王永強

[摘 要]本文根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理的需要，充分運用信息化技術(shù)，進行流程再造，研究開發(fā)了企業(yè)財會信息化系統(tǒng)，并介紹了其功能、目標(biāo)及應(yīng)用效果。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；財會；信息化系統(tǒng)；嵌入式PDA設(shè)備

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.025

[中圖分類號]F232 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-00-03

山東濟鐵旅行服務(wù)有限公司（以下簡稱旅服公司）成立于2013年1月6日，其人員和業(yè)務(wù)是從濟南、青島經(jīng)營集團與濟南、青島客運段等四個單位分離出來的。旅服公司的主營業(yè)務(wù)是濟南鐵路局所屬客運車站的商業(yè)開發(fā)和所承擔(dān)的高鐵、動車餐飲業(yè)務(wù)。

伴隨著公司的組建和發(fā)展，旅服公司提出了基于現(xiàn)代企業(yè)制度的“一流的管理、一流的制度、一流的服務(wù)、一流的員工”的戰(zhàn)略目標(biāo)。如何提高工作效率，加快財務(wù)核算信息化的統(tǒng)一，利用統(tǒng)一的財會信息管理平臺，優(yōu)化公司主營業(yè)務(wù)的資源配置，實現(xiàn)公司的信息共享，提升工作效率和效益是當(dāng)務(wù)之急。

1 企業(yè)財會信息化系統(tǒng)研究與應(yīng)用背景

旅服公司組建后，財務(wù)管理工作面臨著傳統(tǒng)管理方式陳舊和單一、信息不能共享、用工成本過高、工作效率低下、倉庫跑冒滴漏等問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 管理方式單一，信息共享性差

原有的存貨管理僅依接收來的單機版程序，資源不能做到共享。當(dāng)公司決策需要數(shù)據(jù)分析時，往往要耗費大量的人力進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，有時統(tǒng)計的數(shù)據(jù)存有失真現(xiàn)象，嚴重影響公司決策質(zhì)量。商品庫存有時積壓嚴重，商品的保質(zhì)期不能得到有效保證，到期的商品不能得到有效地退還給廠家，造成積壓和供需雙方成本浪費。

1.2 倉庫核算系統(tǒng)落后，內(nèi)控手段簡單

如高鐵餐飲倉庫制證系統(tǒng)智能化程序不高，只能進行出入庫等簡單單據(jù)的操作，不能實時反映整個倉庫商品的動態(tài)和在外出乘的班組庫存。缺乏相應(yīng)的授權(quán)功能，商品的驗收入庫、出庫和制單人員不能做到相互牽制，倉庫盤點工作量大。

1.3 餐售人員工作量大，服務(wù)質(zhì)量難以提升

在高鐵、動車餐飲銷售上，由于不能和倉庫做到實時動態(tài)聯(lián)動，餐車班組人員需要填制銷售的各種表格，造成提前一個多小時就開始打包結(jié)賬，當(dāng)旅客需要商品時，有時怕麻煩就不愿服務(wù)的現(xiàn)象，致使公司效益難以提升和投訴不斷。餐車班組人員不能及時了解每天銷售收入和班組人員提成情況，只能到月末才能掌握，不利于班組人員銷售積極性的提高。

1.4 財務(wù)與業(yè)務(wù)脫節(jié)，制約公司發(fā)展

在日常財務(wù)核算上，高鐵餐飲業(yè)務(wù)與財務(wù)核算環(huán)節(jié)相互脫節(jié)，造成財務(wù)報表數(shù)據(jù)和所統(tǒng)計出來的銷售數(shù)據(jù)不一致，有時差異較大。在財務(wù)監(jiān)督環(huán)節(jié)，不能動態(tài)分析商品銷售數(shù)據(jù)和每趟車鎖銷售的情況，無法對銷售進行事中控制和事前預(yù)測，只能做單純地進行事后分析，時效性差；會計信息系統(tǒng)不能和倉庫、銷售系統(tǒng)對接，財務(wù)信息質(zhì)量和管理水平難以提升。

上述問題的存在，嚴重制約了旅服公司的快速發(fā)展。因此，只有建立統(tǒng)一的企業(yè)信息化操作平臺，才能與公司經(jīng)營業(yè)務(wù)快速發(fā)展相適應(yīng)。

2 信息系統(tǒng)應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)

2.1 ASP.NET

公司信息化系統(tǒng)采用微軟公司技術(shù)ASP.NET，是一種使嵌入網(wǎng)頁中的腳本可由因特網(wǎng)服務(wù)器執(zhí)行的服務(wù)器端腳本技術(shù)，指Active Server Pages（動態(tài)服務(wù)器頁面），運行于 IIS之中的程序。

