孫美鳳

(黑龍江民族職業(yè)學(xué)院，哈爾濱 150066)

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網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化探討

孫美鳳

(黑龍江民族職業(yè)學(xué)院，哈爾濱 150066)

文章對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了高校檔案信息化建設(shè)的合理性建議，以促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案信息化建設(shè)發(fā)展的步伐。

高校檔案；信息化；探討

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的形成和發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴程度越來越高。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們更希望通過網(wǎng)絡(luò)來獲取檔案信息。為跟上時(shí)代發(fā)展的需要，檔案工作者必須運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

1 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

高校檔案信息化建設(shè)指的是對(duì)現(xiàn)代化先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化，同時(shí)恰當(dāng)?shù)毓芾頇n案以及提供利用服務(wù)的一種檔案管理方式。高校檔案信息化的內(nèi)容主要有:(1)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)實(shí)體的管理模式，為最大化的信息共享的實(shí)現(xiàn)提供條件；(2)檔案信息資源的數(shù)字化；(3)提供利用、存儲(chǔ)、收集的網(wǎng)絡(luò)化；(4)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用。

從目前而言，我國高校的檔案信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，處在不斷發(fā)展之中，因此，高校檔案信息化模式也處在變化過程中。

2 高校檔案信息化管理工作中存在的問題

2.1 高校檔案信息化建設(shè)意識(shí)

隨著各行各業(yè)信息化的迅猛發(fā)展，高校很多部門已經(jīng)開始使用信息系統(tǒng)，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、校園卡管理系統(tǒng)等。但是高校檔案工作，其信息化建設(shè)明顯滯后于學(xué)校發(fā)展與建設(shè)。究其原因，一方面是因?yàn)楦咝n案部門信息化建設(shè)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)不夠，檔案工作人員固步自封，安于現(xiàn)狀，不愿接觸和掌握新的計(jì)算機(jī)技能和檔案知識(shí)；傳統(tǒng)的管理理念、思維方式和服務(wù)方式束縛了自身和檔案工作的發(fā)展；另一方面是很多高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視不夠，人員配置、機(jī)構(gòu)設(shè)置與檔案信息化建設(shè)的工作要求不相適應(yīng)。嚴(yán)重影響高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，檔案信息在運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代信息技術(shù)等高科技技術(shù)方面較為落后，使得信息資源的開發(fā)、利用范圍窄、作用小和影響力弱，與檔案工作所應(yīng)具有的重要地位、作用不相適應(yīng)。

2.2 高校檔案信息化建設(shè)手段

高校檔案管理信息技術(shù)運(yùn)用不夠。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為檔案的科學(xué)管理提供了充足的技術(shù)保障，但檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，如縮微、檔案保護(hù)、光學(xué)、檔案信息資源的開發(fā)和共享等需要軟件和硬件支持，離開了這些，無疑于紙上談兵。目前的高校，雖然辦學(xué)條件得到了普遍改善，但檔案管理相對(duì)于一線的教學(xué)、科研來說，仍有很大距離。軟件上來說，整個(gè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)普遍較低，嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要，成為制約高校檔案信息化發(fā)展的瓶頸。

2.3 高校檔案信息化建設(shè)的成果

隨著信息化的發(fā)展，高校各個(gè)部門產(chǎn)生了大量的電子文件，但是由于缺乏統(tǒng)一的管理、標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件和完善的管理制度，電子文件統(tǒng)一歸檔難，造成這些寶貴資源的散失。檔案信息化建設(shè)的最終成果是要方便用戶的查找和利用，目前檔案信息化建設(shè)重點(diǎn)是目錄錄入、數(shù)字化掃描，這只是改變了檔案信息存儲(chǔ)方式，為信息資源利用奠定基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)的真正作用，是信息利用方式的改變——從手工檢索查閱轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)隨地網(wǎng)絡(luò)檢索查閱。

3 加強(qiáng)高校檔案信息化管理工作的具體措施

3.1 充分提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念

高校領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)高校檔案的價(jià)值，為檔案工作者營造良好檔案信息化工作的氛圍，將檔案信息化建設(shè)與“數(shù)字化”校園建設(shè)同步推進(jìn)，加大對(duì)檔案部門的人力、財(cái)力、物力支持，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。高校檔案工作者也應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，以更加有效的舉措，切實(shí)把學(xué)校檔案信息化各項(xiàng)工作落到實(shí)處。制定科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，分層次、有計(jì)劃地開展檔案信息化建設(shè)，以促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括開展咨詢服務(wù)，舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。積極響應(yīng)時(shí)代發(fā)展的號(hào)召，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，以便于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，進(jìn)而促進(jìn)工作質(zhì)量和服務(wù)水平的提高。要從以前的“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變成網(wǎng)上主動(dòng)提供的服務(wù)方式。以便在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，促進(jìn)管理自動(dòng)化和檔案業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的真正實(shí)現(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化信息工具運(yùn)用能力

信息時(shí)代的發(fā)展和變化要求檔案工作者具備先進(jìn)的思維和廣闊的視角，努力學(xué)習(xí)和掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新知識(shí)，能夠站在高校檔案信息化建設(shè)的前沿。具備判斷、分析識(shí)別、整序等信息處理能力，熟練掌握數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行信息處理工作。提高檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，使利用者在最短時(shí)間內(nèi)尋找到所需要的信息，有效推進(jìn)本校的檔案信息化建設(shè)。

3.3 建立滿足用戶需要的檔案信息資源庫

首先，立足自身館藏，增加傳統(tǒng)編研力度，建立地方特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求。檔案信息資源開發(fā)反映了檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這是一項(xiàng)以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為目的的信息服務(wù)工作。檔案館在進(jìn)行信息資源開發(fā)時(shí)，必須要處理好“需求”、“開發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系，尤其應(yīng)積極開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)信息用戶，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，方便、快捷地同信息用戶建立點(diǎn)對(duì)點(diǎn)聯(lián)系，隨時(shí)向用戶提供需要的信息。

總之，信息社會(huì)把高校檔案工作推向一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，高校檔案必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

[1]劉明達(dá).高校檔案館在校園文化建設(shè)中的引領(lǐng)作用[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)論壇(理論),2013,(9).

[2]李澤玉.論高校檔案信息化現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012,(1).

[責(zé)任編輯 寶 玉]

2017-06-22

黑龍江省教育科學(xué)規(guī)劃2016年度重點(diǎn)課題(ZJB1316027)成果

孫美鳳，1966-,女，黑龍江牡丹江人，副教授，檔案管理研究。