郭娜娜

（濰坊市公共資源交易中心 山東濰坊 261041）

實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施

郭娜娜

（濰坊市公共資源交易中心 山東濰坊 261041）

事業(yè)單位的檔案管理是對單位信息進行管理的一個系統(tǒng)工程，承載了事業(yè)單位發(fā)展的全部過程，影響著事業(yè)單位的發(fā)展前景。目前，事業(yè)單位的檔案管理由于歷史的原因依然存在著一些問題，重點是檔案管理的效率不高，檔案管理的價值不能真正的發(fā)揮出來。為此，本文作者從提升事業(yè)單位檔案管理水平的實際意義出發(fā)，剖析當前檔案管理中存在的問題，重點提出事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施，以期達到事業(yè)單位檔案管理價值服務(wù)于單位發(fā)展的要求。

事業(yè)單位；檔案；主要問題；檔案管理；優(yōu)化措施

檔案管理在事業(yè)單位的正常管理中占有很重要的位置，是否規(guī)范化管理及管理效率的高底，直接反映著單位行政管理的水平。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，單位管理層次的上升，檔案現(xiàn)行的管理問題暴露出來，制約了事業(yè)單位良性發(fā)展。尤其是當前數(shù)字化信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，過去傳統(tǒng)式的事業(yè)單位檔案管理模式已無法適應(yīng)今天檔案管理的需要。因此，找出事業(yè)單位檔案管理中的弊端，運用現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，對事業(yè)單位檔管理進行全方位的優(yōu)化，就成為事業(yè)單位檔案管理工作者的重要課題。

一、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實意義

事業(yè)單位的檔案管理主要涉及到單位的平常事件的記錄，包括收集檔案、鑒定檔案、統(tǒng)計檔案、整理檔案及檔案信息交流等基本內(nèi)容。重要的還涉及到事業(yè)單位人才的招聘、任用、考核等事件。 對傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理模式進行創(chuàng)新改革，突破約束事業(yè)單位檔案發(fā)展的瓶頸，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的最優(yōu)化價值服務(wù)就有著深遠的意義。

二、目前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

事業(yè)單位往往游離于行政部門、企事業(yè)部門之間，造成許多事業(yè)單位的檔案沒有專業(yè)化、規(guī)范化的管理，其主要表現(xiàn)有：

1.許多事業(yè)單位檔案管理不規(guī)范

現(xiàn)實當中，很多事業(yè)單位檔案管理沒有制定出相適應(yīng)的檔案管理規(guī)范制度，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的時候，對檔案管理工作不重視，檔案管理人員責任心不夠，工作不到位，檔案信息歸檔不細，重要資料信息混亂，重要數(shù)據(jù)時有丟失，電子信息容易泄露，即談不上檔案管理的質(zhì)量，又對單位帶來嚴重的損失。同時企業(yè)查詢信息困難，影響事業(yè)單位的信譽與發(fā)展。

2.部分事業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平不高

許多事業(yè)單位的檔案管理工作者出身不是檔案管理專業(yè)，甚至有些是兼職從事檔案管理工作，沒有檔案管理工作的資格，檔案專業(yè)的有效的培訓也不到位，由于專業(yè)知識的缺乏，導(dǎo)致檔案的收集分檔與匯總建檔存在很大的出入，在事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作中，根本無法完成檔案管理的基本要求。

3.事業(yè)單位檔案管理的軟件與硬件的投入都不到位

許多事業(yè)單位的檔案管理工作仍有很大一部分工作采用人工處理方式，沒有采購現(xiàn)代化檔案管理軟件，影響檔案信息快速建檔與快速信息傳閱，由于人為因素太多，現(xiàn)代化的應(yīng)用技術(shù)占的比例過小，檔案存取混亂，表現(xiàn)檔案管理的效率低下。同時，很多的事業(yè)單位對檔案管理現(xiàn)代化使用的計算機、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件設(shè)施，投入不足，有時生成巧婦難為無米之炊的狀況。這種情況直接造成部分事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量不高、專業(yè)性不強、管理效率低下。

4.事業(yè)單位檔案社會化利用程度不高

部分事業(yè)單位，重收檔，輕利用。就是說對事業(yè)單位的檔案歸檔做的還比較到位，但對于檔案信息的利用與開發(fā)還差一塊距離。需要下大力氣開發(fā)利用好檔案信息，才能最大化的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案信息的價值。 因此，對事業(yè)單位檔案進行全方位的優(yōu)化，提升管理質(zhì)量，提高檔案利用效率，就成為及待解決的重要問題。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的主要措施

事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化，就要針對當前檔案管理中的存在的主要問題，有目的的優(yōu)化，真正的解決問題，才能夠真正實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化目的。

