張杰

漢江師范學(xué)院綜合檔案室湖北十堰442000

基于信息化的高校檔案管理研究初探

張杰

漢江師范學(xué)院綜合檔案室湖北十堰442000

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，高效有利的進(jìn)行信息文化的存儲，在確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。

信息化；存儲；高效

一、引言

在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，隨著時代的發(fā)展，科技的創(chuàng)新，以及人們生活態(tài)度的轉(zhuǎn)變，我們開始接觸著一種新的時代格局--信息化時代格局。在現(xiàn)如今，信息充斥在世界的各個角落，其中包括了生活中所有能含括的各項(xiàng)活動，而今天我們具體詳談的是在信息儲存方面及其重要的“高校檔案管理信息化建設(shè)”。就高校檔案這一條而言，其本身就是一個信息的儲存中心它可以說是信息存儲保存的關(guān)鍵所在地，對它的建設(shè)關(guān)系到信息的安全性以及保密性。在校園范圍內(nèi)，關(guān)于高校檔案管理信息化的建設(shè)是建設(shè)“數(shù)字化校園”的重要組成部分，也是建設(shè)“數(shù)字化校園”的必然趨勢。高校檔案管理信息話的建設(shè)需要運(yùn)用一種全新的新觀念，運(yùn)用現(xiàn)代化管理的理念、技術(shù)、方法和手段對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理計算機(jī)化、數(shù)據(jù)庫化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，開創(chuàng)高校檔案管理的新局面。

二、興起的緣由

自古以來，信息的的記錄和傳承都是及其重要的，人類文明的初期，會在巖石上記錄特有的繪畫與字符來存儲和傳遞信息，當(dāng)后來的甲骨文，竹書，以及傳承至今的紙質(zhì)書章都是用來記錄和傳承信息的，隨著歷史的驗(yàn)證下，在傳統(tǒng)存儲文件的條件下面臨的一個問題是，體積過大，查閱不方便，最重要的是在歷史傳承過程中容易丟失，容易被歲月侵蝕。以至于傳承至今所剩的史實(shí)屈指可數(shù)，導(dǎo)致過往的信息殘缺不全，為了更加高效的去存儲和傳輸信息，直到近現(xiàn)在，信息種類的增多，以及信息化發(fā)展的崛起，過去單一的紙質(zhì)檔案已經(jīng)發(fā)展成為圖片、光盤、音像等多途徑的檔案存儲信息存儲載體。所以在信息種類日益增加種類益趨繁雜的今日，為保證信息的高效存儲以及安全性，高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施刻不容緩。隨著信息化建設(shè)的實(shí)施，電子檔案信息的存儲已經(jīng)變得愈發(fā)重要，在我們的生活中扮演了及其重要的作用，究其原因，電子檔案憑借其體積輕巧，使用壽命長，易存儲易傳輸?shù)奶匦?，獲得了大眾廣泛的接受。高校檔案管理信息化建設(shè)的開展使原本現(xiàn)實(shí)話的東西，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的存儲下跨越了時間和空間的局限，又有形轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)虛擬的心態(tài)。是一個全新的理念，具有跨時代的意義，在信息化的全球是適應(yīng)其發(fā)展的一種趨勢。

三、發(fā)展的必然性

高校檔案管理信息化建設(shè)可以說是時代發(fā)展契機(jī)下的必然趨勢。辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,以往的紙質(zhì)存儲方式已經(jīng)完全不能承受現(xiàn)在化建設(shè)中信息的傳輸和存儲效率，傳統(tǒng)紙質(zhì)的詬病全都在這飛速發(fā)展的時代顯露出來，于是代替紙質(zhì)存儲的電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它能夠?qū)崿F(xiàn)快節(jié)奏生活的方式，能夠提供一些加工過的系統(tǒng)全面的檔案信息服務(wù)，而且在時代的進(jìn)程中不會向一樣的存儲工具一樣易于被淘汰，或者以我們現(xiàn)在的眼界來說，信息化建設(shè)可以貫穿于現(xiàn)在節(jié)奏的每一個環(huán)節(jié)，高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施能滿足時代的要求。因此,電子檔案管理軟件是電子檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。檔案管理由紙質(zhì)向信息化發(fā)展可以說是信息化建設(shè)的一個質(zhì)的轉(zhuǎn)變，一種突破，是對傳統(tǒng)存儲的一種沖擊，甚至可以說是對新時代新世界的開辟起到了至關(guān)重要的作用。不論對于企業(yè)還是個人，我們都應(yīng)順應(yīng)，去試著了解接收高校檔案管理信息化建設(shè)的這一思想觀念，在歷史發(fā)展途中順應(yīng)則可發(fā)展，反之則會被淘汰，應(yīng)該采取積極的態(tài)度去搶占新時代的制高點(diǎn)，抓住機(jī)遇。如果不思進(jìn)取只能在時代格局中陷于被動，尤其對于一些高校，要想適應(yīng)形勢的發(fā)展，使得檔案的利用率增加，那么檔案信息化處理這條道路是必須試著去走的，從而可以實(shí)現(xiàn)發(fā)展的跳躍，為學(xué)校的服務(wù)提供必要的條件，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施。

