劉淑奕

【摘 要】做好檔案安全工作是推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提，是健全檔案工作“三個體系”的重要保證。各部門各單位要充分認(rèn)識加強(qiáng)檔案安全工作的重要性和緊迫性，不斷增強(qiáng)憂患意識和戒懼之心，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，把檔案安全工作抓實(shí)抓緊抓好。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 安全工作 研究

【中圖分類號】F276 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）34-0168-01

目前，在檔案安全保管方面存在著注重檔案實(shí)體安全、忽視檔案信息安全，注重檔案安全制度建立、忽視對制度執(zhí)行情況的監(jiān)督與落實(shí)，注重檔案突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的制定、忽視應(yīng)急預(yù)案的演練等傾向，要實(shí)現(xiàn)檔案館建設(shè)成為檔案安全保管基地的目標(biāo)，加強(qiáng)檔案館安全保障能力，構(gòu)建檔案安全保障體系尤為重要。

一、明確檔案安全防范重點(diǎn)，保證檔案安全保障體系切實(shí)有效

檔案安全保障體系建設(shè)從宏觀上說是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，涉及基本理論、基礎(chǔ)設(shè)施、制度保障、技術(shù)支持等諸多方面；從微觀上講貫穿于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，是關(guān)系到檔案實(shí)體與信息安全的重要保證。具體到每一個檔案館，在建立各自的檔案安全保障體系中，統(tǒng)籌兼顧，重點(diǎn)突出。對照不同類型的檔案安全事故，針對不同的檔案載體、不同的保存狀況、不同的存儲環(huán)境等因素，找準(zhǔn)安全隱患，明確檔案安全防范重點(diǎn)，制定行之有效的檔案安全保障方案，打造切實(shí)可行的檔案安全保障體系。

二、加強(qiáng)檔案館庫建設(shè)，為檔案安全打造第一道防線

檔案館庫是檔案安全最重要的保證。但是由于受經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段所限，多年來，各級政府對檔案館庫建設(shè)的投入不足，檔案館庫建設(shè)普遍存在以下問題：一是館舍面積嚴(yán)重不足。以吉林省為例，全省70個綜合檔案館建筑面積低于1200平方米的有39個，占比65%；庫房面積不足500平方米的有53個，占比88.3%，有的檔案館建筑面積不足百平方米?！稒n案法》賦予的檔案接收保管等業(yè)務(wù)工作無法正常開展。許多符合進(jìn)館期限的檔案保存在各立檔單位中，造成極大的安全隱患。二是檔案的安全保管得不到保證。近幾年，檔案館舍建設(shè)越來越引起重視。很多省份都在預(yù)算內(nèi)安排了館舍建設(shè)補(bǔ)助資金，用于檔案館臺的新建擴(kuò)建和維修改造，取得了一定效果。今年國家啟動了中西部地區(qū)縣級檔案館建設(shè)工程，安排中央預(yù)算內(nèi)投資補(bǔ)助中西部地區(qū)縣級檔案館館合建設(shè)。要抓住機(jī)遇，積極落實(shí)地方配套資金，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，建設(shè)一批滿足未來30～50年需求的堅固、安全、符合檔案保管要求的現(xiàn)代化檔案館，為檔案安全打造第一道防線。

三、加強(qiáng)安全設(shè)施建設(shè)，保證檔案日常管理的安全運(yùn)轉(zhuǎn)

完善的檔案館安全設(shè)施是保證檔案安全最有效的防護(hù)網(wǎng)?！秶覚n案局關(guān)于副省級市以上國家檔案館安全技術(shù)防范系統(tǒng)建設(shè)工作的通知》提出了檔案館安全設(shè)施建設(shè)的新要求。各級檔案館要結(jié)合新館建設(shè)，建設(shè)完備的檔案館安全設(shè)施；現(xiàn)有館舍也要按照《通知》要求，重點(diǎn)建設(shè)監(jiān)控、自動報警、自動滅火系統(tǒng)、溫濕度控制、門禁系統(tǒng)等安全設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的自動化和可控性。

四、建立健全完善的檔案安全工作制度，提高檔案安全管理的軟實(shí)力

保證檔案安全既涉及檔案的實(shí)體安全又涉及檔案的信息安全，體現(xiàn)在檔案工作的接收、保管、整理、鑒定、利用、數(shù)字化等各個環(huán)節(jié)中。要針對不同的工作環(huán)節(jié)，細(xì)化檔案安全工作制度。加強(qiáng)對制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查力度，確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。 要重視建立珍貴檔案保護(hù)制度。對館藏珍貴檔案，除建立特藏庫外，對其中極為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶”，應(yīng)借鑒文博部門保存珍貴文物的經(jīng)驗(yàn)，如臺北故宮博物院保存的《富春山居圖》等珍品規(guī)定每4年才能展出一次。采取單獨(dú)裝具特殊保存珍品檔案，對其原件出庫條件、程序及時間間隔等做出明確的規(guī)定。要重視建立瀕危檔案排查制度，盡快對破損檔案采取搶救和保護(hù)措施。同時在搶救過程中，選擇適當(dāng)?shù)姆绞椒椒ǎ苊鈱n案的二次破壞。要重視建立檔案館應(yīng)急預(yù)案定期演練制度。目前各級國家檔案館按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》要求，普遍對各種突發(fā)災(zāi)害和突發(fā)事件制定出相應(yīng)的檔案搶救和保護(hù)預(yù)案，但是應(yīng)急預(yù)案僅僅停留在紙面上，真正遇到突發(fā)事件，應(yīng)急預(yù)案完全不能發(fā)揮作用。建立檔案館應(yīng)急預(yù)案定期演練制度的目的就是要提高工作人員的安全意識、風(fēng)險防范意識和突發(fā)事件應(yīng)對能力，明確責(zé)任，建立起檔案館快速應(yīng)急反應(yīng)體系。

五、加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，保證數(shù)字檔案信息的安全

隨著我國信息化的普及，檔案信息化建設(shè)迅猛發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理日益普遍。很多檔案館以利用需求為導(dǎo)向，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。檔案數(shù)字化已成為保護(hù)檔案原件、提高服務(wù)能力、提高容災(zāi)能力的重要手段。2008年北川縣檔案館在地震中倒塌，大量檔案嚴(yán)重?fù)p毀，2009年德國科隆市歷史檔案館倒塌，包括馬克思、恩格斯著作手稿在內(nèi)的許多珍貴的檔案資料被埋在廢墟之下，直接導(dǎo)致相當(dāng)數(shù)量的原始檔案無法彌補(bǔ)，用檔案館一位官員的話說：“這次損失的是總計18公里長檔案架上的德國歷史?！边@兩次事件，讓我們更加認(rèn)識到檔案數(shù)字化的重要性。檔案館數(shù)字檔案信息呈幾何級增長，數(shù)字檔案信息的安全保障必須受到重視。在檔案數(shù)字化過程中，要建立完善的管理制度和操作規(guī)程，同時針對數(shù)字信息易于竊取、易于改動、易于丟失等特點(diǎn)，從設(shè)備、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等各個環(huán)節(jié)強(qiáng)化安全管理，保證數(shù)字檔案信息的絕對安全。

無論多么完善的檔案館安全保障體系，都需要由人來執(zhí)行。樹立檔案館人員“安全第一”的理念，提高安全意識和責(zé)任意識，嚴(yán)格檔案安全管理制度，掌握突發(fā)事件應(yīng)急處置方法，對檔案館安全保障體系建設(shè)至關(guān)重要。