王麗娟

（新疆維吾爾自治區(qū)水資源中心，新疆 烏魯木齊 830000）

新疆水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及思考

王麗娟

（新疆維吾爾自治區(qū)水資源中心，新疆 烏魯木齊 830000）

針對新疆水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀，分析檔案管理過程中存在的問題，提出加強(qiáng)新疆水資源項(xiàng)目科技檔案管理的相應(yīng)措施，以進(jìn)一步加強(qiáng)新疆水資源項(xiàng)目科技檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，為新疆水資源二期項(xiàng)目檔案管理提供參考和借鑒。

國家水資源；監(jiān)控能力建設(shè)；建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；問題與思考

0 引言

國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目是實(shí)行最嚴(yán)格水資源管理制度的關(guān)鍵支撐，是落實(shí)“三條紅線”考核的迫切需要，是實(shí)現(xiàn)水資源科學(xué)化、定量化、精細(xì)化的必要手段[1]。水資源監(jiān)控項(xiàng)目檔案管理是水資源監(jiān)控項(xiàng)目建設(shè)與管理工作的重要組成部分，隨著國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)新疆項(xiàng)目（以下簡稱新疆項(xiàng)目）的實(shí)施建設(shè)，如何加強(qiáng)對新疆項(xiàng)目的檔案管理，促進(jìn)項(xiàng)目檔案工作與進(jìn)程的同步管理，確保完成項(xiàng)目工作時(shí)，項(xiàng)目檔案能夠達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全是新疆項(xiàng)目的一項(xiàng)重要工作。

1 新疆項(xiàng)目檔案管理措施

1.1 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化

1.1.1 檔案整理方面

制度建設(shè)是做好水利科技檔案收集工作的根本保障[2]。以水利部辦公廳印發(fā)的《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，并多次邀請新疆水利廳檔案室的專家進(jìn)行現(xiàn)場檢查和指導(dǎo)，新疆項(xiàng)目辦公室（以下簡稱新疆項(xiàng)目辦）根據(jù)檔案的實(shí)際情況，起草并下發(fā)了《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》和《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案整編細(xì)則（試行）》，確定了檔案整理的實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化。

1.1.2 電子文件材料整理方面

以 GB/T 18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)，將項(xiàng)目整個(gè)過程中的所有電子文檔材料刻錄成光盤，與紙質(zhì)版檔案一并移交。所有材料包括：項(xiàng)目前期、各階段工程驗(yàn)收材料，工程驗(yàn)收各類管理工作報(bào)告，關(guān)鍵部位和隱敝工程質(zhì)量評定資料，以及試運(yùn)行等全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的以文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體存在的，各種歷史記錄、案卷和卷內(nèi)目錄。

1.1.3 照片及實(shí)物材料整理方面

以 GB/T 11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)整理的照片及實(shí)物，與紙質(zhì)版檔案一并移交。

1.2 實(shí)現(xiàn)流程管理全程化和人員管理規(guī)范化

1.2.1 明確工作流程和崗位職責(zé)

設(shè)計(jì)《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案借閱登記表》，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案借閱和歸還的規(guī)范管理，便于日后出現(xiàn)問題能夠進(jìn)行回溯性檢查。

1.2.2 采取“三審制”對項(xiàng)目成果質(zhì)量把關(guān)

一審：項(xiàng)目承擔(dān)單位對項(xiàng)目進(jìn)行自查，合格后提交監(jiān)理進(jìn)行檢查；二審：監(jiān)理對檔案實(shí)體逐卷檢查，檢查比例 ≥ 70%；三審：新疆項(xiàng)目辦聘請檔案專家進(jìn)行抽查。通過 3層審核，確保項(xiàng)目檔案質(zhì)量，使檔案實(shí)體整理符合存檔標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)清晰準(zhǔn)確。

1.2.3 及時(shí)移交項(xiàng)目檔案

承建單位在完成項(xiàng)目合同驗(yàn)收后，應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案（紙質(zhì)版、電子光盤和照片等檔案）移交給新疆項(xiàng)目辦。檔案驗(yàn)收合格后承建單位與新疆項(xiàng)目辦移交檔案時(shí)，由新疆項(xiàng)目辦發(fā)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)新疆項(xiàng)目檔案移交清單。

2 新疆項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 新疆項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

2016年 3—6 月，根據(jù)水利部辦公廳印發(fā)的《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》要求，新疆項(xiàng)目辦抽查了新疆一期項(xiàng)目的 15個(gè)標(biāo)段的項(xiàng)目檔案管理情況，抽查重點(diǎn)為取用水戶監(jiān)測、水功能區(qū)監(jiān)控體系、水資源監(jiān)控管理信息平臺等標(biāo)段檔案的歸檔率和完整率及合格率。抽查結(jié)果如下：科技檔案“三率”比較好的 2個(gè)標(biāo)段，占抽查總標(biāo)段數(shù)的 13.33%；合格的 9個(gè)標(biāo)段，占抽查總標(biāo)段數(shù)的60.00%；先行通過需整改的 2個(gè)標(biāo)段，占抽查總標(biāo)段數(shù)的 13.33%；不合格的 2個(gè)單位，占抽查總標(biāo)段數(shù)的 13.33%。

