促進(jìn)用戶采用自動(dòng)質(zhì)量工具的5個(gè)秘訣

編者按

本文原載于2017年5月的《質(zhì)量文摘》，作者亞莉克莎?蘇斯曼是Traqpath公司的撰稿人。該公司是一家企業(yè)質(zhì)量和合規(guī)管理軟件提供商。對(duì)于新的事物，人們一般持抵制態(tài)度。對(duì)于質(zhì)量管理也是如此。有些人習(xí)慣使用效率低下或過(guò)時(shí)的工具，增加了組織改進(jìn)質(zhì)量體系的難度。本文介紹了促使用戶實(shí)施自動(dòng)化質(zhì)量工具的5個(gè)秘訣，具體包括：選擇一個(gè)簡(jiǎn)單的解決方案；定義成本障礙；證明質(zhì)量工具的價(jià)值；采取自上而下的方針；建立質(zhì)量文化。

俗話說(shuō)，改變現(xiàn)狀總是最難的。人們一般都喜歡熟悉的事物，抵制新事物，因?yàn)樗赡軙?huì)令人感到不適或困惑。

對(duì)于質(zhì)量管理也是如此。有些人堅(jiān)持使用他們已經(jīng)習(xí)慣的工具——電子郵件、電子表格和其他離線系統(tǒng)，即使它們效率低下或過(guò)時(shí)也不愿放棄。由于年代、教育和技術(shù)背景的差異，一個(gè)組織很難采用某個(gè)最佳方式同步地對(duì)質(zhì)量體系進(jìn)行改進(jìn)。

讓你的整個(gè)團(tuán)隊(duì)都對(duì)已經(jīng)升級(jí)的自動(dòng)化質(zhì)量體系表示支持，是一個(gè)艱巨的任務(wù)。但是，花費(fèi)一些時(shí)間和精力來(lái)教育你的團(tuán)隊(duì)，讓他們與你達(dá)成共識(shí)，就可以通過(guò)合理化業(yè)務(wù)流程和減少不良事件，實(shí)現(xiàn)未來(lái)節(jié)省資源的目的。

當(dāng)然，知易行難，所以我們整理了一些被認(rèn)可的秘訣和最佳實(shí)踐，以幫助你順利地、成功地轉(zhuǎn)換到自動(dòng)化質(zhì)量工具上。

1.選擇一個(gè)簡(jiǎn)單的解決方案

如果你選擇的用來(lái)替換當(dāng)前系統(tǒng)的解決方案有點(diǎn)復(fù)雜或難以使用，那么你的團(tuán)隊(duì)將不太可能愿意使用它。有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法可以證明你想實(shí)施的解決方案，那就是拿一個(gè)產(chǎn)品，讓它證明自己。一個(gè)易于使用且高效的產(chǎn)品或工具將被你的團(tuán)隊(duì)熱情采納。因此，你所要做的就是找到一個(gè)用戶友好的解決方案，并允許適當(dāng)?shù)亩ㄖ苼?lái)滿足個(gè)人業(yè)務(wù)的需求。

此外，一個(gè)產(chǎn)品的使用越難學(xué)習(xí)，就需要越長(zhǎng)的時(shí)間證明其價(jià)值所在。相反，如果你能越快證明所選擇的工具的價(jià)值，獲得團(tuán)隊(duì)支持的可能性越高，投資越可能獲得成功。為了向你的團(tuán)隊(duì)證明某個(gè)產(chǎn)品是合適的工具，可以用其進(jìn)行小范圍試用，展示你如何將其應(yīng)用于組織的環(huán)境和挑戰(zhàn)中。

2.定義以及如何克服成本障礙

讓團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)識(shí)到產(chǎn)品的價(jià)值，對(duì)于成長(zhǎng)中的質(zhì)量管理預(yù)算較低的組織而言尤為重要。質(zhì)量管理的潛在成本是許多組織面臨的真正障礙，這是很多企業(yè)沒(méi)有在質(zhì)量技術(shù)上進(jìn)行大量投資的原因。因此，在評(píng)估投資對(duì)你的組織可能產(chǎn)生的影響時(shí)，需要?jiǎng)?wù)實(shí)的態(tài)度。你需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)計(jì)劃，考慮成本障礙，以及如何通過(guò)合理化流程克服成本障礙。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，對(duì)質(zhì)量的投入絕對(duì)是值得的。

為了克服這個(gè)障礙，可以尋找一個(gè)提供低成本和無(wú)成本的產(chǎn)品選項(xiàng)。這個(gè)選項(xiàng)對(duì)于新興組織和小型組織非常適用，因?yàn)樗且粋€(gè)沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)的選擇。它還允許你隨著組織的發(fā)展以及需求和預(yù)算的變化而進(jìn)行升級(jí)。

3.證明質(zhì)量工具的價(jià)值

為了向你的團(tuán)隊(duì)充分展示質(zhì)量工具的價(jià)值，你需要清晰地確定系統(tǒng)的內(nèi)容以及它能解決什么問(wèn)題。例如，糾正措施是質(zhì)量體系的必要和關(guān)鍵組成部分。在持續(xù)改進(jìn)流程的同時(shí)，有一個(gè)可以快速調(diào)查與解決質(zhì)量事件和采取糾正措施的工具，是非常有價(jià)值的。