四、發(fā)展途中的坎坷

高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展離不開兩個東西，一個是資金一個是技術(shù)，尤其是在那些經(jīng)濟(jì)欠缺的地區(qū)尤其顯著。想要進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)，必不可少的需要購買，一系列的電子設(shè)備，需要網(wǎng)絡(luò)，這在開始建設(shè)的過程中是一筆極大的投入，而當(dāng)建設(shè)完成后，需要進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)和檢測更是一筆巨大的費(fèi)用。其次設(shè)備的使用與開發(fā)也是一個及其嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，都說科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，可想而知科學(xué)技術(shù)在高校檔案管理信息化建設(shè)中所扮演的重要角色，首先需要對數(shù)據(jù)的采集處理，其次是對數(shù)據(jù)庫的整理與設(shè)計，我們需要通過計算機(jī)的超強(qiáng)運(yùn)算能力去創(chuàng)建一個先進(jìn)的搜索引擎，以便于日后的搜索功能，還有我們需要通過計算機(jī)語言去編程，去構(gòu)建適合我們網(wǎng)絡(luò)搜索語言和輔助成長的程序。第三數(shù)據(jù)的保密與安全性的建設(shè)也是重中之重，需要加設(shè)網(wǎng)絡(luò)防火墻，保障信息存儲過程的安全性，這就需要不斷的去防護(hù)，去預(yù)防各種有可能發(fā)生的事情，例如防止黑客的侵襲進(jìn)而導(dǎo)致的信息的泄露。要在使用途中去不斷的發(fā)展問題然后不斷的完善修復(fù)整個體系。最后便是這個體系的維護(hù)問題，體系的建設(shè)是需要長久的使用，我們對其的維護(hù)可以更加長久的為我們服務(wù)和辦公。

前文提及高校檔案管理信息化建設(shè)需要技術(shù)的支持，然而技術(shù)的支持必然離不開技術(shù)人才的引進(jìn)，人才的培養(yǎng)這是我建設(shè)體系中至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，尤其是那些具備高素質(zhì)高才能的人才更是供不應(yīng)求，極其需要復(fù)合型素質(zhì)的人才，一個合理有效的人才隊(duì)伍團(tuán)體關(guān)系著高校檔案管理信息化建設(shè)的存亡，這關(guān)系這建設(shè)系統(tǒng)的好與壞，能夠決定最后的因果關(guān)系。，人才的引進(jìn)是高校檔案管理信息化建設(shè)初步實(shí)現(xiàn)的一個標(biāo)志，技術(shù)人才的引進(jìn)，一系列的設(shè)備才能得以運(yùn)行。檔案信息化是極具考驗(yàn)人才技術(shù)的一個手段，對人才的思想觀念，專業(yè)技能，以及寫作技巧都有著極高的要求。在高校檔案管理信息化建設(shè)的途中有一個最難以解決的問題也來源于此，雖說引進(jìn)的技術(shù)人才個方便要求都頗高，但是與之相匹配的薪資待遇卻不盡如人意，因此此項(xiàng)工作的開展在技術(shù)人才引進(jìn)方面遇到了前所未有的挫折，縱使吸引了人才的到來，到對于人才的保留又是一莊難以解決的問題，工作的乏味性，操作的單一性會使的人才特容易流失，反而得不償失，最后很難接收到新的血液，導(dǎo)致這一系統(tǒng)的最終崩潰也不是沒有可能。