1.重視事業(yè)單位檔案管理，健全檔案管理制度

事業(yè)單位檔案工作的首要一項就是領(lǐng)導(dǎo)的重視，健全制度，帶動從事檔案管理的工作的每一個員工的熱情與責任心，保障檔案管理工作的正常運行。在此基礎(chǔ)上，實行崗位責任制，并做為考核單位員工工作業(yè)績的內(nèi)容之一，在檔案的收集、歸檔、借閱、交流等方面，有規(guī)可循，加大檔案制度的執(zhí)行力度，進一步完善檔案管理制度。

2.提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

事業(yè)單位中檔案管理人員直接從事檔案的檔案管理工作，其人員的素質(zhì)高底直接關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量的高下。尤其是在新形式下，檔案工作有了更高的要求，檔案工作人員在掌握基本管理技能的基礎(chǔ)上，還需要掌握更高的電子檔案管理技能，隨著檔案管理工作的逐步完善，管理人員的素質(zhì)要求顯得越來越重要。因此對檔案管理人員進行檔案專業(yè)知識培訓，提高專業(yè)技能，要求每一個檔案在崗工作人員能夠在檔案管理的實際過程中充分利用專業(yè)知識，以期實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理電子化管理全到位。

3.事業(yè)單位檔案管理要不斷創(chuàng)新思路

快速發(fā)展的經(jīng)濟，也造成事業(yè)單位的大發(fā)展，從而檔案管理也出現(xiàn)許多以前沒有的復(fù)雜性，原有的事業(yè)單位檔案管理格式，已無法適應(yīng)新形式下的要求，這就要求事業(yè)單位對已有的檔案管理不斷進行創(chuàng)新，有效的利用計算機與網(wǎng)絡(luò)，強化搜索與交流的便捷性，并以制度的形式固定下來，便于檔案工作人員的操作。另外依據(jù)法律法規(guī)進行事業(yè)單位的檔案管理，包括事業(yè)單位編制、職能、都需要依規(guī)辦理，除去人為的隨意性。

四、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化提升的核心是信息化的檔案管理

事業(yè)單位中檔案管理的信息化建設(shè)有其獨特的特點和優(yōu)勢，其運行過程中發(fā)揮的作用非常明顯。但當前，許多事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平還沒有達到實際上的需要，還需進一步加強這一方面的工作。

1.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有的特點與優(yōu)勢

一是隨著技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案過渡到數(shù)字檔案成為發(fā)展的趣勢。檔案信息化管理通過檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與備份，儲存于硬盤或網(wǎng)盤中，實現(xiàn)了保存的簡約化與永久化。這種電子檔案的管理模式，對提高檔案的管理效率發(fā)揮了重要的作用。

二是傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理繁鎖，程序多，造成查閱非常不方便。實現(xiàn)檔案管理信息化后，管理程序簡便，便于檢索，不會對過多的紙質(zhì)檔案生成影響。

三是將傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案存檔與使用方式，轉(zhuǎn)變成電子信息的交流與使用，從而延生出新的檔案管理服務(wù)形式，對事業(yè)單位的發(fā)展起到了推動作用。

2.強化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的過程中，加強投入，包括硬件與軟件的投入。 加強檔案管理人員的技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，采用電子化技術(shù)存儲檔案信息，建設(shè)事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫，生成一個完整的網(wǎng)絡(luò)平臺，進行檢索、計算、數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)交流等工作，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、企業(yè)查詢便利化、檔案信息資源共享化，平時加強信息建設(shè)平臺的宣傳與推廣，開展多種形式的網(wǎng)上檔案信息咨詢服務(wù)，讓事業(yè)單位的檔案信息的管理效率有了質(zhì)的提高，更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

3.加強事業(yè)單位檔案信息專業(yè)人員的培養(yǎng)

檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)的高低對檔案信息化建設(shè)起著重要的作用。因此，檔案信息化建設(shè)的同時，檔案管理工作者本人，也要轉(zhuǎn)變理念，認真學習，加強培訓，積極提高自身的現(xiàn)代化技術(shù)操作能力。進而生成一個技術(shù)能力強的團隊，順利推動事業(yè)單位檔案信息化管理的開展。

五、結(jié)語

檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作中占有十分重要的位置，是不可缺少的組成部分，其對事業(yè)單位的后期發(fā)展也有很大的影響力。每個事業(yè)單位都應(yīng)對檔案管理給予足夠的重視，并對現(xiàn)實中存在的檔案管理問題進行分析，采取健全制度、專業(yè)培訓，提升專業(yè)知識與業(yè)務(wù)能力，并在實際的工作中重點應(yīng)用信息化技術(shù)等優(yōu)化措施，徹底改變當前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。

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10.3969/j.issn.1673-0968.2017.05.010