2.2 SQL Server 2008

SQL（Structured Query Language）主要是指結(jié)構(gòu)化查詢語言，其主要功能就是同各種數(shù)據(jù)庫建立聯(lián)系，進行有效溝通。

2.3 JavaScript

JavaScript是一種動態(tài)類型、弱類型、基于原型的語言，內(nèi)置支持類型。它的解釋器被稱為JavaScript引擎，為瀏覽器的一部分，是廣泛用于客戶端的腳本語言。

2.4 移動互聯(lián)網(wǎng)

旅服公司信息化系統(tǒng)研究中，餐車銷售系統(tǒng)主要通過PDA（掌上電腦）設(shè)備讓車上一線員工，利用移動客戶端進行銷售，利用移動客戶端進行出入庫數(shù)據(jù)簽收、在登乘時進行簽到考勤。公司可借助該系統(tǒng)與供應(yīng)商進行互動，發(fā)布相關(guān)的招商及廣告信息。

2.5 嵌入式開發(fā)

旅服公司信息化系統(tǒng)中的手持終端的相關(guān)軟件屬于嵌入式開發(fā)系統(tǒng)，特別是RFID（射頻識別）控制的聲影警報系統(tǒng)中，基于DOS（磁盤操作系統(tǒng)）的嵌入式軟件開發(fā)，采用韋根信號識別，通過程序封裝，在工控板上RFID標(biāo)簽對聲影警報系統(tǒng)進行控制。

2.6 移動POS（銷售終端）技術(shù)

在旅服公司所擔(dān)承的高鐵餐車上，餐車服務(wù)人員在進行餐飲銷售時，手持移動POS機，可以隨時移動售貨和結(jié)算，并且利用3/4G網(wǎng)絡(luò)實時或者延時（沒有網(wǎng)絡(luò)信號時車底與地面不發(fā)生數(shù)據(jù)交互，一旦網(wǎng)絡(luò)信號稍微好轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)馬上進行交互）和地面進行數(shù)據(jù)交互，及時反饋到信息化中心。

2.7 自動識別技術(shù)

旅服公司信息化平臺高度集成了自動識別技術(shù)，其中包括條形碼識別技術(shù)（車上商品銷售全部采用條形碼掃描銷售，各種單據(jù)的簽收和轉(zhuǎn)移也利用手持PDA設(shè)備掃描條形碼完成），RFID識別技術(shù)（地面?zhèn)}庫揀貨和上架時，利用RFID標(biāo)簽觸發(fā)各倉位的聲影裝置，引導(dǎo)倉庫配貨人員快速到達指定倉位）。

2.8 基于Web Services的數(shù)據(jù)交互技術(shù)

Web Services是可以在Internet上描述、發(fā)布、查找和調(diào)用的自包含的模塊化應(yīng)用。它們?yōu)閼?yīng)用程序或其他Web服務(wù)提供定義確切的功能。通過松散的耦合和動態(tài)的實時發(fā)現(xiàn)和綁定，Web服務(wù)使應(yīng)用程序可以避免涉及其他組件復(fù)雜的技術(shù)細節(jié)，從而使所開發(fā)的系統(tǒng)更加靈活，具有更好的適應(yīng)性。旅服公司信息化平臺以及手持設(shè)備與銷售后臺的數(shù)據(jù)交互全部采用Web Services模式交互。

2.9 Java EE開發(fā)平臺

Java EE是Java平臺在企業(yè)應(yīng)用軟件上的版本，以前稱為J2EE，可以幫助開發(fā)和部署可移植、健壯、可伸縮且安全的服務(wù)器端Java應(yīng)用程序。Java EE是在Java SE的基礎(chǔ)上構(gòu)建的，它提供Web服務(wù)、組件模型、管理和通信API，可以用來實現(xiàn)企業(yè)級的面向服務(wù)體系結(jié)構(gòu)和Web 2.0應(yīng)用程序。

3 企業(yè)財會信息化系統(tǒng)主要模塊研究

旅服公司財會信息化系統(tǒng)主要包括后臺倉庫管理系統(tǒng)和前臺餐車銷售系統(tǒng)。后臺倉庫管理系統(tǒng)包括：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、倉庫管理、食品安全、人力資源、財務(wù)管理與統(tǒng)計分析等模塊。前臺餐車銷售系統(tǒng)是指高鐵餐車銷售使用的PDA銷售管理系統(tǒng)。