2.2 新疆項(xiàng)目檔案管理存在的問題

2.2.1 承建單位重視程度不夠

新疆項(xiàng)目實(shí)施過程中，承建單位領(lǐng)導(dǎo)普遍存在重建設(shè)，輕管理，重進(jìn)度，輕檔案工作的現(xiàn)象[3]，未將項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)同步部署、檢查和落實(shí)，忽略了項(xiàng)目檔案資料的收集、整編工作。合同驗(yàn)收后，未按照項(xiàng)目辦提供的檔案相關(guān)要求進(jìn)行檔案整編，經(jīng)檔案專家審查并指出問題后，需多次整改方可達(dá)到合格要求。

2.2.2 無專職人員現(xiàn)象普遍存在

新疆項(xiàng)目承建單位多，工期長，人員流動(dòng)性強(qiáng)，檔案工作通常由工程施工人員兼職[4]。國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案為科技檔案，承建方檔案管理人員未按照新疆項(xiàng)目辦要求進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，依舊按照工程檔案進(jìn)行資料整編，對資料的歸檔范圍不清晰，導(dǎo)致工程完工后檔案資料歸檔不及時(shí)，檔案管理與工程建設(shè)未同步進(jìn)行，產(chǎn)生資料不完整，整理不規(guī)范，保管不安全等問題，給后期新疆項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收造成困難。

2.2.3 項(xiàng)目初期檔案管理指導(dǎo)工作不及時(shí)

新疆項(xiàng)目實(shí)施初期，檔案管理相關(guān)制度和體系不完善。沒有統(tǒng)一嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)，沒有相應(yīng)的制度條例和標(biāo)準(zhǔn)來衡量說明哪些是信息應(yīng)該反饋的重點(diǎn)內(nèi)容。新疆項(xiàng)目辦也未對承建單位進(jìn)行檔案管理專項(xiàng)培訓(xùn)。沒有制度的約束，造成承建單位前期檔案工作未與項(xiàng)目進(jìn)度同步。

2.2.4 監(jiān)理單位的監(jiān)督作用有待于進(jìn)一步提高

根據(jù)新疆項(xiàng)目辦“三審制”要求，承建單位檔案自查合格后，應(yīng)由監(jiān)理單位二審，合格后，方可提交新疆項(xiàng)目辦審查。然而，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，監(jiān)理單位在二審時(shí)存在以下2 點(diǎn)問題：1）當(dāng)工程施工較忙時(shí)，監(jiān)理單位對承建單位檔案的審查仔細(xì)程度不夠；2）因國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案為科技檔案，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)檔案審查的人員也是初次接觸，對科技檔案的完整性和規(guī)范性等不是很熟悉，因而造成二審合格后依舊存在較多問題。

3 新疆項(xiàng)目檔案管理對策

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

以水利部辦公廳印發(fā)的《國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合新疆項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，新疆項(xiàng)目辦需總結(jié)新疆項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》和《新疆維吾爾自治區(qū)國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目檔案整編細(xì)則（試行）》。新疆二期項(xiàng)目工程施工前，將管理辦法和整編細(xì)則等文件下發(fā)給各承建單位，以保證建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有效實(shí)施，真正做到檔案工作有法可依，有章可循。

但從目前項(xiàng)目檔案管理工作來看，最大的問題是檔案管理制度的貫徹與實(shí)施，因此需要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，可通過加大宣傳力度，使項(xiàng)目承建單位真正意識到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，從而在項(xiàng)目實(shí)施過程中認(rèn)真開展檔案工作。

3.2 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

新疆項(xiàng)目辦檔案分為綜合類、建管類、技術(shù)類和監(jiān)理類 4 類[5]。每類按照科技檔案組卷原則和方法組卷，確保文件材料編號、排序、編頁、錄入、裝盒、上架流程清晰，確保組卷正確、案卷和卷內(nèi)文件的排列順序無誤，材料完整，卷內(nèi)文件頁號編寫規(guī)范，案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確，字跡工整、清晰、美觀等。

新疆二期項(xiàng)目各承建單位，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案管理工作各環(huán)節(jié)的操作說明，從案卷的組卷原則和方法、案卷和卷內(nèi)文件材料的排列、文件材料的編頁、案卷的編目及書寫、案卷的裝訂及卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量等嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案整理，確保項(xiàng)目檔案操作規(guī)范，材料完整、標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)力度，提高檔案管理指導(dǎo)力度

從目前的項(xiàng)目檔案管理情況看，檔案工作多由工程技術(shù)人員兼職，對科技檔案管理缺乏認(rèn)知與業(yè)務(wù)技能，為提高項(xiàng)目承建單位檔案管理水平及效率，新疆項(xiàng)目辦應(yīng)加強(qiáng)對各級檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。具體實(shí)施時(shí)，可通過多種渠道，采取多種形式實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

同時(shí)，新疆項(xiàng)目辦可到項(xiàng)目檔案管理先進(jìn)單位考察學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)、交流項(xiàng)目檔案管理過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以提高檔案管理指導(dǎo)力度。

