□喬 艷

（山西省公路局長治分局 山西 長治 046000）

機關事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強化策略的分析

□喬 艷

（山西省公路局長治分局 山西 長治 046000）

進入到21世紀知識經(jīng)濟的新型社會發(fā)展時期后，機關事業(yè)單位中檔案管理工作的開展，逐漸被廣大社會成員提出了更高效率的要求。本文將機關事業(yè)單位中檔案管理工作效率的提升與質量的強化，作為主要以及核心的論述內容。在簡單介紹檔案規(guī)范化管理執(zhí)行的重要性的基礎之上，將能夠全面完善檔案管理工作效率的有效途徑，做出了詳細的分析和介紹。

事業(yè)單位；檔案管理；途徑；分析

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理目標實現(xiàn)的重要性

作為機關事業(yè)單位之中各項管理工作開展的前提和基礎性的工作環(huán)節(jié)，檔案管理相應執(zhí)行效率的好壞與否，與事業(yè)單位重大發(fā)展戰(zhàn)略性工作目標的實現(xiàn)周期之間，有著極為密切的內在關聯(lián)性影響作用。有部分機關事業(yè)單位之中的高層領導，在自身精神文明認知水準不斷提升的同時，逐漸認識到實現(xiàn)規(guī)范化管理檔案信息的重要性。將檔案信息內容規(guī)范化管理目標的實現(xiàn)，視作是能夠推動事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模不斷壯大的前提保障[1]。

在此基礎之上，在各種檔案信息資料之中，有關單位內部發(fā)展文化以及經(jīng)營歷程等文書資料的總結和統(tǒng)計，不僅能夠在計算機信息數(shù)據(jù)處理技術的幫助下，在最短時間內實現(xiàn)高效的匯總，還能夠為事業(yè)單位內部其他職能部門的工作人員，各項職能工作的實施提供強有力的理論性數(shù)據(jù)支持。因此，無論是在推動機關事業(yè)單位管理事項健康化發(fā)展上，還是在單位發(fā)展歷程史料信息的統(tǒng)計和存儲方面，檔案信息內容管理執(zhí)行的規(guī)范化都有其實施和實現(xiàn)的必要性以及重要意義。

2 機關事業(yè)單位檔案管理工作開設的發(fā)展近況

隨著事業(yè)單位職能管轄范圍的不斷完善，面對復雜多樣的管轄內容，以及大量艱巨的工作任務量，事業(yè)單位內部檔案信息管理與執(zhí)行工作的發(fā)展，在當下仍舊存在大量有待緩解和應對的現(xiàn)實性矛盾問題。首先，各項檔案信息化管理的實施所采用的管理手段嚴重滯后。由于受到傳統(tǒng)認知思想的影響，大部分事業(yè)單位之中負責檔案管理的工作人員，仍舊采用上世紀90年代初期落后的管理手段。不管是在管理效率還是在信息存儲的精準度方面，都不能為生活節(jié)奏飛速提升的當今社會公眾，提供更加令人滿意的檔案服務[2]。

在此基礎之上，檔案信息管理的體制化管理力度較為薄弱。當檔案信息管理工作出現(xiàn)失誤或者紕漏性的責任追溯問題時，高層領導人員往往不能夠在短時間內找到相應的負責人員。最后，在當下國內機關事業(yè)單位之中，負責檔案信息管理的工作人員，其實際的平均年齡均保持在40～50周歲之間的波動范圍之內。相比剛剛從高等教育學府之中走進社會生活環(huán)境的新時代應用人才，面對各項技術手段與設備操作的理解和學習能力嚴重低下。各種突發(fā)性管理弊端的出現(xiàn)，直接導致國內機關單位檔案信息管理工作，在長時間內停留在停滯不前的發(fā)展狀態(tài)之下。

