左曙東

（陜西省寶雞市婦幼保健院 寶雞 721000）

科學(xué)管理

醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的管理創(chuàng)新分析

左曙東

（陜西省寶雞市婦幼保健院 寶雞 721000）

醫(yī)院綜合檔案工作不僅僅是檔案的制作、收集、整理、保管，而且還包含了檔案的利用，其管理與醫(yī)院各個科室、各個部門之間的關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)。醫(yī)院綜合檔案管理水平的高低，一定程度上反映了該醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量水平的高低。文章分析了醫(yī)院綜合檔案管理的特征，并闡述了醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理的內(nèi)容，針對當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理中存在的問題，提出完善對策。

醫(yī)院 綜合檔案 互聯(lián)網(wǎng)+ 綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理

近年來，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代到來，醫(yī)院綜合檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院綜合檔案管理必須要將現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用其中，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理新體系，為醫(yī)院臨床實(shí)驗(yàn)研究、護(hù)理、診治等提供更完善、更便捷、更系統(tǒng)的檔案服務(wù)，推動醫(yī)院綜合檔案管理向規(guī)范化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的特征

醫(yī)院綜合檔案是指，醫(yī)院各個部門在日常工作中所收集、歸檔的各門類檔案的總稱，是醫(yī)院重要的信息載體。具體而言，醫(yī)院綜合檔案管理具有以下四個方面的特征：

1.綜合檔案搜索便捷化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化主要是以資源共享為目標(biāo)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，把分布于醫(yī)院各個部門的各類文字、病案等檔案進(jìn)行整理，建立統(tǒng)一的管理平臺，使管理人員可以隨時隨地進(jìn)行搜索查看，為醫(yī)護(hù)人員提供了便利，也使醫(yī)院綜合檔案管理更加便捷，推動了醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2.綜合檔案收集豐富化。檔案資料收集是醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個行業(yè)得到廣泛應(yīng)用。電子檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有更加明顯的優(yōu)勢，其檔案資料都可以實(shí)時收集和整理，在檔案資料的流轉(zhuǎn)和利用的同時，可以形成一條新的途徑。同時，醫(yī)院綜合檔案在進(jìn)行信息收集、整理的時候，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以提高工作效率，節(jié)約工作時間，在有限的時空里，最大限度豐富綜合檔案收集內(nèi)容。

3.綜合檔案服務(wù)多元化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，醫(yī)院綜合檔案搜索更加便捷，檔案資料收集的內(nèi)容也更加廣泛，檔案服務(wù)更加多元化。特別是醫(yī)院傳統(tǒng)的綜合檔案服務(wù)方式已經(jīng)很難跟隨時代發(fā)展要求，對其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理是必然要求，綜合檔案作為醫(yī)院重要信息載體，其網(wǎng)絡(luò)化管理直接擴(kuò)大綜合檔案信息共享范圍，無形之中就增加了檔案服務(wù)途徑。而且通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，醫(yī)院檔案管理人員可以通過不同渠道獲取檔案信息，發(fā)揮了網(wǎng)絡(luò)管理的優(yōu)勢，提高了醫(yī)院綜合檔案信息使用效率。

4.綜合檔案載體多樣化。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用，使檔案管理形式更加多樣化，檔案不再拘泥于單一的載體，而是更多的以影音、聲音和圖像等形式呈現(xiàn)，為醫(yī)院綜合檔案服務(wù)對象提供了更多的選擇，檔案信息內(nèi)容更加形象。醫(yī)院綜合檔案載體的多樣化，使檔案信息內(nèi)容更加直接，綜合檔案資源得到更充分的利用。

二、醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理的內(nèi)容

1.檔案歸檔的網(wǎng)絡(luò)化。在醫(yī)院綜合檔案形成的過程中，檔案文書制作、流轉(zhuǎn)和歸檔是其基本內(nèi)容，文書質(zhì)量的好壞可能直接影響到綜合檔案管理水平的高低。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，為了更好地滿足新醫(yī)改工作的要求，更好地推動醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展，更好地提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)，其檔案管理者必須要對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行充分利用，對醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理中的每日信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時歸檔，使其成為電子檔案。醫(yī)院綜合檔案管理部門要對綜合檔案進(jìn)行管理的時候，按照對應(yīng)的時序?qū)⑵鋫魅氲结t(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，便于制作者、使用者更好查閱使用，實(shí)現(xiàn)綜合檔案共享。

