劉云霞+張瑩

一、人事檔案的排架方法

人事檔案排架，是指人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中組合排列的方式。檔案排架科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節(jié)省存放空間。檔案的排架方法是否科學(xué)，同檔案編號(hào)、檢索方法和貯存條件有密切的關(guān)系。

高校人事檔案的排架，筆者認(rèn)為可以分為三個(gè)檔案庫，在職人員檔案庫、離退休人員檔案庫、死亡人員檔案庫。在職人員檔案可以先根據(jù)部門（學(xué)院）進(jìn)行分類，每個(gè)部門固定一個(gè)的架位。每個(gè)部門內(nèi)的檔案又可以根據(jù)姓名首字母進(jìn)行排序。離退休人員、死亡人員檔案可以直接根據(jù)姓名首字母進(jìn)行排列。在職人員庫按照部門（學(xué)院）進(jìn)行排架，主要考慮以下幾方面原因：首先，高校在管理過程中，一般以部門（學(xué)院）為單位，部門（學(xué)院）內(nèi)的人員工作上關(guān)系更密切。在進(jìn)行檔案利用過程中，一般也是以單位為主體進(jìn)行。其次，在人事檔案利用過程中，利用者一般會(huì)提供所查人員姓名、所屬單位、在職與否等信息，上述排架方式可以快速的根據(jù)所提供信息查找到人事檔案。

在實(shí)際應(yīng)用過程中，這樣的排架方式有一定的優(yōu)勢。第一，能夠快速定位檔案。檔案管理人員根據(jù)提供的單位信息，可以迅速判定檔案的所在架位，通過其姓名可以定位檔案的所在位置。第二，高校每個(gè)單位人員數(shù)量相對穩(wěn)定，每年退休人員檔案從所在單位的架位上轉(zhuǎn)移至退休人員庫房的相應(yīng)架位上。每年新聘人員檔案又增添至所屬單位的檔案架中，只要設(shè)計(jì)相對合理的檔案排架之后，在職檔案庫可以長時(shí)間不用倒架。這樣的排架方式也有一定的缺點(diǎn)，即對于退離休檔案庫及死亡人員檔案庫來說，可能需要預(yù)留出一定的空間，否則可能由于檔案的增加，需要及時(shí)調(diào)整架位。

二、人事檔案的編碼方法——姓名首字母和職工號(hào)混合編號(hào)法

人事檔案編號(hào)也簡稱為人事檔案號(hào)或檔號(hào)。它一般以字母或者阿拉伯?dāng)?shù)字為基礎(chǔ)，根據(jù)人事檔案的姓名和一定的規(guī)律，編排出一定的程序之后，而形成的人事檔案的代號(hào)。 編制人事檔案號(hào)的目的是有利于人事檔案的保管，有利于管理人員迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地取、放檔案。

人事檔案編號(hào)在人事檔案管理整個(gè)過程中都非常重要。編號(hào)的唯一性為檔案檢索提供極大便利，能夠提高檔案利用效率，提高服務(wù)水平。編號(hào)對檔案的排架管理也有一定的影響。目前人事檔案的常用編號(hào)方法有：筆形編號(hào)法、姓氏筆畫編號(hào)法、漢語拼音編號(hào)法、綜合編號(hào)法、大流水編號(hào)法等。

根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，筆者提出一種高校人事檔案的編號(hào)方法，即采用姓名首字母和職工號(hào)混合編號(hào)法。首先，給字母A-Z賦予相應(yīng)的數(shù)字代碼，見表1。根據(jù)姓名首字母給予編號(hào)。例如，李曉潔，拼音為Li Xiao Jie，其姓名首字母為LXJ，根據(jù)下表可將其編碼為：122410。姓名為兩個(gè)字的，中間兩位數(shù)字用00代替，例如，張寧，首字母為ZN，編碼為260014。姓名為四個(gè)字的以此類推。這樣的編碼可能會(huì)出現(xiàn)重復(fù)，例如，林新繼的首字母同為LXJ，其編碼與李曉潔相同。但職工號(hào)在高校管理中一般是唯一的，不論是新增人員，還是調(diào)出、退休、死亡等，號(hào)碼不重復(fù)利用。為避免重復(fù)，在首字母編碼的后面加上職工號(hào)，這樣就避免了人事檔案檔號(hào)的重復(fù)。同時(shí)，職工號(hào)對于教職工來說，就像高校里的身份證一樣，它還在財(cái)務(wù)部門、餐廳、圖書館、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等各方面利用，采用這種編碼方式，也利于使檔案管理與學(xué)校的信息化進(jìn)程相契合（見表1）。

