羅大放

摘 要：基建檔案，全稱是基本建設(shè)檔案，指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程規(guī)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修與裝修活動(dòng)中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。一個(gè)具體項(xiàng)目的基建檔案是指從整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)保存（歸檔）的文件材料。

關(guān)鍵詞：基建檔案；規(guī)范化管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和綜合國力的提高，國家和地方對(duì)水文工程建設(shè)的投入日益加大，水文工程建設(shè)是水利工程的重要基礎(chǔ)建設(shè)。近年來，長江委水文局進(jìn)行了包括水文巡測基地在內(nèi)的一系列水文工程建設(shè)。這些水文工程項(xiàng)目具有高度分散、單位建設(shè)工程復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)且各項(xiàng)目相對(duì)獨(dú)立的特點(diǎn)給水文工程基建檔案管理造成了很大的困難。加強(qiáng)水文工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的管理是提高水文基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作。

目前，水文工程基建檔案的管理主要是依據(jù)水辦【2005】480號(hào)（水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定）、水辦【2008】366號(hào)（水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法）及水建管【2008】38號(hào)（水利部直屬單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收管理辦法）。這些管理文件從管理制度、收集歸檔范圍、歸檔責(zé)任人員、驗(yàn)收等方面均作了詳細(xì)的規(guī)定，為水文基建檔案規(guī)范化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、水文基建檔案的特點(diǎn)

（一）水文基建點(diǎn)多面廣、小而散

水文基建項(xiàng)目投資從幾十萬到上千萬，分布在房屋、堤防、設(shè)備設(shè)施、測報(bào)系統(tǒng)建設(shè)等方面。

（二）系統(tǒng)成套性強(qiáng)

水文基建項(xiàng)目，大多是獨(dú)立的項(xiàng)目，從前期設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收及后續(xù)使用的資料均可完整收集歸檔。

（三）專業(yè)性強(qiáng)

水文基建，涉及面廣，專業(yè)不一。要求資料收集責(zé)任人員具備較廣的專業(yè)知識(shí)。

二、水文基建檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理機(jī)制欠完善

水文局下轄7個(gè)勘測局，機(jī)關(guān)有項(xiàng)目辦，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的申報(bào)、管理、驗(yàn)收等，而項(xiàng)目的實(shí)施多在7個(gè)勘測局。項(xiàng)目管理人員和檔案管理人員參與項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收及資料收集的力度不夠，項(xiàng)目管理和檔案管理要求的“同步管理”還有待加強(qiáng)，材料收集、整理的責(zé)任落實(shí)不到位。

（二）歸檔材料不齊全

水文基建項(xiàng)目有的建設(shè)年度跨度長，中間經(jīng)手的人較多，收集、歸檔的材料不齊全，不能反映工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程。如有的缺乏相應(yīng)的聲像資料和照片檔案，竣工圖收集不全、標(biāo)準(zhǔn)也不一。

（三）檔案資料歸檔質(zhì)量不高

歸檔材料中，有的缺少原件，復(fù)印件較多，而很多復(fù)印件沒法補(bǔ)蓋單位印章，整理裝訂不符合組卷要求，頁碼編制也不符合有關(guān)規(guī)定。

三、加強(qiáng)水文基建檔案規(guī)范化管理的措施

為使水文基建項(xiàng)目的歸檔資料符合有關(guān)規(guī)定要求，提高水文基建項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量，改進(jìn)和規(guī)范檔案管理，須采取以下措施。

（一）完善體制，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

水文基建項(xiàng)目檔案質(zhì)量取決于相應(yīng)制度保障和組織領(lǐng)導(dǎo)。必須完善有關(guān)項(xiàng)目資料的收集、整理的有關(guān)規(guī)定，明確相關(guān)歸檔責(zé)任人，從源頭規(guī)范歸檔質(zhì)量，從制度上保障歸檔質(zhì)量。

（二）建章立制，明確崗位職責(zé)

根據(jù)有關(guān)管理制度，完善組織機(jī)構(gòu)，對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目層層指定相應(yīng)層次的歸檔責(zé)任人，明確其歸檔責(zé)任，跟蹤項(xiàng)目，實(shí)行項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理同步進(jìn)行。做到項(xiàng)目完成，須歸檔的資料也收集完畢。

（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高歸檔工作質(zhì)量

水文基建檔案質(zhì)量同專職或兼職檔案人員職業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)，因此，必須定期對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，了解有關(guān)檔案規(guī)定及操作規(guī)程，明確檔案管理工作職責(zé)。

1.強(qiáng)化監(jiān)督檢查，加強(qiáng)指導(dǎo)

專職檔案人員應(yīng)參與項(xiàng)目建設(shè)的過程，對(duì)資料收集、歸檔人員定期指導(dǎo)，提出歸檔的有關(guān)詳細(xì)要求，對(duì)資料的合規(guī)性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)補(bǔ)救處理。

2.轉(zhuǎn)變觀念，以利用促發(fā)展

水文基建項(xiàng)目的歸檔，一是為了存有關(guān)證據(jù)，二是為了信息共享、開發(fā)和利用，為后續(xù)水文基建項(xiàng)目提供借鑒和參考。為此，必須大力開發(fā)、利用已歸檔的資料，充分發(fā)揮這些檔案的價(jià)值。這些成套的系統(tǒng)性檔案資料，可以節(jié)省大量人力、物力，避免重復(fù)設(shè)計(jì)、建設(shè)，少走彎路，為水文的發(fā)展提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)支撐。