2017年6月17日至24日，以浙江省檔案局（館）副局（館）長(zhǎng)丁越飛為團(tuán)長(zhǎng)的浙江省檔案代表團(tuán)一行6人，應(yīng)美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)、胡佛研究所和墨西哥圣馬丁彼拉米德市政府的邀請(qǐng)，赴美國(guó)、墨西哥進(jìn)行了為期8天的檔案文獻(xiàn)工作交流訪問。代表團(tuán)先后訪問了美國(guó)鹽湖城猶他家譜學(xué)會(huì)和舊金山胡佛研究所、墨西哥國(guó)家檔案館和圣馬丁彼拉米德市政府。所到之處，代表團(tuán)成員參觀現(xiàn)場(chǎng)，與相關(guān)負(fù)責(zé)人、工作人員進(jìn)行深入交流，比較全面地了解這些部門的檔案管理情況，包括檔案管理體制、檔案資源建設(shè)、電子文件管理及數(shù)字化推進(jìn)、檔案開放查閱等情況。這些機(jī)構(gòu)豐富的館藏資源、簡(jiǎn)約而主題鮮明的展覽、富含用戶體驗(yàn)理念的發(fā)現(xiàn)中心，都給我們留下了深刻印象。它們?cè)跈n案收集、展示開放、建設(shè)義工隊(duì)伍等方面的做法，也值得我們學(xué)習(xí)借鑒。

墨西哥國(guó)家檔案館外景

一、基本情況

（一）美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)

美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)（Family Search）涵蓋與家庭有關(guān)的一切內(nèi)容。這是全球最大的族譜組織，擁有紀(jì)錄來幫助你搭起世代間的橋梁，以及進(jìn)行個(gè)人的各項(xiàng)探索。美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)及其前身始于1894年。為加強(qiáng)家譜文獻(xiàn)的安全存放和科學(xué)管理，1965年在距城市中心20英里的地方開始建設(shè)花崗巖山紀(jì)錄庫，用于保存微縮膠卷的復(fù)制品。美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)致力于幫助家庭尋找自己的祖先，讓他們與分布在世界各地的親族建立起聯(lián)系。在大力推進(jìn)開放查閱的基礎(chǔ)上，將家譜資料數(shù)字化，開發(fā)網(wǎng)站供全球利用者查閱，并于今年6月9日建成啟用發(fā)現(xiàn)中心，以豐富的用戶體驗(yàn)提升面向公眾的尋根服務(wù)品質(zhì)，豐富人們的精神文化生活。

美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)重視中華民族的家譜收集和查閱利用工作。1978年在臺(tái)灣、中國(guó)大陸開始收集家譜、地方史志文獻(xiàn)，1999年與上海圖書館聯(lián)合出版家譜總目錄，并與廣州市圖書館、浙江省檔案館等機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系，專門開發(fā)中文網(wǎng)站，提供方便快捷的家譜查閱服務(wù)。Family Search負(fù)責(zé)人在與我們交流探討時(shí)表示，愿進(jìn)一步加強(qiáng)與浙江省檔案館、各市檔案館的合作，愿意按照我們的要求提供更多的家譜資源、移植發(fā)現(xiàn)中心的應(yīng)用。

（二）胡佛研究所

胡佛研究所（The Hoover Institution on War, Revolution and Peace），全稱“斯坦福大學(xué)胡佛戰(zhàn)爭(zhēng)、革命暨和平研究所”，是美國(guó)斯坦福大學(xué)附設(shè)的一所獨(dú)立文獻(xiàn)典藏和學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)。胡佛研究所檔案館典藏檔案約4500個(gè)全宗、6000萬件，其中涉及中國(guó)近代的史料大約有522個(gè)全宗、300萬件。這批檔案的形成主體，絕大多數(shù)是中國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交等領(lǐng)域的相關(guān)人員，同時(shí)包括少量戰(zhàn)時(shí)政府機(jī)構(gòu)、民間團(tuán)體和個(gè)人；檔案的形式，主要是日記、信函、電稿、備忘錄、回憶錄及著作等；檔案的內(nèi)容，囊括了中國(guó)的軍事、政治、外交、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等領(lǐng)域現(xiàn)狀，是研究中國(guó)近代史不可多得的珍貴史料。