2.醫(yī)院人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院人力資源管理部門對于醫(yī)院人事檔案制作、收集、歸檔、利用質(zhì)量要求越來越高，人員流動性更加頻繁，對于人事檔案的存儲量也將隨著醫(yī)院綜合檔案數(shù)量的增加而快速增加，這就要求醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理過程中，充分使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提供更好的信息檢索功能，在一定程度上為醫(yī)院人事檔案管理部門和本人查閱和使用人事檔案的過程中，提供更好的便利性。

3.醫(yī)院紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。醫(yī)院傳統(tǒng)綜合檔案大多數(shù)采取紙質(zhì)形式，雖然其真實(shí)性得到一定程度的保障，但是也存在著查詢和利用不便的問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院綜合檔案管理部門必須要把醫(yī)院綜合檔案中的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，包括照片、錄像、影音和文書等，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用微縮掃描等先進(jìn)手段，將其作數(shù)字化處理，然后進(jìn)一步轉(zhuǎn)化成電子檔案，從而為醫(yī)院綜合檔案的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)，大大提高了醫(yī)院綜合檔案查詢和利用效率，推動了醫(yī)院綜合檔案管理水平的提高。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)院綜合檔案管理通過對紙質(zhì)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，提高了綜合檔案管理效率、水平和質(zhì)量。

三、醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理存在的問題和完善對策

1.醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理中存在的問題。第一，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理分工不明確。醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院各個部門和科室，涉及內(nèi)容較為繁雜，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，必須要按級別分檔，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類，便于后期快速檢索。但是，目前醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，還存在著諸多的問題，特別是缺乏一個統(tǒng)一的檔案管理部門對檔案歸檔進(jìn)行指導(dǎo)和管理，許多設(shè)備檔案和文書檔案只能進(jìn)行一般檔案管理，對于那些具有重要意義的照片檔案和影像檔案則缺少有效管理。而且，在醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理中，缺乏統(tǒng)一的專職管理人員，職責(zé)也沒有明確，績效考核機(jī)制缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理難度較大。

第二，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理基礎(chǔ)設(shè)施較為缺乏。在綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，必須要有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理基礎(chǔ)。但是，現(xiàn)實(shí)情況來看，許多醫(yī)院在綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，由于缺少某個必備設(shè)備，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施未能即時同步更新的問題，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施，綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理部門必須要加大投入，完善醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理基本設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)國內(nèi)外更為成熟的技術(shù)，提高醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平。

第三，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理者專業(yè)技能缺少?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，為了更好提高醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平，必須要不斷提高檔案管理人員專業(yè)技能，這是提高醫(yī)院綜合檔案管理水平的必然要求。但是，當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案管理部門有效經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理人員缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理人員很難在崗接受專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)管理技能很難得到有效提升。

第四，醫(yī)院綜合電子檔案安全性難以得到保障。電子檔案是當(dāng)前醫(yī)院綜合檔案最廣泛的檔案管理形式，其優(yōu)點(diǎn)十分明顯，但是在安全性方面也存在較多問題。首先，醫(yī)院綜合電子檔案本身就是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)指定的，其穩(wěn)定性較差，而且檔案文書容易被更改。其次，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)安全問題日益呈現(xiàn)，醫(yī)院電子綜合檔案存儲在電腦中，容易受到病毒和黑客攻擊，檔案數(shù)據(jù)容易丟失且無法修復(fù)，影響到醫(yī)院正常的醫(yī)療護(hù)理工作。

2.醫(yī)院綜合檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的管理提升。第一，加大對綜合檔案投入，改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平的提升，其前提是要改善基礎(chǔ)設(shè)施。硬件設(shè)施是醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要組成部分，所以要加大對綜合檔案管理投入力度，緊跟網(wǎng)絡(luò)發(fā)展步伐。醫(yī)院綜合檔案管理部門在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中，一方面要考慮醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，另一方面要考慮網(wǎng)絡(luò)發(fā)展趨勢，確保在現(xiàn)有的綜合檔案管理基礎(chǔ)之上，不斷提升醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平。

