高 麗

無錫市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心

社保檔案管理必要性及其管理措施探究

高 麗

無錫市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心

社會(huì)保險(xiǎn)作為社會(huì)保障的中心，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案實(shí)施有效管理是開展社會(huì)保障活動(dòng)的重要依據(jù)。社保檔案管理工作貫穿并滲透到社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，本文就社保檔案管理的必要性及相關(guān)管理措施進(jìn)行了探討，以便促進(jìn)社保檔案規(guī)范管理。

社保檔案；管理；必要性；措施

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是社會(huì)保險(xiǎn)管理工作的重要業(yè)務(wù)載體，記錄應(yīng)當(dāng)及時(shí)準(zhǔn)確完整，有力地保障國(guó)家、企業(yè)和參保人員的合法權(quán)益。如何做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，使其更好地發(fā)揮作用，已成為檔案工作者亟需解決的問題之一。

一、目前社保檔案管理現(xiàn)狀

目前，在社保檔案管理中普遍存在社保檔案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后，檔案意識(shí)薄弱，檔案工作參與者少等問題。具體來講，雖然各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)都統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，組織了專班，增加了對(duì)檔案工作的投入，由于檔案宣傳力度不大等原因檔案管理整體意識(shí)仍然薄弱，部分領(lǐng)導(dǎo)重視業(yè)務(wù)工作輕檔案管理工作，社保經(jīng)辦人員對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理知識(shí)和有關(guān)文件知之甚少。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。

二、加強(qiáng)社保檔案管理的必要性

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。

1.加強(qiáng)社保檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的需要。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的逐步深化，“單位人”勢(shì)必要變成“社會(huì)人”。社保部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個(gè)人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)。否則，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

2.加強(qiáng)社保檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細(xì)信息，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

三、社保檔案管理的原則

1.集中統(tǒng)一管理原則

集中統(tǒng)一管理原則作為檔案學(xué)的一項(xiàng)重要理論，不僅是國(guó)家檔案管理事業(yè)的一項(xiàng)基本組織原則，也是檔案工作實(shí)踐的一項(xiàng)重要準(zhǔn)則。其主要內(nèi)容包括：建立檔案行政管理系統(tǒng)；運(yùn)用法律法規(guī)保護(hù)檔案事業(yè)；建立各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案實(shí)施集中管理等。這一原則的應(yīng)用既有利于我國(guó)檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，又有利于檔案的管理、查詢和維護(hù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用服務(wù)目標(biāo)。

2.尊重檔案形成規(guī)律的原則

檔案管理和檔案整理的核心原則就是要尊重檔案的形成規(guī)律，這一原則也是檔案管理區(qū)別其他管理的特有原則。尊重檔案的形成規(guī)律，保持檔案的歷史聯(lián)系，就是要已既有的歷史為基礎(chǔ)，既要保持歷史的真實(shí)性，又要保持檔案形成的原來系統(tǒng)，在整理和管理檔案過程中不能破壞檔案形成的原來系統(tǒng)。尊重檔案形成規(guī)律是保持檔案歷史聯(lián)系的關(guān)鍵，凡是尊重檔案形成規(guī)律的，就能保持檔案歷史聯(lián)系，反之就會(huì)破壞檔案歷史聯(lián)系。

四、社保檔案管理的有效途徑

1.加大社保檔案知識(shí)的普及與宣傳力度

社保檔案是社會(huì)保障事業(yè)中的一個(gè)分支，可社保檔案的作用常被社會(huì)大眾忽視。然而隨著社保體系的逐步完善，社保檔案顯得越來越重要，它是記錄社保工作的重要載體，對(duì)社會(huì)保障事業(yè)現(xiàn)階段或未來發(fā)展具有很大的指導(dǎo)作用和借鑒意義，它的收集、整理、保存和開發(fā)利用是一項(xiàng)具有重要意義的工作。因此，社保檔案工作要發(fā)展，要實(shí)現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值，首先要讓社會(huì)大眾從思想上認(rèn)識(shí)到社保檔案的重要性，這就需要檔案部門采取多種形式加強(qiáng)宣傳，使社保檔案為社會(huì)大眾了解和認(rèn)識(shí)。

2.建立健全規(guī)章制度

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，明確管理人員分工和職責(zé)，對(duì)檔案的建立、維護(hù)、交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行制度化管理。檔案紙質(zhì)材料應(yīng)當(dāng)排列整齊有序，儲(chǔ)存在專門的場(chǎng)所，重要材料應(yīng)復(fù)印備份，檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)有比較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，必須做到異地備份，數(shù)據(jù)格式要有清晰的說明以便日后升級(jí)維護(hù)。因此，要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案交接環(huán)節(jié)的管理，可以結(jié)合建立考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，督促管理人員既要在在崗時(shí)認(rèn)真履行好職責(zé)，又要在換崗時(shí)做好交接工作，以保證社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的延續(xù)性。

3.加快社保檔案工作的信息化建設(shè)

各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購(gòu)置先進(jìn)的微機(jī)設(shè)備裝備檔案室。在機(jī)型上在一個(gè)省內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)及共享社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時(shí)應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由省級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)部門統(tǒng)一組織實(shí)施。軟件功能應(yīng)包括：檔案的自動(dòng)快速編目，及檔案信息的自動(dòng)檢索；可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的快速統(tǒng)計(jì)。如對(duì)檔案的分類統(tǒng)計(jì)，綜合數(shù)字統(tǒng)計(jì)、相關(guān)信息資料統(tǒng)計(jì)等；可以進(jìn)行檔案借閱的自動(dòng)化管理，以便對(duì)借用者的情況、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等進(jìn)行全面掌握；并可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)。

五、結(jié)語

社保檔案的高效管理不僅有益于促進(jìn)社會(huì)保障體系的建設(shè)，還有益于推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。目前，就我國(guó)的社保檔案管理工作方面還存在諸多問題，為了保障社保人員的切身權(quán)益，促使社保檔案管理工作進(jìn)一步的發(fā)展，我們要統(tǒng)籌兼顧，善于總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建健全管理體制、提高管理人員素質(zhì)，使得檔案管理工作發(fā)揮更好的保障作用。

[1]何屹.優(yōu)化社保檔案建設(shè)，確保社保工作持續(xù)性[J]科技視界，2013(35).

[2]房蕊.檔案現(xiàn)代化管理存在的問題分析及對(duì)策選擇[J].當(dāng)代經(jīng)理人，2013(21).

[3]郎淑琴.淺析社保檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技視界.2012，5.