陳 玉

公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心

簡(jiǎn)論事業(yè)單位檔案管理

陳 玉

公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的發(fā)展，加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的生存下去，為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個(gè)比較民主、比較科學(xué)的體制。事業(yè)單位的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。為了便于事業(yè)單位的評(píng)價(jià)，各個(gè)單位應(yīng)該使自身的檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

事業(yè)單位；檔案管理；作用

一、檔案管理工作在事業(yè)單位中的重要作用

檔案管理工作是部門單位整體工作的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要工作。做好事業(yè)單位檔案管理工作，有利于記錄事業(yè)單位發(fā)展、變化的軌跡。在軌跡中發(fā)現(xiàn)問題，查找不足，錄求事物的發(fā)展規(guī)律，以便更好的提升事業(yè)單位管理水平，開拓事業(yè)發(fā)展局面。做好事業(yè)單位檔案管理工作，有利于促進(jìn)單位和諧健康發(fā)展。

事業(yè)單位檔案文件是事業(yè)單位管理機(jī)關(guān)依法對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行登記、監(jiān)督、管理過程中形成的具有重要參考價(jià)值的資料，它擔(dān)負(fù)著為事業(yè)單位管理提供服務(wù)、為事業(yè)單位分類改革提供參考、為社會(huì)查詢提供法律憑證等使命。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1單 位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理制度，國(guó)家制定了一系列的規(guī)章制度，事業(yè)單位的檔案管理必須要嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，但是我國(guó)的一些事業(yè)單位學(xué)習(xí)國(guó)家法律的力度不夠，認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識(shí)到事業(yè)單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財(cái)富。領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案管理工作的不重視，就會(huì)使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實(shí)不到位。

2檔 案室現(xiàn)代化管理設(shè)施比較落后

事業(yè)單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財(cái)富，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設(shè)施十分落后。有些事業(yè)單位的檔案室十分簡(jiǎn)陋，工作人員的辦公環(huán)境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內(nèi)甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

3檔 案資源的開發(fā)利用工作不夠完善

我國(guó)很多事業(yè)單位并沒有意識(shí)到檔案資源的重要價(jià)值，沒有對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用，檔案管理往往只注重檔案的收集、整理、保管工作，認(rèn)為只要檔案不丟失、不磨損便已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了有效管理，忽視了對(duì)檔案資源的開發(fā)利用。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新辦法

1、以提高認(rèn)識(shí)為前提，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。一是要高度重視檔案管理工作。要以高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想，對(duì)待檔案管理工作。在實(shí)際工作中應(yīng)投入一定的精力關(guān)心支持這項(xiàng)事業(yè)，經(jīng)常過問、檢查、督促檔案工作，想方設(shè)法創(chuàng)造檔案管理的物質(zhì)保障條件，確保足夠的人力、物力、資源的配備。堅(jiān)持把檔案管理工作擺上重要議事日程，與日常管理、年度檢驗(yàn)、網(wǎng)上登記等工作同安排、同部署、同檢查、同考核，定期了解檔案現(xiàn)狀，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難和問題，指導(dǎo)工作人員依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)規(guī)定開展工作。同時(shí)針對(duì)檔案整理不同的特點(diǎn)，主動(dòng)邀請(qǐng)檔案館有關(guān)專家到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行幫助指導(dǎo)，研究制定出適合全市檔案整理的具體方案和標(biāo)準(zhǔn)，為做好檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是要不斷提高檔案數(shù)字化認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作是促進(jìn)信息化建設(shè)健康發(fā)展的重要內(nèi)容。隨著事業(yè)單位網(wǎng)上登記工作深入推進(jìn)，將產(chǎn)生的大量數(shù)字檔案，如不對(duì)其進(jìn)行有效管理，容易造成散失、損毀甚至篡改電子檔案現(xiàn)象的發(fā)生，其易修改性將對(duì)檔案的原始性造成巨大的沖擊，如不對(duì)其進(jìn)行科學(xué)歸檔、建立索引，容易造成資源分散、檢索困難，其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益將得不到有效發(fā)揮。因此，要將事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作的重視程度提高到與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理同樣高的位置，大力推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字檔案的保存、備份、歸檔工作。三是要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳。要不斷提高事業(yè)單位對(duì)于管理檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。通過開辦宣傳專欄，開設(shè)網(wǎng)站檔案管理板塊，利用網(wǎng)站滾動(dòng)信息、手機(jī)短信平臺(tái)、宣傳資料手冊(cè)、座談會(huì)等各種形式和載體，向廣大干部職工廣泛宣傳有關(guān)檔案法規(guī)、辦法和制度，進(jìn)一步提高檔案管理人員知法、守法意識(shí)，使檔案工作真正納入依法管理的軌道，朝著規(guī)范化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

2、深化管理，提高人事檔案管理水平

事業(yè)單位需要不斷提高員工的管理水平，通過定期開展培訓(xùn)班，組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，開展員工交流會(huì)等提高單位員工的管理水平。單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作的重要性，在單位內(nèi)部進(jìn)行廣泛的宣傳，使整個(gè)單位的員工都重視起檔案管理工作，并要采取績(jī)效考核等方式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，實(shí)行定期考核，通過級(jí)別升降來實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。事業(yè)單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質(zhì)量評(píng)估體系，并要積極落實(shí)執(zhí)行工作，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。

3、開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

結(jié)語：

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，為了促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員要樹立管理意識(shí)，明確檔案管理的重要性，積極尋求措施，努力提高檔案管理工作的效果。