吳振亞

摘 要：高校教學(xué)秘書是二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的重要管理者，其代表所在學(xué)院執(zhí)行學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)管理任務(wù)，工作中會(huì)接觸到一定密級(jí)的保密內(nèi)容。本文揭示了高校教學(xué)秘書保密工作中存在的問題，針對(duì)問題提出了如何提高教學(xué)秘書保密工作水平的措施。

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)秘書 保密

“秘”在漢語辭典中被解釋為：“不公開的，不讓大家知道的”。教學(xué)秘書正如它的崗位名稱所賦予的內(nèi)涵一樣，在日常工作中是有一部分內(nèi)容需要保密的。

作為二級(jí)學(xué)院日常教學(xué)工作重要管理者的教學(xué)秘書，其代表所在學(xué)院執(zhí)行學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)教學(xué)管理任務(wù)[1]。如：學(xué)校組織的本院（系）學(xué)生的各類考試及成績(jī)管理；學(xué)生的學(xué)籍管理；學(xué)生實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）實(shí)踐環(huán)節(jié)的安排；本院（系）教師工作量的統(tǒng)計(jì)等。是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)處與院（系）、院（系）與各教研室、教師和學(xué)生的橋梁與紐帶，是院（系）領(lǐng)導(dǎo)在教學(xué)管理工作中的參謀和助手[2]。

由于身處這一特殊位置，教學(xué)秘書往往成為知密早、知密多、知密程度較高的人員之一，在日常工作中增強(qiáng)保密意識(shí)，做好保密工作是非常必要的。

一、教學(xué)秘書的涉密內(nèi)容

教學(xué)秘書在日常工作中所涉及的保密內(nèi)容最主要的是本院（系）學(xué)生參加各類校級(jí)考試的試題、參考答案和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，除此之外還有科研項(xiàng)目、涉密學(xué)位論文以及現(xiàn)代信息技術(shù)下的校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)、信息公開等過程中的保密內(nèi)容。主要表現(xiàn)有：① 直接組織的學(xué)生考試。如本院（系）學(xué)生的期中、期末考試，開學(xué)初和畢業(yè)前的補(bǔ)考。在考前，每個(gè)年級(jí)各門課程的任課教師都將試題、參考答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的電子稿直接發(fā)到教學(xué)秘書的郵箱中，由教學(xué)秘書打印出樣卷再送學(xué)校教務(wù)處審核，審核后又由教學(xué)秘書將樣卷送文印室印刷，然后裝袋密封。整個(gè)過程均為涉密過程。② 參與組織的各類省級(jí)、國家級(jí)考試。如博士、碩士研究生招生考試；大學(xué)英語四、六級(jí)和專業(yè)英語考試；計(jì)算機(jī)等級(jí)考試；成人入學(xué)考試等等。考試的試題、參考答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，命題工作及其人員的有關(guān)情況在開考前都涉及到相應(yīng)的密級(jí)[3]。③ 科研項(xiàng)目。高校每年都會(huì)產(chǎn)生一些具有國內(nèi)或國際先進(jìn)水平的屬于保密項(xiàng)目的科研成果，教學(xué)秘書在工作中會(huì)接觸到相關(guān)科研成果的內(nèi)容，成為涉密人員。④ 院（系）內(nèi)部的秘密。如：職稱評(píng)聘工作中的評(píng)議表決情況；課題推送中的指標(biāo)分配情況；領(lǐng)導(dǎo)干部及出國留學(xué)人員的考察情況；領(lǐng)導(dǎo)人之間的意見分歧等等。這類秘密在一定時(shí)期內(nèi)只限一定人員知悉，一旦泄露，會(huì)造成不必要的矛盾，給領(lǐng)導(dǎo)工作帶來不便。

