李麗

（西藏民族大學(xué)圖書館 咸陽 712082）

西藏民族大學(xué)檔案工作情況調(diào)查分析

李麗

（西藏民族大學(xué)圖書館 咸陽 712082）

論文以西藏民族大學(xué)的檔案工作為分析對(duì)象，對(duì)調(diào)研背景以及檔案管理中心的基本情況、組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查情況重點(diǎn)分析查找檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定今后整改措施以更好的履行機(jī)構(gòu)職能，提升檔案利用的服務(wù)效果。

西藏民族大學(xué) 檔案工作 調(diào)查分析 整改措施

一、調(diào)研背景

2015年4月28日，西藏民族學(xué)院經(jīng)國家教育部批準(zhǔn)，更名為西藏民族大學(xué)。更名前后的西藏民族大學(xué)無論從辦學(xué)規(guī)模、校園建設(shè)、硬件設(shè)備、學(xué)校名譽(yù)、科研軟實(shí)力方面都有了長(zhǎng)足的進(jìn)步和提升，在建設(shè)有中國特色、西藏特點(diǎn)的高水平綜合性民族大學(xué)的過程中有關(guān)規(guī)章制度、組織分工、招生計(jì)劃、學(xué)籍登記、教師情況統(tǒng)計(jì)、校企合作、對(duì)外交流、學(xué)生參賽、學(xué)術(shù)科研會(huì)議等方面的文檔資料日新月異、不斷變化，這無疑對(duì)檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。因此，此次對(duì)學(xué)校檔案工作的調(diào)查分析，旨在摸清目前學(xué)校檔案工作的真實(shí)情況，梳理當(dāng)前檔案管理工作的思路，為規(guī)范整改學(xué)校檔案管理工作起到拋磚引玉的作用[1]。

二、檔案管理中心建設(shè)基本情況

2013年1月，西藏民族大學(xué)經(jīng)過機(jī)構(gòu)改革，成立了檔案管理中心，并歸屬圖書館管理。為了做好檔案管理中心建設(shè)與發(fā)展工作，圖書館領(lǐng)導(dǎo)班子認(rèn)真學(xué)習(xí)教育部、國家檔案局27號(hào)令與《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并結(jié)合我校實(shí)際，圍繞檔案館舍建設(shè)、檔案信息化建設(shè)與檔案管理等問題，通過對(duì)陜西省檔案館、陜西師范大學(xué)等多家檔案館進(jìn)行實(shí)地考察、學(xué)習(xí)后，提出我校檔案管理中心建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，報(bào)學(xué)校審批。

目前，檔案管理中心總面積1230平方米，劃分為庫房、辦公、閱覽與技術(shù)用房等功能區(qū)，有檔案專用庫房6個(gè)，面積充足、安全適用，配備高質(zhì)量密集架和無酸紙檔案盒，采取了防火、防盜、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了滅火器等消防設(shè)施。檔案管理中心收藏自1957年的3個(gè)全宗檔案，即西藏公學(xué)全宗、西藏民族學(xué)院全宗、西藏民族大學(xué)全宗均妥善保管。截至2014年，中心所藏檔案資料共計(jì)38050卷（盒），其中綜合檔案22050卷（盒），人事檔案（含學(xué)生檔案）16000卷[2]。

三、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加強(qiáng)組織管理，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化管理機(jī)制

學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案館的建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織保障，于2013年1月進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革調(diào)整，成立檔案管理中心，由圖書館管理，為科級(jí)建制。并多次召開檔案工作專題會(huì)議，經(jīng)過反復(fù)論證，決定把當(dāng)時(shí)正在新建的綜合實(shí)驗(yàn)樓C座一層作為檔案館的庫房及辦公閱覽場(chǎng)所，并根據(jù)檔案館建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)地基、地面進(jìn)行了加強(qiáng)處理，達(dá)到了檔案存放的規(guī)定要求。圖書館領(lǐng)導(dǎo)班子非常關(guān)心和重視檔案管理工作，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了領(lǐng)導(dǎo)分工責(zé)任制，明確了專門管理工作人員，并且劃定了階段性任務(wù)、目標(biāo)。

