林 彤

(中國能源建設(shè)集團(tuán)云南省電力設(shè)計(jì)院有限公司，云南 昆明 650051)

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐

林 彤

(中國能源建設(shè)集團(tuán)云南省電力設(shè)計(jì)院有限公司，云南 昆明 650051)

為全面提升電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，以電力設(shè)計(jì)企業(yè)為例，闡述電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性，分析電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的主要問題，并在實(shí)踐中有針對性的提出解決問題的辦法。

電力建設(shè)；項(xiàng)目檔案；管理。

電力企業(yè)項(xiàng)目檔案是指在電力建設(shè)項(xiàng)目或工程的立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試及生產(chǎn)預(yù)備，直至竣工投產(chǎn)的整個過程逐步形成的、經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目檔案是企業(yè)重要知識資產(chǎn)，所有參加電力項(xiàng)目建設(shè)的單位，要對項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，為電力建設(shè)提供有效的檔案服務(wù)。

1 必要性

電力勘察設(shè)計(jì)單位在電力建設(shè)活動中，承擔(dān)著重要的龍頭設(shè)計(jì)任務(wù)，在項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)活動中所形成的項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，是整個建設(shè)項(xiàng)目檔案中重要的組成部分，是項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收檢查的對象之一，是工程設(shè)計(jì)質(zhì)量的真實(shí)反映，是審計(jì)、稽查、后評價、責(zé)任終身制的依據(jù)，具有法律憑證作用。對項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理是電力勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容，是電力勘察設(shè)計(jì)企業(yè)發(fā)展需要的自主管理行為。

國家和電力行業(yè)對項(xiàng)目檔案管理工作有明確的要求，對參建單位應(yīng)履行的職責(zé)、工作程序、檔案整理方法，以及合同約束要求等進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定。重要的檔案標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)條款內(nèi)容為：

(1)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》(檔發(fā)【2006】2號)

國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)《驗(yàn)收辦法》，強(qiáng)化了國家對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的監(jiān)管，積極推動建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)施規(guī)范化管理?！厄?yàn)收辦法》強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目檔案工作的基本要求，注重檔案工作全程的跟蹤指導(dǎo)。條款第五條規(guī)定，應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行?！厄?yàn)收辦法》明確了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織主體，組織主體分為國家檔案局、中央主管部門檔案機(jī)構(gòu)、省級檔案行政管理部門三個層面，體現(xiàn)了驗(yàn)收工作的嚴(yán)肅性?！厄?yàn)收辦法》指出了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要性與地位。條款第四條規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是竣工驗(yàn)收的必備條件。

(2)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)

DA/T28-2002標(biāo)準(zhǔn)是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收依據(jù)，工程項(xiàng)目整體竣工驗(yàn)收按照標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行評價。DA/T28-2002標(biāo)準(zhǔn)總則中規(guī)定，參建單位在項(xiàng)目檔案工作中各司其職，相互協(xié)調(diào)。條款4.4規(guī)定，建設(shè)單位、勘測單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作。DA/T28-2002標(biāo)準(zhǔn)中明確了設(shè)計(jì)單位的檔案管理要求。條款5.2.1規(guī)定，勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

(3)《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》(DL/T1363-2014)

DL/T1363-2014標(biāo)準(zhǔn)中總則規(guī)定，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理納入招投標(biāo)、合同管理、工程監(jiān)理、項(xiàng)目管理程序和工程質(zhì)量管理體系中。強(qiáng)調(diào)在招投標(biāo)文件、合同條款中明確參建單位項(xiàng)目檔案歸檔職責(zé)、歸檔要求和工程尾款支付約定。

2 主要問題分析

項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)不斷認(rèn)知、不斷摸索、不斷完善、不斷創(chuàng)新的工作，在實(shí)踐的過程中難免會遇到許多不同的問題和困難，思考分析存在的主要問題，找出對策，是持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作的方法。出現(xiàn)的主要問題有：

(1)對項(xiàng)目檔案管理工作的管理點(diǎn)沒有進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，造成部門和人員職責(zé)不明，管理出現(xiàn)盲區(qū)，沒有調(diào)動相關(guān)部門參與到項(xiàng)目檔案管理工作中來，不能有效實(shí)施項(xiàng)目建設(shè)全過程檔案管理。