二、教學(xué)秘書保密工作存在的問題

1.思想意識(shí)方面的問題

教學(xué)秘書是高校最基層的教學(xué)管理人員，其工作頭緒繁多、量大面廣。提起教學(xué)秘書，人們總認(rèn)為其是統(tǒng)管本院（系）教學(xué)方面常規(guī)事務(wù)，為教學(xué)、教師和學(xué)生服務(wù)的“小秘書”。教學(xué)秘書自身也認(rèn)為自己職位卑微，工作瑣碎又繁重，是個(gè)打雜跑腿的。對(duì)于日常工作中接觸到的涉密內(nèi)容習(xí)以為常，保密意識(shí)淡薄，思想麻痹，疏忽大意。如：存有試題的計(jì)算機(jī)不加密碼，辦公室其他人員隨意可以開啟；涉密郵箱密碼的層級(jí)太低，容易被別人破解；考試的樣卷隨意在辦公桌上堆放等等，造成泄密。更有少數(shù)教學(xué)秘書缺乏應(yīng)有的政治思想素質(zhì)，缺少無私奉獻(xiàn)、淡泊名利的心境修養(yǎng)，經(jīng)不起熟人、朋友為了孩子保研、轉(zhuǎn)專業(yè)、評(píng)優(yōu)評(píng)先、按時(shí)畢業(yè)等目的行賄送禮、重金收買，以致被拉下水，泄露秘密。

2.規(guī)章制度方面的問題

保密管理是高校諸多管理工作中的重要環(huán)節(jié)，由于高校的保密工作具有涉及的部門和人員多，人員構(gòu)成又復(fù)雜多變的特點(diǎn)。保密工作的規(guī)章制度難以涵蓋到所有的涉密人員，再加上保密工作制度制定得比較籠統(tǒng)，沒有將保密工作細(xì)化到科研、人事、外事、教學(xué)等相關(guān)崗位人員，更沒有把保密工作的要求融入到業(yè)務(wù)部門的崗位職責(zé)中。比如，統(tǒng)管學(xué)生校內(nèi)各門課程考試工作的教學(xué)秘書，在學(xué)校保密工作中既沒有針對(duì)這一群體的保密工作規(guī)章制度，也沒有相關(guān)的監(jiān)管措施。在教學(xué)秘書的崗位職責(zé)中只有“按照教務(wù)處統(tǒng)一安排做好本院（系）學(xué)生各項(xiàng)考務(wù)工作”的條文。教學(xué)秘書在年復(fù)一年日復(fù)一日的工作中全憑良心做事，不出亂子，無人舉報(bào)，人們總以為是一切正常，萬事大吉。

3.設(shè)備技術(shù)方面的問題

現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，給高校保密工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的廣泛使用，增加了泄密的風(fēng)險(xiǎn)，增大了保密的難度。而目前，絕大部分高校的保密技術(shù)相對(duì)滯后，特別是被人們普遍認(rèn)為“無密可?！钡钠胀ㄔ盒：透呗氃盒?，網(wǎng)絡(luò)和辦公設(shè)備的安全管理更為薄弱，難以應(yīng)對(duì)高科技的竊密手段。另一方面，教學(xué)秘書在日常工作中沒有規(guī)范涉密計(jì)算機(jī)與移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用。如：涉密計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)互連，存有秘密內(nèi)容的U盤、移動(dòng)硬盤沒有加密或隨意在其它計(jì)算機(jī)上使用等等，造成泄密。

三、提高教學(xué)秘書保密工作水平的措施

1.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)

對(duì)于一所大學(xué)而言，每個(gè)院（系）1—2名教學(xué)秘書，也是一個(gè)不小的團(tuán)隊(duì)。學(xué)校可根據(jù)這一群體的工作特點(diǎn)，在職前、職中組織有針對(duì)性的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)。通過學(xué)法律、學(xué)制度，筑牢廣大教學(xué)秘書的思想道德防線，提高政治品質(zhì)修養(yǎng)和革命警惕性，自覺保守工作秘密，與危害黨和國家安全的行為作堅(jiān)決斗爭(zhēng)[4]。要根據(jù)新時(shí)期安全保密工作的新趨勢(shì)、新特點(diǎn)，對(duì)教學(xué)秘書開展計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們掌握與本崗位工作相關(guān)的保密技術(shù)，增強(qiáng)其技術(shù)防范能力。平時(shí)可通過邀請(qǐng)保密專家來校做講座、組織保密知識(shí)競(jìng)賽、發(fā)送保密提醒短信等形式，形成全方位、多角度保密宣傳教育格局[4]，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，提高廣大教學(xué)秘書的安全保密意識(shí)。