相關(guān)檔案的類型與數(shù)量如下：1.中國(guó)共產(chǎn)黨檔案：共33盒，包含中共關(guān)于全國(guó)及各級(jí)地方的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)狀況的內(nèi)部文件、書籍、期刊及小冊(cè)子等。2.中國(guó)國(guó)民黨檔案：共1747個(gè)縮微膠卷，包含國(guó)民黨的各種政治、軍事政策檔案，最為珍貴的檔案是最高國(guó)防會(huì)議記錄。3.名人日記檔案：蔣介石日記76盒、宋子文檔案71盒、孔祥熙檔案103盒、蔣經(jīng)國(guó)日記18盒、陳立夫回憶錄9盒、程天放檔案14盒、彭述之檔案5盒、張嘉璈檔案30盒、黃鎮(zhèn)球檔案10盒、胡世澤檔案10盒，等等。

（三）墨西哥國(guó)家檔案館

墨西哥檔案機(jī)構(gòu)設(shè)國(guó)家、州、市三級(jí)，州、市檔案館的檔案要定期備份到國(guó)家檔案館。

墨西哥國(guó)家檔案館由建于1821年的監(jiān)獄改造而成，有庫房886間，現(xiàn)建有新館，目前正在進(jìn)行檔案搬遷。檔案館有工作人員（包括義工）200人，負(fù)責(zé)檔案資料的登記與管理，并負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，經(jīng)費(fèi)由政府供給。檔案館館藏檔案資源豐富，排架長(zhǎng)度52公里，保存的最早檔案為1525年西班牙人進(jìn)入墨西哥時(shí)形成的檔案。檔案館設(shè)國(guó)旗廳，面積不大但主題集中，利用珍貴檔案文獻(xiàn)，旗幟鮮明地宣揚(yáng)愛國(guó)主義價(jià)值觀；檔案館還安排專人負(fù)責(zé)接待10人以上團(tuán)體的預(yù)約參觀，平均每天接待120人左右。館藏檔案對(duì)外開放，包括對(duì)外國(guó)人開放，但一般要求提前3天預(yù)約，憑證件申請(qǐng)，每次1個(gè)主題，可根據(jù)具體情況要求查閱1頁檔案，或1份檔案，或完整的1卷檔案。查閱檔案需先到目錄室檢索目錄，后分不同檔案內(nèi)容到不同的查閱室查閱檔案原件或電子檔案。復(fù)制檔案需要收費(fèi)，但價(jià)格低廉，每頁1至2比索，也可采用拍照的方式。檔案收集工作有其特殊制度，一般在一屆總統(tǒng)任后收集、移交。檔案館非常重視館庫及檔案的安全工作，檔案館門口設(shè)有專門的安檢設(shè)備和存包處，所有工作人員和外來查檔、參觀人員都需要通過安檢，十分規(guī)范、有序，就連我們短暫的參觀活動(dòng)，也向我們發(fā)放了參觀證，要求我們憑證進(jìn)出。

（四）圣馬丁彼拉米德市政府

圣馬丁彼拉米德市現(xiàn)有人口28000人，市政府工作人員276人，其中檔案管理人員2名，設(shè)有1個(gè)小規(guī)模的檔案館，但沒有專門的檔案館建筑，保管檔案的地方是普通的，且只有年代久遠(yuǎn)的檔案才進(jìn)行專門保管。市政府秘書長(zhǎng)分管全市的檔案工作，各部門、各鎮(zhèn)有檔案工作人員，一般由秘書兼任。

