秦斌歧

(呂梁教育學(xué)院,山西 呂梁 033000)

【教育管理】

高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用實踐微探

秦斌歧

(呂梁教育學(xué)院,山西 呂梁 033000)

高校檔案信息管理涉及到非常大量的數(shù)據(jù),所以為了提升管理效率,需要運用大數(shù)據(jù)手段進(jìn)行處理,以此來提升檔案管理質(zhì)量。文章中針對高校檔案信息管理,主要分析了大數(shù)據(jù)在其中的應(yīng)用,希望能夠為今后高校檔案信息管理工作提供有效的參考。

高校;檔案信息管理;大數(shù)據(jù);實踐

在高校教育事業(yè)飛速發(fā)展的今天,信息化技術(shù)已經(jīng)實現(xiàn)了普及,重點體現(xiàn)在教學(xué)以及管理等方面?，F(xiàn)階段高校中學(xué)生信息量比較巨大,所以如果仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式,并不能很好的體現(xiàn)效率,尤其是高校檔案管理工作,隨著學(xué)生數(shù)量的增多,學(xué)校檔案信息所累計的文件數(shù)據(jù)越來越多,這也為高校檔案管理工作帶來了新的要求。而大數(shù)據(jù)以其自身多數(shù)據(jù)、價值密度高等優(yōu)勢,逐漸被應(yīng)用在高校檔案信息管理工作中,也為數(shù)據(jù)挖掘以及數(shù)據(jù)分析的進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)。

一、以大數(shù)據(jù)為前提的高校檔案管理

在高校檔案信息管理中運用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠提升檔案管理水平與效率,然而在實際應(yīng)用時卻存在一定的風(fēng)險,特別是數(shù)字化記憶,其中蘊含著非常多的安全風(fēng)險因素。但是作為高校卻并沒有對其進(jìn)行重視。所以高校檔案系統(tǒng)若遭到非法攻擊,便會直接使檔案數(shù)據(jù)丟失,造成學(xué)生以及教師的個人隱私泄露。

在高校檔案管理中運用大數(shù)據(jù)技術(shù),主要是將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案信息管理中,進(jìn)而實現(xiàn)高效管理工作的信息化。運用大數(shù)據(jù)技術(shù),主要原因在于高校檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案信息規(guī)模已經(jīng)實現(xiàn)擴(kuò)張,加之分析與處理檔案信息時,傳統(tǒng)方式已無法滿足需求,所以在此環(huán)境基礎(chǔ)上必須應(yīng)用引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以利用云計算技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能存儲與分析,在大量檔案信息中進(jìn)行信息的高效運算,以此獲得有價值的資源。此外,運用智能化技術(shù),也可以為檔案管理提供行之有效的決策,實現(xiàn)對檔案信息的高效編制,以滿足現(xiàn)代化、個性化的信息需求,從而實現(xiàn)高校檔案信息管理水平的提升以及檔案管理質(zhì)量的優(yōu)化。由此可見,在高校檔案信息管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)非常重要。

二、高校檔案信息特點

(一)類型與內(nèi)容較為豐富

高校中的檔案來源十分多元化,不僅包含非常多的師生個人信息,比如學(xué)生的學(xué)籍檔案以及教師的職工醫(yī)療保健檔案等,也有體現(xiàn)教務(wù)教學(xué)狀況的檔案,例如試題庫等,除了這兩種之外,也包含了體現(xiàn)學(xué)校政務(wù)分類的檔案信息,例如財務(wù)檔案以及基建檔案等。

(二)存儲途徑多元化

高校檔案存儲途徑比較多,主要包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫文件以及電子表格與影音資料等。其中紙質(zhì)檔案主要體現(xiàn)在人事檔案卷宗與公文文書等,信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫則包含教務(wù)、科研等文件。

(三)檔案資源數(shù)量、體積基數(shù)大

受高校信息化與辦公自動化逐漸普及的影響,高校校園網(wǎng)會生成大量的電子文檔,而這些文檔與報表等均來自于校內(nèi)各個部門,盡管電子文件能夠保證內(nèi)容的完整性,然而電子文件種類不同,所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也就越大,進(jìn)而占用了非常多的檔案資源平臺空間[2]。

(四)調(diào)閱頻率大,使用率高

高校不管是學(xué)生還是教學(xué)人員,在評優(yōu)、職稱晉升等活動中都需要用到大量的信息數(shù)據(jù),而為了直接獲取數(shù)據(jù),調(diào)取檔案是最為有效的一種方式。所以這也為高校檔案賦予了調(diào)閱頻率大以及使用率高的特點。

(五)價值密度大

一般來說,高校中的檔案資源主要是在教學(xué)、財務(wù)、科研以及人事等多個活動以及管理信息系統(tǒng)中收集得來,而所收集的這些信息經(jīng)過業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)提交與整合之后,不管是檔案的格式還是內(nèi)容都非常完整與規(guī)范,由此也體現(xiàn)了非常高的檔案信息價值密度。