(2)項(xiàng)目檔案管理是一個持續(xù)性的工作，工程項(xiàng)目建設(shè)周期長，沒有專門的檔案專業(yè)人員始終不斷的跟進(jìn)指導(dǎo)，缺乏對項(xiàng)目建設(shè)過程形成文件的控制和規(guī)范管理。

(3)檔案人員知識單一，未深入工程項(xiàng)目建設(shè)中了解整個項(xiàng)目建設(shè)過程和管理情況，不積極學(xué)習(xí)工程管理基本知識，使得和工程設(shè)計(jì)技術(shù)人員溝通不暢，不能將項(xiàng)目檔案管理意圖很好的貫徹到工程管理過程中，使檔案指導(dǎo)工作滯后。

(4)工程設(shè)計(jì)技術(shù)人員不重視檔案收集歸檔工作，參與項(xiàng)目檔案管理的主動性不夠。

3 實(shí)施

3.1 組建項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)，集中統(tǒng)一管理

根據(jù)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，組建項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)，由檔案管理部門歸口管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管，統(tǒng)一策劃協(xié)調(diào)，制定工作規(guī)范，根據(jù)工程項(xiàng)目情況，合理的進(jìn)行人員調(diào)派，及時參與到工程建設(shè)管理中去，與項(xiàng)目管理同步，開展項(xiàng)目檔案管理工作。團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)出胸懷大局意識，有持續(xù)學(xué)習(xí)愿望，具備較強(qiáng)管理能力，擅于組織、溝通，合作，熟悉檔案信息化管理，綜合素質(zhì)高的檔案管理人才。

3.2 編制項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范化管理

在項(xiàng)目檔案管理工作中，應(yīng)遵循國家、行業(yè)的檔案管理法規(guī)、制度和規(guī)范，但是在企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目管理工作中，還要有具體、細(xì)化的檔案業(yè)務(wù)文件指導(dǎo)開展工作。

首先，制定本企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理辦法，面向電力勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目、總承包項(xiàng)目、國際工程項(xiàng)目、其他項(xiàng)目進(jìn)行管理。主要內(nèi)容包括為總則、工作職責(zé)，工作程序和質(zhì)量要求，附錄文件等。在工作程序中，包含對管理策劃、竣工圖文件編制、竣工圖文件圖號編制、電子媒體文件編制出版、竣工圖文件出版、竣工圖文件審核、文件材料和竣工文件收集、文件材料和竣工文件歸檔、項(xiàng)目檔案整編、照片檔案整編、項(xiàng)目檔案信息化、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收移交等過程要求進(jìn)行具體規(guī)定，對涉及幾個部門相互配合完成的工作程序要求要重點(diǎn)明確。項(xiàng)目檔案管理辦法的實(shí)施使項(xiàng)目檔案管理工作受到制度的約束，有章可行，工作具有操作性。

再者，結(jié)合電力勘測設(shè)計(jì)特點(diǎn)，編制項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，使項(xiàng)目檔案整編工作規(guī)范化。確定項(xiàng)目檔案分類是項(xiàng)目檔案整編工作的核心，會影響到檔案編制的最終結(jié)果。對項(xiàng)目文件類目進(jìn)行劃分會受到檔案人員專業(yè)水平和對工程建設(shè)活動內(nèi)容理解的主觀性影響，有時會出現(xiàn)同一個項(xiàng)目或不同項(xiàng)目之間檔案分類不一致的情況，另一方面還會與建設(shè)單位檔案人員因?yàn)閷n案分類的認(rèn)識不同造成工作分歧，如果有結(jié)合電力勘察設(shè)計(jì)特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，便能夠減少這類問題的出現(xiàn)。目前電網(wǎng)工程在電力勘察設(shè)計(jì)單位的工程比例占比大，可先從編制電網(wǎng)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案分類方案入手，項(xiàng)目檔案分類方案宜由檔案專業(yè)人員和工程設(shè)計(jì)人員共同商榷編制而成，電力勘察設(shè)計(jì)單位按照《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》(DL/T5229-2005)要求進(jìn)行竣工圖文件設(shè)計(jì)，可以依據(jù)規(guī)定中明確的竣工圖文件設(shè)計(jì)內(nèi)容，結(jié)合本單位工程設(shè)計(jì)竣工圖文件卷冊編制特點(diǎn)，對照電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行竣工圖文件內(nèi)容的分析、歸納、整理，按照檔案類目設(shè)置要求，編制出電網(wǎng)工程設(shè)計(jì)竣工圖文件檔案分類方案。在工程設(shè)計(jì)活動中形成的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理及竣工驗(yàn)收中產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行檔案類別劃分，可按照電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)中的分類類目設(shè)置，合并編寫到本分類方案中，形成本單位的電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，使用本標(biāo)準(zhǔn)可以保持項(xiàng)目檔案分類的準(zhǔn)確性和一致性，提高項(xiàng)目檔案編制水平，保證項(xiàng)目檔案向建設(shè)單位順利移交。