3.4 提前介入，做好檔案過程管理

為保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性，確保檔案的質(zhì)量，新疆項(xiàng)目辦應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施的同時(shí)抓建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，實(shí)施事前控制，提前介入，控制為主。在新疆二期項(xiàng)目施工前，新疆項(xiàng)目辦首先要在施工合同中明確承建檔案收集方面的要求及違約責(zé)任，做到預(yù)防為主。需做好工程檔案提前介入，過程控制，同步跟蹤，事后把關(guān)，使檔案管理滲透于工程建設(shè)各階段、環(huán)節(jié)中。同時(shí)在項(xiàng)目實(shí)施初期對承建單位檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對檔案工作的協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，使承建單位的檔案工作從實(shí)施前期就制度化、同步化、規(guī)范化。

對項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案管理實(shí)現(xiàn)跟蹤指導(dǎo)，具體如下：1）做好新疆項(xiàng)目內(nèi)部各門類檔案的指導(dǎo)工作，按照來源原則，堅(jiān)持“誰產(chǎn)生，誰立卷”，協(xié)調(diào)新疆項(xiàng)目前期立項(xiàng)審批、招標(biāo)、合同等檔案的立卷移交工作；2）抓好總集成、設(shè)計(jì)等項(xiàng)目前期參建單位的檔案立卷工作，確?？偧?、設(shè)計(jì)等檔案按規(guī)范完成；3）監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目施工單位編制竣工檔案。按照項(xiàng)目工程驗(yàn)收流程，遵循竣工檔案驗(yàn)收與工程竣工驗(yàn)收同步的原則，檔案人員要參與到每個(gè)驗(yàn)收流程中。

3.5 進(jìn)一步發(fā)揮監(jiān)理監(jiān)督作用，確認(rèn)檔案齊全準(zhǔn)確

新疆項(xiàng)目辦在一期項(xiàng)目中與監(jiān)理單位密切配合，督促監(jiān)理單位控制檔案質(zhì)量，提出整改意見，抓好檔案初審工作。新疆項(xiàng)目辦在二期項(xiàng)目中可進(jìn)一步發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)督作用，同時(shí)在承建單位檔案移交前，新疆項(xiàng)目辦檔案驗(yàn)收小組要對歸檔文件進(jìn)行審查，并要求監(jiān)理單位填寫監(jiān)理審查意見單等文件，嚴(yán)格把關(guān)，確保監(jiān)理單位在檔案審查過程中對竣工檔案的齊全性、完整性負(fù)責(zé)。

4 結(jié)語

作為國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目檔案管理是竣工驗(yàn)收的必要條件[6]。項(xiàng)目檔案是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，取決于檔案管理部門的認(rèn)真工作與管理。只有真正樹立一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目是由項(xiàng)目工程實(shí)體和檔案資料共同組成的整體概念，才能堅(jiān)持做到集中統(tǒng)一管理的原則，做到檔案工作與工程建設(shè)“三同步”，確保國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目都有齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料[7]，使這些檔案資料成為監(jiān)控體系運(yùn)行使用后的管理、運(yùn)維、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策和設(shè)計(jì)重要的憑證及依據(jù)，同時(shí)對其他項(xiàng)目、工程也具有借鑒和參考作用[8]。

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[2] 杜建民. 水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)[J]. 水利規(guī)劃與設(shè)計(jì)，2014 (8): 50-52.

[3] 王麗，范悅青，胡悅桐. 如何做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J]. 檔案管理，2014 (6): 8.

[4] 湯珮珺. 淺析建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問題及措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015 (15): 81-82.

[5] 金喜來，劉圓圓，陸旭. 國家水資源監(jiān)控能力建設(shè)項(xiàng)目及其進(jìn)展[J]. 水利信息化，2016 (2): 7-10.

[6] 陳霞. 工程項(xiàng)目檔案管理工作探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015 (15): 81-82.

[7] 陳榕. 做好大型水利工程項(xiàng)目檔案管理工作的探討——以大型水利樞紐工程廣東省飛來峽水利工程資料整理為例[J]. 城建檔案，2015 (7): 39-40.

[8] 何曉青. 做好水利工程項(xiàng)目檔案的收集工作的探討[J]. 城市建筑，2015 (30): 332.

Thought on current situation of file management for national water resources monitoring capacity building project in Xinjiang

WANG Lijuan
(Water Resources Center of Xinjiang Uygur Autonomous Region, Urumqi 830000, China)

Aiming at current situation of file management in Xinjiang water resources monitoring capacity building project, this article analyzes the problems existing in the process of file management, put forward corresponding measures for strengthening the file management, to futher strengthen the scientific, standardized, systematic management of the science and technology file work, expecting to offer a reference or model for Xinjiang 2nd Project.

national water resources; monitoring capacity building; construction project; file management; countermeasure and suggestion

TV213.4

A

1674-9405(2017)01-0034-03

10.19364/j.1674-9405.2017.01.008

2016-08-02

王麗娟（1981-），女，河南南陽人，工程師，從事水資源管理工作。