3 推動檔案管理規(guī)范化高效率的有效途徑

3.1 轉變管理觀念，強化認知重視程度。

認知理念是能夠在短時間內有效提升檔案管理執(zhí)行效率的前提和先導。隨著市場經(jīng)濟不斷完善，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。面對事業(yè)單位之中各高層管理人員輕視檔案信息管理的現(xiàn)狀，想要有效實現(xiàn)檔案信息規(guī)范化管理的發(fā)展目標，首先分管領導要進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下高標準服務型檔案管理的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育等方式提高檔案人員的素質；二是通過多種渠道積極吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。在具體工作中，通過大字報張貼或者主題講座開設的方式，提升檔案信息秩序化管理重要性在全體干部職工心目中的認知地位。設定富有針對性的檔案管理模式，將檔案信息管理的工作職責，進一步貫徹落實到指定的工作人員身上。通過監(jiān)督職能管理力度的強化，更好的推動工作人員參與管理執(zhí)行流程之中的工作積極性。

3.2 優(yōu)化單位內部的檔案信息管理體系

任何管理工作的開設如果想要實現(xiàn)秩序化的發(fā)展目標，都需要嚴格依托電子信息化管理體系的構建。為此，工作人員應當在機關事業(yè)單位長遠可持續(xù)發(fā)展性戰(zhàn)略目標設定方式的基礎之上，加快信息化管理模式，設定更高標準的管理體系。在不轉變單位發(fā)展方向的同時，實現(xiàn)原有檔案信息管理方式的優(yōu)化性發(fā)展。在具體做法中，應積極構建科學的機關檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標準，進一步規(guī)范機關檔案信息化管理工作。積極依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立機關檔案管理信息化平臺，加大機關檔案信息化建設投入，推進機關檔案管理信息化建設進程，進一步打牢機關檔案管理基礎。依托現(xiàn)有辦公自動化系統(tǒng)，不斷擴展其功能與內涵，擴展其模塊，以文書處理、文件管理和檔案管理構成三個相對獨立又相互關聯(lián)的模塊組成。三個模塊可以涵蓋整個機關檔案管理的工作流程，實現(xiàn)在文書處理中對于收文發(fā)文進行預歸檔，在文件管理中對于著錄的文件和案卷進行整理，在檔案歸檔管理中進行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定及進館鑒定等輔助管理，進一步提高機關檔案信息化管理質量和水平。

3.3 定期開展專業(yè)技術培訓

高層管理人員還應適當提升單位內部檔案信息管理的技術培訓強度，在有效提升檔案從業(yè)管理人員基本責任心認知觀念的同時，更好的提升整個管理工作的執(zhí)行效率。只有機關單位之中負責檔案管理的從業(yè)人員，自身的工作認知意識以及綜合業(yè)務處理能力，能夠在一定的培訓周期內得到有效強化，相應規(guī)范化檔案信息管理的發(fā)展目標，才能夠得到全面實現(xiàn)的發(fā)展可能。國家政府單位的管理人員，也可以立足于監(jiān)督管理的領導視角，將富有豐富工作經(jīng)驗的檔案管理人員下派到基層機關事業(yè)單位之中。當領導人發(fā)現(xiàn)基層單位中的工作人員，管理檔案信息存在欠缺和不足的發(fā)展狀況時能夠及時加以引導。在政府專業(yè)人員的指導和監(jiān)督下，基層管理人員能夠吸收學習到最新的管理認知觀念。通過不斷提升在新型檔案信息管理模式應用頻率，力爭能夠為單位、為國家甚至為廣大社會上的人民群眾，提供更加優(yōu)質的檔案信息管理服務。

結束語

檔案管理一直是機關事業(yè)單位之中較為主要和重點性的工作流程之一。全面提升檔案管理的執(zhí)行效率和管理質量，不僅能夠為事業(yè)單位其他職能部門工作的執(zhí)行，塑造更加優(yōu)良的發(fā)展環(huán)境，還能更好的提升事業(yè)單位在市場經(jīng)濟環(huán)境之中的綜合形象。只有工作人員能夠在不斷提升檔案管理軟環(huán)境的基礎之上，更好的強化檔案管理的硬件設施，才能最終達到管理規(guī)范性不斷優(yōu)化的工作目標。

[1]龍金平,趙茂華.抓基層、強基礎 戮力提升檔案管理整體水平——記富順縣教育系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作[J].四川檔案,2016,01:38-39.

[2]于青,劉艷欣.社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理取得重大進展——《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》解讀[J].中國檔案,2016,02:22-23.

1004-7026（2017）14-0106-02

D630;G270.7

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10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.14.068