首字母和職工號(hào)混合編號(hào)法，筆者在表2中進(jìn)行詳細(xì)的舉例說明（見表2）。

在同一部門中，人事檔案可以直接根據(jù)編碼進(jìn)行排序。首先，根據(jù)前兩位的數(shù)字（姓名第一個(gè)字母代號(hào)）從小到大進(jìn)行排序，前兩位數(shù)字相同的根據(jù)第三位和第四位數(shù)字（姓名第二個(gè)字母代號(hào)）進(jìn)行排序，第三、四位相同的根據(jù)第五、六位（姓名第三個(gè)字母代號(hào)）進(jìn)行排序，若首字母六位數(shù)字都相同，按照員工編號(hào)從小到大進(jìn)行排序。根據(jù)上述方法，表2中的干部檔案的排序可以如下排序（見表3）。

在人事管理系統(tǒng)中，通過一定的設(shè)置，可以輕松實(shí)現(xiàn)對人事檔案的編碼。從系統(tǒng)中直接導(dǎo)出干部人事檔案編碼并打印，節(jié)省人力。根據(jù)檔案編碼，在上架過程中，直接根據(jù)編碼數(shù)字進(jìn)行排列，相比直接的音序排列法，能夠?qū)⒚糠輽n案的位置進(jìn)行更加精準(zhǔn)的定位，提高了管理檔案的效率。

此種編碼方法具有一定的優(yōu)點(diǎn)。第一，采用此種編碼方式，在人員調(diào)動(dòng)后，不用對編號(hào)進(jìn)行調(diào)整，直接將干部檔案放入調(diào)入部門的相應(yīng)架位即可。人員退休后，也可直接將檔案拿出，放入退休干部檔案架位的相應(yīng)位置即可。第二，在人們意識(shí)中，數(shù)字的排序比字母的排序更簡單，人們更熟悉從1-26的前后順序，而對于從A-Z的順序相對有難度，特別是對26個(gè)英文字母不熟悉的人來說，這種編碼方式排架時(shí)效率更高。用這種混合編碼方式，可以更迅速地進(jìn)行檔案排序與上架管理。第三，利用此種方式對檔案進(jìn)行編碼、排列，當(dāng)有檔案材料需要入檔時(shí)，可以快速確定檔案位置，節(jié)省人力、物力。人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，檔案材料每年都會(huì)增加，最常見的材料為年度考核表等。這需要檔案管理人員將移交的檔案材料及時(shí)入檔。采用此種檔案編號(hào)方法，將會(huì)使檔案材料的入檔工作效率提高。

此種編碼方法在利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案編號(hào)的過程會(huì)非常迅速，而人工進(jìn)行檔案編碼會(huì)相對費(fèi)時(shí)，這是此種方法的一個(gè)弊端。

三、總結(jié)

本文所闡述的人事檔案排架與編號(hào)方法在應(yīng)用過程中可能還會(huì)遇到各種問題。然而，人事檔案管理工作隨著時(shí)代的發(fā)展，其管理方法與管理理念也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，工作中遇到的各種問題與矛盾是推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的有效助力，檔案管理工作者應(yīng)該在解決問題，化解矛盾的同時(shí)，不斷提高創(chuàng)新能力，改進(jìn)檔案管理方法，使檔案管理更加科學(xué)、有效，在人事管理活動(dòng)乃至高校管理活動(dòng)中發(fā)揮應(yīng)有作用。

（作者單位：山東師范大學(xué)）