蔣碧蓉

（海南大學(xué)檔案館 ?？?570228）

高校科研檔案管理策略探究

蔣碧蓉

（海南大學(xué)檔案館 ?？?570228）

我國重大科研項(xiàng)目離不開眾多高校科研的鼎力支持，高?？蒲袡n案對科研項(xiàng)目順利開展起到重要作用，在新形勢下如何改革高?？蒲袡n案管理模式，使檔案收集、歸檔、查閱、保管更符合時(shí)代要求，發(fā)揮更大作用，是高?？蒲袡n案管理需要認(rèn)真解決的問題。本文對當(dāng)前科研檔案管理特點(diǎn)和遇到的問題進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代特色，采用新技術(shù)新方法制定檔案管理新途徑。

高校 科研檔案 管理 新策略

G271

A

2017-10-11

當(dāng)前我國科技產(chǎn)業(yè)歷經(jīng)幾十年消化引進(jìn)和自主創(chuàng)業(yè)厚積薄發(fā)，取得一系列科研成果，這些成果的取得與國內(nèi)眾多高校參與科研立項(xiàng)密不可分。我國眾多高校為國家培養(yǎng)大量科研人才，是我國實(shí)現(xiàn)科技興國的人才儲備庫，是國家興盛的動(dòng)力之源。高?？萍紮n案匯聚眾多科研資料，是高校最重要的數(shù)據(jù)資源，對科研檔案使用管理有著嚴(yán)格的操作程序。隨著高校加大參與國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)，特別是受“一帶一路”建設(shè)影響，積極走出去與海外高校、企業(yè)機(jī)構(gòu)合作交流，科研項(xiàng)目數(shù)量急劇增長，高?？蒲袡n案使用頻繁，給高校科研檔案管理帶來很大壓力。為此，就需要高?？蒲袡n案管理與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理策略，滿足高校科研乃至社會需求，促進(jìn)高校健康發(fā)展[1]。

一、高校科研檔案特點(diǎn)及管理意義

高?？蒲袡n案是指高校在參與科研活動(dòng)中產(chǎn)生的具有極高價(jià)值的相關(guān)科研數(shù)據(jù)，這些科研數(shù)據(jù)多數(shù)以數(shù)字形式整理歸檔，形成檔案材料保存。它是高?？蒲谢顒?dòng)實(shí)踐的第一手?jǐn)?shù)據(jù)材料，能為將來科研提供重要信息，反映了當(dāng)前高?？蒲薪逃?。高校科研檔案收錄了所在高?？蒲械谝皇?jǐn)?shù)據(jù)資料，體現(xiàn)了高校教育發(fā)展能力，在高校整體工作中占重要地位。高校檔案記錄翔實(shí)、管理到位，也對高?？蒲泄ぷ髡唛_展科研立項(xiàng)、申報(bào)評級，提供最真實(shí)原始憑證，有利于通過科研機(jī)構(gòu)審核，有助于高?？蒲虚_展。高校是國家培養(yǎng)人才的搖籃，這也是高校最主要的工作任務(wù)，高校教師利用科研檔案豐富的資料內(nèi)容提升自身修養(yǎng)學(xué)識，充實(shí)自己教學(xué)方法，以高質(zhì)高效完成授課教學(xué)，學(xué)生對知識吸收更多，促進(jìn)學(xué)校整體教學(xué)，這其中高校檔案起到必不可少的作用[2]。高?？蒲袡n案作為最原始信息，其中完整記錄著與科研成果相關(guān)的大量信息，有極高的使用保存價(jià)值。

二、高?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀和存在的問題

高校科研檔案室收藏著高?？蒲谐晒捅姸嘞嚓P(guān)資料，其重要程度不言而喻，一直以來都是高校重地，有著非常嚴(yán)格的規(guī)章管理制度。但隨著時(shí)代變化，高校科研檔案在管理上并沒有與時(shí)俱進(jìn)，出現(xiàn)了諸多檔案管理問題，對現(xiàn)代高?？蒲械挠行еС侄冉档停瑢ψ陨頇n案管理也帶來壓力。