檔案以紙質(zhì)為主，也有電子文件。地產(chǎn)檔案、公路設(shè)施檔案、教育檔案是其主要的組成部分，分別由地產(chǎn)等3個(gè)部門管理，這3個(gè)部門負(fù)責(zé)每年將文件匯交到市檔案館；三年后（即市長(zhǎng)一屆期末）經(jīng)檔案管理人員篩選、秘書長(zhǎng)簽字，將有價(jià)值的檔案移交到州檔案館，并將拷貝備份到國(guó)家檔案館。市政府重視檔案的查閱利用工作，居民憑身份證登記即可直接查閱，但因檔案三年一上交制度的影響，一般要求提前15天申請(qǐng)，經(jīng)秘書長(zhǎng)審核后由檔案管理人員先行了解檔案的存放情況，再通知申請(qǐng)人到市或州去查閱相關(guān)檔案，目前以查閱地產(chǎn)資料者居多。

二、主要印象

（一）重視檔案文獻(xiàn)的收集與安全保護(hù)

猶他家譜中心注重從全球視角收集家譜檔案。為加強(qiáng)檔案收集，猶他家譜中心在全球構(gòu)建了龐大的工作網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立了4500個(gè)分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集世界各地的家譜、地方志及珍貴史料。家譜中心共收藏27.4萬冊(cè)圖書、250多萬卷的縮微膠卷復(fù)制件，涉及3億多姓氏，資料涵蓋100多個(gè)國(guó)家、170多種語言、數(shù)10億人。從1970年開始以縮微膠卷方式收集華人家譜，以江南省份的家譜居多，并有許多地方色彩濃厚的臺(tái)灣家譜。僅收藏中國(guó)的家譜（包括支譜、族譜、通譜、總譜等）共有17099種，地方志 5043種，清朝戶口冊(cè)（東北）4375冊(cè)，清朝科舉資料1293冊(cè)，還有一些墓志銘、傳記、同鄉(xiāng)會(huì)刊物、古籍等。在臺(tái)灣設(shè)有中國(guó)臺(tái)灣家譜中心，位于臺(tái)北市，收集的臺(tái)灣人家譜已達(dá)9300多套，涵蓋192個(gè)姓氏。中國(guó)大陸設(shè)有兩個(gè)家譜中心，分別設(shè)在北京國(guó)家圖書館和上海圖書館內(nèi)，收藏有1.17萬多套、高達(dá)10萬冊(cè)的家譜。今年6月份，猶他家譜中心在浙江省檔案館設(shè)立了分中心。

今年6月份開始啟用發(fā)現(xiàn)中心和體驗(yàn)中心，用戶可以在家譜中心尋根，發(fā)現(xiàn)家族的歷史，同時(shí)可以留下個(gè)人的口述資料和音像檔案，以進(jìn)一步豐富家族歷史。以豐富的用戶體驗(yàn)提升公眾的尋根服務(wù)品質(zhì)、完善家譜檔案收集的方式，此舉受到了公眾的歡迎。

胡佛研究所善于利用品牌形象收集世界各地檔案。胡佛研究所充分利用其特有的品牌形象開展檔案文獻(xiàn)收藏工作。研究所位于斯坦福大學(xué)內(nèi)，是世界聞名的和平、戰(zhàn)爭(zhēng)和政治研究中心，是享譽(yù)世界的著名智庫。研究者有一個(gè)突出感覺，即這里與美國(guó)其他智庫最大的不同點(diǎn)就在于，它非常重視原始檔案的積累。除擁有與俄羅斯國(guó)內(nèi)相媲美的前蘇聯(lián)檔案之外，有關(guān)中國(guó)近現(xiàn)代史的館藏也極為豐富，相關(guān)史料達(dá)到五六百種、數(shù)百萬件之多！其中有中國(guó)近代史上著名人物的檔案資料，如蔣介石、陳立夫、陳獨(dú)秀、胡適等人的檔案，以及難得一見的蔣介石日記等；有與中國(guó)歷史有關(guān)的美國(guó)知名人士的檔案資料，如美國(guó)將軍魏德邁、飛虎隊(duì)陳納德將軍、美駐華大使司徒雷登、記者斯諾等人的檔案，美國(guó)到華傳教士、醫(yī)生、商人等的歷史記錄；有與中國(guó)共產(chǎn)黨、國(guó)民黨相關(guān)的檔案，如比較完整的中共早期黨史資料和“文革”檔案等，其中“文革”檔案的數(shù)量到目前為止還在不斷增加。尤為引人關(guān)注的是，研究所擁有約300萬件與民國(guó)史及蔣宋孔陳四個(gè)中國(guó)現(xiàn)代史上著名家族相關(guān)的史料，這些史料是獨(dú)一無二的。豐富的館藏、專業(yè)的管理和一流的保存技術(shù)，為研究所樹立了良好的品牌形象，加之研究所注重以用促藏，吸引了世界各地人士捐贈(zèng)檔案。