3.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料包括公司信息、商品信息、車次信息、用戶資料。

3.1.1 公司信息

公司信息包括公司信息、一級倉庫、二級倉庫、部門信息及外局基礎(chǔ)信息。旅服公司高鐵倉庫主要類型分別為：商品庫、冷鏈盒飯庫、VIP庫、應(yīng)急庫。

3.1.2 商品資料字典

旅服公司財會信息系統(tǒng)的商品資料，包括了商品編碼、商品條碼、價格、規(guī)格、包裝單位與供應(yīng)商等。商品編碼是系統(tǒng)給每一樣商品自動生產(chǎn)的一個編碼，該編碼相當(dāng)于商品的身份證，每一個商品對應(yīng)一個商品編碼。青島和濟南倉庫共用一個商品資料字典，但每個倉庫可以獨立地操作本倉庫商品的棄用、啟用功能，此項設(shè)置統(tǒng)一了兩地區(qū)的商品價格、保證了商品的一致性。

3.1.3 車次信息

旅服公司財會信息系統(tǒng)將所有濟南鐵路局所屬的高鐵動車車次信息進行錄入，包括車次的方向、線路、發(fā)車時間和到達時間。該信息為統(tǒng)計車次銷售情況和線路暢銷商品等功能提供了基礎(chǔ)。

3.1.4 人員信息

人員信息包括使用旅服公司信息系統(tǒng)的所有人員信息，包括后臺操作人員和班組銷售人員信息。系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限組和模塊功能，按照崗位結(jié)合內(nèi)部控制要求設(shè)置不同的權(quán)限，例如：倉庫管理員與制單員、制單員與復(fù)核員崗位分開，相互監(jiān)督。崗位職能權(quán)限的設(shè)置更好地執(zhí)行了企業(yè)的內(nèi)控制度，做到了職責(zé)分離，堵塞了管理漏洞。

3.2 倉庫管理

倉庫管理模塊包括單據(jù)管理、電子標(biāo)簽揀貨系統(tǒng)。

3.2.1 單據(jù)管理

單據(jù)管理包括單據(jù)制作、單據(jù)查詢、單據(jù)匯總、倉庫查詢、模板設(shè)置與單據(jù)交款。該系統(tǒng)所使用的單據(jù)分為入庫單、出庫單、調(diào)撥單、報廢單、退回供應(yīng)商單與退庫單等。

3.2.2 電子標(biāo)簽揀貨系統(tǒng)

電子標(biāo)簽揀貨系統(tǒng)是倉庫用于顯示商品庫存和配貨的系統(tǒng)。配貨人員在配貨時，掃描出庫單上的條形碼，系統(tǒng)自動將本出庫單的所有商品下的標(biāo)簽閃爍成紅色，并在電子屏幕上顯示需要配貨的數(shù)量。配貨人員只需按照閃爍的紅燈下的屏幕數(shù)量進行配貨即可。配貨結(jié)束時，電子標(biāo)簽顯示的是商品的庫存情況。

3.3 PDA銷售管理模塊

PDA銷售管理模塊是指高鐵餐車班組利用手持終端PDA設(shè)備進行收貨、銷售、查詢等12個模塊功能，主要包括簽到考勤、下載、收貨、銷售、VIP掃描、查詢、交班、要貨、更新程序、設(shè)置、修改密碼與退乘。旅服公司在實施高鐵餐售系統(tǒng)時，給高鐵餐車每名人員配備了一臺手持終端PDA設(shè)備，該設(shè)備通過3G網(wǎng)卡連接后臺服務(wù)器。餐車人員通過手持終端PDA設(shè)備的掃描銷售與提交，系統(tǒng)自動實時將數(shù)據(jù)進行上傳到公司信息化中心。如圖1所示。

3.4 人力資源模塊

人力資源模塊，主要功能是趟車核算、人員工資提成核算。趟車核算模塊主要反映每趟出乘車次的銷售、成本、稅金與毛利等情況。旅服公司信息化系統(tǒng)實現(xiàn)了對餐車員工工資的日清月結(jié)，班組人員到收款室繳款時就能清楚掌握本趟出乘的個人提成情況，真正做到了班班清。月末，系統(tǒng)根據(jù)本月班組人員的基本工資、銷售收入、任務(wù)指標(biāo)、提成率與出乘情況等自動計算職工的工資，實現(xiàn)了工資的自動化計算，大大降低了餐車人員月底手工計算工資的勞動強度，調(diào)動了餐車人員銷售的積極性。

3.5 財務(wù)管理模塊

財務(wù)管理模塊包括銷售匯總、員工餐使用統(tǒng)計、高鐵收入?yún)R總、冷鏈統(tǒng)計匯總、庫存盤點匯總、在途盤點匯總、趟車核算、盤盈盤虧設(shè)置與月結(jié)設(shè)置。