1.檔案管理意識淡薄不到位。我國高校對科研檔案立卷和歸檔有明確規(guī)定，必修按規(guī)定定期上交，不得占用，同時(shí)要及時(shí)對階段性科研項(xiàng)目進(jìn)行原始資料整理審核后歸檔。當(dāng)前我國大多數(shù)高校科研項(xiàng)目眾多，各高?？蒲胁块T都爭著要在科研項(xiàng)目上有所突破，在同行業(yè)中嶄露頭角，為個(gè)人、科研團(tuán)隊(duì)、高校帶來榮譽(yù)。這使得高?？蒲袉挝幻τ谏陥?bào)研究，忽視對科研檔案收集整理，科研檔案管理的重要性被忽視，更有的科研人員為了突擊搞項(xiàng)目，往往對科研材料私自截留，獨(dú)有的珍貴科研材料不上報(bào)，造成科研原始檔案資料半途流失，科研檔案缺乏完整性。這種現(xiàn)狀也與一些檔案人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)有關(guān)，缺乏對科研檔案歸檔的重視，同時(shí)部分高校檔案部門與科研部門在業(yè)務(wù)上缺乏有效溝通機(jī)制，對科研檔案不能形成有效收集整理，造成有些高校檔案管理工作存在盲區(qū)和混亂，影響高?？蒲袡n案的管理工作。

2.重保管、輕利用，科研檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。高校科研檔案都有極高的自身研究價(jià)值，有較強(qiáng)的專業(yè)性，涉及較深、較廣的研究領(lǐng)域，對其管理是高?？蒲袡n案部門職責(zé)所在，但多年來傳統(tǒng)管理一直存在重保管輕利用想象，一些高校檔案部門對檔案的保管很重視，對檔案信息深層次編研方面并不重視，加之一些高?？蒲泄芾硎侄温浜?、檢索落后、現(xiàn)代管理技術(shù)運(yùn)用不高等問題，這使得很多有價(jià)值的檔案被束之高閣，難以從檢索中發(fā)現(xiàn)，有價(jià)值的科研資料沒能得到充分利用。

3.缺乏行之有效的科研檔案管理制度。當(dāng)前高校檔案制度主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》進(jìn)行管理，有些措施已經(jīng)不適用現(xiàn)今檔案管理，特別是圍繞科研檔案特點(diǎn)的管理在使用上效果并不明顯，這使得檔案工作開展過程中容易出現(xiàn)檔案資料收集范圍不明確、歸檔材料質(zhì)量難保證，有的科研檔案上交往往只以口頭說明形式進(jìn)行，缺乏系統(tǒng)詳細(xì)的收集管理程序，這些都對科研檔案管理的有效率和質(zhì)量產(chǎn)生極大影響。當(dāng)前大多高校科研檔案仍采用紙質(zhì)案卷為主，即使引進(jìn)了科研檔案管理系統(tǒng)，也僅僅能對檔案目錄進(jìn)行檢索，檔案內(nèi)容仍需檔案人員從檔案庫中人工查找。有些科研管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有形成局域網(wǎng)，各自獨(dú)立互不兼容，難以相互查閱科研數(shù)據(jù)資料，科研項(xiàng)目數(shù)字信息也無法及時(shí)通過局域網(wǎng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中。這種系統(tǒng)之間存在的弊端嚴(yán)重阻礙了高?？蒲袡n案管理建設(shè)，不利于檔案信息資源的共享利用。

在高校檔案管理中任職的管理人員，很多存在兼職現(xiàn)象，真正具有專業(yè)檔案管理素質(zhì)的人才屈指可數(shù)。很多管理人員沒經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗，對工作業(yè)務(wù)不熟，在大量科研資料調(diào)用頻繁情況下，工作壓力大，工作效率和熱情不高，工作質(zhì)量也會大大降低[3]。

三、加強(qiáng)高校科研檔案管理的對策

1.更新觀念，強(qiáng)化科研人員檔案意識。對高?？蒲袡n案管理者進(jìn)行宣講教育，要讓他們懂得科研檔案管理的重要性，同時(shí)要將管理工作納入科研項(xiàng)目工作環(huán)節(jié)，要科學(xué)有效地將科研檔案歸檔保存。通過宣傳，要讓他們認(rèn)識到檔案工作并不普通，對整個(gè)科研項(xiàng)目意義重大，關(guān)系著為今后科研項(xiàng)目提供最原始憑證，是每位科研人員證明自身價(jià)值職稱評定的有效保證，要積極主動(dòng)地做好科研檔案收集整理工作。在工作中，要增強(qiáng)相關(guān)工作人員職業(yè)信念，要認(rèn)真做好記錄增強(qiáng)歸檔意識，這樣有助于整個(gè)科研檔案管理質(zhì)量和效率的提升。