在現(xiàn)實(shí)生活中我們也會接觸到不少這種檔案管理信息化的部門，這種部門的工作空間狹小，工作趣味性低，而且對于服務(wù)的檢測方面還是很低，對于局外人而言無從知曉其工作的成果，這是第三個需要解決的問題，工作離不開工作態(tài)度的輔助，我們需要依著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對每一件事，我們需要有一種手段去評估一個工作的好與壞，增加工作的趣味性，使得工作不那么枯燥乏味。

五、高校檔案管理信息化建設(shè)的方案

高校檔案管理信息化建設(shè)的開展是一種全新的格局化的建設(shè)，能夠使得檔案更加便捷的利用，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的開展，可以說是一場破天際的全新革命在歷史的進(jìn)程上也是一段不可磨滅的歷史節(jié)點(diǎn)。對于高校檔案管理信息化建設(shè)的開展并不是說那么容易就能開展和進(jìn)行下來的，我們需要結(jié)合實(shí)際的情況，在考慮了客觀情形之后再加以當(dāng)時所處的實(shí)際地理位置經(jīng)歷情況來做出準(zhǔn)確的判斷。但“萬變不離其宗”，我們在應(yīng)對這些問題時應(yīng)該有著自己最基本的處理方法。

1.首先確保資金和技術(shù)的到位，我們需要足夠的資金去采購所需的電子器件，去滿足加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的實(shí)施。高校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資巨大但實(shí)際效益很晚才出現(xiàn)的一個項(xiàng)目，我們需要引進(jìn)大量的資金，這一方面我們需要各級政府機(jī)關(guān)部門的支持，在資金支持和自身的積極籌備上雙重結(jié)合，進(jìn)而在建設(shè)的初期打下良好的基礎(chǔ)。

2.需要在資金滿足的前提下引進(jìn)最基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。包括最基本的電腦還有存儲設(shè)備等一系列，還有選取辦公空間，在這期間我們應(yīng)具體考察高校的檔案存儲條件，去適宜的采購設(shè)備，同時加強(qiáng)校園區(qū)域網(wǎng)的建設(shè)，使得被服務(wù)人群能夠更加便捷有效的獲得便利溝通，更加方便的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。

3.高校檔案管理信息化建設(shè)的最關(guān)鍵核心便是檔案信息資源的建設(shè)與輸入。我們需要分析以往的文獻(xiàn)存儲，信息并加以存儲去完善我們的檔案信息。關(guān)于這方面的完善，首先我們可以直接通過高校的各個基層輸入過往存儲的電子檔案信息，這是最便捷最快速的方法，而且可以使得學(xué)校檔案準(zhǔn)確有效的記錄和存儲。豐富優(yōu)質(zhì)的存儲內(nèi)容是一個檔案信息建設(shè)的目標(biāo)和基礎(chǔ)，其次我們可以通過手工使人力去手動的輸入我們需要存儲的信息，進(jìn)而不斷完善我們的信息庫。對于一個完善的信息存儲系統(tǒng)，我們能從其內(nèi)部獲得我們所需求的東西，所以對于存儲信息的優(yōu)次我們要有一個衡量的標(biāo)準(zhǔn)，我們需要的是存儲信息的質(zhì)量，在滿足最基本質(zhì)量的要求的前提下，去不斷吸收和存儲新的內(nèi)容。所以信息的存儲過程中我們應(yīng)該仔細(xì)考究的去審度一下，考慮文件輸入的先后順序以及緊要程度，當(dāng)同時面對一份新的檔案和舊的檔案時我們應(yīng)該先入庫新的檔案，因?yàn)檫@樣可以使得我們在同一時間內(nèi)獲得更大的效率，同時我們應(yīng)該取其精華去其糟粕，學(xué)會用考究的思想去選取適宜我們的，對我們有效的檔案，而那樣被時代淘汰已經(jīng)失去作用的無用檔案我們應(yīng)該及時的拋去。