近幾年來，在檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)方面，采取了一系列措施，加快檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)步伐，不斷提高檔案工作業(yè)務(wù)水平。一是，建立健全了檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)自治區(qū)檔案工作文件精神的要求和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示精神，圖書館代擬了學(xué)校檔案工作管理辦法，下發(fā)全校各單位。為不斷豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，研究制定黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案歸檔范圍和管理辦法，建立和完善了檔案歸檔、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、利用等制度體系，制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關(guān)于文書材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》、《檔案管理?xiàng)l例》等文件和檔案的收集、整理、保管、借閱、利用、保密工作與檔案庫房管理等項(xiàng)規(guī)定，使檔案工作有規(guī)可遵、有章可循，有法可依[3]。二是，重視了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，制度保障有力，近年來較好地完成了學(xué)校各門類檔案的立卷歸檔任務(wù)。1998年以來各類檔案歸檔率達(dá)到了90%以上，檔案的移交建立了完備的交接手續(xù)，歸檔文件完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到90%以上。三是，案卷質(zhì)量嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

四、重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)立兼職檔案員，建立并形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系

在專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)方面，已經(jīng)配備4名專職檔案管理人員，明確了各崗位職責(zé)，除此之外，還組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，積極在校內(nèi)開展“國際檔案日”的宣傳和檔案意識(shí)普及工作，并系統(tǒng)性的進(jìn)行兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極主動(dòng)的對(duì)各歸檔單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了使學(xué)校各二級(jí)學(xué)院、職能部門高度重視和支持檔案管理工作，便于開展檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，要求全校各二級(jí)學(xué)院及職能部門專門有一名負(fù)責(zé)人分工主管檔案工作，并指定專人兼職從事檔案歸檔工作，確保檔案資料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，并按照有關(guān)檔案管理規(guī)定，建立完善檔案文件歸檔制度，制定和修訂本部門各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，逐步建立并形成由主管校長(zhǎng)→檔案管理中心→二級(jí)學(xué)院、處（部、室）的三級(jí)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系。

五、在業(yè)務(wù)建設(shè)上，嚴(yán)格管理，全面完成檔案整理、安全和宣傳工作

在檔案收集方面，我校建校以來的文書檔案收集較為齊全，保存較為完整，各類檔案按年度整理，有專門的庫房進(jìn)行保管，所藏檔案如實(shí)反映了學(xué)校的基本職能活動(dòng)。在檔案移交方面，基本能夠按照檔案移交計(jì)劃在每年7月底按時(shí)完成移交檔案任務(wù)。

在歸檔整理方面，已經(jīng)制定了《西藏民族大學(xué)檔案實(shí)體分類表》、《西藏民族大學(xué)檔案歸檔范圍與保管期限表》、《西藏民族大學(xué)歸檔文件整理規(guī)范》等歸檔制度和整理規(guī)范，明確了文件材料歸檔、不歸檔范圍和檔案保管期限表，對(duì)全校綜合檔案、學(xué)生檔案、干部人事檔案、財(cái)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

在文書檔案整理方面，學(xué)校2014年前檔案以“卷”為單位整理組卷，2014年后除學(xué)生成績(jī)、高考錄取花名冊(cè)外，其余實(shí)行以“件”為單位整理。文書檔案案卷整理的質(zhì)量符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國檔發(fā)[1987]27號(hào)），按件整理質(zhì)量符合《歸檔文件整理規(guī)則》（檔發(fā)〔2015〕6號(hào)），切實(shí)做到了組卷較為合理、案卷題名簡(jiǎn)明扼要，劃分保管期限準(zhǔn)確，案卷封面、案卷目錄、歸檔文件目錄填寫較規(guī)范，案卷、文件裝訂美觀，結(jié)實(shí)。在庫房管理方面，我校在2015年3月已實(shí)現(xiàn)了檔案庫房的搬遷、升級(jí)，庫房布局合理，檔案排列有序，柜架擺放整齊，指引標(biāo)記明顯，庫房的溫、濕度符合國家規(guī)定。每季定期檢查檔案并做好記錄，及時(shí)修復(fù)破損檔案，杜絕檔案霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。建立各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，帳實(shí)相符。

在檢索工具方面，我校現(xiàn)實(shí)行計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索相結(jié)合的檢索方法，手工檢索工具主要有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄等；計(jì)算機(jī)檢索則采用“南大之星”檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索。及時(shí)完成文件歸檔入庫和分類整理工作。對(duì)于各類檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。同時(shí)，將人事檔案與業(yè)務(wù)檔案分離，嚴(yán)格執(zhí)行《借閱規(guī)則》，做好保密工作。主動(dòng)接受主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，積極完成與檔案相關(guān)的其它工作。

在檔案安全方面，檔案管理人員自覺從思想上、行動(dòng)上確保把檔案安全放在首位，時(shí)刻牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。