2.加強(qiáng)監(jiān)管，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

學(xué)校應(yīng)根據(jù)教學(xué)秘書這一崗位的工作特點(diǎn)及涉密范圍制定相關(guān)的保密工作規(guī)章制度，規(guī)范涉密工作內(nèi)容的工作流程。各二級(jí)學(xué)院要成立保密工作小組，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行學(xué)校保密工作的規(guī)章制度，以充實(shí)保密工作一線隊(duì)伍。組織教學(xué)秘書簽定安全保密承諾書，及時(shí)對(duì)新上崗的人員進(jìn)行安全保密教育。學(xué)校應(yīng)當(dāng)將落實(shí)保密工作制度作為領(lǐng)導(dǎo)干部選拔、任用、考核過程中的一項(xiàng)重要指標(biāo)，并形成制度加以規(guī)范，成為進(jìn)一步促進(jìn)保密工作的長(zhǎng)效機(jī)制。同時(shí)，對(duì)于失泄密事件學(xué)校要加大查處力度，強(qiáng)化責(zé)任追究，對(duì)保密工作突出的部門和個(gè)人要給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，對(duì)違反保密規(guī)定的行為和泄密事件要堅(jiān)決嚴(yán)肅查處，對(duì)不履行職責(zé)的部門的主要負(fù)責(zé)人要進(jìn)行問責(zé)，對(duì)玩弄職守造成重大泄密事件的不但要追究當(dāng)事人的責(zé)任，還要追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任[5]。

3.更新設(shè)施，加強(qiáng)辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理

隨著信息時(shí)代的到來，利用高科技手段竊取秘密的問題日益嚴(yán)重，而高校現(xiàn)有的防范設(shè)備相對(duì)薄弱，辦公設(shè)備較為陳舊，因此高校應(yīng)加大對(duì)保密工作的投入，為教學(xué)秘書配備必要的保密設(shè)施。如配備專用的保密碎紙機(jī)，為存放試卷的柜子配備報(bào)警系統(tǒng)，給電腦、傳真機(jī)加置防竊密設(shè)施等。在日常工作中學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)涉密崗位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的保密管理，嚴(yán)格執(zhí)行涉密計(jì)算機(jī)不得上互聯(lián)網(wǎng)的規(guī)定，與此同時(shí)，學(xué)校保密部門要開展經(jīng)常性的保密檢查，不定期地組織專項(xiàng)檢查，對(duì)計(jì)算機(jī)及其移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)使用、網(wǎng)絡(luò)信息傳遞、涉密載體流轉(zhuǎn)等進(jìn)行重點(diǎn)檢查，對(duì)信息平臺(tái)、郵件系統(tǒng)等要害部位給予重點(diǎn)關(guān)注，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，堵住漏洞，消除隱患。

參考文獻(xiàn)

[1]姚紅艷.高等院校教學(xué)秘書的管理能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].大學(xué)教育，2016（02）：183.

[2]高智友.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的職責(zé)與素養(yǎng)[J].大學(xué)教育，2015（02）：181

[3]賈兵.淺談高校保密工作面臨的問題及加強(qiáng)和改進(jìn)保密工作的對(duì)策[J].改革與開放，2010（01）：154.

[4]錢云.淺談如何做好高校保密工作[J].文學(xué)教育，2011（12）：49.

[5]黨蓉.高校保密管理存在的問題及對(duì)策[J].中國高?？萍?，2014（01）：26.