丁紅利

摘要：Excel中的數(shù)據(jù)透視表具有最快，最靈活的數(shù)據(jù)匯總功能。該文以武漢大學學籍管理為例，重點介紹了Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能。

關(guān)鍵詞：Excel；數(shù)據(jù)透視表；學籍管理；數(shù)據(jù)處理；應用

中圖分類號：TP317 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）03-0067-02

高校信息化管理人員經(jīng)常對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行查詢、統(tǒng)計、匯總、分析等工作，使用數(shù)據(jù)庫管理軟件FoxPro可以很輕松地解決這個問題，但是很多高校信息化管理人員都不是計算機專業(yè)人員，使用專業(yè)的編程軟件有點強人所難，其實office系統(tǒng)中的excel電子表格提供了強大的數(shù)據(jù)處理功能，尤其是其中而數(shù)據(jù)透視表功能，如果我們能夠很熟練地掌握并使用Excel的這些功能，就可以很輕松地完成各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析、匯總、比對、查詢等工作，下面就以武漢大學學籍管理為例重點介紹Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能。

Excel中的數(shù)據(jù)透視表具有最快，最靈活的數(shù)據(jù)匯總功能。用戶可以不會復雜的Excel函數(shù)，不會令人望而生畏ExcelVBA，只要掌握數(shù)據(jù)透視表功能，即可在“拖拖拉拉”中輕松完成各種復雜的數(shù)據(jù)匯總功能。Excel的數(shù)據(jù)透視表是個交互式的透視表，可快速合并和比較大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，且可以旋轉(zhuǎn)行、列以查看基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，還可顯示用戶感興趣部分的明細數(shù)據(jù)等。用戶如果需要分析相關(guān)的匯總值，尤其是需要合計數(shù)據(jù)內(nèi)容較多的列表并對其中數(shù)據(jù)內(nèi)容進行多種比較時，都可以使用Excel的數(shù)據(jù)透視表功能輕松完成。因為excel的數(shù)據(jù)透視表是交互式的，因此，用戶可以以所見即所得的形式隨意改變數(shù)據(jù)布局以便查看更多明細數(shù)據(jù)或以不同方式獲得匯總內(nèi)容。

1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

1.1 打開需要處理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表

要創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，首先需要確定要處理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并在Excel中打開，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不是excel表格，比如FoxPro數(shù)據(jù)庫等，那么用戶需要先將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)另存為excel工作簿形式，然后在Excel中打開。

1.2 創(chuàng)建“數(shù)據(jù)透視表”框架

在打開的Excel數(shù)據(jù)表中，菜單欄選擇“插入”——“數(shù)據(jù)透視表”，如圖1所示：

圖1 選擇“數(shù)據(jù)透視表”

點擊“數(shù)據(jù)透視表”菜單后出現(xiàn)如圖2所示“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口：

圖2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

窗口默認生成數(shù)據(jù)透視表的區(qū)域為全表區(qū)域，如果需要做匯總處理的內(nèi)容為表格中部分內(nèi)容，則需要點擊“表/區(qū)域（T）”后面的“”按鈕，在出現(xiàn)的窗口中直接寫入需要處理的表格范圍或用鼠標在表格中拖拽出需要處理的表格范圍即可。

在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中的“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”選擇“新工作表”，則在現(xiàn)有工作簿中生成一個新工作表，專門存放生成的數(shù)據(jù)透視表，否則如果選擇“現(xiàn)有工作表”，則需要在選定現(xiàn)有工作表中空白區(qū)域存放新生成的數(shù)據(jù)透視表，以上設(shè)置完成后，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口中點擊“確定”按鈕，則數(shù)據(jù)透視表的框架完成。如圖3所示（該示例為選擇現(xiàn)有工作表的結(jié)果）。

圖3 數(shù)據(jù)透視表框架

屏幕右方顯示所有可以進行數(shù)據(jù)透視的字段內(nèi)容，如下圖4：

圖4 數(shù)據(jù)透視表字段

2 在創(chuàng)建的“數(shù)據(jù)透視表”框架中添加需要分類匯總的內(nèi)容

2.1 簡單數(shù)據(jù)項匯總

將圖4所示需要添加的字段拉到區(qū)域節(jié)，例如現(xiàn)在要統(tǒng)計各個民族人數(shù)，將“民族”字段拖入下方的區(qū)域節(jié)的行字段區(qū)域，再將學號拖入值區(qū)域，即可完成民族字段人數(shù)統(tǒng)計如下圖：

圖5 區(qū)域節(jié)

圖6 按民族統(tǒng)計結(jié)果

2.2 多重數(shù)據(jù)項匯總

例如要匯總各學院各專業(yè)各年級的人數(shù)，這里面要匯總的字段條件包括學院和專業(yè)及年級字段，相對前面只統(tǒng)計單項內(nèi)容要復雜一些，不過使用excel數(shù)據(jù)透視功能也可很快完成，具體做法如下：

為了方便顯示查看，將學院和專業(yè)字段拖入?yún)^(qū)域節(jié)中的行區(qū)域，再將年級字段拖入?yún)^(qū)域節(jié)中的列區(qū)域，然后在值區(qū)域中拖入學號字段，顯示如圖7所示.

圖7 區(qū)域節(jié)（按年級統(tǒng)計各學院各專業(yè)人數(shù)）圖8 統(tǒng)計結(jié)果

統(tǒng)計結(jié)果如圖8所示，系統(tǒng)默認多項統(tǒng)計結(jié)果按列顯示，如果在本統(tǒng)計顯示時想讓學院和專業(yè)按行顯示，則可以在數(shù)據(jù)透視表上右鍵找到“數(shù)據(jù)透視表選項”菜單，如圖9所示，在“顯示”標簽下選中“經(jīng)典數(shù)據(jù)透視表布局”項，則透視表中的學院和專業(yè)轉(zhuǎn)為并列顯示，如圖10所示。

圖9 數(shù)據(jù)透視表選項

圖10 并列顯示的學院和專業(yè)

綜上所述，excel的數(shù)據(jù)透視表具有強大的數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計的功能，使用它可以輕松完成數(shù)據(jù)的篩選、統(tǒng)計、分類匯總等，熟練掌握excel數(shù)據(jù)透視表的使用，可以輕松完成日常高校學籍管理中的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計任務。

參考文獻：

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[2] 羅云芳.Excel數(shù)據(jù)透視表在廣西高校計算機聯(lián)合考試成績處理中的應用[J].信息化建設(shè)， 2015（10）.