建立高?？蒲袡n案的統(tǒng)一管理制度，對檔案集中統(tǒng)一管理和利用，確保高?？蒲袡n案作為信息資源的價(jià)值完整性。明確檔案管理人員工作職責(zé)，詳細(xì)規(guī)劃科研材料歸檔的范圍。對每位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)施立卷歸檔，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人有優(yōu)先獲得科研檔案材料收集、查閱、歸檔權(quán)力，同時(shí)也對這些權(quán)力負(fù)責(zé)。其他人員對科研檔案進(jìn)行查閱要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核確定，方可進(jìn)行查閱，查閱前后都要及時(shí)歸檔，利用科技手段完善科研檔案管理，將計(jì)算機(jī)、多媒體等引進(jìn)高?？蒲袡n案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中，加快對科研檔案材料的收集整理，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，達(dá)到人工操作與人工智能自動(dòng)化緊密銜接，可有效增加科研檔案資源的保護(hù)和保密性[4]。

2.科研檔案管理要進(jìn)行技術(shù)革新、管理規(guī)范化。在高?？萍紮n案管理上全面推進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化檔案信息檢索系統(tǒng)，更新檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將檔案室內(nèi)保存的各種載體內(nèi)的檔案內(nèi)容數(shù)字化，統(tǒng)一遷移到最新檔案信息檢索系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)全體科研檔案數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化管理，減少人力資源浪費(fèi)，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案管理上的創(chuàng)新。在科研檔案建檔過程中要做到與科研項(xiàng)目全程參與同步進(jìn)行，從科研項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)書開始，高?？蒲袡n案管理就要及時(shí)參與科研文件材料形成，做到同步驗(yàn)收、鑒定、建檔。整個(gè)過程要做到嚴(yán)謹(jǐn)高效、準(zhǔn)確可靠。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理科研檔案，利用信息監(jiān)測系統(tǒng)工具能及時(shí)反饋檔案服務(wù)是否有效、人們對檔案管理意見滿意度等，通過檔案管理信息反饋系統(tǒng)，能對工作采取有效改進(jìn)措施，這個(gè)過程將伴隨高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)運(yùn)行持續(xù)改進(jìn)，能不斷提高高校檔案管理質(zhì)量，形成自我完善的良性循環(huán)[5]。

對高校科研檔案相關(guān)人員一方面要加強(qiáng)工作技能培訓(xùn)，摒棄“重藏輕用”的傳統(tǒng)思想，要對所有科研檔案做到科學(xué)歸檔，方便查閱，在工作中要體現(xiàn)出現(xiàn)代管理意識，確保在工作中不出紕漏。另一方面也要通過工作考核，明確獎(jiǎng)懲制度。對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)有突出貢獻(xiàn)的檔案管理人員要給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對管理混亂工作不積極不思悔改的工作人員要批評教育，屢教不改者堅(jiān)決清理出科研檔案管理部門，這種賞罰分明的管理制度，才能充分調(diào)動(dòng)科研人員工作積極性，推動(dòng)高?？蒲袡n案管理有效進(jìn)行[6]。

總之，在新形勢下，高?？蒲袡n案管理在科研項(xiàng)目研發(fā)過程中起著重要作用，相關(guān)部門要認(rèn)清自身重要性，跟上時(shí)代的步伐，以新思維新理念新技術(shù)不斷加強(qiáng)科研檔案管理工作，提高學(xué)校的教育水平和科研水平。同時(shí)也要認(rèn)清自身的不足，不斷完善管理制度，不斷提高科研檔案管理人員自身專業(yè)能力，進(jìn)而更好地為高校科研檔案管理工作提供服務(wù)。

[1]彭插三.高?？蒲袡n案管理體系構(gòu)建的系統(tǒng)管理研究[J].北京檔案，2016（6）：32－33．

[2]王建宇.淺析高?？蒲袡n案存在問題及對策[J].檔案天地，2017（1）：42－53．

[3]盛媛.新形勢下高?？蒲泄芾砉ぷ鲃?chuàng)新研究[J].管理觀察，2015（14）：134－135．

[4]宋平.高?？蒲袡n案資源管理與應(yīng)用探析[J].檔案管理，2017（4）.

[5]周瑩.高?？蒲袡n案的開發(fā)與利用[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（22）.

[6]戴秀文.試論高?？蒲袡n案管理[J].內(nèi)江科技，2014（11）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.16

蔣碧蓉，海南大學(xué)檔案館，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：綜合檔案收集、保管、利用。

DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.17