3.6 統(tǒng)計分析模塊

統(tǒng)計分析模塊包括銷售排行查詢、分類銷售排行查詢、銷售統(tǒng)計、班組銷售匯總及各種數(shù)據(jù)分析模型。該系統(tǒng)可以按照車次-日期、班組-日期、庫別-日期、班組、車次等條件進行橫向和縱向銷售統(tǒng)計。如圖2所示。

4 企業(yè)財會信息化系統(tǒng)實施途徑及實現(xiàn)目標(biāo)

旅服公司財會信息化系統(tǒng)上線運行要實現(xiàn)以下目標(biāo)。

4.1 銷售數(shù)據(jù)實時化

該系統(tǒng)研究的主要功能是管理人員可以隨時掌握出城車次銷售狀況、實時掌握班組在途庫存等信息。要求餐車人員利用銷售終端PDA設(shè)備實時將銷售數(shù)據(jù)上傳至數(shù)據(jù)中心。

4.2 使用管理便捷化

餐車人員在銷售過程中使用條形碼掃描，單據(jù)可以掃描條形碼進行簽收和確認，商品進出庫PDA操作，商品結(jié)賬只需將現(xiàn)金和PDA設(shè)備數(shù)據(jù)核對；揀貨過程有電子標(biāo)簽自動提示揀貨區(qū)域等，杜絕人為誤差。采用4G網(wǎng)絡(luò)，管理人員不需要安裝任何程序，只要能聯(lián)上互聯(lián)網(wǎng)的地方就可以辦公，部分功能還支持手機辦公。

4.3 財務(wù)辦公節(jié)約化

該系統(tǒng)應(yīng)用后，將實現(xiàn)全程無紙化操作，全面取消之前的所有手工報表以及單據(jù)，比如：繳款單、交接單、采購單、核算表與工資單等。所有單據(jù)在系統(tǒng)中自動生成，相關(guān)人員可以在系統(tǒng)中需要時隨時索取。交接班全部無紙化，考勤管理只需在PDA設(shè)備上簽到即可，節(jié)省了大量的人力、財力。

4.4 數(shù)據(jù)分析多樣化

該系統(tǒng)所設(shè)計出的報表功能強大，有圖形報表和標(biāo)準(zhǔn)報表，報表內(nèi)容和格式可自定義，可根據(jù)日期、車次、班組與商品等信息進行統(tǒng)計分析；可以借助高鐵餐售系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，進行不同線別、不同品種、不同班次、不同時段及不同客流的數(shù)據(jù)分析，根據(jù)具體情況制訂不同的營銷方案，生產(chǎn)出適銷對路的產(chǎn)品，實現(xiàn)由手工統(tǒng)計到科學(xué)分析的騰飛。

4.5 內(nèi)控制度有效化

通過對系統(tǒng)不相容崗位職責(zé)的設(shè)置，將單據(jù)的制作和提交、商品資料的修改與審核、供應(yīng)商資料的啟用淘汰與審核等合理設(shè)置，做到不相容崗位不兼容，從而切實提高企業(yè)內(nèi)控制度的有效性，減少跑冒滴漏問題。

5 企業(yè)財會信息化系統(tǒng)應(yīng)用取得的初步效果

5.1 大幅壓縮了用工成本

旅服公司在實施財會信息化系統(tǒng)后提高了工作效率，快捷方便的業(yè)務(wù)處理方式促進了人員的精簡，例如：青島高鐵餐車乘務(wù)班組由原來96個班組壓縮到現(xiàn)在的65個班組，用工成本減少了25%。

5.2 提高了工作效率

該信息系統(tǒng)的使用實現(xiàn)了智能化操作，減少了人工操作的時間，極大地提高了工作效率。班組結(jié)賬的時間平均由原來的2個小時縮短至0.5小時；所有的財務(wù)數(shù)據(jù)均可以通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成，減少了財務(wù)人員統(tǒng)計核算的時間。

5.3 降低了庫存資金占用成本

該信息系統(tǒng)實施后，通過供應(yīng)商實時采購模塊的使用將送貨時間由原來的48小時預(yù)計縮短到12小時，實現(xiàn)了倉庫降低存貨資金占用目標(biāo)。信息化的實施使存貨資金占用成本壓縮30%以上。

5.4 提升了企業(yè)的經(jīng)濟效益

信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，有助于延長高鐵餐售人員的銷售時間，在提升服務(wù)形象的同時，減少了跑冒滴漏問題，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益。2015年在高鐵實時餐售系統(tǒng)的運行下，高鐵餐飲銷售收入比上年同期增加了4 405萬元，增幅35%。