美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)發(fā)現(xiàn)中心

胡佛研究所座談

墨西哥國(guó)家檔案館建立了檔案?jìng)浞菔占贫?，?guī)定每屆總統(tǒng)任期一到，就要將檔案移交到國(guó)家檔案館；市、州政府凡具有保存查用價(jià)值的檔案都須拷貝備份到國(guó)家檔案館。利用國(guó)家檔案館的優(yōu)勢(shì)實(shí)施檔案?jìng)浞?，有利于檔案的安全保存。

（二）重視檔案文獻(xiàn)的展示教育與開放共享

墨西哥國(guó)家檔案館充分利用建筑空間，在大門進(jìn)口處到查閱室的通道上專設(shè)國(guó)旗廳，面積雖不大，展出的檔案文獻(xiàn)也不多，但主題集中，用非常經(jīng)典的珍貴檔案文獻(xiàn)，喚起民眾關(guān)于國(guó)家歷史的記憶，非常鮮明地宣揚(yáng)愛國(guó)主義價(jià)值觀，并安排專人負(fù)責(zé)參觀的接待講解，用這種方式講好國(guó)家故事，激發(fā)民眾的愛國(guó)熱情，潛移默化地起到了教化育人的作用。檔案工作人員的職業(yè)自豪感和對(duì)館藏的熟悉程度，也給我們留下了深刻印象。

胡佛研究所以其檔案文獻(xiàn)的珍貴性和檔案文獻(xiàn)查閱利用的開放性，吸引全球研究者尤其是中國(guó)近現(xiàn)代史研究專家前往查閱有關(guān)檔案文獻(xiàn)，研究所還采用以用促藏的方式，吸引更多的名人向其捐贈(zèng)和寄存檔案文獻(xiàn)。利用者只要憑身份證或護(hù)照，甚至是駕照，就可以辦理閱覽證，反復(fù)使用檔案文獻(xiàn)。查閱室管理有序、安靜整潔，非常適合研究者靜心研究和摘抄檔案文獻(xiàn)內(nèi)容。

美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)分不同地區(qū)分別設(shè)立查閱室，并根據(jù)不同需求分設(shè)計(jì)算機(jī)查閱區(qū)、微縮膠卷閱讀區(qū)、開架家譜資料區(qū)等，滿足利用者的各種需求。近期，為推廣家譜的查閱利用，美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)以增強(qiáng)用戶體驗(yàn)理念專門開發(fā)了發(fā)現(xiàn)中心，不僅吸引了眾多家譜利用者，也引發(fā)了我們很大的興趣。發(fā)現(xiàn)中心充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，采取專用設(shè)備注冊(cè)、登錄，可查閱、可補(bǔ)充家族的歷史和精彩的故事、圖片、音像，并可與世界大事相關(guān)聯(lián)，如能夠查閱到某家族成員出生時(shí)的油價(jià)，這樣就使得查閱利用過程充滿歷史性和趣味性，能夠加深公眾家譜探索的印象。同時(shí)設(shè)立口述歷史采集室，讓公眾自己講好并記錄好家族的故事、自己的故事，并上傳至數(shù)據(jù)庫保存；設(shè)立拍照區(qū)，讓公眾與美國(guó)的著名景點(diǎn)、歷史圖片合影，并能即時(shí)發(fā)送到注冊(cè)的郵箱，充分展示發(fā)現(xiàn)中心的互動(dòng)性、體驗(yàn)性，讓公眾在體驗(yàn)中走完尋根之路。