3.3 建立項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)工作模式，實(shí)行檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)制

項(xiàng)目檔案數(shù)量多，工作規(guī)模大，更適合采取協(xié)作的工作方式來完成。項(xiàng)目竣工階段，竣工圖文件設(shè)計(jì)會受到很多因素的影響，有時導(dǎo)致竣工圖文件出版歸檔到檔案人員手中進(jìn)行整理時，離建設(shè)單位對項(xiàng)目檔案移交考核時間已經(jīng)很臨近，這時團(tuán)隊(duì)協(xié)作進(jìn)行應(yīng)急處理更顯示出優(yōu)勢來。團(tuán)隊(duì)管理中實(shí)行檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目檔案任務(wù)確定時，組成一個工作小組，一般情況下小組成員由檔案人員組成，進(jìn)行重點(diǎn)項(xiàng)目或國際項(xiàng)目檔案工作時，小組成員由檔案人員和設(shè)計(jì)人員共同組成，小組負(fù)責(zé)人由檔案人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃安排，監(jiān)督檔案工作進(jìn)度，進(jìn)行內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)，檔案交底指導(dǎo)、檔案數(shù)據(jù)匯總、案卷質(zhì)量檢查、參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查等工作。小組成員在其帶領(lǐng)下，分工協(xié)作完成歸檔檢查、檔案編制，檔案移交等相關(guān)工作，跟蹤處理檔案驗(yàn)收整改意見，完善項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，提供設(shè)計(jì)人員和建設(shè)單位檔案利用服務(wù)，使該項(xiàng)目形成閉環(huán)管理。當(dāng)檔案項(xiàng)目出現(xiàn)交叉時，小組之間工作也交叉進(jìn)行，人員靈活調(diào)配，互相支持，優(yōu)先完成重點(diǎn)項(xiàng)目和項(xiàng)目檔案交付時間緊的項(xiàng)目。

3.4 提高項(xiàng)目檔案信息化管理應(yīng)用水平

實(shí)施項(xiàng)目檔案信息化管理是建設(shè)單位共同的目標(biāo)，目前進(jìn)行檔案數(shù)字化管理是項(xiàng)目檔案管理信息化工作的基本要求。工程檔案管理系統(tǒng)由建設(shè)單位提供使用，要求參建單位在工程檔案管理系統(tǒng)中建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，掛接對應(yīng)的全息電子文件，并進(jìn)行關(guān)聯(lián)整理。面對大量的項(xiàng)目檔案文件，這是一項(xiàng)非常耗時繁重的工作，也影響到之后的工作程序的進(jìn)行。設(shè)計(jì)單位是所有參建單位中整理檔案案卷數(shù)量最多的單位，提高項(xiàng)目檔案信息化工作效率成為亟待解決的問題。要充分利用多數(shù)電力勘測設(shè)計(jì)單位開發(fā)數(shù)字化信息管理平臺的優(yōu)勢，在論證方案可行的情況下，在建設(shè)單位提供的工程檔案管理系統(tǒng)和信息平臺系統(tǒng)之間設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)接口，將數(shù)字化信息平臺中項(xiàng)目文件數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入到工程檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案管理工作效率，對工程項(xiàng)目檔案按期順利移交更有保障。

在工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用中，雖然采用同一個工程檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案編制，但不同的顧客單位還會有一些特殊的要求，除了檔案編號模式，組卷要求有差異外，往往還會體現(xiàn)在案卷封面、側(cè)脊、檔案移交表單等編目文件的格式和版面有不同要求。在進(jìn)行國際項(xiàng)目檔案編制時，要按照總承包單位和外方業(yè)主單位要求，分別編制提交中、英文版的項(xiàng)目檔案。所以項(xiàng)目檔案整理工作要靈活的應(yīng)對變化，根據(jù)建設(shè)單位或運(yùn)行單位的不同需求，事先設(shè)計(jì)好不同格式、版面、語種的檔案編目模板，嵌入到工程檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)工程項(xiàng)目和顧客單位的不同需要，靈活的選用檔案編目模板進(jìn)行檔案編制，及時滿足不同建設(shè)單位對工程項(xiàng)目檔案管理工作的精細(xì)化要求。