三、高校檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用與實踐

(一)拓展大數(shù)據(jù)應(yīng)用深度,提升運用廣泛性

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)應(yīng)用的前提下,檔案管理人員需要認(rèn)識到自己對于檔案管理的重要地位,充分發(fā)揮自身的主體作用,重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在其中的應(yīng)用,從數(shù)據(jù)量維度、速度維度、數(shù)據(jù)種類維度以及真實性維度等多個方面著手進(jìn)行提升,盡量保證大數(shù)據(jù)應(yīng)用的合理性與全面性。① 數(shù)據(jù)量維度。是通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對高校中的大量檔案信息進(jìn)行儲存的基礎(chǔ)上,還需要加大大數(shù)據(jù)的應(yīng)用力度,只有如此才能對應(yīng)用深度進(jìn)行拓展[3]。② 速度維度。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)高校檔案處理速度的提升,由此也快速對檔案進(jìn)行整理與分類,進(jìn)而更加深入的發(fā)掘數(shù)據(jù)信息,也實現(xiàn)信息檢索滿意度以及水平的提升。③ 數(shù)據(jù)種類維度。主要是對全部檔案信息進(jìn)行高效率處理,無論是結(jié)構(gòu)化還是非結(jié)構(gòu)化類型,都能夠利用相應(yīng)軟件對檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行集中管理與分析,以此也實現(xiàn)新舊數(shù)據(jù)智能化集成。④ 真實性維度。這一方面主要是在大量繁瑣的信息中發(fā)掘價值比較高的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘,從而實現(xiàn)檔案信息服務(wù)價值的提升。

(二)提高大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平

1.始終堅持大數(shù)據(jù)理念,以檔案信息資源為前提,深入發(fā)掘信息資源價值。作為高校檔案管理人員,必須要具備先進(jìn)的技術(shù)以及敏銳的思維,只有如此才能夠推進(jìn)自身專業(yè)水平的提升,在激烈的競爭市場中拔得頭籌,要實現(xiàn)這些目標(biāo),檔案管理者必須要認(rèn)識到檔案信息價值。

2.通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建立高校內(nèi)部檔案信息資源庫,全面強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資料收集與整理力度,深入挖掘檔案信息價值,并對其進(jìn)行充分分析,以此充實檔案信息數(shù)據(jù)資源庫,只有如此才能夠滿足高校中各個檔案用戶的信息需求。對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用,也能夠制定更為先進(jìn)、個性化的服務(wù)功能,在加大檔案管理水平的基礎(chǔ)上,分析用戶需求,在原來的基礎(chǔ)上提升數(shù)據(jù)資源庫的智能化,以此豐富檔案信息。

3.強(qiáng)化云技術(shù)應(yīng)用力度,并且實現(xiàn)云技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的結(jié)合,將其應(yīng)用于高校檔案管理工作中,充分發(fā)揮信息數(shù)據(jù)資源管理方面的優(yōu)勢,提升管理水平與效率。為了實現(xiàn)這一目標(biāo),便要提升對信息數(shù)據(jù)處理中云技術(shù)的重視,只有如此才能真正實現(xiàn)高校檔案大數(shù)據(jù)管理,以大數(shù)據(jù)為前提構(gòu)建基礎(chǔ)構(gòu)架,在云技術(shù)的支持下強(qiáng)化大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用力度,進(jìn)而通過第三方技術(shù)推動高校檔案云服務(wù)水平。此外,需要運用云技術(shù)加大對大數(shù)據(jù)的預(yù)測與解析,以此與用戶提出的多樣化需求進(jìn)行緊密結(jié)合,提出有的放矢的設(shè)計方案以及大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用計劃,對其中存在的所有潛在風(fēng)險進(jìn)行及時處理,建立一個完善的風(fēng)險預(yù)警機(jī)制以及防范風(fēng)險失效預(yù)警體系,以免檔案信息的流失對高校檔案管理造成影響。除此之外,也需要在檔案管理方面建立一個體現(xiàn)智能化以及自動化的監(jiān)控制度,從而提高大數(shù)據(jù)技術(shù)水平[4]。

綜上所述,將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案信息管理中,一方面能夠有效提升檔案管理效率,另一方面可以實現(xiàn)高校檔案管理工作信息化與智能化,對解除信息管理風(fēng)險同樣發(fā)揮了積極的作用。與此同時,高校在檔案信息管理中運用大數(shù)據(jù)技術(shù),也有利于加快實現(xiàn)高校管理信息化,在適應(yīng)發(fā)展潮流以及推動高校教育事業(yè)發(fā)展等多個方面都具有非常重要的意義。

[1]趙翠霞,楊靚,戴景新,等.新形勢下高校學(xué)生類檔案資源體系的構(gòu)建研究[J].河北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版),2017(3).

[2]胡瀟瀟.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理實施策略研究[J].山東行政學(xué)院學(xué)報,2016(6):119-122.

[3]馬國勝.“南大之星”檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能在檔案信息著錄中的應(yīng)用實踐[J].山西檔案,2016(5):56-58.

[4]尚光龍,張澤鋒.大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用研究——以高校就業(yè)工作為例[J].河北北方學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2016(5):30-34.

2017-08-30

秦斌歧(1971-),山西臨縣人,呂梁教育學(xué)院助理檔案館員,研究方向:檔案管理。

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1672-2086(2017)03-0073-02