4.當(dāng)信息存儲結(jié)束后我們所需要做的便是對所存儲的信息的保護(hù)及其保密性的建設(shè)工作，這是高校檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。信息的存儲會存在各種各樣的情況，我們需要提前做好積極的應(yīng)對措施，加強(qiáng)信息所在區(qū)域網(wǎng)的防火墻建設(shè)。在現(xiàn)實(shí)生活中檔案管理信息中存儲了許許多多重要且機(jī)密的文件和信息，因此我們需要建立一套信息化工作的完善體系。加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人員個人技術(shù)和素質(zhì)的培養(yǎng)，使得信息化建設(shè)的過程能和諧穩(wěn)定有效的進(jìn)行著。

5.最后提起便是對于高校檔案管理信息化建設(shè)的管理階層的建議了。這里的管理階層包括兩個角色層次，一個是指的領(lǐng)導(dǎo)管理階層，高校檔案管理信息化建設(shè)離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的支持與領(lǐng)導(dǎo)，我們需要在政府領(lǐng)導(dǎo)的正確方針下去有個系統(tǒng)可行的的方案去給我們以資金上的支持。這樣我們在有了政府機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)下可以更加全面而完善的去解決建設(shè)途中的各種問題。領(lǐng)個管理階層值得是在設(shè)備建設(shè)和維護(hù)中起到至關(guān)重要性的管理人員，有了他們的管理與維護(hù)我們才能更好的實(shí)施高校檔案管理信息化建設(shè)。

6.了能更好的服務(wù)大眾，使高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施更加有利的發(fā)展，我們可以試著去研發(fā)一種檢測機(jī)制，去避免工作熱情缺失所導(dǎo)致的工作失誤，我們知道在傳統(tǒng)的檔案管理體系中缺乏工作熱情，工作的趣味性和積極性都頗低，然而在這種檢測機(jī)制的管理下和統(tǒng)籌下，檔案工作人員可以更好的為建設(shè)信息化檔案管理貢獻(xiàn)出自己的力量，更好的為人民服務(wù)，進(jìn)而更好的為實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的一片熱忱。

六、建設(shè)的規(guī)范

高校檔案管理信息化建設(shè)的開展，對于社會而言是對于信息統(tǒng)籌規(guī)劃的一個具體而詳細(xì)的方針，在建設(shè)的途中我們應(yīng)該逐步完善檔案信息管理體制，在加強(qiáng)自身檔案管理確保數(shù)據(jù)庫安全保密的情況下要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。同時確保不丟失不泄露檔案信息，而且保證對于法律所嚴(yán)禁公開發(fā)布的信息，一定做好安全防護(hù)工作。

在《檔案法》和《電子公文歸檔案管理暫行辦法》的規(guī)范下，高效有序守法的進(jìn)行安全維護(hù)和工作。進(jìn)而保障高校檔案管理信息化建設(shè)的合理合法化進(jìn)行使得高校檔案管理信息化建設(shè)能夠平穩(wěn)和諧的建設(shè)發(fā)展。

七、結(jié)語

高校檔案管理是一個漫長而曲折的過程我們需要在規(guī)劃和發(fā)展中不斷的完善他的建設(shè)，其中包括內(nèi)容廣泛，以及繁瑣的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和記錄，充分的考驗(yàn)了人才的技術(shù)，所以在建設(shè)需要的前提下，去進(jìn)行相關(guān)人才的培養(yǎng)，并結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況，多方面的去改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立一種全新的態(tài)度去創(chuàng)建一種全新的格局，進(jìn)而才能是高校檔案管理信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)有機(jī)一體的去實(shí)現(xiàn)。相信通過我們不斷的努力，高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程會穩(wěn)步的發(fā)展，在未來的某日我們可以憑借完善的信息檔案管理體系去實(shí)現(xiàn)全球信息化的推進(jìn)，信息檔案管理信息化的建設(shè)關(guān)系著全球信息化一體化的發(fā)展，此二者相互挾持，在時代的歷程中不斷的發(fā)揚(yáng)，最后使得高校檔案管理信息化建設(shè)在時代進(jìn)程中熠熠生輝，在高校教育平臺上更好的為學(xué)生為教職工提供有效而充足的信息。所有高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施是刻不容緩的，為了發(fā)展，更為了更好的服務(wù)大眾。

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張杰，女，1978-，湖北丹江口市人，碩士，漢江師范學(xué)院綜合檔案室館員，主要從事高校檔案管理工作。