六、在開發(fā)利用上，建立檔案借閱與利用登記

我校檔案管理中心所提供的檔案利用服務(wù)主要是檔案原件信息的查、借、閱服務(wù)，服務(wù)對(duì)象主要是校內(nèi)各職能部門、各級(jí)校友、教職工，以及持介紹證明的校外部門或人員，主要用于查考輔證、宣傳教育、修史編志等，其中大部分為校內(nèi)的工作查考利用。檔案工作人員業(yè)務(wù)熟練，調(diào)卷快速、準(zhǔn)確，檔案借閱登記制度完善，檔案利用效果回訪數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。檔案文獻(xiàn)資源的編研開發(fā)則為自2013年每年編制大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革和重要會(huì)議簡(jiǎn)介，在評(píng)估、校慶等特殊時(shí)期參與學(xué)科文獻(xiàn)資料的整理及校史校慶展覽建設(shè)方面的工作。

七、在信息化建設(shè)上，引進(jìn)檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理

通過對(duì)陜西兄弟院校與對(duì)口支援高校檔案管理工作的考察、學(xué)習(xí)，我校購買和安裝了“南大之星”檔案管理軟件。下一步按照檔案“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，將檔案管理軟件與二級(jí)學(xué)院、各職能部門對(duì)接，共同做好檔案的收集、整理和利用工作。一方面利用“南大之星”檔案管理軟件進(jìn)行檔案文件的電子著錄；另一方面借鑒陜西師范大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館的成功經(jīng)驗(yàn)，以外包形式將對(duì)利用較為頻繁、損毀較為嚴(yán)重的新生錄取名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)、照片檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描加工，力爭(zhēng)在較短的時(shí)間內(nèi)完成重要檔案資料的信息化、數(shù)字化管理，提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率。

八、存在不足

我校檔案管理工作經(jīng)過近幾年的不懈努力，取得了一定成績(jī)，但還存在一些不足。

1.經(jīng)費(fèi)支持方面。為便于開展檔案管理中心各項(xiàng)工作，希望學(xué)校在經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)劃撥檔案管理中心工作正常運(yùn)行經(jīng)費(fèi)予以支持，增大在檔案管理方面的投入，解決檔案管理工作中的一些實(shí)際困難。

2.檔案信息化、數(shù)字化管理方面。在檔案資料數(shù)字化建設(shè)過程中，借鑒陜西師范大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館的成功經(jīng)驗(yàn)，以外包形式將對(duì)我校建校以來新生錄取名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)生照片等檔案資料進(jìn)行掃描，著錄加工等數(shù)字化處理。力爭(zhēng)在較短的時(shí)間內(nèi)完成檔案資料信息化、數(shù)字化管理，進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量和效率。這項(xiàng)希望學(xué)校劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)予以支持。

3.專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)方面。做好檔案資料管理與服務(wù)工作，必須要有一支較強(qiáng)的專業(yè)人員作支撐，目前，檔案管理中心工作人員僅有4人，只有1名是檔案專業(yè)人員，希望學(xué)校引進(jìn)和配備檔案專業(yè)人員，并對(duì)檔案專職人員和兼職人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。

4.消防安全設(shè)施建設(shè)方面。目前，檔案管理中心庫房消防設(shè)施為噴淋滅火系統(tǒng)，為使檔案管理中心建設(shè)符合國家規(guī)范，確保檔案資料安全管理，控制噴淋滅火系統(tǒng)，暫時(shí)采取常規(guī)消防措施，配備簡(jiǎn)易干粉或氣體滅火器。以后將改造氣體消防系統(tǒng)列入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，逐步實(shí)施改造。

5.進(jìn)一步加強(qiáng)各類檔案的歸檔力度，保證學(xué)校檔案的完整性。為了提高學(xué)校檔案工作管理水平，學(xué)校有關(guān)部門對(duì)檔案工作多次進(jìn)行專題研究，認(rèn)真解決檔案工作實(shí)際中遇到的問題，檔案管理部門重點(diǎn)查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)工作的辦法措施。這推動(dòng)著我們進(jìn)一步做好檔案管理工作，更好地為全校師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

[1]徐昭穎.關(guān)于廈門理工學(xué)院檔案管理工作的調(diào)研報(bào)告[J].教育教學(xué)論壇，2015（15）．

[2]西藏民族大學(xué)圖書館．檔案管理中心簡(jiǎn)介[DB/OL].http://lib. xzmu.edu.cn/pageinfo?cid=83，2016-03-25

[3]中華人民共和國教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法[M].2008.

G271.4

A

2017-04-07

西藏民族大學(xué)校內(nèi)科研青年項(xiàng)目（17MDQ09）。

李麗，西藏民族大學(xué)圖書館館員，研究方向?yàn)楦咝＞C合檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.18