第二，不斷提高醫(yī)院綜合檔案管理人員專業(yè)技能。在醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)和先決條件，但是檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能則是關(guān)鍵性的影響因素。作為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理的實(shí)施者，其檔案管理人員不僅要具有良好的職業(yè)道德，而且還要具有較高的業(yè)務(wù)水平，同時也要具備專業(yè)的檔案管理技能和專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識，更要掌握較強(qiáng)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作能力，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，主動掌握和創(chuàng)新綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理方式，研究網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把醫(yī)院的綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理不斷向前推進(jìn)。醫(yī)院綜合檔案管理部門在進(jìn)行人才引進(jìn)和優(yōu)秀檔案人才培養(yǎng)的過程中，制定長期計劃，更好培養(yǎng)和吸收那些愿意投身于醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理事業(yè)之中的有志青年，更好的儲備人才，為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理奠定堅實(shí)的人才基礎(chǔ)。醫(yī)院綜合檔案管理部門要強(qiáng)化對在崗位人員的在職培訓(xùn)，并且要把實(shí)際操作水平和專業(yè)知識結(jié)合起來，為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理打造專業(yè)人才隊伍，不斷推動醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

第三，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，為醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理提供保障。醫(yī)院綜合檔案管理部門要針對電子檔案在收集和保管中可能出現(xiàn)的信息失真、資料丟失和檔案損毀等問題，特別是容易遭受黑客和病毒攻擊，強(qiáng)化保密意識和安全意識，要讓檔案管理人員認(rèn)識到電子檔案安全工作的重要性，進(jìn)而在醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理過程中，不斷提升檔案安全度。首先，醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理部門要在醫(yī)院所有的辦公電腦中安裝殺毒軟件，防止黑客和病毒對計算機(jī)電子檔案產(chǎn)生破壞作用，特別是要規(guī)劃建設(shè)醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化終端保護(hù)系統(tǒng)，對重點(diǎn)檔案和重點(diǎn)部門及重點(diǎn)人員進(jìn)行安全防范，確保醫(yī)院綜合檔案安全性。其次，要對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行加密處理，對于那些重要的資料和保密資料進(jìn)行實(shí)時備份，確保這些重要檔案的安全。最后，醫(yī)院綜合檔案管理部門需要定期加強(qiáng)對綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行安全維護(hù)和保養(yǎng)、升級換代，確保這些硬件基礎(chǔ)設(shè)施的存儲功能順利實(shí)施，不斷提高醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作安全性。

第四，明確醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理范圍。醫(yī)院綜合檔案管理涉及醫(yī)院各個部門和各個科室，必須要建立一套完整有序的管理制度和體系，確保醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理有序開展。如何建立一整套完整有序的綜合檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，醫(yī)院綜合檔案管理部門必須要牽頭明確綜合檔案管理范圍，對不同類別的檔案按照類別劃分，把不同類別的檔案進(jìn)行分類和分級，并且要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把這些紙質(zhì)綜合檔案電子化，制作出一個詳細(xì)的索引目錄，建立一個完整的綜合檔案管理系統(tǒng)。醫(yī)院各個科室也要根據(jù)部門職責(zé)，及時、完整、準(zhǔn)確收集業(yè)務(wù)工作中所形成的檔案資料，便于醫(yī)院綜合檔案管理部門及時整理歸檔。醫(yī)院綜合檔案管理人員要及時對檔案資料庫進(jìn)更新，把最新形成的檔案資料搜集到檔案資料庫中，防止重要檔案資料丟失。

[1]劉振宇.關(guān)于醫(yī)院綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J].中醫(yī)藥管理雜志，2011（4）.

[2]李文情.“互聯(lián)網(wǎng)”視域下醫(yī)院綜合檔案管理研究[J].中國管理信息化，2016（4）.

[3]謝敏.醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索[J].現(xiàn)代交際，2013（4）.

[4]劉嘉.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的管理[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）.

[5]任麗麗.新時期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].大家健康，2015（2）.

G271

A

2016-11-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.05.13

左曙東，檔案館員，研究生學(xué)歷。研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、廉政檔案、黨員檔案、黨建檔案、精神文明建設(shè)檔案以及檔案信息化系統(tǒng)的管理、建設(shè)與開發(fā)。