自動(dòng)化能為產(chǎn)品增加更多的價(jià)值?？梢暬梢宰屇懔私馑袃?nèi)部和外部的質(zhì)量活動(dòng)，因?yàn)樗鼈儠?huì)全部在一個(gè)中央位置顯示出來(lái)。此外，集中化協(xié)作讓你能夠及時(shí)采取行動(dòng)，并在繁忙的組織中將質(zhì)量管理放在首要位置。

無(wú)需任何費(fèi)用就可以擁有這些功能，無(wú)需投資就能帶來(lái)價(jià)值，向你的團(tuán)隊(duì)闡明這一點(diǎn)后，就不會(huì)有多少負(fù)面反饋和抵制了。

4.采取自上而下的方針

獲得高層的支持是證實(shí)產(chǎn)品價(jià)值的一個(gè)好方法。因?yàn)楣芾韺拥睦嫦嚓P(guān)者被視為決策者，一般代表了公司的態(tài)度，他們的支持是鼓勵(lì)所有團(tuán)隊(duì)成員轉(zhuǎn)變的好方法。

高層成員的目標(biāo)是推動(dòng)整體業(yè)務(wù)改善，從而促進(jìn)組織變革。高層推動(dòng)向新產(chǎn)品的轉(zhuǎn)型，意味著它可以作為旨在實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的企業(yè)層面的計(jì)劃。無(wú)論它與質(zhì)量管理的特定任務(wù)如何直接交互，它表明了其對(duì)每個(gè)部門的價(jià)值，結(jié)果都是公司和你的團(tuán)隊(duì)的勝利。

5.建立質(zhì)量文化

有些人不太喜歡采用質(zhì)量工具，因?yàn)樗麄儾恢苯优c質(zhì)量管理工作產(chǎn)生聯(lián)系。但是，如果他們認(rèn)為質(zhì)量是每個(gè)人的責(zé)任，他們就將通過(guò)自動(dòng)化工具來(lái)努力對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。公司層面的質(zhì)量文化不局限于具體的質(zhì)量專業(yè)人士，而是會(huì)同化所有其他的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。

在展示新工具時(shí)，你可以對(duì)你的方法進(jìn)行簡(jiǎn)單的調(diào)整，以構(gòu)建質(zhì)量文化。首先而且最重要的是使用通俗易懂的語(yǔ)言，特別是與非質(zhì)量專業(yè)人士交談時(shí)，他們不僅無(wú)法了解你所說(shuō)的質(zhì)量術(shù)語(yǔ)，還可能覺(jué)得這一系統(tǒng)是無(wú)用的或者不能從中受益，所以他們不太愿意參與或者猶豫不決。

相反，使用通俗易懂的語(yǔ)言對(duì)質(zhì)量工具進(jìn)行明確的描述，使之適用于每個(gè)人的職位、職責(zé)和經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)你將工具表述為對(duì)所有業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)，而不僅僅是特定的質(zhì)量任務(wù)時(shí)，獲得的支持率將更高。畢竟，優(yōu)秀的工具應(yīng)該能夠在某種程度上合理化所有流程、改善協(xié)作和提高效率。

一旦開始實(shí)施該工具，就應(yīng)不斷努力去獲得支持。實(shí)施過(guò)程開始后，主要的任務(wù)是保持參與度和高支持率。首先，準(zhǔn)備好培訓(xùn)計(jì)劃非常重要。適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)可以幫助你的團(tuán)隊(duì)熟悉該工具，以免他們不知所措或不得不自己弄清楚該工具，從而更容易度過(guò)轉(zhuǎn)型期。你的培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)針對(duì)三個(gè)主要目標(biāo)：引入新行為；協(xié)助行為轉(zhuǎn)型；獎(jiǎng)勵(lì)變革行為或傳遞變革行為的好處。

但是，重要的是要有后續(xù)的培訓(xùn)計(jì)劃。否則，用戶可能后退到舊習(xí)慣，或者不會(huì)利用工具提供的所有關(guān)鍵功能。使用自動(dòng)化解決方案（如應(yīng)用程序或軟件）時(shí)，進(jìn)行持續(xù)培訓(xùn)尤其重要，因?yàn)檫@些方案總是在不斷更新。

讓你的組織采納新質(zhì)量體系的最佳方式，就是揭示其本質(zhì)——它是整個(gè)業(yè)務(wù)改進(jìn)的一個(gè)步驟。自動(dòng)化可以消除你流程中的人為錯(cuò)誤因素，使它們更準(zhǔn)確和高效。此外，現(xiàn)在的溝通更加即時(shí)，所以類似糾正措施和供應(yīng)商溝通等活動(dòng)正變得更快和更安全，這可以降低不良事件的總體風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)在組織的所有領(lǐng)域提升質(zhì)量文化。

總結(jié)

?選擇一個(gè)足夠簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，快速和不費(fèi)力地學(xué)習(xí)。

?制訂解決組織重要事項(xiàng)的計(jì)劃，包括成本障礙等。

?通過(guò)展示工具可以解決哪些問(wèn)題以及可以為你的組織增加什么價(jià)值，來(lái)證明所選擇工具的價(jià)值。

?利用高管利益相關(guān)者的影響力來(lái)提高支持率。

?建立強(qiáng)調(diào)質(zhì)量的企業(yè)文化，無(wú)論具體工作如何。

?找到能提供整體業(yè)務(wù)改進(jìn)的工具。

（張紅 編譯）