（三）十分重視義工隊(duì)伍的建設(shè)

無論是墨西哥國(guó)家檔案館，還是美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)、胡佛研究所，都活躍著義工的身影，他們熱情而專業(yè)。美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)的工作人員有700余人，其中80%是義務(wù)的。工作人員每天接待來訪者約2600余人，其中95%以上的來訪者是來尋根問祖、查找先人資料的，5%的來訪者為從事研究工作而來查找資料的科研人員。義工面向來訪者提供的服務(wù)基本是一對(duì)一的，服務(wù)內(nèi)容涵蓋檔案整理、查檔輔導(dǎo)、講解引導(dǎo)等方方面面。美國(guó)、墨西哥的檔案館等公共服務(wù)機(jī)構(gòu)都非常重視義工隊(duì)伍建設(shè)、發(fā)揮義工隊(duì)伍作用，不斷加強(qiáng)對(duì)義工的培訓(xùn)和教育，確保義工的服務(wù)工作規(guī)范且保持激情?？v觀義工現(xiàn)象，我們認(rèn)為其普遍性和高素質(zhì)還是取決于擁有相應(yīng)的社會(huì)環(huán)境和制度保障，如有些義工原是大學(xué)生，但為鼓勵(lì)他們做志愿服務(wù)，學(xué)校允許其可以休學(xué)一年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，待志愿服務(wù)結(jié)束之后再回校完成學(xué)業(yè)。義工的志愿服務(wù)夯實(shí)了檔案文獻(xiàn)工作的基礎(chǔ)，更有效地服務(wù)了用戶，幫助用戶獲得了更好的查檔用檔體驗(yàn)，提升服務(wù)工作的溫度。

（四）檔案數(shù)字化與電子檔案管理逐步推進(jìn)

從交流訪問的機(jī)構(gòu)來看，它們都從實(shí)際情況出發(fā)，以需求為導(dǎo)向，合理運(yùn)用資金，對(duì)年代久遠(yuǎn)或利用頻繁的檔案文獻(xiàn)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，同時(shí)開發(fā)系統(tǒng)、建立網(wǎng)站并及時(shí)投入利用，方便利用者檢索和查閱。此外，它們對(duì)于縮微技術(shù)運(yùn)用非常重視。如美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)保存的27.4萬冊(cè)家譜之中，原件只是其中的一部分，大量的家譜是縮微制品，特別是中國(guó)家譜的縮微膠卷復(fù)印件數(shù)量非常可觀。1938年以后，美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)雇用了100多位攝影師，在世界各地采用微縮技術(shù)拍攝各國(guó)公民的原始資料，形成縮微膠卷250萬多卷，貯藏在鹽湖城東南幾十公里的“山洞”里，這里成是世界上最大最完整的家譜資料檢索中心的主體部分。

