理系統(tǒng)中生成一張憑證；確認存貨成本后會在存貨核算系統(tǒng)中生成一張憑證；最后確認收款會在應收管理系統(tǒng)中生成一張憑證。生成會計憑證也是企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)流轉到財務部門，形成財務數(shù)據(jù)的關鍵步驟。

二、供應鏈模塊特殊業(yè)務處理

2.1 暫估采購業(yè)務處理。因為某種原因，在采購業(yè)務發(fā)生的當期沒有收到對方的采購發(fā)票，只有采購入庫單，便不能完成采購結算的工作。到了月底為了滿足賬實相符的會計核算原則，會按照入庫單的金額或者市場公允價格登記存貨賬簿，我們稱之為暫估入庫業(yè)務。等到收到供應商開出的采購發(fā)票，要將暫估金額用紅字憑證回沖，同時按發(fā)票金額進行采購結算等操作。

具體操作：

收到采購發(fā)票前的會計期末處理：填制采購入庫單（在庫存管理模塊中進行）——對采購入庫單進行正常單據(jù)記賬（在存貨核算模塊中進行）——根據(jù)采購入庫單的暫估記賬生成憑證（在存貨核算模塊中進行），

收到采購發(fā)票后的業(yè)務處理：填制采購發(fā)票（在采購管理模塊中進行）——審核采購發(fā)票并確認應付賬款（在應付管理模塊中進行）——進行采購結算（在采購管理模塊中進行）——根據(jù)采購入庫單的報銷記賬生成憑證（在存貨核算模塊中進行）。此時會同時生成兩張憑證，紅字憑證回沖上期暫估數(shù)據(jù)，藍字憑證記錄發(fā)票金額業(yè)務。

2.2 采購途中合理損耗業(yè)務處理。在采購業(yè)務中采購到貨后需要檢查清理，符合要求的商品才能做入庫處理。如果出現(xiàn)采購發(fā)票的數(shù)量大于入庫單的數(shù)量，有兩種可能：一種是運輸途中發(fā)生損耗，一種是到貨不能全部符合入庫的質量要求。而運輸途中的損耗又分成兩種情況：一種是合理損耗，一種是非合理損耗。

合理損耗的業(yè)務處理操作：

填制入庫單時，總金額按銷售發(fā)票數(shù)據(jù)錄入，數(shù)量按實際入庫數(shù)量錄入票——填制采購發(fā)票時，按實際發(fā)票數(shù)據(jù)錄入——做采購結算時，錄入合理損耗數(shù)量。系統(tǒng)會自動將采購發(fā)票的全部金額重新分攤到實際入庫的商品，形成新的商品入庫成本。

非合理損耗的業(yè)務處理操作：

填制入庫單時，總金額按銷售發(fā)票數(shù)據(jù)錄入，數(shù)量按實際入庫數(shù)量錄入票——填制采購發(fā)票時，按實際發(fā)票數(shù)據(jù)錄入——做采購結算時，錄入非合理損耗數(shù)量和應該分攤的非合理損耗金額，同時刪除系統(tǒng)自動生成的進項稅額轉出金額——在存貨核算系統(tǒng)中做正常單據(jù)記賬，生成憑證時勾選：以結算采購入庫單自動選擇全部結算單上單據(jù)（包括入庫單、發(fā)票、付款單），依據(jù)采購結算單生成憑證。將損耗部分計入待處理財產(chǎn)損益科目，明確責任人后再轉入其他應收款科目。

2.3 分期收款銷業(yè)務處理。分期收款銷售業(yè)務是將貨物提前一次發(fā)給客戶，按事先協(xié)議好的方式分次開具銷售發(fā)票并確認應收賬款。其特點是一次發(fā)貨，分次收款。因為屬于特殊銷售業(yè)務類型，所以需設置“有分期收款業(yè)務”選項。

具體操作：

在銷售選項設置中設置“有分期收款業(yè)務”選項及“銷售生成出庫單”選項；在存貨核算選項設置中設置“發(fā)出商品”會計科目。

填制分期收款發(fā)貨單（在銷售管理模塊中進行），注意業(yè)務類型的選擇——審核分期收款入庫單（在庫存管理模塊中進行）——對分期收款入庫單進行發(fā)出商品記賬（在存貨核算模塊中進行）——生成發(fā)出商品成本記賬憑證（在存貨核算模塊中進行），生成的會計分錄為“借：發(fā)出商品 貸：庫存商品”，因為暫時無法開出銷售發(fā)票，不能據(jù)此確認銷售收入，但是倉庫的存貨減少，必須進行相應的賬務處理，滿足賬實相符的會計原則。所以用“發(fā)出商品”這個會計科目表示已發(fā)出但尚不能確認收入的庫存商品。

按照事先約定可以進行部分收入確認時的操作：填制銷售發(fā)票（在銷售管理模塊中進行）——對銷售發(fā)票進行審核確認應收賬款生成相應記賬憑證（在應收管理模塊中進行），會計分錄為“借：應收賬款 貸：主營業(yè)務收入 貸：應交稅費--應交增值稅（銷項稅）”——對銷售發(fā)票進行發(fā)出商品記賬（在存貨核算模塊中進行）——生成銷售商品成本結轉記賬憑證（在存貨核算模塊中進行），生成會計分錄“借：主營業(yè)務成本 貸：發(fā)出商品”，確認銷售收入的同時結轉銷售成本，將前期轉入發(fā)出商品會計科目的部分金額轉入主營業(yè)務收入會計科目。

三、結束語

用友ERP－U8企業(yè)管理軟件是目前亞太地區(qū)大中型企業(yè)首選的管理系統(tǒng)，被廣泛使用。供應鏈模塊主要負責業(yè)務數(shù)據(jù)的搜集及整理，在實際工作當中更為復雜。筆者結合多年的實踐經(jīng)驗針對U8企業(yè)管理軟供應鏈相關模塊業(yè)務進行歸納總結，以幫助在校學生和軟件使用者更好地理解與應用。

[1]趙建新,宋郁等．新編用友ERP供應鏈管理系統(tǒng)實驗教程．清華大學出版社,2011．01

[2]李薇 ．會計信息化（用友ERP—U8V10．1）操作中采購短缺的處理．經(jīng)營管理者,2016．11

(作者單位：武漢商貿(mào)職業(yè)學院)