3.5 適應(yīng)多種形式的檔案服務(wù)工作方式

項(xiàng)目檔案管理和建設(shè)管理同步，項(xiàng)目檔案管理人員會深入到工程現(xiàn)場或介入到工程管理過程中，與工程技術(shù)人員共同進(jìn)行檔案管理，并參與項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收檢查。項(xiàng)目檔案整理工作方式會因不同工程情況采取多種形式進(jìn)行,這是項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)，項(xiàng)目檔案管理人員需要適應(yīng)主動服務(wù)工作方式。經(jīng)常采取的檔案整理工作方式如下：

(1)在項(xiàng)目管理現(xiàn)場進(jìn)行檔案整理

對于重點(diǎn)項(xiàng)目、成套的項(xiàng)目、國際項(xiàng)目，建設(shè)單位或總承包單位為了集中管理，便于參建單位溝通和協(xié)調(diào)，統(tǒng)一檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總檢查，會組織項(xiàng)目所有參建單位集中到項(xiàng)目管理現(xiàn)場進(jìn)行檔案整編和移交項(xiàng)目檔案。設(shè)計(jì)單位在進(jìn)行項(xiàng)目檔案整理的同時，還需在現(xiàn)場配合監(jiān)理單位技術(shù)人員對修改過的竣工圖文件進(jìn)行重新審查。

(2)多個設(shè)計(jì)單位聯(lián)合設(shè)計(jì)集中進(jìn)行檔案整理

當(dāng)工程項(xiàng)目有多個設(shè)計(jì)標(biāo)段或分段設(shè)計(jì)時，會分別由幾個設(shè)計(jì)單位共同完成設(shè)計(jì)任務(wù)，在編制項(xiàng)目檔案時，會集中在一起研究檔案編號和檔案分類方案，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫合并，要求各設(shè)計(jì)單位間設(shè)計(jì)及檔案人員緊密協(xié)作，保持整個項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案編制的一致性，統(tǒng)一向建設(shè)單位移交項(xiàng)目檔案。

(3)到建設(shè)單位進(jìn)行檔案整理

有些建設(shè)單位不能提供檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版給參建單位使用，會要求參建單位到本單位進(jìn)行檔案整理和移交工作。

(4)在本單位進(jìn)行檔案整理

在本單位完成項(xiàng)目檔案整理工作，分別將項(xiàng)目檔案送達(dá)到建設(shè)單位或運(yùn)行單位所在地進(jìn)行驗(yàn)收檢查，辦理檔案移交手續(xù)。

4 結(jié)語

隨著電力勘測設(shè)計(jì)企業(yè)向工程公司轉(zhuǎn)型，設(shè)計(jì)單位的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)都在進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，在大力鞏固傳統(tǒng)勘察設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的同時，努力增強(qiáng)技術(shù)優(yōu)勢，積極向總承包業(yè)務(wù)、新能源業(yè)務(wù)方向轉(zhuǎn)型，進(jìn)行投資業(yè)務(wù)、非電業(yè)務(wù)的探索，向省外和國外市場拓展。隨之而來，項(xiàng)目檔案管理工作也迎來了廣闊的工作平臺，同時也面臨著挑戰(zhàn)，要抓住機(jī)遇，順勢而為，圍繞本單位的戰(zhàn)略目標(biāo)，布局未來，不斷創(chuàng)新求索，讓項(xiàng)目檔案管理工作向著深度、廣度發(fā)展，向著國際化水平邁進(jìn)。

[1]檔發(fā)[2006]2號,重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法[S].

[2]DA/T28－2002,國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].

[3]DL/T1363－2014,電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范[S].

[4]DL/T5229－2005,電力工程竣工圖文件編制規(guī)定[S].

The Practice of Archives Management in Power Construction Projects

LIN Tong
(China Energy Engineering Group Yunnan Electric Power Design Institute Co.,Ltd.,Kunming 650051,China)

In order to enhance overall power construction project archive management,taking electric power designing enterprises as examples,explain the necessity of archives management for power construction projects,analysis main problems in archive management for power construction projects,and present targeted solutions in practice.

electric power construction;project management; management practice.

F406

C

1671-9913(2017)05-0077-04

2017-05-01

林彤(1975- )，男，廣西百色人，館員，從事檔案管理工作。