三、幾點(diǎn)啟示

一是深化與美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)的合作大有可為。在交流訪問中，我們向美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)的主要負(fù)責(zé)人通報(bào)了目前雙方合作的進(jìn)展情況，包括浙江查閱利用中心的設(shè)立、開展媒體宣傳情況及形成的一定社會(huì)影響，并就存在的問題交換了意見。雙方重點(diǎn)就下一步深化合作進(jìn)行了友好協(xié)商，初步達(dá)成了今后深化合作的意見，主要有：一是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，改變目前數(shù)據(jù)離線傳輸?shù)膯我环绞?，采用離線與在線并用的模式，有效提升數(shù)據(jù)增量和數(shù)據(jù)更新的及時(shí)性；二是擴(kuò)大雙方的合作范圍，在各市檔案館建立分中心，由省檔案館統(tǒng)一管理家譜數(shù)據(jù)，統(tǒng)一制定相關(guān)制度和要求，各市檔案館設(shè)立分中心提供家譜查閱利用，形成規(guī)模效應(yīng)；三是借鑒其開發(fā)用戶體驗(yàn)的模式（發(fā)現(xiàn)中心），由美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)提供發(fā)現(xiàn)中心的模式和軟件，省檔案館提供配套設(shè)備，優(yōu)先部署發(fā)現(xiàn)中心建設(shè)，以豐富用戶體驗(yàn)，為利用者提供豐富多樣的尋根、建譜體驗(yàn)，并視各市的需求與條件，逐步推廣。同時(shí)，發(fā)現(xiàn)中心的做法可推而廣之，形成用戶體驗(yàn)系列，如逐步疊加方言語音體驗(yàn)等。

二是系統(tǒng)收集海外檔案文獻(xiàn)大有可為。僅以胡佛研究所為例，該所保存著大量的中國(guó)近代檔案文獻(xiàn)，其中大多與浙江有關(guān)。經(jīng)與胡佛研究所負(fù)責(zé)人協(xié)商，可以浙江重要人物為題，由研究所提供相應(yīng)的重要人物名單，由省檔案局制定詳細(xì)的檔案收集計(jì)劃，聯(lián)合各市、縣檔案局按重要人物屬地分頭負(fù)責(zé)相關(guān)檔案文獻(xiàn)的收集工作，最后實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)的整合共享。檔案收集的方式，一是可由各檔案局派人或聘請(qǐng)有關(guān)人員到研究所摘抄有關(guān)檔案文獻(xiàn)，二是可由省檔案局加強(qiáng)與研究所的合作協(xié)商，利用雙方的檔案文獻(xiàn)聯(lián)合出版重要人物檔案史料叢書。

三是數(shù)字檔案資源建設(shè)大有可為。隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用、電子政務(wù)的普及和電子文件單軌制試點(diǎn)的運(yùn)行，越來越多的電子數(shù)據(jù)形成并成為重要的歷史記錄形式。我們要突破原來只有實(shí)體原件才是檔案的認(rèn)知，把電子數(shù)據(jù)納入檔案范疇。我們可借鑒美國(guó)猶他家譜學(xué)會(huì)運(yùn)用縮微膠卷構(gòu)建世界最大家譜檢索中心做法，加強(qiáng)電子檔案的形成、收集和系統(tǒng)化管理，構(gòu)建覆蓋社會(huì)各領(lǐng)域、滿足民生需求的電子檔案數(shù)據(jù)庫，豐富檔案館室藏資源，提高社會(huì)各界檔案利用的滿意度。

四是舉辦主題鮮明的小型展覽大有可為。當(dāng)前，我省越來越多的新館正陸續(xù)建成使用，檔案展覽作為重要的組成部分也陸續(xù)推出。除舉辦大型展覽外，也可充分利用新館的有限空間，借鑒墨西哥國(guó)家檔案館設(shè)置國(guó)旗廳舉辦小型專題展覽的經(jīng)驗(yàn)，聚焦主題、瞄準(zhǔn)靶心，利用珍貴檔案旗幟鮮明地宣傳社會(huì)主義核心價(jià)值觀。如省檔案館在今年“6·9國(guó)際檔案日”期間，利用臨時(shí)展廳舉辦“家的記憶”民間檔案文獻(xiàn)展，以“家”為主題展示家譜、地契、家信等民間檔案文獻(xiàn)，就是一次非常成功的嘗試。今后還可以不斷舉辦家風(fēng)家訓(xùn)等切合現(xiàn)實(shí)需要的小型主題展覽，加強(qiáng)文化陣地建設(shè)，弘揚(yáng)正能量。